Sekretäri ametiprofiil (0)

Tartu Kutsehariduskeskus
IKT osakond
.
AMETIPROFIIL JA AMETIJUHEND
Iseseisev töö
Juhendaja
Tartu 2012
SISUKORD
SISSEJUHATUS 2
1. AMETIPROFIIL JA AMETIJUHEND 3
KOKKUVÕTE 6

SISSEJUHATUS

Antud iseseisva töö eesmärgiks oli koostada ametijuhend ja profiil . Töö ülesanne oli lihtsuse poolest keskmine, tuli vaeva näha ja uurida erinevaid ametiprofiile. Antud teema puhul iseseisva töö tegemine on vajalik erialaseks tööks. Töös sai kirja pandud sekretäri tööülesanded, õigused ja vastutused.

1. AMETIPROFIIL JA AMETIJUHEND

Struktuurüksuse nimetus
Tartu Linnavalitsus
Ametikoht
Sekretär
Ametisse nimetamine
Osakonna juhataja
Ametikoha põhieesmärk
Osakonna juhataja tehniline teenindamine, abistamine avalikkusega suhtlemisel
Kvalifikatsiooninõuded:
1. Keskharidus , ametialane ensetäiendamine.
2. Arvuti kasutamise oskus.
3. Võõrkeele oskus kesktasemel
Muud nõudmised:
1. Varasem töökogemus.
2. Hea suhtlemis ja väljendamisoskus.
3. Kohuse -, otsustus ja vastutustunne .
Tööülesanded
Tulemus
1. Dokumentide vastuvõtmine, edastamine , registreerimine.
Kirjavahetus ja dokumendid on registreeritud, süstematiseeritud ja õigeaegselt edastatud .
2. Dokumentide vormistamine.
Nõuetekohaselt vormistatud dokumentatsioon .
3. Dokumendi täitmise kontroll.
Dokumendis märgitud täitmise tähtaegade üle arvestuse pidamin, teeb meeldetuletusi nende täitjatele.
4. Postikulu aruade koostamine iga kuu 5. kuupäevaks.
Postikulu aruanne koostatud iga kuu 5. kuupäevaks.
5. Firmasisese igapäevase administratiivtöö koordineerimine ning mõnusa bürooatmosfääri loomine, s.h vajadusel firmasisese infoliikumise koordineerimine.
Edastatud info vajalikele inimestele, ettepanekud töö paremaks korraldamiseks.
6. Telefonikõndele vastamine, suunamine.
Telefoni teel esitatud üsimusele on korrektselt vastatud või kõne suunatud vastavalt valdkonnale pädevale isikule.
7. Asjaajamises tekkinud toimikute pidamine, ettevalmistamine arhiivihoidlasse üleandmiseks.
Dokumentide sälitamine tagatud.
8. Dokumentide üle arvestuse pidamine.
Dokumendid süstematiseeritud
9. Organisatsiooni kodulehe uuendamine.
Koduleht on korrektselt hallatud, kodulehe uudised ja teated grammatiliselt kontrollitud. Info avalikult kuvatav ja kättesaadav.
10. Kontoritehnika korrashoiu jälgimine, vajadusel hoolduse ja remondi organiseerimine .
Kontoritehnika on korras ning vajadusel hooldus ja remont organiseeritud.
11. Toimuvate nõupidamiste ja koosolekute ettevalmistamine ja protokollimine .
Koosoleku korrektne teenindamine, õigeaegselt ja tehniliselt ettevalmistatud, vajadusel protokollitud.
12. Valmistab ette külaliste vastuvõut.
Vastuvõtt korrektselt ettevalmistatud.
13. Töökeskkonna, -tervishoiu ja -ohutuse
alaste tegevuste teostamine .
Töötervishoiu ja tööohutuse seadusest
tulenevad nõuded on täidetud, töötajate tervisekontroll läbi viidud , vajalike esmaabivahendite olemasolu.
14. Tööajatabeli pidamine.
Tööajatabel õigeaegselt esitatud.
15. Müügiarvete koostamiseks vajaliku info
edastamine raamatupidamisele.
Müügiarvete (sh koolitusarved)
koostamiseks vajalik info on tähtaegselt
edastatud raamatupidamisele.
16. Muude ühekordsete ametialaste ülesannete täitmine.
Ülsedanded täidetud.
Õigused:
1. Saada oma ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja töövahendeid.
2. Teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks.
3. Saada ametialaselt vajalikku täiendavat koolitust.
4. Keelduda ülesannetest, mis on seadusega vastuolus .
5. Jätta nõuetele mittevastav document registreerimata või välja saaatmata.
6. Kasutada töökohuste tätimiseks vajalikke infotehnoloogia - side ja abivahendeid.
Vastutus:
1. Tööülesannete nõuetekohase, õigeaegse ja korrektse täitmise eest.
2. Töö käigus esitatud ja koostatud materjali õigsuse eest.
3. Töö tõttu teatavaks saanud konfidentsaiaalse info hoidmise eest.
4. Töövahendite säästliku planeerimise ja kasutamise eest.
5. Tema kasutuses oleva riist ja tarkvara korrashoiu ning säilimise eest.

KOKKUVÕTE

Töö tegemise tulemusena õppisin põhjalikumalt tundma sekretäri tööülesandedi. Õigusi ja vastutusi. Oma ametijuhendi tundmine erialases töös on väga oluline. Ametijuhendis said kirja pandud sekretäri tööülesanded, õigused ja kohustused ning tööülesannete oodatud tulemused.