Phare projekti pakkumiskonkurss (0)

Project Cycle Management Handbook

6. peatükk

PHARE PROJEKTI PAKKUMISKONKURSS

Selles peatükis kirjeldatakse, kuidas käivitada projekti pakkumiskonkursi kaudu. Aluseks on võetud suurima rahvusvahelise rahastaja Phare programmi reeglid ja tavad, mis on sätestatud detsentraliseeritud rakendussüsteemis (DIS). Ühtlasi tutvustame ka Phare programmi funktsioneerimise põhimõtteid.

Phare Detsentraliseeritud Rakendussüsteem (DIS)

 DIS ehk detsentraliseeritud rakendussüsteem on reeglite, juhiste ja protseduuride kogum, mida peab järgima planeerides ja teostades Euroopa Liidu Phare programmi poolt rahastatavaid projekte.
DIS määratleb ka nõutavate dokumentide standardformaadid. DIS on mõeldud järgimiseks kõigile Phare projektidega seotud töötajatele – programmi koordinaatoritele ja administraatoritele, kasusaajatele, hindajatele, lepingulistele teostajatele jne.

Taust

Phare programm loodi Euroopa Komisjoni poolt 1989. aasta lõpus. Programmi eesmärk on abistada endisest idablokist eraldunud riike poliitiliste ja majandusstruktuuride ümberkorraldamisel. Selleks sõlmib Euroopa Komisjon iga abisaava partnerriigiga tagastamatu abi lepingu, mida nimetatakse Finantsmemorandumiks. Lepingud sätestavad valdkonnad, mida toetatakse, abi mahu ning reeglid ja protseduurid, mille alused rahalisi vahendeid kasutada saab. Algselt juhiti programme Phare peakorterist Brüsselis. Järk-järgult on administreerimine üle läinud Euroopa Liidu Komisjoni Delegatsioonidele, mis paiknevad igas Kesk- ja Ida-Euroopa riigis. Alates 1998. aastast administreeritakse Phare programmi kõikides abisaavates riikides kohapeal detsentraliseeritud rakendussüsteemi (DISi) alusel.

Phare programmi tsükkel

Phare programmi tsükkel järgib samu põhimõtteid, kui eelpool kirjeldatud projektitsükkel.
Strateegilise planeerimise faasi etappides tegeletakse programmi planeerimise ja kavandamisega, kaasates protsessi abisaava riigi poliitilist ja administratiivset tasandit .
Käesoleval ajal, mil Phare programm on peamiseks instrumendiks Euroopa Liiduga liitu­miseks ettevalmis­ tamisel , võta­vad partnerriigid programmeeri­mi­­sel aluseks Euroopa Komisjoni Liitumispartnerlus dokumendi.
Kaks kõige olulisemat siseriiklikku strateegilist dokumenti on Eestis Vabariigi Valitsuse Tegevuskava Euroopa Liiduga Ühinemiseks ning Riiklik Arengukava. Nende dokumentide alusel koostatakse igal aastal Tegevusprogramm, mis esitatakse Euroopa Komisjonile. EK saadab iga Phare riigi Tegevusprogrammi kinnitamiseks kõikide liikmesriikide esindajatest koosnevale Komiteele, mis kinnitab Tegevusprogrammi või lükkab selle tagasi.
Kui Komitee kinnitus on saadud, allkirjastavad Euroopa Komisjon ja partnerriik Finantsmemorandumi, mille alusel algab programmi rakendamine.
Teostamise faas sisaldab tööplaanide ja lähteülesande kirjutamist, pakkumiskonkursside korraldamist, teenuste, tarnete ja tööde lepingute sõlmimist, mis on vajalikud kokkulepitud programmi või projekti elluviimiseks.
Teostamise osa on DIS’i poolt kaetud detailselt, käsitledes kõiki spetsiifilisi reegleid ja protseduure, mida projekti elluviimisel järgima peab.
Hindamise faasis tegeletakse programmi tulemuslikkuse hindamise ning projektide auditeerimisega.
Institutsioonid ja nende vastutusalad
Euroopa Liidu Komisjon ja Dele­gatsioon.
Euroopa Liidu Komisjon (EK) on Euroopa Liidu ametlik esindaja, kes vastutab programmi koostamise ja Finants -memorandumi ettevalmistamise eest. Igas Kesk- ja Ida-Euroopa riigis asuv EK Delegatsioon tegeleb Euroopa Liidu nimel programmeerimise ja elluviimisega seotud igapäevaste küsimustega.
Riiklik Välisabi Koordinaator on partnerriigi Phare programmi poliitiline esindaja, kelleks Eestis on Rahandusminister. Tema vastutada on suhted Euroopa Liidu Komisjoniga poliitilisel tasandil.
Programmi Vastutav Ametnik (PAO) on partnerriigi kõrgeim programmi elluviimise eest vastutav ametnik. Kuna PAO on Finantsmemorandumi allkirjastaja, on tema vastutav programmi elluviimise juures kõigi juriidiliste ja administratiivsete küsimuste eest. Eestis on PAO-ks Rahandusministeeriumi asekantsler.
Projekti Vastutav Ametnik (PO) on konkreetse projekti eest vastutav kõrge ametnik, tavaliselt vastava sektori ministeeriumi asekantsler. Tema vastutusalas on kinnitada projekti aruandlus ning allkirjastada olulised dokumendid , näiteks eelarve muutmise taotlused ja suuremate hangete dokumendid jne.
Välislepingute sõlmimise ja rahastamise üksus (CFCU) on igas partnerriigis loodud üksus, mille ülesandeks on projektide finantsjuhtimise koordineerimine . CFCU kontrollib pakkumiskonkursside, lepingute ja maksetega seotud dokumentatsiooni vastavust DIS’ile.

Phare pakkumiskonkursid

Phare pakkumiskonkursid taotlevad kahte eesmärki – tagada aus konkurents firmade vahel ja leida määratletud ülesandele parim teostaja . Et neid põhimõtteid kaitsta on Phare pakkumiskonkursside läbiviimiseks välja töötatud detailne reeglistik. Konkreetse hanke puhul sõltuvad reeglid nii hanke liigist kui ka väärtusest.
Hangete liigid:

• teenuste hanked – koolitus, konsultatsioonid, uuringud jne.
  
• tarned – seadmed , arvutid , sõidukid jne.
  
• ehitushanked – hoonete ja infrastruktuuri ehitustööd
  

Protseduuride keerukus sõltub ka hanke maksumusest. Standardprotseduurideks loetakse: sektoripõhist raamlepingut, piiratud pakkumiskonkurssi pärast interneti kuulutust ja piiratud pakkumiskonkurssi pärast “EL Teatajas” väljakuulutamist ja eelvooru. Eesti tingimustes on siiski viimane haruldus , kuna 10 miljoni Euro maksumusega projektid praktiliselt puuduvad.

Raamlepingut kasutatakse alla 300 000 Euro väärtusega projektide puhul. Kasusaava organsitsiooni jaoks tähendab see pakkumiskonkursside vältimist, kuna Euroopa Komisjonil on eelnevalt sõlmitud lepingud firmade konsortsiumitega 13 määratletud sektori raames. Konsortsiumi juhtfirma pakub ise välja konsultandid, kes asuvad esimesel võimalusel lähteülesande alusel projekti teostama . Selle protseduuri plussiks on kiire menetlus. Miinuseks aga nõrk administreerimine ja konsultantide nõrk side projektiga.

Allpool tutvustame kõige sagedamini kasutatavat protseduuri, milleks on piiratud pakkumine pärast interneti kuulutust.

Pakkumiskonkursi ettevalmistamine
Enne pakkumiskonkursi läbiviimist tuleb läbida järgmised etapid:

Lähteülesande kinnitamine. Lähteülesanne on pakkumiskonkursi alusdokument. Pakkumine ei saa seetõttu toimuda enne lähteülesande heakskiitu Euroopa Liidu Komisjoni või Delegatsiooni poolt.

Kuulutamine internetis. Et anda võimalikult suurele hulgale firmadele osalemisvõimalus, kuulutatakse konkurss välja internetis. Teade sisaldab minimaalset vajalikku informatsiooni projekti kohta – toimumise riiki, maksimumeelarvet, vajalikke teenuseid ja kasusaava organisatsiooni nime.

Osalemiskinnituste saamine. Kõik firmad, kes interneti informatsiooni põhjal otsustavad, et neil on vajalik kompetents ja huvi projekti teostada, peavad 3 nädala jooksul saatma kinnituse osalemissoovi kohta. Kiri peab sisaldama ka firma tausta , spetsiifikat ja kogemuse kirjeldust.

Eelvoor ja piiratud nimekirja koostamine. Osalemissoovis sisalduva informatsiooni baasil viiakse läbi eelvaliku protseduur , mille käigus koostatakse short-list ehk piiratud nimekiri vähemalt 8 firmast.

Hankekonkursi väljakuulutamine. Kõigile väljavalitud firmadele saadetakse täielik pakkumiskutse toimik koos lähteülesandega. Pakkumiskutse toimik on mahukas dokument, mis sisaldab kogu pakkujatele vajalikku informatsiooni - projekti tingimusi, pakkumiskonkursi tingimusi ja näidisformaate.

Pakkumise struktuur

Pakkumisdokument koosneb neljast põhiosast:

A - lähteülesanne, B - organisatsioon ja meetodid, C - personali nimekiri ja D - eelarve.

Osad A, B ja C moodustavad tehnilise pakkumise. Tehniline pakkumine sisaldab konkureeriva firma põhjalikku kirjeldust projekti teostamise viisi ja ajakava kohta ning meeskonna liikmete CVsid. Peale selle sisaldab tehniline pakkumine formaalsusi, mille täitmine on kohustuslik, nagu firma juhi poolt allkirjastatud kiri konkursi tingimustega nõustumise kohta, Phare konkursireeglite allkirjastatud esileht ja alltöövõtjate ja ekspertide allkirjastatud osalemiskinnitused.

Osa D koosneb detailsest eelarvest ja lepingu mustandist, mis koos moodustavad finantspakkumise. Finantspakkumine peab olema eraldi suletud ümbrikus, ega kuulu avamisele enne tehnilise hindamise lõppu.

Pakkumiskonkursi protseduur

Pakkumiste hindamise viib läbi EK Delegatsiooni poolt kinnitatud hindamiskomisjon, mis koosneb vähemalt viiest hääleõiguslikust liikmest, esimehest, sekretärist ja vaatlejatest. Hindajate seas peavad olema kasusaaja ja vastutava ministeeriumi esindajad, samuti vähemalt üks valdkonna ekspert.

Pakkumiskonkursi hindamisprotseduur algab ettevalmistava koosolekuga, mille käigus esimees nimetab konkursi eesmärgid ja annab ülevaate protseduuridest. Seejärel arutab hindamiskomisjon läbi ja otsustab hindamiskriteeriumid, lepib kokku tehnilise ja finantshindamise metoodika ning vajadusel intervjuude toimumise aja.

Pakkumiste avamisel komisjoni esimees:

• loeb ette kutsutud firmade nimekirja;

• nimetab pakkumise esitanud firmade nimed ja pakkumiste saabumise kellaajad ;

• avab pakendid ;

• allkirjastab iga tehnilise pakkumise esilehe;

• jagab igale komisjoni liikmele koopia tehnilisest pakkumisest;

• allkirjastab ümbriku finantspakkumisega;

• palub kõigil allkirjastada konfidentsiaalsus - ja erapooletuskinnitused.

Komisjon kontrollib pakkumiste vastavust formaalsetele nõuetele.

Sekretär protokollib kogu protsessi.

Tehniline hindamine hõlmab kõigi pakkumiste analüüsi iga komisjoni liikme poolt ning isikliku hindamislehe täitmist. Sellele järgneb tehnilise hindamise koosolek, mille käigus iga hääleõiguslik liige loeb ette punktid pakkumistele ning annab suulise hinnangu pakkumiste tugevatele ja nõrkadele külgedele. Esimees arvutab välja keskmised ning teatab , millised tehnilised pakkumised on ületanud aktsepteeritavuse künnise 65% maksimumhindest.

Kõikidele firmadele, kelle pakkumine ületas 65% künnise, saadetakse kutse intervjuule , milles on nimetatud intervjuu toimumise aeg ja koht ning oodatud esindajad. Enne intervjuud tuleb komisjonil kokku leppida võimalikes küsimustes. Intervjuudele järgneb hindamine, kusjuures nende soovitav osakaal kogu tehnilisest pakkumisest on 20%.

Finantspakkumised avatakse ainult nendel konkureerivatel firmadel, kelle tehnilise pakkumise hinne pärast intervjuusid on vähemalt 65% maksimumhindest. Finantspakkumiste hindamise meetodeid on kaks: Global Price metoodika korral lahutatakse kogumaksumusest hüvitised. Unit Price metoodika puhul jagatakse töötasude summa tööpäevade arvuga.

Punktisumma arvutamiseks jagatakse odavaim pakkumishind konkureerivaga ning korrutatakse 30-ga, mis vastab finantspakkumise osakaalule 30% kogupakkumisest.

Lõpukoosolekul tehakse pakkumise tehnilise kvaliteedi ja hinna suhtarvutus. Finantspakkumise punkidele lisatakse vastava tehnilise pakkumise punktid 70%-se osakaaluga ehk jagatakse tehnilise pakkumise kogusumma 100-ga ja korrutatakse 70-ga.

Liites lõplikud tehnilise ja finantspakkumise punktisummad, saadakse pingerida. Hindamiskomisjon soovitab lepingu sõlmida firmaga , kelle pakkumine sai kõige kõrgemad punktid.

Seejärel vormistab sekretär hindamisaruande, mis sisaldab aruande põhiosa vastavalt Phare formaadile, kõikide koosolekute protokolle, allkirjastatud hindamislehti, allkirjastatud konfidentsiaalsuse ja erapooletuse kinnitusi ning hindamise ajal peetud kirjavahetust.

Pärast hindamisprotseduuri saadetakse komisjoni esimehe ja liikmete poolt kinnitatud hindamisaruanne PAO-le, kes edastab selle CFCU-le. CFCU kontrollib aruande vastavust nõuetele ja edastab Delegatsioonile. Delegatsioon teostab lõpliku kontrolli ja annab CFCU-le loa ette valmistada, läbirääkida ja allkirjastada leping.
64