Tsükkel (0)

Project Cycle Management Handbook

1. peatükk

PROJEKTITSÜKKEL

Selles peatükis seletatakse lahti projekti mõiste, tutvustatakse projektitsükli erinevaid faase ja etappe ning antakse lühiülevaade projektitsükli kasutamisest juhtimismeetodina.

Projekti olemus

 Projekt on tegevuste kogum, mida seob teatud ajaperiood ja mida viiakse ellu ainulaadse tulemuse saavutamiseks, milleks on tavaliselt püsiv kvalitatiivne muutus, uus teenus või toode.
Mitte kõik eesmärgistatud protsessid pole projektid . Projekti iseloomustavad kolm piiravat tegurit: aeg, ressurss ja tulemus.
Aeg. Projekt toimub kindlas ajaraamis. Tal on konkreetne algus ja lõpp, mis määratleb tulemuste saavutamiseks antud ajavahemiku.
Ressurss. Projekti käsutuses on eelnevalt kokkulepitud ressurss, mille väärtus on rahaliselt mõõdetav ning mis moodustab projekti eelarve. Ressursiks võivad olla nii inimesed, töövahendid, ruumid kui ka muud materiaalsed väärtused.
Tulemus. Projekti oodatav tulemus on kolmas tegur, mis määratleb projekti piirid. Tulemust kirjeldatakse eesmärkide ja väljundite kaudu. Kirjeldus peab olema võimalikult täpne, sisaldama nii kvantitatiivseid kui kvalitatiivseid näitajaid, milleni projekti teostamise kaudu tahetakse jõuda.
Projektitsükkel
Projektitsükkel on omavahel seostatud tegevuste jada, mis jaguneb kolmeks faasiks:

strateegiline planeerimine ;

teostamine ;

hindamine.
Projektitsükli faasid võimaldavad projekte arendada süsteemselt, pidades konsultatsioone kõikide asjasse puutuvate sidusgruppidega. Projektitsükli iga faasi ning etapi lõpuks defineeritakse olulised järeldused ja otsused, lisainfo hankimise vajadused ning konkreetsed tulemused. Faasid on progresseeruvad, mis tähendab, et iga faas peab olema enne järgmise algust lõpetatud. Seega on võimalik algselt ettenägematuid probleeme ja küsimusi tuvastada, nende mõju järgmiste faaside jaoks läbi kaaluda ning sellele vastavalt tegutseda. Näiteks kui strateegilise planeerimise faasis toimuvad olulised poliitilised või majanduslikud muutused, tuleb anda hinnang nende tõenäolisele mõjule mistahes planeeritud projektide elluviimisel. Vajadusel saab siis järgmisesse faasi sisse viia muutused.
Projektitsükli faasid jagunevad etappideks , mille edukas läbimine on kogu faasi sooritamise eeltingimuseks.

Strateegilise planeerimise faas

Programmeerimise etapis määratakse kõrgeimal võimalikul tasemel kindlaks poliitilised suunad, prioriteedid ja üldised eesmärgid. See tasand esindab pigem püüdlusi kui konkreetseid tegevusi.
Määratlemise etapis arendatakse ideid edasi, konsulteeritakse nii kasusaajate kui teiste sidusgruppidega. Kollektiivselt viiakse läbi konteksti-, probleemi- ja riskide analüüs.
Kavandamise etapis vormistatakse väljavalitud ideed konkreetseteks programmideks või/ja projektideks.
Ressursside planeerimise etapis määratletakse projektide rahalised vajadused ning sobitatakse kasutada olevate vahenditega. Vahendite nappuse korral tehakse valik kõige olulisemate projektide vahel.
Strateegilise planeerimise faasi lõpuks on projektid kindlaks määratud ja finantseerimine kokku lepitud.

Teostamise faas

Käivitamise etapis tehakse vajalikud ettevalmistused projekti või programmi alustamiseks – täpsustatakse lähteülesanded, viiakse läbi pakkumiskonkursid, valitakse meeskond , sõlmitakse lepingud , valmistatakse ette projekti keskkond jne.
Läbiviimise etapis teostatakse ettenähtud tööd ning jälgitakse nende kulgu algse plaani taustal. Kui leitakse kõrvalekaldeid planeeritust, on vaja selgitust. Vajadusel saab projekti ümber suunata või seda kohandada vastavalt muutunud olukorrale.

Hindamise faas

Projektide hindamist pole vaja mitte ainult saavutatud tulemuste ja nende mõju analüüsiks, vaid samuti õpitu-kogetu tuvastamiseks ning selle tähenduse väljaselgitamiseks tulevaste projektide jaoks. Seega on hindamistulemused aluseks asjakohasemate ja parema ülesehitusega projektide planeerimisele tulevikus.
Hindamist ei teostata ainult pärast projekti või programmi lõppemist, vaid seda saab teha kogu projekti või programmi perioodi jooksul, sõltuvalt selle kestusest. Sel juhul on võimalik rakendada järeldusi juba käimasoleva projekti või programmi eluajal.
Projektitsükli kasutamine juhtimismeetodina
Projektitsükli juhtimine on üks konkreetne projektijuhtimise metoodika, mis võeti esmakordselt kasutusele 1960ndate alguses Maailmapanga projektide planeerimisel. Erinevates variatsioonides kasutavad projektitsükli juhtimist kõik suuremad arendusprojekte rahastavad organisatsioonid , sealhulgas Euroopa Liidu Komisjon .
Projektitsükli meetod ja selle alustaladeks olevad tehnikad nagu sidusgruppide analüüs, probleemi- ja eesmärgipuu, loogiline maatriks jne. on suurepärased abivahendid projektide kavandamisel ja juhtimisel. Projektitsükli peamine eelis seisneb süsteemsuses. Otsuste tegemine on muudetud lihtsamaks, sest iga faas ja etapp on loogiliselt järgnevaga seotud. See võimaldab paindlikult reageerida muutustele projekti keskkonnas.
Projektitsükli juhtimine ühendab terve rea analüütilisi meetodeid ja tehnikaid, mida saab projekti käigus rakendada. Nende meetodite õige kasutamine kindlustab heale projektile omaste võtmekriteeriumide täitmise – need on projekti asjakohasus, teostatavus ja jätkusuutlikkus.

Asjakohasus

Projekt peab olema suunatud kasusaaja (te) tegelikele vajadustele, projekti tulemusel peab toimuma selge positiivne muutus. Selle tagamiseks tuleb kaasata eeldatavad kasusaajad juba varases planeerimise staadiumis . Planeerimine sisaldab probleemide analüüsimist ja eesmärkide määratlemist selges seoses sihtrühmade kasuga.

Teostatavus

Projekti eesmärgid peavad olema reaalselt saavutatavad. Selle tagamiseks tuleb analüüsida projekti keskkonda ja arvestada majanduslike, finantsiliste, sotsiaalsete ja kultuuriliste võimalustega. Samuti tuleb tuvastada projekti jaoks olulised eeldused ja võimalikud riskid. Projekti saab ellu viia vaid siis, kui tema toimimise keskkond on sobiv. Eeldused ja riskid peavad olema pideva monitooringu objektid kogu projektitsükli jooksul. Kui projekti keskkond muutub, tuleb projekti tegevus ümber planeerida, suunda muuta või kõige äärmuslikumal juhul projekt peatada.
Jätkusuutlikkus
Projektid peavad olema jätkusuutlikud, mis tähendab, etnende mõju peab jätkuma peale projekti lõppemist. Näiteks tuleb tagada, et projekti raames koolitatud töötajad saavad oma uusi teadmisi kasutada ning saavutavad seetõttu positiivseid tulemusi. Või et projekti tulemusena valminud käsiraamat leiab aktiivset ja praktilist kasutamist. Projektitsükli juhtimise meetod analüüsib projekti mõju jätkuvust ja püüab seda tagada positiivselt mõjutavate tegurite lülitamisega projekti plaani. Jätkusuutlikkust kindlustavad näiteks:

• poliitiline toetus,
  
• sobiv tehnoloogia ,
  
• institutsionaalne ja juhtimisalane suutlikkus,
  
• looduskeskkonda säästev toime,
  
• soodne sotsiaal-kultuuriline keskkond.
  

8