Asjaajamise alused (1)

Tartu Kutsehariduskeskus
Lidia Feklistova
ASJAAJAMISE ALUSED
Konspekt
Tartu 2008 Lidia Feklistova Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine ....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu ..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3.4 Dokumendi elutsükkel .........................................................................................13 3.4.1 Planeerimine ................................................................................................13 3.4.2 Dokumendi loomine ja saamine...................................................................13 3.4.3 Dokumentide registreerimine.......................................................................13 3.4.4 Dokumentide liigitamine .............................................................................15 3.4.5 Säilitustähtaja määramine ............................................................................15 3.4.6 Dokumentide säilitamine .............................................................................16 3.4.7 Juurdepääs....................................................................................................16 3.4.8 Dokumentide liikumise jälgimine ja kasutamine.........................................16 3.4.9 Hävitamine...................................................................................................17 3.4.10 Vead ja riskid ...............................................................................................17 4 Dokumendiplank ..........................................................................................................19 4.1 Üldplank ja kirjaplank ..........................................................................................19 4.2 Turvaelemendid ...................................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur .................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5.2 Korraldus..............................................................................................................24 5.3 Protokoll ...............................................................................................................25 5.3.1 Üldine informatsioon ...................................................................................25 5.3.2 Protokolli koostamise protseduur ................................................................25 5.3.3 Protokolli vorming .......................................................................................25 5.3.4 E-koosolek ...................................................................................................27 5.4 Akt........................................................................................................................29 6 Ametikiri ......................................................................................................................31 6.1 Üldine informatsioon ...........................................................................................31 6.2 Ametikirja koostamise protseduur .......................................................................31 6.3 Ametikirja vorming..............................................................................................32 6.4 Erinevate ametikirjade näidised...........................................................................37 6.4.1 Järelepärimine ..............................................................................................37 6.4.2 Tellimiskiri ...................................................................................................39 6.4.3 Võlanõue ......................................................................................................41 6.4.4 Vabanduskiri ................................................................................................45 6.4.5 Pretensioon ...................................................................................................47 6.4.6 Volikiri .........................................................................................................49 6.4.7 Garantiikiri ...................................................................................................51 6.4.8 Tänukiri........................................................................................................53 6.4.9 Õnnitluskiri ..................................................................................................55 6.4.10 Kaastundekiri ...............................................................................................57 6.4.11 Kutse vastuvõtule.........................................................................................59 6.4.12 E-kiri ............................................................................................................61
2 Lidia Feklistova 7 Dokumendiringlus........................................................................................................63 7.1 Saabuvate dokumentide ringlus ...........................................................................63 7.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus ................................................................63 7.3 Sisedokumentide ringlus......................................................................................64 8 Personalidokumendid...................................................................................................65 8.1 Avaldus ................................................................................................................65 8.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................65 8.1.2 Avalduse vorming........................................................................................65 8.2 Curriculum Vitae .................................................................................................69 8.2.1 Üldine informatsioon ...................................................................................69 8.2.2 CV vorming .................................................................................................69 8.3 Soovituskiri ..........................................................................................................72 8.4 Äraütlemiskiri ......................................................................................................74 8.5 Töösuhtega seotud dokumendid ..........................................................................76 8.5.1 Tööleping .....................................................................................................76 8.5.2 Tööraamat ....................................................................................................77 8.5.3 Isikukaart ......................................................................................................78 8.5.4 Isiklik toimik ................................................................................................78 8.5.5 Töölähetus....................................................................................................79 9 Kasutatud infoallikad ...................................................................................................80
3 Lidia Feklistova
1 Sissejuhatus Tänapäeval maailmas liigub nii palju informatsiooni, et vahepeal on raske olla kursis toimuvaga. Üks võimalus info esitamiseks ja saamiseks on dokumentidega töötamine. Teistele on kasu teie tööst alles siis kui kõik, mis on kirjas teie dokumentides , on vormistatud mingi standardi või nõue järgi. Sellisel juhul orienteerumine teie töös on lihtsustatud ja inimene saab palju paremini üles otsida vajaliku informatsiooni. Dokumentide vormistamise, liikumise, kasutamise jt etapid on kirjas asjaajamiskorras, mis on olemas enamikel ettevõtetel.
Käesolev konspekt annab ülevaate dokumentide koostamise põhimõtetest, edastamise viisidest jne. Toodud näidised on praktilise osakaaluga ning näitavad, kuidas näeb välja üks või teine ametlik dokument.
4 Lidia Feklistova
2 Dokument Dokument on teabekandjale jäädvustatud teave, mis on tekkinud asutuse või isiku ülesannete või tegevuste täitmise käigus ja mis võib olla kasutatud nende toimingute tõestuseks.
Tänapäeval enamik dokumentidest luuakse elektrooniliselt ja seega võime rääkida digitaalsest dokumendist.
Digitaaldokument (digidokument) ­ elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud dokument, mis erineb paber- või analoogkandjal olevast dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks:
1. bitijada andmekandjal
2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist
3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus
Rääkides digidokumendist tuleb uurida ka dokumendi tunnuseid. Digitaalallkiri1 olemasolu veel ei tähenda, et tegemist on digitaaldokumendiga.
2.1 Dokumendi tunnused Dokumendi peamisteks tunnusteks on (tähestikuliselt järjestatud):
andmekandja ­ kandja, mille peale kantakse teave käsitsi, mehaaniliselt, valguskiire abil või muul viisil; andmekandjaks võib olla paber, CD jt.;
autentsus ­ dokumendi omadus, kus dokumendi ehtsust ja algupära on võimalik tagada näiteks allkirja, pitsati või soovimatute isikute juurdepääsu vältimisega; digitaaldokument võib olla allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud ID-kaardi või paroolide abil süsteemi sisenemisel autenditud töötaja poolt;
dokumendi liik ­ dokumendi laad , mis tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest; dokumendi liik on tavaliselt nimetatud
1 Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud digitaalne andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Visuaalselt on digitaalallkiri