c. tuleks koostada vastav kord, juhis või organisatsioonis üheselt dokumentide haldamist muu regulatsioon korraldada. Dokumendihalduse korraldamise eesmärk organisatsioonis on tagada dokumentidega töö selliselt, et asutuse tegevuse käigus loodud dokumendid oleksid piisavad toimingute ja tehingute tõestamiseks ning, et neid säilitatakse ettenähtud aja jooksul. Question 2 Dokumendihaldussüsteem on Vali üks vastus. a. arvuti "desktop" Kaasaegne dokumendihaldussüsteem peaks võimaldama luua dokumente b. dokumendisüsteemi eeltäidetud vormidele, lubama rakendada õigusloomet, vastu võtta ja tarkvaraline lahendus lugeda ning saata digiallkirjaga dokuemente. Lisaks peaks saama jälgida dokumendi liikumist reaalajas, kontrollida täitmise tähtaegu.
Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organisatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud. Näiteks dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest. Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud. (http://www.riigikantselei.ee/?id=6838) Dokumendihaldussüsteem peab aitama dokumente hallata, aga ta peab olema ka turvaline, vastama seadusandlusele jne. Seega saab süsteemile esitatavaid nõudmisi jagada sisulisteks ja muudeks nõudmisteks: · sisulised, otseselt dokumendihaldusega soetud nõudmised. Näiteks: dokumendihaldussüsteem peab võimaldama hallata teatud liike dokumente, otsida dokumente mitmesuguste tunnuste järgi. · muud nõudmised, mis otseselt ei ole soetud dokumendihalduse funktsioonidega.
viimati välja lastud versioon oli viimane, mis tähendab, et Postipoisi süsteem on ajale jalgu jäänud ja selle kasutamine ei oleks enam tõhus (Postipoisi tootearendus..., 2014). 2.1.2 DocLogix DocLogix on kirjavahetuse, lepingute, nõupidamiste, ostudokumentide ja muude dokumentide või ülesannete halduseks ning vastavate protsesside automatiseerimiseks mõeldud juhtiv elektrooniline dokumendihaldussüsteem. DocLogix´i platvormil põhinevad erilahendused lihtsustavad infohaldust ja organiseerimisprotsesside kontrolli. Igapäevaselt kasutab elektroonilist dokumendihaldussüsteemi DocLogix umbes 35000 kasutajat, umbes 300 erinevas asutuses. (Mis on DocLogix?) 6 3 DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID Informatsiooniga töötamisel võib esineda erinevaid nüansse, mis ei pruugi, kuid võivad
Kordamisküsimused: Dokumendihaldus 1. Mis tagab nõuetekohase asjaajamise asutuses Dokumendihaldussüsteem, asjamiskord 2. Dokumendi mõiste (Arhiiviseadus ) Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5
Dokumendisüsteemi organisatsioonis moodustavad dokumendid dokumentide haldamise toimingud dokumentidega dokumentide haldamisel osalevad inimesed e süsteemi kasutajad dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumendis (asjaajamiskord) ja sellest juhinduvad kõik dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on dokumentide loomine ja saamine dokumentide liigitamine dokumentide registreerimine dokumentidele säilitustähtaja määramine dokumentide säilitamine dokumentidele juurdepääsu tagamine
Nagu eelpool öeldud, on seda ka lihtne juurutada. 7 2. TARKVARA RAKENDAMINE GoPro dokumendihaldussüsteeme on üpriski palju. GoPro laadsed dokumendihaldussüsteemid, millel on olemas DVK spetsifikatsioonile vastav liides (Dokumendivahetuskeskus 2011): · Amphora; · LiveLink; · PostiPoiss; · SharePoint DHS; · WebDesktop; · UCM. Kõige suuremaks konkurendiks on GoProle Eestis dokumendihaldussüsteem PostiPoiss (Joonis 2.). Postipoiss võimaldab juhtida ja hallata organisatsiooni saabuvaid ja väljaminevaid dokumente, neid registreerida/luua, hallata, säilitada ja kontrollida kasutades automaatseid protsesse ning lõpuks arhiveerida (Roosalu 2009: 4). Sama võimaldab ka GoPro. PostiPoisi eeliseks oleks see, et see on arenenud koos Eesti asjaajamisega see tähendab, et Postipoissi on arendatud nii, et ta vastaks Eesti
dot failid). Dokumendihaldus a) dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamine ning dokumentidena alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal) b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul. Dokumendihaldussüsteem (vt EDHS) Dokumendiregister avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed.
2. Nimetage Eestis kasutusel olevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (6) Livelink - maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste hulgas (Gartner Group). Samuti enimlevinud maailma suurlahendus Eesti turul (11 installatsiooni). Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse, mis on vajalik organisatsiooni ressursside ja kollektiivse teabe veelgi tulemuslikumaks kasutamiseks. DocLogix - üle Baltikumi arendatav dokumendihaldussüsteem, millega saab hallata kogu asutuse dokumente alates nende saamisest/loomisest kuni nende arhiveerimiseni. Samuti võimaldab tarkvara hallata asutuste partnerite kontaktandmeid, teostada otsinguid süsteemis ja genereerida aruandeid. Selle arendamisel lähtutakse rahvusvahelistest standarditest, Eesti, Leedu ja Läti seadusandlusest, mis on väga laialt integreeritud Microsofti tarkvaradega (Office; Outlook).
KORDAMISKÜSIMUSED kontrolltööks: Määratle, mis on... dokument (laiemas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave dokument (kitsamas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide või toimingute tõendamiseks dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendihaldussüsteem – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss
korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine Dokumendihaldus- halduse ala, mis tegeleb dok loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealjuures organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dok.süsteemi hõlmamise ja dokumentidega alalhoidmisega. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid- arhiivieeskiri, asjaajamiskorra ühtse alused. Dokumendihaldussüsteem- dok haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagasmise elektrooniline tarkvara. Dokumendi sisu- info, tähendus enda jaoks. Dokumendisüsteem riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dok hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid, dokumentide haldamise toimingud, inimesed ja tehnoloogia. Omadused: usaldusväärsus, terviklikkus, vastavus õigusaktidele, kõikehõlmavus, süsteemsus.
1. TARKVARA OMADUSED 1.1. Tarkvara üldinformatsioon GoPro on tarkvara rakendus, mis spetsialiseerub juhtimiskorralduse dokumentide ja kliendisuhete haldamise tarkvara arendamisele. GoPro programm on juhtimishaldamissüsteem mida rakendati IBM Lotus Notes ja Microsoft. NET infrastruktuurides. Alates firma asutamisest 1993 aastal on tehtud tihedat koostööd avaliku sektori organisatsioonidega ja eelkõige euroopas. Seda eesmärgiga arendada välja dokumendihaldussüsteem mis vastab regioonis kehtivatele õigusaktidele ja oleks mugav ning ühtne programm lõppkasutajale n.ö. (info)tarbimiseks. Tarkvara on kasutusel rohkem kui kolmekümnes riigis üle maailma ja seda erinevate suuruse ning arengutasemega ettevõtetes. Üks viimasemaid versioone GOPRO Case jookseb Lotus Domino R5, R6, R7 või R8 peal. GOPRO Case Professional on ettevõttet toetav toode, mis sobib kõikidele ettevõtetele ja organisatsioonidele. See hõlmab farmaatsia-, õigus-,
säilitamiskuupäevade kui ka üldiste arhiivi reeglitega. Näiteks sain teada kuidas säilitatatakse pikaajalisi projekte ja dokumente. Lisaks nägin ka dokumentihävitus protsessi. Oma praktika ajal tegelesin ka koosoleku ettevalmistamise ja protokollimisega. Minu ülessanneteks olid ka sellised igapäeva ülessanded nagu näiteks kontoritarvete tellimine, kohvi valmistamine, kontori korrashoid ja telefonile vastamine. Igapäevane kokkupuude oli ka kontori tarkvaraga. Dokumendihaldussüsteem on firmas väike ja ülese ehitatud SharePointi. (FIRMA NIMI)-s on nii veebipõhine kui ka tavaline dokumnedihaldus. Asutuse kirjavahetus toimib läbi Outlooki . Kliendiga suhtlemist oli vähe vähe, kuna enamjaolt suhtlesid klientidega siiski projekteerijad ise. Seetõttu oli ka reaalset kohtumist klientidega väga vähe. Praktika jookul sain valmitada ette koosolekuid valmistada ette päevakavasid ja protokollida.
(Dokumendi-…, 2014) 5 1 Võimalikud lahendused probleemidele Selleks, et asutuse töö oleks paremini korraldatud, tuleb teha tööd tõhusalt. Tuleb ka asutuse kliente teenindada hästi. Näiteks elanikke, ettevõtjaid ja teisi asutusi. (Digitaalse…, 2007) Siinkohal tuleb kasuks võimalike probleemide kiire ja korralik lahendamine. Erinevate arengutega tuleb kaasas käia ja dokumendihaldussüsteem aitab kindlasti mitmetel toimingutel asutuses kaasa. Näiteks kiirendavad asjaajamist, loovad töötajatele motivatsiooni ning toovad sisse uusi investeeringuid. (Üleminek…) Asutuses tuleks kokku leppida, kuidas toimitakse dokumendihaldusega. Nii paberkandjal kui ka digitaalselt samade dokumentidega tegelemine on tülikas ja sellel ei ole mõtet. Digitaaldokumente ei ole alati mõtet välja printida. Dokumendis olevate andmete säilimiseks
paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Juhi vahetumisel kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akt registreeritakse dokumendiregistris ja säilitatakse organisatsioonis, kus toimus asjaajamise üleandmine. 30 Dokumentide hoidmine asutuses(paberkandjal dokumendid, dokumendihaldussüsteem 31 Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri 32 Eesti arhiiviasutuste võrk www.ra.ee 33 Säilitamisele kuuluvate dokumentide arvestusdokument (ARHIVAALIDE LOETELU EESMÄRK) 34 Säilitamisele kuuluvate dokumentide kasutamise korraldamine 35 Säilitamisele kuuluvate dokumentide üleandmine avalikku arhiivi 36 Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine õleandmiseks arhiivi 37 Säilitamisele kuuluvate dokumentide hävitamine ja kaitse 38 Arhiivijärelvalve ja selle teostajad
DOKUMENDI JA TEAVIKU ERINEVUS- teavik on mitteametlik dokument. DHP- dokumendihaldus programm. DOKUMENDISÜSTEEMI OMADUS Dokumendisüsteemid peavad toetama dokumente, mis on autentsed, usaldusväärsed ja kasutatavad. Neid iseloomustavaiks omadusteks peaksid olema usaldusväärsus, terviklikkus, vastavus õigusaktidele, kõikehõlmavus, süsteemsus. RISO- riigiinfosüsteemi osakond EDHS- elektrooniline dokumendihaldussüsteem DVK- dokumendivahetuskeskus AJALUGU- Esimesed dokumendid 15000e.KR- Lascaux koopamaalingud. 8000 e.kr- savist zetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias. 2400 e.kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15000 savitahvlist.500 e.kr esimesed sekretärid Ateenas.Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata. Esimesed
või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Postipoiss, Delta (Alfresco põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt 5. Dokumendisüsteem Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul) 6. Dokumendiliik Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus)
kehtestatud juurdepääsu protokolliga, et ennetada volitamata kasutamist, avalikustamist, muutmist või likvideerimist; selgelt määratud õiguste ja kohustustega dokumentide haldamisel ( Managing Electronic ... 1997). Elektroonilist kirjavahetust hallatakse tavapäraselt e-posti süsteemis ning see hõlmab sisust ja väärtusest olenemata kõiki e-kirju. Dokumendiväärtusega e-kirjade korrektset haldamist võimaldab elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Digitaalarhiivinduse strateegia Selliste haldussüsteemide põhieesmärk on säilitada dokumentide sisu, struktuuri ja konteksti terviklikuna ning kindlustada dokumentide autentsus ja usaldusväärsus: ”Tegevuse jätkuvuse, normatiivsele keskkonnale vastavuse ja vajaliku aruandevõime tagamiseks peavad organisatsioonid looma ja alal hoidma autentseid, usaldusväärseid ja kasutatavaid dokumente ning kaitsma nende terviklikkust nii kaua, kui nõutud.” (EVS-ISO... 2004, 7.)
- Teadmuse haldussüsteem kaasaegsete tehnoloogiliste vahendite kasutamine teadmuse süstematiseerimiseks, kasvatamiseks, kiirendamiseks. Organisatsiooniülene juurdepääs parimatele praktikatele, paraneb organisatsiooni toimimine, klienditeenindus, tootearendus, töötajate moraal jm, teadmuse jagamiseks peavad töötajad olema motiveeritud, teadmusbaas peab olema pidevalt kaasajastatud. 59. Milliseid dokumentidega seotud tegevusi toetab dokumendihaldussüsteem? - Dokumendihaldussüsteemon infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendihaldussüsteemi eemärkon tagada väärtuslikku teavet sisaldavate dokumentide säilimine ja kättesaadavus. 60. Too näiteid menetlussüsteemidest koos nende eesmärkidega. - E-toimik - koondab tsiviil-, haldus-, kriminaal-ja väärteomenetluse dokumendid, nendega seotud toimingud, muu andmestiku ja protsessid
asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus. Dokumendisüsteem: riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Eelhindamine: avaliku arhiivi teostatav dokumendisarjade hindamine dokumentide loetelu alusel enne dokumentide loomist või saamist ilma üksikdokumente uurimata. Dlektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS): dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. Eraldamine: 1. dokumendihaldusprotsess; 2. dokumendi elukäigu või elukäigu etapi lõppemisel teostatav toiming dokumendi ühest süsteemist teise viimiseks või hävitamiseks. Funktsioon: üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet. Funktsioonide analüüs: toimingud, mille käigus selgitatakse välja dokumentide
andmebaase, mis on rajatud inimkogemuse põhjal. Teadmus pärineb ekspertidelt või dokumenteeritud allikatest 58. Milline kasu on teadmuse haldussüsteemist organisatsioonis? Sellel on organisatsiooniülene juurdepääs parimatele praktikatele ja selle abil paraneb organisatsiooni toimimine, klienditeenindus, tootearendus, töötajate moraal jm. 59. Milliseid dokumentidega seotud tegevusi toetab dokumendihaldussüsteem? DHS on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. DHS-i eesmärk on tagada väärtuslikku teavet sisaldavate dokumentide säilitamine ja kättesaadavus. 60. Too näiteid menetlussüsteemidest koos nende eesmärkidega. Menetlussüsteem on spetsiifiliste dokumentide menetlemiseks. Näiteks: *E-toimik veebipõhine infosüsteem, mis koondab tsiviil-, haldus-, kriminaal- ja väärteomenetluse dokumendid, nendega seotud
5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 23 5.4.1 Üldist 23 5.4.2 Juhtkond 23 5.4.3 Dokumendihalduse personal 24 5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad 25 5.5 Süsteemid 25 5.5.1 Üldist 25 5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) 25 6 Asjaajamiskord 27 6.1 Üldist 27 6.2 Asjaajamiskorra väljatötamine 28 6.3 Asjaajamiskorra sisu 29 6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted 29 6.3
korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemide operatsioonide õpetamise eest; juhtivtöötajad on vastutavad dokumendihalduspoliitika rakendamise toetamise eest kogu organisatsioonis; süsteemi administraatorid on vastutavad kogu dokumentatsiooni täpsuse ja vajadusel personalile kättesaadavuse eest; kõik töötajad on vastutavad ja aruandekohustuslikud oma tegevuse täpse ja täieliku dokumenteerimise eest. Süsteemid Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. EDHS võib ühilduda: dokumentide skaneerimise vahenditega; meeskonnatöö ja projektijuhtimise vahenditega; majandustarkvaraga jms. EDHS-i ülesanded dokumentide registreerimine ja asukoha määramine süsteemis; dokumentide eelnõude erinevate versioonide haldamine; dokumendiplankide ja -põhjade kasutamise võimaldamine; dokumentide kirjeldamine; dokumentide täitmise kontrollimine;
annaabi.ee 
