INFOSÜSTEEMID (1)

TARTU ÜLIKOOL
Pärnu kolledž
Turismiosakond
AÜTH-2
KÄRSTNA PÕHIKOOLI
RAAMATUKOGU LAENUTUSPROGRAMMILE ÜLEMINEK
Äri analüüs ja pakkumiskutse
Juhendaja : Taavi Tamberg
Pärnu 2008
Sisukord
Sissejuhatus 3
1. Ettevõtte iseloomustus 4
1.1 Missioon 4
1.2 Visioon 4
1.3 Eesmärgid 4
1.4 Prioriteedid 4
2. Probleem ja IS visioon 6
2.1. Mõõdetavad tulemused 6
3. Analüüs 7
3.1 Laenutusprogrammi eesmärk 7
3.2 Laenutusprogrammi kasutajad 7
3.3 Laenutusprogrammi kasutamise protsess 9
3.4 Laenutusprogrammi kasulikkus lugejale 13
3.5 Laenutusprogrammi funktsioonid 15
3.6 IT kontekst ja turg 17
4. IS Nõuded 18
4.1 IS funktsionaalsed nõuded 18
4.2 IS mittefunktsionaalsed nõuded 18
4.3 Muud nõuded projekti käigule 18
4.4 Hankijate pakkumiste hindamise kriteeriumid 19
5. Projekti riskide maandamine 20
Kokkuvõte 21
Viidatud allikad: 22
Lisa 1. Protokoll 1 23
Lisa 2. Protokoll 2 24

Sissejuhatus

Valisime oma töö teemaks Kärstna Põhikooli raamatukogu laenutusprogrammile üleviimise, kuna ühiskond areneb pidevalt ja enamus raamatukogusid tegeleb arvutipõhise laenutamisega. See muudab laenutusprotsessi selgemaks ja kiiremaks. Tänu laenutusprogrammile on olemas ülevaade kogus olevatest teavikutest, tagastustähtaegadest, lugejate andmetest ja statistikast .
Kärstna Põhikooli raamatukogus on umbes 3000 raamatut, ligi 1000 metoodilist õpikut umbes sama palju fondeeritud õpikuid ning lisaks veel ajakirjad ja ajalehed. Praegu hallatakse seda kõike paberkandjatel. Minnes aga üle arvutipõhisele laenutamisele kantakse raamatud, metoodilised õpikud ja ajalehed – ajakirjad kõik programmi abil arvutisse . Olemas olevatest teavikutest saab kohe selgema ülevaate.
Oma töös püüame tuua välja põhjused, miks on ühele kooliraamatukogule vaja laenutusprogrammi ja kuidas see lihtsustab ning kiirendab raamatukoguhoidja tööd. Kasu ei saa sellest ainult raamatukoguhoidja, programmi saavad kasutada ka lugejad ja teised raamatukoguhoidjad.

1. Ettevõtte iseloomustus

1.1 Missioon

Kärstna Põhikooli missioon on luua õpilaste mitmekülgset ja võimetekohast arengut soodustav õpikeskkond, mis võimaldab kujuneda haritud inimeseks ja täisväärtuslikuks ühiskonnaliikmeks, kes tuleb toime edasiste õpingute ja eluga. (Kärstna Põhikooli … 2008)

1.2 Visioon

Kärstna Põhikool on  mõisakool, kus on isiksust arendav, koostööd soosiv ja turvaline õpikeskkond, mis kujundab õpilastes õpimotivatsiooni ning võimaldab omandada tugeva põhihariduse. Õpikeskkond kasutab mõisakooli ajaloolisi, kultuurilisi ja looduslikke võimalusi aktiivsete, iseseisvate ja vastutustundlike isiksuste kujundamisel.
2009 aastaks on Kärstna mõisakoolis nii kool kui lasteaed . (Kärstna Põhikooli … 2008)

1.3 Eesmärgid

Kärstna Põhikooli üldiseks eesmärgiks on tingimuste loomine oma koolipiirkonna lastele kohustusliku põhihariduse omandamiseks. Õppekava kaudu on põhiülesandeks olla osaline mitmekülgselt arenenud isiksuse kujunemisel, meie  tegevus lähtub õpilase arengu toetamisest, arvestades tema võimeid ja vajadusi. (Kärstna Põhikooli … 2008)

1.4 Prioriteedid

         Jätkuvalt kindlustada lõpetajate hea tase edasiõppimiseks võimetekohases õppeasutuses
         Õpilaste individuaalse arengu toetamine , kus  erinevate võimaluste pakkumise kaudu kindlustada õpilastele õppekava võimetekohasus
         Leida kvalifitseeritud õpetajate kaader
         Kaasajastada järjepidevalt õppevahendeid ja infotehnoloogiat
         Infotehnoloogia laialdane kasutamine igapäevases tegevuses
         Leida õpilastele rakendust koolivälise aja aktiivsemaks ja sisukamaks muutmiseks
         Väärtustada ajaloolist, kultuurilist ja looduskeskkonda, mida kodukooli- mõisakooli asukoht pakub
         Turvalise keskkonna  ja tervislike eluviiside kujundamine
(Kärstna Põhikooli … 2008)

2. Probleem ja IS visioon

Põhiliseks probleemiks ongi see, et mõnikord saab otsitud sellist raamatut, mida tegelikult kogus polegi. Samuti on tekkinud olukordi, kus tegelikult on raamat olemas aga seda pole üles leitud, kuna raamat on lihtsalt vale koha peal. Laenutusprogrammiga saaks selliseid probleeme ja vigu vältida. Lugejaid tuleb hoida ja selleks on parim viis kui nad saavad raamatukoguhoidja käest õiget infot. Sellised seigad kus raamatukoguhoidja ütleb, et raamatut pole aga hiljem ta leiab selle ei tekita usaldust ja kliendi suhe võib tänu sellele halveneda.
Hetkel puudub kliendihaldus programm ja terviklik ülevaade olemasolevatest teavikutest. Soovime muuta raamatukogu kaasaegseks, kus lugejad saavad laenutada raamatuid lihtsamalt ja kiiremalt. Oluline on olla usaldusväärne ja vastutustundlik raamatukogu, mis väärtustab oma lugejaid ning suudab pakkuda neile vajalikke teavikuid.

2.1. Mõõdetavad tulemused

• Laenutusprotsess kiireneb
  
• Täiustub – võimalusi rohkem
  
• On ülevaatlikum – infot rohkem
  
• Lugeja saab elektrooniliselt vaadata X teavikute olemasolu
  

Kärstna Põhikool on väike kool ja aastas ei saa nad väga palju kulutada infotehnoloogilisteks arendusteks. Maksimaalselt saab kool kulutada aastas kuni 10000 krooni. See summa peaks esimesel aastal sisaldama ühekordset liitumistasu ja edaspidist hooldustasu.

3. Analüüs

3.1 Laenutusprogrammi eesmärk

• Laenutusprogramm peab andma kiire ülevaate kogus olevatest teavikutest
  
• Programm peab automaatset statistikat, mida saab igal ajal välja printida
  
• Võimalus vaadata sama programmi kasutatavate raamatukogude kogusid ja vaadata kas seal on X teavikut
  
• Saadab lugejale automaatse meeldetuletuse
  
• Võimaldab kataloogida raamatuid, ajalehti – ajakirju ning CD-sid ja DVD-sid
  
• Lugeja saab vaadata, kust raamatukogust ta saab endale huvipakkuvat raamatut laenutada
  
• Lugeja saab koodidega sisse logides ise pikendada käesolevat teavikut
  

3.2 Laenutusprogrammi kasutajad

Joonis 1 Infosüsteemi kasutajad ( autorite koostatud)
Joonisel 1 on välja toodud kõik võimalikud laenutusprogrammi kasutajad. Peamine kasutaja on raamatukoguhoidja, kes sooritab oma igapäeva töö ülesandeid – laenutab raamatuid, kataloogib, haldab lugejate andmeid ja vajadusel tellib statistikat. Statistika annab võimaluse teha kokkuvõtteid ja analüüse. Statistiliste kokkuvõtete alusel saab teha järeldusi milliseid raamatuid, ajakirju, ajalehti peamiselt laenutatakse. Saadud andmete põhjal osatakse edaspidi otsustada millist kirjandust tellida . Statistilised numbrid näitavad millises vanusegrupis on kõige enam laenutajaid- kas enamasti laenutavad õpilased või külaelanikud. Vastavalt sellele saab jällegi kirjandust valida. Läbi statistiliste näitajate õpib raamatukoguhoidja oma külastajate vajadusi rohkem tundma.
Järgmine kasutajate rühm on lugejad, antud töö kontekstis on nendeks – õpilased, õpetajad ja koolitöötajad. Nemad saavad programmi abil otsida huvi pakkuvat teavikut, pikendada interneti teel käesoleva teaviku tagastustähtaega.
Kolmas kasutajate rühm on teised raamatukoguhoidjad. Programm soodustab raamatukogude vahelist koostööd, sest selle abil on võimalik vaadata infot teavikute kohta, mida oma raamatukogus pole ning neid siis tellida teisest raamatukogust.

3.3 Laenutusprogrammi kasutamise protsess

Joonis 2 Laenutusprogrammi kasutamise protsess
Klient tuleb sooviga raamatukokku laenutada raamatuid. Raamatukoguhoidja kontrollib programmiga, kas ta on lugejaks registreerunud või mitte. Kui ei ole siis registreeritakse klient lugejaks. Edasine samm on raamatu otsimine kogust. Raamatut otsitakse kogust järgnevalt: Pealkirja ja/või autori järgi, mis sisestatakse programmi otsingumootorisse. Seda toimingut saab viia läbi nii raamatukoguhoidja kui ka lugeja ise. Lugejal on näha mitu raamatut kogus on ja kui pikaks ajaks ta võib raamatut laenutada või saab seda vaid kohapeal kasutada. Programm näitab kiiresti ära, kas otsitud raamat on raamatukogus olemas või mitte. Juhul kui raamatut kogus ei ole, siis tehakse uus otsing kõige lähemal olevatesse raamatukogudesse ja tellitakse vajalik teavik sealt ning klient saab selle laenutada. Juhul kui klient saab ise raamatule järele minna, siis lõpeb sellega raamatukoguhoidja ja lugeja suhe selleks korraks.
Joonis 3 Laenutusprogrammi otsingu protsess
Joonisel 3 on kujutatud otsingu protsessi. Esmalt on näidatud käitumine ja tegevused sel juhul kui lugeja teab raamatu nime. Teine tegevus on sellisel juhul kui lugeja teab ainult mingit fraasi raamatu nimest või oskab öelda valdkonda kuhu raamat kuulub. Esimesel juhul sisestatakse otsingusse raamatunimi. Sealt omakorda hargneb tegevus edasi. Raamat, kas leitakse ja laenutatakse lugejale ja klient lahkub rahulolevana. Lisaks sellele on veel kaks võimalus. Üks võimalus on selline, et otsingu sisestamisel on tehtud viga ja siis tuleb teha uus otsing näiteks autori järgi ja kui otsing kannab vilja ja raamat leitakse ning see laenutatakse lugejale. Lugeja lahkub rahulolevana. Siis on veel võimalus, et raamatut ei olegi kogus. Selleks tehakse uus otsing mõnest teisest lähedal olevast kogust ja siis saab lugeja omale raamat ning ta lahkub rahulolevana raamatukogust.
Joonis 4 Kataloogimise protsess
Joonisel 4 on kujutatud kataloogimise protsess. Kataloogimine on oluline selleks, et oleks hea kogust otsida vajalikke teavikuid. Toiming algab sellega, et raamatukokku tuleb uus kaup – ajakirjad ja raamatud. Vastavalt sellele jaguneb tegevus kaheks. Kui tulevad uued raamatud siis kõigepealt võtab raamatukoguhoidja raamatu paberil arvele ja siis hakkab arvutisse sisestama. Selleks on vajalik otsida kataloogist üles õige raamat ja teha sellest endale koopia ning täita siis lähtuvalt oma raamatukogust vajalikud andmed – inventarinumber, vöötkood, UDK indeks ja kohaviit. Lõpuks tuleb kogu protsess salvestada ja siis ongi raamat arvutisse sisestatud ehk kataloogitud.
Teine tegevus on see kui raamatukokku tuleb ajakiri. Siis on tegevus järgmine tuleb otsida üles sobiv ajakiri ja sellest teha koopia. Kui ajakirja ankeet on olemas siis tuleb sisestada vastavad andmed – mitu numbrit ilmub, mis ajal ja kuidas on ajakiri saadud. Kui see on tehtud siis tuleb tegevus kinnitada andmete salvestamisega. Sellega on kataloogimise protsess valmis ja saab hakata ajakirju laenutama.

3.4 Laenutusprogrammi kasulikkus lugejale

Joonis 3 Programmi/infosüsteemi kasulikkus lugejale
Joonisel on kujutatud laenutusprogrammi kasulikkus lugejale. Lugeja saab kodus vaadata interneti teel leheküljelt www.lugeja.ee, kas talle huvipakkuvat teavikut on raamatukogus või mitte. Lisaks saab iga lugeja lugejaks registreerudes omale kasutajanime ja parooli , et ta saaks ise pikendada raamatu tagastustähtaega. Veel saadab programm igale lugejale automaatse meeldetuletuse 3 päeva enne tähtaja lõppu, et lugeja jõuaks käesoleva teaviku pikendada. Samuti võimaldab programm vaadata lähemal asuvate raamatukogude kogusid ja sealt otsida omale huvipakkuvat teavikut, kui lugeja leiab sobiva raamatu mujalt raamatukogust, siis saab ta sellele järgi minna.
Joonisel 3 on eraldi kujutatud tegevused, mis ei ole otseselt seotud laenutusprogrammiga. Esiteks saab lugeja raamatukogus raamatu. Raamatu saaks ta ka sel juhul kui laenutusprogrammi poleks. Seega ei sõltu see tegevus laenutusprogrammist. Järgmise tegevusena on välja toodud raamatute tellimine . See tegevus puudutab lugejat ainult kaudselt . Raamatuid tellib raamatukoguhoidja selleks, et lugeja saaks neid laenutada.

3.5 Laenutusprogrammi funktsioonid

Joonis 4 Infosüsteemi võimalikud funktsioonid
Joonisel on kujutatud laenutusprogrammi funktsioonid, mis on vajalikud edukaks laenutuseks. On olemas põhifunktsioonid, mis jagunevad alamfunktsioonideks. Põhifunktsioone on kuus, mis siis jagunevad veel omakorda. Kõige tähtsam ülesanne laenutusprogrammi juures on elektrooniline laenutamine, mis jaguneb ajakirjade ja raamatute laenutamiseks. Lisaks sellele saab teostada laenutamist lugejatele ja on ka raamatukogude vaheline laenutamine. Järgmine põhifunktsioon on teavikute otsing, mis omakorda jaguneb 3 alakäskluseks: märksõnastik – saab otsida märksõna järgi; pealkiri – saab otsida raamatupealkirja järgi; autor – otsingut saab teostada autori järgi. Järgmine funktsioon on ülevaade lugejatest ja kontaktidest – kui lugeja registreerub siis sisestatakse lugeja andmed ankeeti ja neid saab siis vastavalt vajadusele täiendada ning sealt saab ka vajadusel inimeste andmeid kasutada. Neljas funktsioon on automaatne meeldetuletus tagastustähtaja kohta. See jaguneb omakorda kaheks alafunktsiooniks: meeldetuletav e-mail lugejale ja teade raamatukoguhoidjale. Viise põhifunktsioon on teavikute kataloogimine, mis jagunevad kaheks alamfunktsiooniks. Raamatute kataloogimine ja ajakirjade kataloogimine. 6 ja viimane põhifunktsioon on statistilised näitajad. See jaguneb omakorda kolmeks: laenutuste arvestus, lugejate arvestus ja teavikute arvestus. Statistika tellimine käib nii, et sisestad e- maili ja siis saadetakse automaatselt statistika e-mailile. Seda on hea vastavalt vajadusele analüüsida ja teha kokkuvõtteid.

3.6 IT kontekst ja turg

Praegu puudub raamatukogul igasugune laenutusprogramm, kogu töö käib paberkandjal ja kirjalikul ülesmärkimisel. Raamatukogus on kaks interneti ühendusega arvutit – üks raamatukoguhoidjale ja teine lugejate vajaduste rahuldamiseks. Sellest lähtuvalt peab laenutusprogramm olema veebipõhine.
Turul olevad laenutusprogrammid on järgmised:

• URRAM – veebipõhine, litsents puudub, ühekordne liitumistasu 1180 krooni, igakuine hooldustasu on 590 krooni
  
• ESTER – liiga kallis väikesele raamatukogule, mõeldud suurtele keskkogudele
  
• ARX raamat 7 – uuendused puuduvad, nõrk/puudulik tehniline tugi/ hooldus
  
• RIKS – liiga kallis väikesele raamatukogule, litsents tuleb välja osta ja see maksab 15000 krooni. Lisaks tuleb uuenduste eest lisaks maksta
  
• RIKS WEB – on veebipõhine, ühekordne tasu 8260 krooni + igakuiselt 826 hooldustasu
  

Nõuded, standardid

• Kliendi andmekaitse seadus
  
• Raamatukogu sisekorra eeskiri
  
• Kooliraamatukogude töökorralduse alused
  

Riskianalüüs

• Internetiühenduse tõrked
  
• Elektri katkestusega tekkivad probleemid
  
• Serveri hooldustöödest tingitud katkestused
  
• Andmete sisestamisel võib tekkida vigu, mis võivad põhjustada segadust raamatu leidmisel / töötaja sisestamisel tekkivad vead
  

4. IS Nõuded

4.1 IS funktsionaalsed nõuded

Laenutusprogrammis kasutatakse nii tekstiliste kui ka arvandmete sisestamist. Tekstilised andmed on raamatute nimed, autorid ja märksõnad, mis sisestatakse otsingu teostamiseks. Samuti on tekstilisi ja ka arvandmeid vaja sisestada kataloogimisel ja lugejate ankeetide koostamisel. Veel läheb neid vaja statistika tellimisel. Arvandmed on inventarinumbrid, ilmumisaasta, vöötkood ja UDK indeks. Lisaks on arvandmed lugejanumber ja lugejate telefoninumbrid.
Lisaks on vaja arvutile vöötkoodi lugejat, mis tunduvalt lihtsustaks laenutusprotsessi.

4.2 IS mittefunktsionaalsed nõuded

Turvalisus on tagatud paroolidega, seda selleks, et võõrad ei pääseks ligi teistele kasutajakontodele Raamatukoguhoidjal on oma kasutajanimi ja parool, millega ta siseneb süsteemi. Kui lugeja on registreerunud kasutajaks siis ta saab omale parooli ja kasutajanime, et oma kontot hallata.
Uuendusi viikase läbi regulaarselt ja enamasti viiakse neid läbi siis kui töö aeg on läbi või siis öösel, et mitte põhjustada suuri häireid programmi kasutamises.
Infosüsteem peab olema lihtsalt kasutatav ja arusaadav kõigile, sest kasutajaid on väga erinevast vanusest – lastest pensionärideni. Igaüks, kel on olemas internetiühendusega arvuti saab seda programmi kasutada.

4.3 Muud nõuded projekti käigule

Raamatukoguhoidja peab läbima vastava koolituse, et oskaks programmi kasutada. Sellele järgneb raamatute arvutisse sisestamine , mis on väga aeganõudev töö. Samas on see selline tegevus, mille juures abilisi on raske kasutada. Iga väiksem sisestamisviga teeb hilisema töö väga keerukaks. Töö hõlbustamiseks tuleb tellida vöötkoodid ja muretseda vöötkoodilugeja.
Ettevõte on esmaseks investeeringuks planeerinud 10000 krooni. See sisaldaks igakuist hooldustasu ja liitumist ning vöötkoodide muretsemist . Edasine investeering oleks vöötkoodilugeja.

4.4 Hankijate pakkumiste hindamise kriteeriumid

• Lihtne ja mugav kasutus
  
• Võimalikult soodsa hinnaga vajalikud tingimused
  
• Sarnased koostööpartnerid
  
• Absoluutne turvalisus
  
• Programmi edasiarendusvõimalused vastavalt klientide vajadustele
  

5. Projekti riskide maandamine

Igal projektil tekivad mitmed riskid , mis võivad sõltuda erinevatest asjaoludest ja neid ei pruugi alguses märgata. Riskid, mis antud projekti puhul tekkida võivad:

• Tähtaegadest mitte kinnipidamine
  
• Infovahetus meeskonnas
  
• Rollide jaotamine
  
• Olukorra hindamine
  
• Ebapiisavad ressursid
  

Projekti edukaks kulgemiseks tuleks eelnevalt võimalike riskitegurite peale mõelda ja nendega juba eelplaneerimise käigus arvestada.

Kokkuvõte

Kasutusele võetav laenutusprogramm peaks lihtsustama tunduvalt raamatukoguhoidja tööd ja muutma mugavamaks lugejate teenindamise. Tänu programmile saaks lugeja kodus järgi vaadata, kas tal üldse tasub raamatukokku minna või ei tasu. Sel juhul kui huvipakkuvat teavikut raamatukogus pole, saab ta seda otsida mujalt. Sellega hoiab ta kokku oma aega ja ei kuluta seda tühjale käigule raamatukokku.
Muidugi on keeruline leida sobivaim lahendus, mis sobiks väikesele kooli raamatukogule, sest ega rahaga priisata pole. Praeguse seisuga on turul üks pakkuja , kes suudaks rahuldada meie esitatud nõudeid ja hind oleks ka jõukohane.

Viidatud allikad:

1. Kärstna Põhikooli arengukava 2007-2009

Lisa 1. Protokoll 1

Ettevõte: Kärstna Põhikool
Projekti nimetus: Kärstna Põhikooli raamatukogu laenutusprogrammile üleminek
Projekti ajakava : 18.04-15.06.2008
Projekti meeskond
Projekti juht: Eleri Piirak
Liikmed: Katrin Geffe, Katrin Pajula
Projekti toimetaja : Maderiin Tammik
Koosolekud /tegevuskava:
I. 19.04.08 – Teema valik, üldine diskussioon
II. 28.04.08 – Töökorralduste jagamine, teema arutelu
III. 15.05.08 – andmete kogumine ja analüüs, probleemide lahendamine
IV. 07.06.08 – töö lõplik kokkupanek, kokkuvõtte tegemine ja vormistamine.
Tööjaotus:
Suhtlemine - silmast-silma, MSN Messengeri ja e-maili teel.
Eleri - ettevõtte andmete kogumine
Katrin Pajula – info analüüsimine
Katrin Geffe - koostab joonised, kõikvõimaliku vajaliku info otsimine
Maderiin - teksti kogumine ja vormistamine
Ühised tegemised – probleemide lahendamised, jooniste korrektuur, töö kokkupanek

Lisa 2. Protokoll 2

Ettevõte: Kärstna Põhikool
Projekti nimetus: Kärstna Põhikooli raamatukogu laenutusprogrammile üleminek
Projekti ajakava: 18.04-30.06.2008
Projekti meeskond
Projekti juht: Eleri Piirak
Liikmed: Katrin Geffe, Katrin Pajula
Projekti toimetaja: Maderiin Tammik
Koosolekud/tegevuskava:
I. 19.04.08 – Teema valik, üldine disskussioon
II. 28.04.08 – Töökorralduste jagamine, teema arutelu
III. 15.05.08 – andmete kogumine ja analüüs, probleemide lahendamine
IV. 15.06.08 – töö lõplik kokkupanek, kokkuvõtte tegemine ja vormistamine
V. 25.06.08 – parenduste sisseviimine töösse, kõikide vigade likvideerimine
Tööjaotus:
Suhtlemine - silmast-silma, Messengeri ja e-maili teel.
Eleri - ettevõtte andmete kogumine
Katrin Pajula – info analüüsimine
Katrin Geffe - koostab joonised, kõikvõimaliku vajaliku info otsimine
Maderiin - teksti kogumine ja vormistamine
Ühised tegemised – probleemide lahendamised, jooniste korrektuur, töö kokkupanek