KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud
o ei dokumenteeri ühtki kohustust ega vastutust; o ei sisalda teavet organisatsiooni aruandekohustuse alla kuuluva tegevuse kohta. 14. Mis on dokumendi registreerimise eesmärk? Registreerimise esmane eesmärk on anda tõestus dokumendi loomise ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Lisaks hõlbustab registreerimine dokumendi ülesleidmist. 15.Millised metaandmed kindlasti kuuluvad registreerimisele? Süsteemi poolt antav ainuidentifikaator; Registreerimise kuupäev ja kellaaeg; Pealkiri või lühikirjeldus; Autor (füüsiline või juriidiline isik) ning saatja või saaja. 16. Miks määratakse dokumentidele säilitustähtaeg? Säilitustähtaeg määratakse, et: o tagada vastavus organisatsiooni praegustele ja tulevastele vajadustele; o järgida õigusaktidest tulenevaid nõudeid; o vastata sisemiste ja väliste huvirühmade praegustele ja tulevastele vajadustele. 17
dokumendisüsteemi. Manuaalsetes, paberipõhistes kontrollsüsteemides on register tavaliselt eraldi dokument. Elektroonilistes dokumendisüsteemides võib registreerimine hõlmata ka liigitamist ja eraldamis- ning juurdepääsutingimuste kindlaksmääramist. Register on olenemata vormist üldreeglina muudetamatu. Kui siiski tuleb muudatusi teha, peab neist jääma kontrolljälg. Registreerimisele kuuluvad vähemalt järgnevad metaandmed: süsteemi poolt antav ainuidentifikaator; (funkts.-sari(reg.nr) registreerimise kuupäev ja kellaaeg; pealkiri või lühikirjeldus; autor (füüsiline või juriidiline isik) ning saatja või saaja. Säilitustähtaja määramine Otsus põhineb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Säilitustähtaja peab heakskiitma asutuse juht ja rahvus arhiiv. Säilitustähtaeg määratakse, et: tagada vastavus organisatsiooni praegustele ja tulevastele vajadustele;
annaabi.ee 
