Essee kommunikatsioon organistatsioonis (1)

Tallinna Ülikool
Psühholoogia Instituut
KUIDAS MA RAKENDAKSIN LOETUT PRAKTILISES JUHTIMISTEGEVUSES?
Essee
Tallinn 2014
On iseenesest mõistetav, et iga organisatsiooni juht soovib, et organisastioon oleks edukas. Organisastiooni edukuse tingivad väga mitmed faktorid , kuid antud essees keskendun ühele faktorile – kommunikatsioonile organisatsioonis. Teadmine sellest, millist verbaalse kommunikatsiooni käitumist kasutatakse pidevalt tööl, annab meile võimaluse suunata fokusseeritumalt koolitamist ja töö tulemuslikkuse hindamist ning kommunikatsiooni planeerimise kaudu parandada organistatsiooni efektiivsust . (Keyton, J., et al. 2013)
Kommunikatsioon organisatsioonis on äärmiselt oluline tagamaks töötajate rahulolu, mis omakorda parandab töötajate pühendumist ja motivatsiooni ning seega tagab ka paremad töötulemused. Kuidas saaksin mina juhina seda teadmist rakendada ja tagada seeläbi organisatsiooni efektiivsema toimimise?
Leian, et kõik algab töötajate värbamise protsessist, teades kui oluline on efektiivselt toimiva organisatsiooni jaoks töötajate suhlemisoskus ja võime edastada informatsiooni selgelt ning kokkuvõtlikult , keskenduksingi esmalt justnimelt õigete oskustega inimeste värbamisele. Tänapäeval eksisteerib väga mitmeid organisatsioone, mis tegelevad personalivärbamisega teiste organisatsioonide jaoks. Valiksin pikaldast kogemust ja oskusi omava firma, kellele sõnastaks väga selgelt nõudmised kandidaatidele, sealhulgas suhtlusoksuse.
Kommunikatsiooniteadlased väidavad, et kommunikatsioon on organisatsiooni organiseerimise aspektist äärmiselt vajalik, kuid ei tohiks eeldada, et kommunikatsiooni rohkus on alati seoses kommunikatsiooni kvaliteediga. (Keyton, J., et al. 2013) Seetõttu leian, et juhina peaksin üritama kehtestada kvaliteetse kommunikatsiooni toimimise. Kindlasti ei ole see lihtne ülesanne, sest kommunikatsioon toimub organisatsioonis väga mitmel tasandil. Kuid siiski leian, et juhil on siinkohal oluline roll. Tuleks tagada, et ei oleks infosulgu või segase, vasturääkiva informatsiooni edastamist. Segase informatsiooni edastamine ja kommunikatsiooni üleküllus tekitavad töötajates stressi ja ebamäärasust, mistõttu langeb ka töö tulemuslikkus. Juhina üritaksin tagada informatsiooni õigeaegset edastust ning kommunikatsiooni läbipaistvust. Näitena siinkohal võiks tuua organisatsiooni siselehel Intranet’is kõigi oluliste otsuste, sündmuste ja informastiooni kajastust, mis tagab kõikidele töötajatele võrdse ligipääsu informatsioonile.
James Baba Abugre (2011) on väitnud , et efektiivne suhtlemine juhtide ja alluvate vahel võib parandada töötajatevahelisi suhteid ja usaldust, soodustada suhtevõrgustikke, mille tagajärjel suureneks organisatsiooni sotsiaalne vastutus. Lääne kultuurile omaselt pooldan mina organisatsioonis võimudistantsi vähesust, ehk juhina oleksin kättesaadav kõigile töötajatele. Igal töötajal oleks võimalik otse minu poole pöörduda. Ühest küljest on otsene kontakt töötjatega kindlasti juhile koormav , samas vajalik, et tagada töötajale tunne, et ta on vajalik ja võrdne. Vaatamata sellele, et juht ja tema alluvad ei saa olla päris võrdsed, võib positsiooni ja võimudistantsi tunnetuslik vähendamine tekitada töötajates suuremat turvatunnet ning usalduslikku õhkkonda organisatsioonis.
Avatud suhtlus juhi ja alluvate vahel on oluline ka töötaja arenguvõimaluste seisukohalt. Kui juht on kursis töötaja arengu ja panustamisega organisatsiooni, on edutamine tõenäolisem, kui otsese kommunikatsiooni puudumisel. Lisaks palganumbrile on oluline ka tunnustus ja töötaja märkamine . Juhina püüaksin tunnustada töötajaid, leian, et oluline on tunnustada mitte ainuüksi neid töötajaid, kes on hakkama saanud millegi silmapaistvaga vaid ka neid kes igapäevaselt oma tööd suurepäraselt teevad ja konstantselt töö tulemuslikkusesse panustavad. Töötajaid motiveerib arenguvõimaluse olemasolu, mis omakorda tõstab töötajate rahulolu. (B. P. Kumari ; V. N. Giri, 2009) Lisaks igapäevasele tunnustamisele ja töötaja märkamisele, on siinkohal oluline välja tuua ka arenguvestlusted. Juhina peaksin leidma aega, et pidada teatava perioodi tagant kõikide töötajatega inividuaalne vestlus . See on oluline, sest vestluse käigus saab läbi vaadata kuidas on töötaja suutnud püsitatud eesmärke täita ning seada uusi, väljendada rahulolu töötaja panuse suhtes, suunata töötajat eesmärkide täitumise suunas ning kaardistada edaspidised arengutevõimalused. Töötajale annab see aga võimaluse olla märgatud, tunnetada personaalset lähenemist, väljendada rahulolu või pahameelt ning paremini seada esipidiseid sihte. Kindlasti on siinkohal miinuseks sellise ettevõtmise ajakulukus, kuid eeldades, et võib olla töötajatele motiveerivaks, ei peaks ainuüksi ajakulu tõttu arenguvestlustest loobuma .
Paljud uurijad on leidnud, et töötajad vajavad enda hea enesetunde ja mugavuse tagamiseks informatsiooni oma töökeskkonna ning kolleegide kohta. (B. P. Kumari; V. N. Giri, 2009) Informatsiooni omamine võimaldab töötajatel õppida, kuidas töökeskkonnas toimida ning vähendab seeläbi stressi ja ärevust. (Mignerey, 1991) Ainuüksi informatsiooni tagatusest töökeskkonna kohta ei piisa selleks, et inimesed saaksid edukalt töötada rühmades. Selleks, et minu töötajad omaksid piisavat usaldust üksteise vastu ja koostöövalmidus oleks kõrge, korraldaksin perioodiliselt mitmeid tööväliseid üritusi, kus inimesed saaksid üksteist paremini tundma õppida ja loodetavasti sellised üritused suurendaksid ka meeskkonnavaimu.
Kokkuvõtteks võib öelda, et on väga lihtne igapäevategevuste ja eesmärkide varjus unustada kommunikatsiooni olulisust ning sugugi mitte lihtne kordineerida ja luua efektiivset ja toimivat kommunikatsiooni organisatsioonis, kuid vaatamata selle tuleb organisatsiooni efektiivse toimimise nimel sinna suunas püüelda .. Efektiivne kommunikatsioon saab võimalikuks, kui organisatsiooni juhtpositsioonil olevad inimesed parandavad kommunikatsiooni meetodeid , ning tagavad töötajatele piiranguteta juurdepääsu kommunikatsioonikanalitele. (Abugre, 2011) Mina isiklikult leian, et juhil on organisastioonis äärmiselt suur roll nii õhkkonna loomisel kui ka kommunikatsiooni manageerimisel ning, et eelpool mainitud meetoditega on täiesti tõenäoline parandada kommunikatsiooni organisatsioonis. Samas ei välistaks, et mõni neist meetoditest ei pruugi töötada nii efektiivselt kui ma seda praegu eeldan ning kindlasti leidub palju rohkem meetodeid, mil viisil võiks, lisaks eelpool mainitutele, parandada kommunikatsiooni kvaliteeti organisastioonis.
Kasutatud allikad
Abugre, J. (2011). APPRAISING THE IMPACT OF ORGANIZATIONAL COMMUNICATION ON WORKER SATISFACTION IN ORGANIZATIONAL WORKPLACE. Problems Of Management In The 21St Century, 17-15.
Keyton, J., Caputo, J. M., Ford , E. A., Fu, R., Leibowitz, S. A., Liu, T., Polasik, S. S., Ghosh, P., Wu, C. (2013). INVESTIGATING VERBAL WORKPLACE COMMUNICATION BEHAVIORS. Journal of Business Communication 50(2), 152 - 169.
Kumar , B. P., Giri, V. N. (2009). EXAMINING THE RELATIONSHIP OF ORGANIZATIONAL COMMUNICATION AND JOB SATISFACTION IN INDIAN ORGANIZATIONS . Journal of Creative Communications, 4, 3, 177-184.