Lähteülesanne (0)

Project Cycle Management Handbook

5. peatükk

LÄHTEÜLESANNE

Selles peatükis tutvustatakse projekti lähteülesande olemust ja eesmärke. Samuti saate teada, kuidas lähteülesanne koostatakse ja missugune on selle struktuur.
Oleme läbinud strateegilise planeerimise faasi. Programmi/projekti kavand on koostatud ja finantseerimine tagatud. Alanud on projekti teostamine , mis algab käivitamise etapist. Juhul kui projekti teostamiseks ei piisa kasusaava organisatsiooni teadmistest ja oskustest, tuleb teostaja leida väljastpoolt. Selleks on vajalik lähteülesande täpsustamine.
 Lähteülesanne on dokument, milles on esitatud täielik kirjeldus projekti eesmärkidest, oodatavatest väljunditest, tingimustest ja ressurssidest. Lähteülesanne on projekti lepingulisele teostajale kohustuslikuks alusdokumendiks.
Lähteülesande otstarve
Lähteülesanne on vajalik eelkõige siis, kui projekti teostab kolmas osapool, kes ei ole osalenud projekti strateegilise planeerimise protsessis. Projekti teostaja võib olla mistahes konsultatsiooni- või koolitusfirma , meeskond või mittetulundusühing, kellel on piisav kompetents projekti tulemuste saavutamiseks. Lähteülesanne on alusdokument pakkumiskonkursi korraldamisel. Selle alusel teevad konkureerivad ettevõtted/ meeskonnad oma sisulise ja finantspakkumise. Kui pakkumiskonkurss on läbi viidud ja teostaja valitud, saab lähteülesandest lepingu lahutamatu osa. Lähteülesannet kasutatakse peamiselt konsultatsiooniteenuste hankeks. Juhul kui projekti sisuks on valdavalt tarned või ehitustööd, on alusdokumendiks tehniline spetsifikatsioon.
Phare reeglid ei luba lähteülesannet muuta pärast pakkumiskonkursile saatmist. Erandeid lubatakse vaid erakordsetel asjaoludel. Näiteks võivad majanduslikud tingimused muutuda ajavahemikus lähteülesande koostamisest kuni pakkumiskonkursi väljakuulutamiseni. Sellisel juhul peab pakkumiskonkurssi uuesti alustama. Phare pakkumiskonkurss võtab tihti kaua aega ning seega võib selle uuesti korraldamine olla väga häiriv projektidele, mille elluviimiseks on kindlad tähtajad. Seetõttu on soovitatav lähteülesanne üle vaadata vahetult enne pakkumiskonkursi väljakuulutamist, et kindlustada kõikide projektiga seotud tingimuste kehtivus.
Lähteülesandel on kaks peamist ülesannet:

• Tagada elluviivale organisatsioonile selge ja süsteemne ülevaade oodatavatest tulemustest tulemuslikkuse mõõtmise kriteeriumides projekti keskkonnas ja ressurssidest.
  
• Stimuleerida konkurentsi konkursil osalevate organisatsioonide vahel ning tagada pakkumiste hea kvaliteedi-hinna suhe.
  

Nendes ülesannetes võib näha teatavat vastuolu. Esimene neist eeldab, et lähteülesanne on väga detailne, et kindlustada täpne ülevaade sellest, mida teostajal teha tuleb. Samas teine eesmärk eeldab pigem üldsõnalisust, mis tagaks konkureerivate organisatsioonide pakkumiste erinevuse. See vastuolu lähteülesandes lahendatakse nii, et detailsem kirjeldus keskendub eesmärkidele, väljunditele, kontekstile ja piiravatele teguritele. Tunduvalt üldsõnalisemalt on kirjeldatud tegevusi, millega tulemused saavutada. Seega on pakkujal võimalus esitada omapoolne nägemus, kuidas töö teostada. Võitnud organisatsiooni tehniline pakkumine, st kirjeldus tulemuste saavutamise viisist, lisatakse nagu lähteülesannegi ühe alusdokumendina lepingu juurde.
Lähteülesande formaat
Lähteülesande kirjutamisel kasutatakse tavaliselt väljundikeskset lähenemist. See lähenemine võimaldab keskenduda mõõdetava tulemuse saavutamisele , mis määrabki projekti õnnestumise.
Kuigi lähteülesandel pole ühte kindlat standardit, kirjeldame selles käsiraamatus Phare programmi heade tavadega ühilduvat formaati . Phare lähteülesande formaat jälgib loogilise maatriksi struktuuri.
Järgnevalt kirjeldame, mida tuleks lähteülesande alapealkirjade all kajastada.
Taustinformatsioon

• Nimetada ja kirjeldada peamisi sidusgruppe ning eriti otseseid kasusaajaid. Samuti tuua ära projekti eest otseselt vastutav organisatsioon .
  
• Kirjeldada projekti konteksti, tausta ja planeerimise protsessi. Vajadusel anda väike ülevaade piirkonnast või sektorist, millega projekt seotud on.
  
• Projekti seosed poliitiliste suundade ja strateegiliste dokumentidega. Rahvusvahelise rahastaja korral tulevad kasuks viited rahastaja programmdokumendile.
  
• Informatsioon teiste samas valdkonnas või regioonis toimuvate, lõpetatud või planeeritavate projektide kohta. Selgitus selle kohta, kuidas teised projektid on antud projektiga seotud.
  

Eesmärgid Eesmärkide kirjeldamisel võetakse aluseks loogilise maatriksi kirjed .

• Projekti üldised eesmärgid. Juhul kui projekt on laiema programmi osa, siis ka programmi üldised ja otsesed eesmärgid.
  
• Projekti otsesed projekti eesmärgid
  

Eeldused ja riskid Eelduste ja riskide kirjeldamisel võetakse aluseks loogilise maatriksi kirjed. Lähteülesandes on kohane esitada seletav või täpsustav kommentaar iga LogFrame ’is esitatud eelduse kohta.
Töö ulatus
Töö ulatust kirjeldatakse lähteülesandes LogFrame’i tegevuste välja alusel. Samas on soovitav vältida liigset detailsust, mis takistab teostajal oma know how ning metoodilise lähenemise kasutamist. Üks võimalus esitada oma lähenemine ilma teostajat sellega sidumata on rõhutada, et ülesannete kirjeldus on suunda andev ning et pakkumisel ei välistata teostaja alternatiivlähenemist.
Väljundid

• Konkreetsete tulemuste kirjeldus, mida teostav meeskond peab saavutama .
  
• Täpsustus iga väljundi saavutamise kriteeriumide kohta.
  

Ka siin on aluseks loogilises maatriksis defineeritud väljundid.
Lähteülesande selguse huvides võib näiteks pealkirjad “töö ulatus” ja “väljundid” ühendada ning jagada ülesanded väljundite kaupa projekti komponentideks. Iga komponendi all võib kirjeldada eeldatavaid tegevusi ja nende tulemusena valmivat väljundit. Samuti võib lisada taustinformatsiooni nimetatud väljundi vajalikkusest ja otstarbest.
Sisendid

• Vajalike ekspertpäevade, -kuude või -aastate arv.
  
• Eksperdi tüüp: pika- või lühiajaline; rahvusvaheline või kohalik; eriala jne
  
• Kirjeldus kasusaava organisatsiooni poolt antava panuse kohta, näiteks kontoriruumid , toetav tehnika, interneti ühendus, sekretäriteenus, kohalikud partnertöötajad jne. Tellija panuse kirjeldus on pakkujale väga oluline kulude õigeks arvestamiseks. Näiteks on pakkumise hinnal oluline vahe sõltuvalt sellest, kas tööruumid antakse tellija poolt või tuleb need teostajal rentida.
  

Kestvus ja teenuste osutamise koht

• Projekti elluviimise maksimaalne ettenähtud kestvus ehk lepingu pikkus.
  
• Üldine ajagraafik, verstapostid ja kriitilised tähtajad, millest on vaja kinni pidada.
  
• Koht, kus teenuseid pakutakse. Antud punkt annab informatsiooni selle kohta, kas projekti meeskonnal tuleb liikuda ühe linna, regiooni või kogu riigi piires. Mõnel juhul võib projekt vajada kontoreid enam kui ühes paigas.
  

Aruandlus
Informatsioon teostajalt nõutavate aruannete kohta:

• mis tüüpi aruanded ;
  
• mida peavad sisaldama;
  
• millal esitatakse;
  
• kes saavad koopiad ;
  
• mitu koopiat;
  
• mis keel(t)es.
  

Aruandlusest on pikemalt juttu peatükis 9.
Monitooring ja hindamine

• Informatsioon selle kohta, kes ja kuidas teostab projekti järelvalvet ehk monitooringut.
  
• Pikemate projektide puhul on tavaline juhtkomitee olemasolu, kellel lasub projekti monitooringu ülesanne. Lähteülesandes võib täpsustada, kes kuuluvad juhtkomitee koosseisu, kui sagedasti juhtkomitee koos käib ning millised on tema volitused .
  
• Lähteülesanne peaks kajastama ka kasusaaja poolt määratud vastutavate isikute positsioone ja nimesid. Reeglina on üks neist juhtivtöötaja, kellel on õigused allkirjastada olulisi dokumente, näiteks lepinguid. Sageli on projektijuhil kasusaavas organisatsioonis ka igapäevane koostööpartner, kes annab projektile vajalikku informatsiooni ja tagasisidet.
  
• Projekti teostajale on oluline ka informatsioon sellest, kes viib läbi projekti vahe- ja järelhindamise ning milliste kriteeriumide alusel. Phare programmil on mitmeid hindamist teostavaid struktuure (OMAS, spetsiaalne hindamise üksus EL Komisjonis jne). Ka kasusaaval organisatsioonil võib olla oma tulemuslikkuse hindamise süsteem. Lähteülesanne peab selle kohta teavet sisaldama.
  

Konsultandi profiil

• Seletus, millist kogemust ja kompetentsi projekti teostavalt firmalt/ organisatsioonilt oodatakse .
  
• Iga eksperdi kohta kirjeldus eeldatavast kvalifikatsioonist, töökogemuse laadist ja pikkusest ning olulistest oskustest, näiteks keeleoskused või arvuti kasutamise oskused.
  
• Projektijuhi ning pikaajaliste ekspertide roll ja ülesanded. Lühiajaliste ekspertide täpseid ülesandeid on praktiline täpsustada projekti tegevuse käigus.
  

Lisaselgitusi ekspertide valiku kohta leiate ka peatükis 7 “Projekti meeskond”.
Eelarve Suuremate lepingute lähteülesandes täpsustatakse projekti jaoks eraldatud maksimaalne summa. Eraldi võivad olla fikseeritud mingite konkreetsete ülesannete sooritamiseks mõeldud summad , näiteks kontorivarustuse, koolituse, õppereiside või eriseadmete eelarve suurus. Phare reeglite kohaselt ei tohi fikseeritud eelarve osa ületada 30% projekti kogumaksumusest.
Väiksemate projektide ja hangete korral ei ole eelarve lage tingimata vaja avalikustada.
Kindlasti ei saa pakkumiskonkursi korral ette anda ekspertide tasusid. Nii ekspertide hinnad kui ka projekti administreerimisega seotud kulud jäävad pakkumises osaleja määratleda. Tuletame meelde, et konkursi võidab parima kvaliteedi ja hinna suhtega pakkuja.
Detailsemalt on pakkumiskonkurssi kirjeldatud järgmises peatükis.
56