hõlmatud dokumendina, s.t. liigitatud, registreeritud ja muutmiseks lukustatud. Mõnedest eeldokumentidest saavad dokumendid. (MoReq2 põhjal). Hõlmamine dokumendi seostamine asutuse tegevuskontekstiga, määrates sellele koha dokumendisüsteemis kas a) seostades dokument liigitusskeemiga või b) salvestades ja suunates see dokumendiringlusesse. (Dokumendi) kasutatavus tunnused, et dokumendi asukoht kindlaks teha ning dokument sealt kätte saada, seda esitada ja tõlgendada. Kontrolljälg dokumentide ja metaandmete töötluskäigu kontrolli ja dokumendihaldussüsteemi sisu taastamist võimaldav turvalogi. Liidestamine Liigitamine dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus. Liigitusskeem - asutuse ülesannete ja tegevuste (funktsioonide) ja / või dokumentide hierarhiline esitus; asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade jt. liigitusüksuste struktureeritud loetelu.
o riigi julgeolekut; o seadustest tulenevaid eriõigusi ja muid ametihüvesid. 22. Nimeta põhjuseid, miks on dokumentide liikumise ja kasutamise jälgimine vajalik. Liikumise ja kasutamise jälgimine on vajalik, et: o kindlaks teha vajalik toiming; o võimaldada dokument üles otsida; o vältida dokumentide kaotsiminekut; o jälgida kasutamist süsteemi hoolduse ja turvalisuse seisukohalt ning alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise, hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta; o hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud. 23. Mis on eraldamine? Dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide
raames ainuidentifikaatori andmist. Registreerimisega viiakse lõpule dokumendi hõlmamine dokumendisüsteemi. Manuaalsetes, paberipõhistes kontrollsüsteemides on register tavaliselt eraldi dokument. Elektroonilistes dokumendisüsteemides võib registreerimine hõlmata ka liigitamist ja eraldamis- ning juurdepääsutingimuste kindlaksmääramist. Register on olenemata vormist üldreeglina muudetamatu. Kui siiski tuleb muudatusi teha, peab neist jääma kontrolljälg. Registreerimisele kuuluvad vähemalt järgnevad metaandmed: süsteemi poolt antav ainuidentifikaator; (funkts.-sari(reg.nr) registreerimise kuupäev ja kellaaeg; pealkiri või lühikirjeldus; autor (füüsiline või juriidiline isik) ning saatja või saaja. Säilitustähtaja määramine Otsus põhineb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Säilitustähtaja peab heakskiitma asutuse juht ja rahvus arhiiv. Säilitustähtaeg määratakse, et:
dokumentide täitmise kontrollimine; dokumentide säilitustähtaegade haldamine; arhiveerimine jms. EDHSi kasutamise läbi saavutab asutus: teabe kiirema kättesaadavuse; kokkuhoiu ajas, mida kulutatakse dokumentide loomiseks või teabe otsimiseks; juurdepääsu suuremale hulgale teabele; parema tööprotsesside sujuvuse; parema infoturbe; dokumentide juurdepääsu kontrolli (kontrolljälg); kiirema teabevahetuse. EDHSi kasutuselevõtmine seab suuri nõudmisi dokumendisüsteemi kasutajate oskustele. 11 „Model Requirements for the Management of Electronic Records”, 2008, http://www.DM-Network.org/moreq2 või http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy. 12 http://www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF ja http://www.riik.ee/dhp/publ/Juhend_rk1.PDF. 26 Dokumendi- ja arhiivihaldus 6 Asjaajamiskord 6.1 Üldist
annaabi.ee 
