Vähene ajaplaneerimine ainetöö (0)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
Ärijuhtimise osakond
VÄHENE AJA PLANEERIMINE
Aine lõputöö
Juhendaja: Valvo Paat
Tallinn 2012
Sisukord
Sissejuhatus..............................................................................................................3
1 Tekkepõhjused ja analüüs.....................................................................................4
2 Võimalikud lahendused.........................................................................................6
Kokkuvõte................................................................................................................8
Kasutatud kirjandus..................................................................................................9
Sissejuhatus
Tänapäeva kiire elutempo sunnib meid kõiki pidevalt tegutsema. Alati leidub töö või ülesanne, millel on paika pandud kindel tähtaeg. Üldjuhul antakse varakult teada, millal on vaja esitada valmissaanud töö, aga see ei tähenda, et ülesandega hakatakse aegsasti tegelema. Asjad kipuvad nihkuma viimasele hetkele ning ette teatatamisest ja antud ajavarust ei ole enam kasu. Säärane probleem leidub meil kõigil ning on aktuaalne . Aeg on ainus taastumatu resurss ja seetõttu tuleb seda kohelda ükskõik millisest teisest ressursist hoolikamalt. See on aga asi, mille peale tähtaegade kuulamise hetkel tähelepanu ei pöörata. Viimasel hetkel tähtsate asjade tegemine vaevab ainult iseennast : tähelepanu hajub, väheneb võimalus väljapuhkamiseks, tekivad pinged, muututakse närviliseks või koguni langetakse stressi. Kannatab ka töötulemus, mis muutub kesisemaks, lohakamaks ja tihtipeale leidub selles rohkem vigu kui tavaliselt. Selleks, et saavutada kõrgeid ja kvaliteetseid tulemusi töödes, on vaja planeerida oma aja kasutamist otstarbekalt. Töö eesmärgiks on välja uurida, kuidas tekib ajapuudus ja millised on võimalikud lahendusviisid selleks probleemiks.
Töö osadeks on: sisukord, sissejuhatus, kokkuvõte, kasutatud kirjandus. Töö põhiosa koosneb kahest osast: esimeses osas on analüüsitud probleemi tekkepõhjuseid, teine sisuosa on pakkumaks lahendusi probleemi lahendamiseks.
1 TEKKEPÕHJUSED JA ANALÜÜS
Olulised toimingud jäävad viimasele minutile, isegi kui on pikalt ette teada, millal on töö esitamise tähtpäev . Sageli takistab seatud sihil edasi liikumast kiusatus tegevusi edasi lükata. Oma töid venitades ei teki seda õiget hoogu sisse ega vaimu peale, mis aitaks saavutada häid tulemusi.
Probleemi lahendamiseks puudub motivatsioon ning tuleb ennast sundida töötama hilisõhtuni või koguni poole ööni. Töö saab küll tehtud, kuid enesetunne ja tervis kannatab. Järgmine päev muutub vaimselt raskemaks, sest vähese uneaja tõttu pole saanud organism piisavalt puhata. See toob omakorda kaasa domino efekti: iga järgnev töö nõuab rohkem energiat ning tegevuste tulemused ei vasta oodatule.
Tihtipeale tegevuste tähtpäevad kattuvad või lihtsalt tegeletakse mitme toimetusega korraga. Valikuid , millega momendil tegeleda, on palju ning ratsionaalsete otsuste langetamiseks vajalik orienteerumisvõime kaob. Hakatakse tegelema korraga mitme asjaga. Seega kerkib esile mõttetu askeldamine, mis võtab suure osa ajast endale. Pidev ühelt tegevuselt teisele ümberlülitumine tekitab pingeid ja närvilisust. Kui ollakse närviline, siis kiputakse tegema rohkem vigu kui tavaliselt. Energiat kulub kordades rohkem, sest mõtted on laiali erinevates valdkondades, muutes raskeks keskendumise hetkel käsil olevale teemale . Konteksti süvenemiseks ei ole enam piisavalt aega ja töö tulemus muutub kehvemaks. Säärane tegevus sarnaneb söömisega: kui tõsta endale liiga palju ette, siis paremal juhul jätad osa järele, halvemal juhul aga läheb seedimine korrast ära. Kui aga tõsta ette paras kogus tervislikku toitu, siis tunned end pärast söömist hulga paremini. Kui keskenduda ühele tegevusele, ollakse kordades efektiivsem. Tuleks hoolikalt valida tegevustele kulutavat aega ja arvestada nende mahtu ning oma võimed. Vastavalt sellele tuleks koostada ka tegevusplaan, mille järgi tegutseda ja millest kinni hoida.
Peale selle, et tegevusi võib takistada halb asjade korraldus ehk tegevuste planeerimine, võib häirivaks saada püsiv ühenduvuses olek. Hoolimata sellest, et tegeled parasjagu nõutud tööga, on alati olemas mõni häiriv faktor. Neist üha suurimaks segajaks on kujunenud üks peamine töövahend ise – arvuti. Interneti püsiühendus võimaldab küll oma töid kiiremini ja lihtsamini teha, kuid samavõrra kiiresti ja lihtsalt võib ennast ära unustada ning oma tööst kõrvale kalduda. Interneti abil suhtlemiseks mõeldud vahaendeid on palju: alustades erinevate suhtlusportaalidega lõpetades vahetu sõnumiside programmidega. Suhtlustarkvara ei nõua vahetut vastamist sõnumitele, lugeda ja vastata võib igakell, kuid tihtipeale jäädakse kohest ja kiiret vastust ootama. Suhtlustarkvarad on teinud lihtsaks inimeste kättesaadavuse: on näha, kui inimene viibib arvutis, sõnumi kättesaamine on kergelt märgatav, võimaldab suhelda mitme inimesega korraga. Kõik see suudab hetkega haarata tähelepanu ja panna unustama hetkel käsil olev tööülesanne.
2 VÕIMALIKUD LAHENDUSED
Vähene aja kavandamine teeb keeruliseks enda elu. Planeerides aja kasutamist, sead sa endale piiranguid ning vähendad oma igapäevast kavandatud tegevuste arvu on tulemuseks lihtsam ja rahulikum elu. Universaalseks lahenduseks oleks luua endale kindel ja läbimõeldud päevakava. Märkida ülesse kõik vajalikud tööd ning liigtada need olulisteks , kiireteks, aeganõudvateks. Niiviisi on võimalus endal järge pidada, millist ülesannet on võimalik delegeerida, milline on oluline ja kiire, ja mida on võimalik edasi lükata (1 lk 66). Olulisteks tegevusteks ei leia keegi kunagi aega, see tuleb ise võtta. Selleks, et teha olulisi asju, tuleks võtta iga päev aega ning tegeleda nendega kasvõi natukene. Oma projekti planeerimisel tuleb arvesse võtta, et iga tegevus võtab kavandatust rohkem aega, seega tuleb jättaplaani piisavalt varuaega, ent projekti elluviimise käigus tulesk toimida, nagu seda poleks (1 lk 69). Kui ei leia piisavalt varakult aega olulisteks tegevusteks, milleks näiliselt on aega veel küll, jõuavad asjad viimasele hetkele, mil tegutsemine on kõige kulukam nii ajaliselt kui ka energia poolest. Lihtne on välja kirjutada tegevusi, mis on vaja teha, kuid oma plaanist kinni hoidmine on juba keerulisem. Siinkohal oleks vaja ennast pidevalt motiveerida , näiteks oleks võimalik eesmärgi saavutamisel iseennast premeerida.
Motivatsioonipuudus võib tuleneda ülesannete täitmisest, mis ei ole enese jaoks huvitav. Kui ülesanne on ebahuvitav siis nõutava selle täitmiseks puudub motivatsioon ning kogu tegevus muutub ebameeldivaks ja haarab enda alla rohkem aega. See toob kaasa enesetunde halvenemise või koguni stressi. Stressi vähendamiseks oleks mõistlik teha kõik ebameeldivad ülesanded võimalikult kohe ja meeldivad asju võib edasi lükata, sest nendega tegelemine sujub ladusamalt (2 lk 64). Enamalt jaolt tegevused, mis pole meeldivad, nõuavad liigset ressurssi või on seotud ebameeldivate emotsioonidega. Kui lahendada esmalt ära meeldivad tööd, siis kuhjuvad ja tekitavad järjekorda ebameeldivad tööd ning jäävad pidevalt kummitama . Ebameeldivate asjadega tuleks tegeleda kohe, meeldivatega aga hiljem. Kuna töö, mis ei paku huvi, nõuab rohkem aega, siis oleks sobilik alustada ülesande lahendamisega varem. Ühe hetkega ei pea terve tööga lõpuni jõudma, piisab ka alustamisest, ning tekitada omale ajakava tolle ülesande täitmiseks. Samuti aitab ebameeldivate tegevuste täitmiseks positiivne suhtumine. Igasse töösse võiks suhtuda optimistlikult, sest positiivne meeleolu aitab ülesandeid lahendada kiiremini. Suhtudes töösse positiivselt suudetakse toiminguga kohaneda rutem ning toimimine on efektiivsem. Töö kulgeb sujuvamalt, ja mis kõige tähtsam, hoitakse aega kokku, kuna virisemise ja halva tuju välja elamise peale ei kulu liigselt aega.
Arvutikeskkonnas tööd tehes on oluline jägida, mis toimub sinu ekraanil , sest see võib hoida kokku ajakulu. Suhtlusprogrammides on võimalik muuta enda staatuseid. Staatused on head indikaatorid sinu hõivatusest. Kui ei soovita olla kogu aeg saadaval ja kohe inimestele vastata, siis tuleb panna saatuseks “hõivatud” või “eemal”. Siis ei oodata kiireid vastuseid (2 lk 200). Samuti tuleks lülitada välja erinevad helid ja teatised , kui saabunud on kiirsõnum või uus e-mail või mõni kontakt on sisse loginud suhtluskeskkonda. Kui erinevad teatised on väljalülitaud, on vähem töö tegemist häirivaid faktoreid, mis sunniksid igal hetkel kontrollima oma e-posti ja teisi portaale. Seega väheneb ajakulu ja töö tegemine muutub intensiivsemaks. Iga töö juures ei ole oluline, et oleks tagatud pääs internetti. Järelikult, ajal, mil tehakse tööd, kus ei ole oluline interneti olemasolu, võib internetiühenduse oma arvutis välja lülitada. See oleks otsene takistus aja raiskamiseks.
Kokkuvõte
Meile kõigil on aega antud täpselt sama palju: tund, nädal, kuu ja nii edasi. Selleks, et antud ajaga toime tulla, tuleb ise võtta vastu otsused, millal mida teha. Oluline on valida õige aeg otsustamiseks ning sobivaim aeg otsustatu elluviimiseks. Organiseerides ja paika pandes kindlad graafikud ja tähtajad, aitavad läbi lüüa enda töös. Siinkohal on abiks päevakavade koostamine, mis teeb elu lihtsamaks. Kvaliteediprobleemi „Vähene ajaplaneerimine“ läbi analüüsides, leidsin, kus esineb tõrkeid tööülesannete täitmisel kõige enam ning kus läheb kaotsi väärtuslik aeg. Üks probleem võib tekitada ahelreaktsiooni mitmete tagajärgedega, lihtsam on lahendada ühte probleemi kui mitut korraga. Tuleb leida probleemi allikas ja leida sellele lahendusi. Töötades läbi erinevaid materjale aja planeerimise kohta, leidsin uusi lahendusvõtteid probleemidele ning aitas pöörata tähelepanu nüansidele, mis esmapilgul kahesilmavahele võisid jääda. Probleemide lahendamsieks on alati mitmeid lahendusviise, tuleb vaid leida olukorrale ja ka endale sobiv ning tegutsema hakata.
Kasutatud kirjandus
1.Otsmann, K. Hetk. Eesti Ajalehed, 2010
2. Reinsalu, A. Praktiline ajajuhtimine. Äripäev , 2007
9