Egle Kadastik TD21a Mis on dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomisest või saamisest kuni nende täitmise või väljasaatmiseni. Missuguseid dokumendiringlusi eristatakse? Eristatakse saabuvate dokumentide ringlust, väljasaadetavate dokumentide ringlust ja sisedokumnetide ringlust. Missuguseid dokumente ei registreerita? Registreerimisele ei kuulu rämpspost, kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused,
DOKUMENDIRINGLUS Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Dokumentide liikumine peab olema operatiivne ja sihipärane, s.t tuleb vältida või piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi ja suunamist ametiisikutele, kes tingimata ei pea nendega tutvuma. Dokumendid võivad saabuda -postiga(edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus) -käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik) -faksiga(vastutab vastuvõtja) -e-postiga (vastutab adressaat). Dokumendiringlust võib jagada: -saabuvate dokumentide ringlus -väljasaadetavate dokumentide ringlus -sisedokumentide ringlus. SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS Dokumentide vastuvõtmisel - kontrollitakse dokumentide kohaletoomise/saabumise õigsust. Ekslikult saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi. -korrespondents märkega ISIKLIK edas...
Terviklikkus - Dokumendi terviklikkus tähendab, et ta on täielik ja muutmata. 6. Mis on dokumendisüsteem, selle komponendid? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. sisaldab; · dokumendid · dokumentide haldamise toimingud; · dokumentide haldamisel osalevad inimesed süsteemi kasutajad; · dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia. 7. Mis on dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni. 8. Mida tähendab dokumentide registreerimine, milleks see on vajalik? Dokumendi registreerimine on: · dokumendile indeksi andmine ja tema identifitseerimist võimaldavate andmete kandmine dokumendiregistrisse ning · dokumendi eelnõu asjaajamisse võtmine teda dokumendihaldussüsteemi kandes (elektroonilise dokumendihalduse puhul). 9
Dokumentide edastamine ja registreerimine Iseseisev töö Dokumentide liikumine ehk dokumendiringlus on dokumentide saamisest või loomisest kuni täitmise või väljasaatmiseni toimib tegevus. Ühele organisatsiooni jaoks on väljasaadetav dokument saadetud dokument, teise organisatsiooni jaoks aga saabuv dokument. Saabuva dokumendi võtab vastu ainult selleks määratud isik. Organisatsioonis tekib kaos, kui vale inimene, kellele ei ole kirja vastuvõtmiseks õigust, kirja ikkagi vastu võtab. Dokumentide vastuvõtmisel toimub esialgne tehniline menetlemine. Tehnilise
Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi. Eesmärk on võimaldada ja jälgida arhivaalide kogu elukäiku alates nende loomisest kuni lõpliku eraldamiseni. *asjaajamistoimikute *muude füüsiliste isikute üle * 60.Arhivaale võib hävitada ainult AINULT HÄVITAMISAKTI ALUSEL 61. Mida tähendab dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomisest või saamisest kuni nende täitmise või väljasaatmiseni. 62.Kas kõik organisatsioonid peavad dokumente registreerima? Millal on see otstarbekas? Kõik organisatsioonid ei pea dokumente registreerima. Otstarbekas on see siis kui vaja mingit dokumenti leida . 63.Kas käsipostiga , faksiga ja e-postiga saabunud dokumendid kuuluvad registreerimisele? Millest see oleneb? kuuluvad registreerimisele vajadusel
töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord 4. Üldiselt Kunda Ühisgümnaasiumi asjaamiskord tundub loogiline, võttes arvesse selle sisukorra. Kuid on avastatud, et on puudu kaks alapeatüki ja pole teada kas see on kehtetu või see on lihsalt viga. Asjaasmiskord on lühike, kuid meie arvates on mingil määral puudu informatsioonist, nagu asutuse asjaajamisperioodi, dokumendiringlus. Ilmselt kool kasutab ka mingi tarkvara dokumentide registreerimiseks ja haldamiseks, selleks võib rohkem kirjutada. Praegu pole enam arhivaali hüvitamist. 5. Meile tundub, et antud asjaajamiskord on kasutajasõbralik. Seda on lihtsasti leida, see pole pikk ja enamuses koosneb olulisest informatsioonist. Tekst pole keeruline, seega kasutajad saavad sellest hästi aru. Üksikute sõnade definitsiooni saab leida seadustes või üldiselt Internetis
KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmi...
Akt-on dokument, millega saab tuvastada fakti (dokumentide üleandmist-vastuvõtmist). Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama: 1) täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu Dokumnediringlus-on dokumentide liikumine alates nende saamisest või koostamisest kuni täitmise või väljasaatmiseni. Dokumendiringlus peab olema korraldatud operatiivselt ja sihipäraselt Dokumentide registreerimine- on dokumentide koostamise või saamise ajaline fikseerimine, talle järjekorranumbri andmise ja teiste kindlaksmääratud andmete märkimisega. Dokumente registreeritakse järgmistel eesmärkidel: dokumentide arvestuseks, dokumentide leidmiseks (liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu dokumendi elutsükli faasides,
kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni väljasaatmiseni või arhiivi üleandmiseni. · Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. 2. Millised nõuded esitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemile? · Dokumendiringlus peab olema operatiivne. Dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja lahendatud tähtaajaks. Dokumente peab säilitama nõutekohaselt. 3.Kuidas toimub elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel? · Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi kaudu. 4.Mis on autentimine ja miks seda on vaja elektroonilises dokumendihalduses?
allkirjaga. Dokumendi väljavõte on dokumendiosa tõestatud taasesitis. 3.3. Hästi korraldatud asjaajamise tunnused Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused: dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud; on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem; dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne; dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem; lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt; dokumente säilitatakse nõuetekohaselt. 3.4. Asutuse asjaajamist reguleerivad dokumendid Spetsiaalsed asjaajamist reguleerivad dokumendid asutuses on asjaajamiskord ja toimikute loetelu
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ehituskool Kodutöö Juhendaja: Tallinn 2013 Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4. Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjap...
Asjaajamise korralduse tõhustamise kaudu on võimalik parandada juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja tõsta juhtimistöö efektiivsust. Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused: · dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; · dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud; · on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem; · dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne; · dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem; · lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt; · dokumente säilitatakse nõuetekohaselt. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-
loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni. Hästi korraldatud asjaajamise tunnused Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused: dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud; on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem; dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne; dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem; lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt; dokumente säilitatakse nõuetekohaselt. http://et.wikipedia.org/wiki/Asjaajamine AMETIKIRJADE NÄIDISED http://www.sekretar.ee/static/Dokumendihaldur
Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Nõupidamiste korraldamine, protokollimine
ASJAAJAMINE Dokumendihalduse korraldamine Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koo...
Protokollile kirjatavad alla juhataja ja protokollija kõrvuti, ühe allkirjaga protokoll on kehtetu. Allkirjastatud peavad ka olema protokollile lisatud materjalid. Lisadele viidatakse vastava päevakorrapunkti järel. 21 Ametkiri, selle põhilised liigid ja vormistamine arvutil 22 Avalduste vormistamine 23 E-kirjade haldamine, registreerimine, menetlemine, hoidmine 24 Digitaalallkirja andmine 25 Dokumendiringlus dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmiseni või väljasaatmiseni. Liigid õigusaktid, protokollid, aktid, lepingud, saabunud ja väljasaadetavad dokumendid, muud õigusaktides ettenähtud dokumendid. Dokumentide menetlemine juhtkond vaatab dokumendid läbi ja märgib nendele korralduse asja lahendamise käigu kohta, dokumendiga seotud asi lahendatakse ja
Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD Dokumendiringlus hõlmab: 2.1. Dokumentide registreerimist; 2.2. Dokumentide läbivaatamist 2.3. Dokumentide täitmist; 2.4. Dokumentide hoidmist ja säilitamist. 3. DOKUME...
...........................57 6.4.11 Kutse vastuvõtule.........................................................................................59 6.4.12 E-kiri ............................................................................................................61 2 Lidia Feklistova 7 Dokumendiringlus........................................................................................................63 7.1 Saabuvate dokumentide ringlus ...........................................................................63 7.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus ................................................................63 7.3 Sisedokumentide ringlus......................................................................................64 8 Personalidokumendid............
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
