Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata.
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja
arhiivisasutuses Aktiivne Dokument ESMANE Terviklikkus töölaual VÄÄRTUS Passiivne kabinetis Esmane Kasutatavus Dokument asutuse hindamine, hoidlas, arhiivis säilitustähtaeg TEISENE Peavad säilima kogu dokumendi elutsükli jooksul ! VÄÄRTUS Teine Poolaktiivne hindamine, arhiiviväärtus Dokument Dokumendi metaandmed näitab dokumendi ajalugu kabinetis riiulis või hävitamisotsus
*sätestab kirja elementide loetelu, elementide menetlused, selgitused, nende vormistamise nõudeid ja asukohta dokumendil 15. Dokumendi loetelu eesmärk: *dokumentide registreerimine *dokumentide haldamine *säilitustähtaegade ja juurdepääsu tingimuste määramine 16.Millist dokumentide loetelu eelistad kas funktsioonipõhine või struktuuriüksuste põhist, miks? funktsiooni, sest see on püsivam, sest struktuurid muutuvad sagedamini 17.Kohustuslikud plangiliigid on kirjaplank ja üldplank, neid eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis 18. Dokumendi kohustuslikud elemendid: *tekst *autor *allkirjastaja *kuupäev 19. Kirja kuupäeva ja kellaaja märkimine, too näide 20. Aprill 2013 18:20 20.Millest koosneb viit 1-3/2012/45 1 *1 sarjatähis- tegevussuuna tähis, funktsioon *3 sarjatähis- sarjajärjekorra number tegevussuuna piires *2012 - aasta * 45 kirjajärjekorra number vastavalt dok. registris * 1 dokumendi individualiseeriv number 21
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk;
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik
kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega. · Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3
2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema
Terviklik - on täielik ja teda ei ole muudetud Kasutatavus - asukoha saab kindlaks teha ning ta on sealt kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav 4. Dokumendi metaandmed. - dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud; - kirjeldavad andmed dokumentide ja protsesside kohta Saatja organisatsioon, kuupäev, koostaja, allkirjastaja, saatja isik, aeg, dokumendi liik, allkirjastaja, ees- ja perekonnanimi, Allkirjastaja ametinimetus 5. Dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonda reguleerivad normdokumendid (eesmärk, kasutusala). Avaliku teabe seadus- eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle.
dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur Kavand: dokumendi esialgne versioon. Kiri: üksikisikule või organistatsioonile nimeliselt adresseeritud dokument. Elektrooniline dokument, digitaaldokument: masinloetavale andmekandjale salvestatud dokument.
Rahvusarhiivi põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kultuuripärandi säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale
(kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.) · Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb · Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm. · Dokumendi vorming- reeglite pakett, milline dokument välja nägema peab · Vormielemendid- kohustuslikud väljad, mis dokumendil olema peavad (kuupäev, allkiri, nt. avaldusel 7 kohustuslikku välja) · Liik- tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementidest (kiri, protokoll, avaldus, trahvikviitung, ID-kaart) · Isikud- kes koostab (autor-kes vastutab sisu eest), kellele koostatakse (adressaat), sekretär (vastuvõtja), dokumendisüsteemi haldur; dokumentidega seotud isikute kindlakstegemise võimalus näitab dokumentide usaldusväärsust
4.1 Dokumendihaldus 12 4.2 Dokumendi elukäik 14 4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3.5 Standardid 17 4.3.6 Hea tava juhised 18 5 Dokumendisüsteem 19 5.1 Üldist 19 5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid 20 5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid 22 5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 23 5.4
Selle lõiguga tuleb jätta mulje, et suudad oma tööga panustada ettevõttesse lisaväärtust, saades sellest ka ise rahuldust. Kolmanda ja kokkuvõtva neljanda lõigu vahele jäta pisut tühja ruumi. Kokkuvõttes märgi, et motivatsioonikirjale on lisatud ka Sinu CV, mis võiks tööandjale huvi pakkuda. Lisaks võid üles näidata initsatiivi võimalikuks tööintervjuuks. Palu endaga sellel teemal lahkelt ühendust võtta ning lõppu lisa kuupäev, oma nimi ja allkiri. RSS RSS (ingliskeelne lühend sõnadest Rich Site Summary või Really Simple Syndication) on XMLil põhinev andmevorming (uudistevoo vormingu standard). Internetis kasutamiseks, peamiselt veebilehtede sisukorra või uudiste kokkuvõtete tegemiseks. RSSi levikule on kaasa aidanud ajaveebide suur populaarsus, sest RSSvormingus kokkuvõtted on mugav vahend operatiivse info saamiseks huvipakkuva lehekülje muutmisest.
osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja). Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiliigi plank, nt ametikirja, käskkirja jt plangid moodustatakse üldplangi alusel. Kirjaplangile kujundatakse lisaks kirjapeaväljale (autor, logo/vapp) ka kontaktandmete väli (organisatsiooni aadress, e-posti aadress, telefon, faks, registrikood jm, näiteks veebiaadress, arvelduskonto number, käibemaksukohuslase number jt. 5
.............................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur.................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5.2 Korraldus..............................................................................................................24 5.3 Protokoll...............................................................................................................25 5.3
lehe ülaservast, rea pikku ei tohiks ületada täidetava pinna keskjoont. Kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega: AVALDUS, TÕEND, GARANTIIKIRI, SOOVITUSKIRI, TEATIS, VOLIIRI, ÕIEND jne. Sellistel kirjadel pealkiri puudub. 7. Tekst- on kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. Asukoht: kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool. 8. Allkiri- on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust.Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis piisab allkirjastaja andmetest. Aduoht: omakäeline allkiri asub pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. Allkiri kirjutatakse täpselt ees-ja perekonnanime kohale, kasutades tindisulepead. 9. Allkirjastaja- on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirjja autorina või autori
1) Akt on dokument, millega saab tuvastada mingit seisu või fakti ( dok. Üleandmist, vastuvõtmist arhivaalide hävitamist jne) Akti vormistatakse mitmel puhul : · valminud objektide kohta. · Inventari mahakandmiseks. · Üleandmisakt, kui töötaja lahkub töölt (tehnika, dok, pitsat) Akti vormistatakse üldplangile. Asutuse juht määrab käskkirjaga komisjoni koosseisu ja suuruse. komisjon peab olema pädev, sinna kuuluvad inimesed, kes on oma kvalifikatsiooni poolest võimelised orienteeruma küsimustest, mida uuritakse.
koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks Nimeta riiklikud õigusaktid, mis reglementeerivad dokumenditöö korraldust organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest: Seadused (AvTS) Vabariigi Valitsuse määrused (nt AÜA) Ministri määrused ja käskkirjad Kohaliku omavalitsuse määrused Eesti ja rahvusvahelised standardid Soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised jt nn hea tava juhised Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Isikuandmete kaitse seadus Raamatupidamisseadus Töölepinguseadus 2. Nimeta organisatsiooni sisemist töökorraldust reglementeerivad alusdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid).
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
