TARTU ÜLIKOOL
Pärnu kolledž
PROJEKTIPERSONALI JUHTIMINE 3EAP
Loengukonspekt
Gerda Mihhailova
Pärnu 2012
SISUKORD
1. PROJEKTIPERSONALI JUHTIMISE ERIPÄRAD ORGANISATSIOONIDES. .......... 3
1.1 Projektid ja projektipersonal organisatsioonikeskkonnas. ........................................... 3
1.2 Projektijuhi töö ning pädevused. ................................................................................ 13
1.3 Personalitöö korraldamise eripärad projektimeeskonnas. .......................................... 28
1.4 Stress ja stressijuhtimine ............................................................................................ 46
2. MEESKONNATÖÖ KASUTAMINE ORGANISATSIOONI PROJEKTIDES. ........... 50
2.1. Grupid ja meeskonnad organisatsioonis ning nende eelised. .................................... 50
2.2. Projektimeeskonna loomine, motiveerimine ja tööprotsessid ................................... 52
3. VIRTUAALTÖÖ JA –MEESKONNAD ORGANISATSIOONIDES. .......................... 56
3.1 Muutused ettevõtluskeskkonnas ja organisatsioonides. ............................................. 56
3.2 Virtuaalse meeskonna definitsioon ning tüübid ja seonduvad mõisted ................... 60
3.3 Organisatsioonistruktuuri areng. ................................................................................ 73
3.4. Tavameeskondadelt üleminek virtuaaltööle .............................................................. 76
3.5 Virtuaaltöö korraldamise praktilised juhised ............................................................. 82
VIIDATUD ALLIKAD ....................................................................................................... 89
Lisa 1. Ametijuhendi näidis .................................................................................................91
Lisa 2. Töövtulepingu näidis ................................................................................................92
Lisa 3. Töölepingu näidis .....................................................................................................94
Lisa 4. Käsunuduslepingu näidis ..........................................................................................96
Lisa 5. Lisatöö kokkulepe ....................................................................................................99
2
1. PROJEKTIPERSONALI JUHTIMISE ERIPÄRAD
ORGANISATSIOONIDES
1.1 Projektid ja projektipersonal organisatsioonikeskkonnas
Kaasaegses ettevõtluskeskkonnas ellu jäämiseks on ettevõtete juhid pideva surve all muuta
juhtimisvõtteid ja-protsesse. Keegi peab võtma muudatuste elluviimise eest vastutuse ja
muutused ellu viima tegeledes ette tulevate praktiliste probleemidega. Juhid kaasavad
selleks tavaliselt alluvaid ja kaastöötajaid moodustades projektimeeskonna.
Projekt on kooslus tegevusi millegi muutmiseks või millegi uue loomiseks. See on
ühekordne tegevuste tsükkel ja erinev jätkuvatest, rutiinsetest tegevustest – igal projekti
puhul on määratletav selle algus ja lõpp. Ehk kokkuvõttes on projekti tunnused – uudsus ,
kordumatus ja lõplikkus. Projektijuhi ametinimetuses ja projekti korraldamises esineb
variatiivsust. Mõnes organisatsioonis täidab projektijuhi ülesandeid keskastmejuht oma
tavapärase töö kõrvalt. Teises organisatsioonis võib projektijuhi ülesannetes leida mõne
inseneri , IT spetsialisti või personalitöötaja. Projektijuhi sisulist tööd tegijat võidakse
kutsuda ametinimetuse poolest projekti planeerijaks, organisatsiooni sisekonsultandiks,
ärianalüütikuks jne. Olulisem kui ametinimetuse ja töö sisu vastavus on juhtkonna poolt
selgelt määratud vastutav isik, kes teab oma vastutuse piire ehk vastus küsimusele: kes
võtab projekti täitmise eest vastutuse ette antud aja- ja rahaliste võimaluste piires?
Projekti eesmärgi täitmiseks peab projektijuht töötama teiste inimestega, juhtima neid.
Inimesed peavad tegutsema tähtaegade piires, üles näitama ebatavalist pühendumist,
muutma oma tavalist töörutiini, jagama omavahel ressursse ja kohanema muudel viisidel
uue olukorraga. Osad neist muutustest on lihtsad ja kulgevad probleemideta. Osad
muutused on kindlasti ebamugavad ja võivad olla vastuolus inimeste väärtushinnangutega.
Edusammude tegemiseks projektitöös ei saa projektijuht piirduda ajagraafiku
joonistamisega ja loota , et sellest piisab projektitöö edukaks kulgemiseks. Lisaks muudele
teadmistele läheb projektijuhil vaja teadmisi motivatsiooni ja inimeste mõjutamise ning
meeskonna arendamise valdkonnast.
Projektimeeskonna liikmetel on erinevaid rolle. Mõne meeskonnaliikme ainus roll on
kuuluda konkreetsesse projektimeeskonda. Teiste projektimeeskonna liikmete puhul võib
valitseda rollide paljusus – organisatsiooni juhtkonna liige, kuulumine mitmesse
organisatsiooni jne. Mõned meeskonnaliikmed võivad olla täisajaga vaid projekti heaks
töötamas, teised liituvad projektiga vaid teatud etapiks. Projektijuht peab olema võimeline
mõjutama neid kõiki.
Muutuv ja konkurentsile orienteeritud ärikeskkond tähendab seda, et paljude projektide
tulemus pole ette teada. Projektijuhtimise konkreetsetest võtetest ei pruugi kasu olla igas
spetsiifilises situatsioonis. Projektijuht peab olema võimeline mõjutama laia huvigruppide
ringi kasutades lisaks organisatsiooni toetusele enda isiksuseomadusi ja -oskusi. Need
endale väärtust. Selline juht on moraalse orientatsiooniga isekas ning selline omadus 5 viib sellise juhi vaid isiklike saavutusteni. Teine juht töötab väärtustepõhise juhtimise printsiibil, mis on tasakaal esimese ning kolmanda äärmuse vahel. Selline juht oskab tasakaalustada iseendale vääärtuste loomise ning ühiskondlike või kogukondlike väärtuste loomise. Kolmandana on toodud välja teenistuja juhtimine, mis võib olla äärmislikel juhtudel vaid teiste vajaduste ette tõstmine ning enda vajaduste olematuks määramine. Selline juht on aga töötav eesmärgiga tuua väärtus ühiskonda, kuid selles protsessis kaob ise ära ning seega ei ole selline juhtimine efektiivne. (Journal of…, 2008. lk 17-19) Joonis 2. Journal of Strategic Leadership. (2012) lk 50-54 Ülevalolev joonis toob välja, et kui juht ei anna kindlaid ülesandeid oma töötajatele
PÄRNU SÜTEVAKA HUMANITAARGÜMNAASIUM Oliver Stimmer PERSONALIOTSING EESTI INFO- JA KOMMUNIKATSIOONITEHNOLOOGIA ETTEVÕTETES TEGEVJUHI JA PROJEKTIJUHI NÄITEL Lõputöö Prima aste Juhendaja Madis Talmar Pärnu 2011 SISUKORD SISSEJUHATUS Autor tegi 2010. aasta uurimustöö käigus kindlaks, et ettevõtluses mängib võtmerolli ettevõtte personal. Niisiis otsustas autor kirjutada uurimustöö personaliotsingust. Et aga töö omaks praktilist väärtust, on vajalik spetsialiseerumine, sest personaliotsing erinevates sektorites ja erinevatele ametikohtadele inimeste otsimise puhul võib olla väga erinev. Autor valis info- kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) sektori kahel põhjusel. Esiteks on Eestis IKT sektoris väidetavalt tööjõupuudus, mistõttu peaks olema personaliotsing kompl
Projektimeeskonnas on väga oluline kommunikatsioon, sest ilma info edastamiseta võib tekkida konflikte ning tähtaegadest 17 kinnipidamine osutuda esialgsest keerukamaks. Mitteformaalse suhtluse vormidena kasutatakse projektis vestlusi projektimeeskonna koosolekute näol, kirjavahetusi, projektiportaali märkuste, arvamuste ja kommentaaride edastamiseks, et anda jooksvalt ülevaadet toimuvast. Tabel 5. Projektipersonali ja allhankijate plaan (Autorite koostatud) Roll Nõuded Vastutus Lepingu Töömaht vorm Projektijuht Koordineerimis Projekti toimimise Tööleping 120h oskus, eestvedamise ja tähtaegadest oskus, kinnipidamise eest motiveerimisoskus vastutamine
sooritamist. Projekti jooksul võib tekkida olukordi kus lepingud tuleks katkesta ning otsida uusi partnereid ning siin peab projektijuht näitama üles otsustuskindlust ja enesekindlust. 2.4 Enesekindluse mõju elemendile “suhtlemine” Ebakindel inimene ei saa projekti kontekstis olla hea suhtleja. Projektijuhtjuhi ülesanneteks suhtlemise elemendis on muu hulgas ka koosolekute läbiviimine ja tööprotsessi juhtimine töörühmades ning selline töö on jõukohane ainult enesekindlale inimesele. Samuti on suhtlemine otseselt seotud veenmisoskusega ja veenmisoskus omakorda on käitumusliku kompetentsi elemendi “enesekindlus” lahutamatu osa. 2.5. Enesekindluse mõju elemendile “käivitamine” Käivitamise faasis tuleb projektijuhil suhelda palju huvitatud pooltega ning nagu eelnevalt sai juba mainitud, on nii suhtlemine kui suhted huvitatud pooltega otseses seoses projektijuhi
RAHVUSVAHELISE PROJEKTIJUHTIMISE KÄSIRAAMAT PROJEKTI MEESKOND Projekti kaasatud inimesed on projekti tulemuse seisukohalt olulisim ressurss. Selles peatükis selgitame, kellest koosneb projekti inimressurss ning milline on projektijuhi roll inimressursi juhtimisel. Samuti kirjeldame võtteid, millega tagada hea projekti meeskonna valik. Projekti inimressursid Projekti teostamiseks on meil käsutada teatud hulk rahalisi vahendeid projekti juhtimiseks ning know- how ostmiseks ehk teiste sõnadega inimressursi tarbeks. Projekti sisemise inimressursi moodustab peamiselt projekti meeskond ehk need inimesed, kes on kaasatud projekti käiku kogu selle aja vältel ning kelle tegevust koordineerib projektijuht. Projekti meeskonna liikmed on reeglina vastutavad konkreetsete komponentide või teadud liiki ülesannete, näiteks raamatupidamine, koolituse korraldamine jne. eest. Lisaks sellele on projekti tegevustesse võimalik kaasata eksperte, kelle pan
PMBOK pädevusvaldkonnad: Skoobihaldus- määratleb projekti edukaks täitmiseks vajalikud tegevused. Ajahaldus- määratleb ja hindab kestuse, planeerib ajakulu erinevate tegevuste jaoks, samuti koostab ajagraafiku ja tagab sellest kinnipidamise. Kuluhaldus- kulude planeerimine, hindamine ja kontrollimine ning eelarve koostamine. Kvaliteedihaldus- kvaliteedi planeerimine, kindlustamine ja kontroll. Personalijuhtimine- projekti meeskonna loomine, arendamine ja juhtimine. Kommunikatsioonihaldus- aja- ja asjakohase projektiga seonduva informatsiooni loomine, kogumine, korrastamine, salvestamine ja levitamine. Riskihaldus-riskide määratlemine, analüüs, riskide maandamisega seotud tegevuste planeerimine, jälgimine ja kontroll. Soetuste haldus- toodete ja teenuste ost või hankimine ning samuti alltöövõtt. Projekti terviklikkuse haldamine- integreerib ja koordineerib kõik teised pädevusvaldkonnad
RAHVUSVAHELISE PROJEKTIJUHTIMISE KÄSIRAAMAT 7. peatükk PROJEKTI MEESKOND Projekti kaasatud inimesed on projekti tulemuse seisukohalt olulisim ressurss. Selles peatükis selgitame, kellest koosneb projekti inimressurss ning milline on projektijuhi roll inimressursi juhtimisel. Samuti kirjeldame võtteid, millega tagada hea projekti meeskonna valik. Projekti inimressursid Projekti teostamiseks on meil käsutada teatud hulk rahalisi vahendeid projekti juhtimiseks ning know- how ostmiseks ehk teiste sõnadega inimressursi tarbeks. Projekti sisemise inimressursi moodustab peamiselt projekti meeskond ehk need inimesed, kes on kaasatud projekti käiku kogu selle aja vältel ning kelle tegevust koordineerib projektijuht. Projekti meeskonna liikmed on reeglina vastutavad konkreetsete komponentide või teadud liiki ülesannete, näiteks raamatupidamine, koolituse korraldamine jne. eest. Lisaks sellele on projekti tegevustesse võimalik kaasata eksperte
......31 KASUTATUD JA SOOVITATAV KIRJANDUS............................................................32 2 SISSEJUHATUS Tänapäeva organisatsioonid toimivad järjest kiiremini muutuvas tegevuskeskkonnas. Muutuvates oludes edukaks kohanemiseks tuleb olla ise pidevas muutumises, edu võtmeks kujuneb õppimisvõime, paindlikkus ja kiire reageerimine nii kliendi uutele vajadustele kui ka konkurentsikeskkonna muutustele. Muutuste juhtimine organisatsioonis on kõige efektiivsem projektide abil. Projekt sisu poolest tähendabki organisatsioonile või tema kliendile suunatud muudatuste süstemaatilist ettevalmistamist ja elluviimist. Selleks võib olla organisatsiooni tugistruktuuri nüüdisajastamine või tulemusjuhtimise juurutamine (juhtimis ja konsultatsiooniiprojektid), firma laiendamine ja infrastruktuuri loomine (ehitusprojektid), kliendile suunatud uute toodete, teenuste loomine või olemasolevate täiustamine
Kõik kommentaarid