Aruandlus (0)

Project Cycle Management Handbook

9. peatükk

ARUANDLUS

Käesolev peatükk räägib sellest, miks on vajalik projekti aruandlus ning milliseid aruannete tüüpe rahvusvaheliste, sealhulgas Phare projektide puhul kasutatakse. Peatüki lõpus antakse näpunäiteid aruande vormistamise ja esitamise osas.

Aruandluse eesmärk

Projekti aruandlus täidab mitut eesmärki. Esmalt aitab ta doku­menteerida projekti käiku, tehtud otsuseid, muudatusi ja järeldusi. Aruandlust võib käsit­leda projek­ti ühe väljundina, kuna ta on projekti käigus loodud materiaalne väärtus.
Aruandlusel on oluline tähendus ka projekti kestel, kuna tema kaudu saadakse heakskiit ja kinnitus tehtud tööle ning edasisele tegevuskavale.
Projekti aruandlus kajastab muudatusi projekti tegevustes, ajakavas, meeskonnas ja ressursside jaotuses. Kui aruanne on kinnitatud – tavaliselt teeb seda projekti juhtkomitee – on ühtlasi kinnitatud ka selles pakutud muudatused.
Aruannete esitamine ja kinnitamine on sageli otseselt seotud väljamaksetega tehtud kulutuste katteks.
Aruannetel on ka analüütiline roll. Peale faktide võib aruannetes viidata probleemidele ning pakkuda välja lahendusi. Aruandluse kaudu võib edastada ettepanekuid , mis jäävad projekti mõjualast välja, kuid on kasusaajale materjaliks tulevaste projektide planeerimisel.
Aruanded on väga oluliseks materjaliks projekti hindamise protsessis, eriti kui hinnang antakse peale projekti lõppemist, mil kõik projektiga seotud inimesed pole enam kättesaadavad.
Projekti aruandluses nähakse sageli tüütut bürokraatiat. Tegelikult on aruandlus vajalik ja kasulik kõigi projektiga seotud osapoolte jaoks.

• Kasusaavale organisatsioonile on aruandlus üheks monitooringu instrumendiks. Aruannete analüütilist osa saab kasutada argumendina tulevaste projektide rahastamise taotlemisel.

• Ka teostav firma või institutsioon ise võidab kvaliteetsest aruandlusest. Kinnitatud aruanne annab talle tegevusvabaduse aruandes sätestatu piirides ning samas on oluliseks töövahendiks projekti õigetes raamides hoidmiseks. Aruandlusel on ka distsiplineeriv mõju.

• Rahastav organisatsioon ei ole projekti tegevustega igapäevases kontaktis. Seega on aruanne tema jaoks peamine monitooringu vahend. Projekti aruannete põhjal annavad doonororganisatsiooni ametnikud omakorda aru finantside kasutamise efektiivsuse ja kvaliteedi kohta.

• Aruannete tüübid

Seda, milliseid aruandeid, millise sagedusega tuleb esitada, määratleb projekti lähteülesanne. Hilisemate arusaamatuste vältimiseks on kasulik lähteülesandes kirjeldada ka tellija nõudmisi aruannete sisule, mahule, kasutatavale keelele ja saajate hulgale.

Lähtearuanne

Projekti lähtearuanne on dokument, mis antakse välja projekti algfaasis. Olemuselt on ta enam tegevuskava kui aruanne. Lähtearuanne on iseäranis vajalik projektidele, mille puhul lähteülesande kinnitamise ja projekti alguse vahel on pikk ajaline intervall. Phare projektide puhul pole haruldane , et selleks intervalliks on pool kuni poolteist aastat. Sellisel juhul peab projekti taktika, tegevuste ajagraafik ja ressursside jaotus lähtuma olukorrast projekti alguseks. Seega antakse projekti meeskonnale aega paarist nädalast kuni paari kuuni projekti tegevuskava täpsustamiseks ning lähtearuande kirjutamiseks.

Lähtearuanne:

• Tuvastab olukorra projekti alguseks.

• Pakub ja põhjendab vajalikud muudatused võrreldes Lähteülesandega.

• Esitab projekti tegevuste ajagraafiku kogu projekti perioodiks. Pikema projekti puhul tehakse kogu projekti üldine graafik ning lähema kolme kuu detailne graafik.

• Esitab baasuuringute tulemused, kui need on lähteülesandes ette nähtud.

Projekti tegevusaruanne

Tegevusaruannete sageduse määratleb lähteülesanne. Olenevalt projekti pikkusest ja iseloomust võib aruandlust nõuda igakuiselt, kord kvartalis või näiteks üks kord projekti kestel ja lõpus. Projekti aruandlus võib olla seotud ka oluliste verstapostidega. Ühelt projektilt võib nõuda paralleelselt erineva detailsuse astmega aruandeid erineva intervalli tagant. Kõige tüüpilisemad tegevusaruanded on kuuaruanded ja kvartaalsed aruanded.

• Kvartaalsed aruanded on põhjalikud. Nad sisaldavad nii möödunud perioodi tegevuste-tulemuste kirjeldust, kui ka järgmise perioodi planeeringut. Kvartaliaruandele lisatakse aruandlusperioodi jooksul valminud olulised dokumendid (uuringud, koolitusprogrammid, ekspertide tööaruanded jne).

Tavaliselt arutatakse kvartaliaruandeid projekti juhtkomitee koosolekutel ning kinnitatakse peale juhtkomitee poolt nõutud muudatuste sisseviimist. Tavaliselt on kinnitatud kvartaliaruanne aluseks teostavale firmale ülekannete tegemiseks.

• Kuuaruanded on lühiülevaated sooritatud tegevustest ning ei vaja juhtkomitee kokkukutsumist ega formaalset heakskiitu.

Eksperdi tegevusaruanne

Eksperdi tegevusaruanne on konkreetse eksperdi raport oma visiidi või tööpanuse kohta.

Eksperdi tegevusaruandeid on praktiline nõuda selleks, et dokumenteerida ning hiljem kasutada eksperdi hinnangut , arvamust või ettepanekuid. Raport on ka tõestusmaterjaliks eksperdi töö kohta. Kui laiem projekt hõlmab mitmete lühiajaliste ekspertide tööd, siis esitatakse ekspertide tegevusaruanded sageli projekti tegevusaruande lisadena.
Finantsaruanne
Finantsaruande esitamise regulaarsuse ja korra sätestab lähteülesanne või konkreetse programmi reeglistik. Nõuded finantsaruande formaadile varieeruvad olulisel määral. Finantsaruandele lisatakse kõik projekti väljaminekuid kajastavad kuludokumendid. Inimressursi kasutamist kajastavatele kuludokumentidele lisatakse tavaliselt iga eksperdi tööaja arvestuse leht. Samuti esitatakse finantsaruandes ülevaade iga eelarve rea kasutatud ressursi ning jäägi kohta.
Finantsaruande vormistamine nõuab reeglina konsulteerimist programmi administraatoriga. Phare puhul aitab nõudeid järgida DIS käsiraamat.
Lõppraport

Lõppraport on iga projekti kohustuslik väljund. Aruannetest on ta kõige põhjalikum ning kajastab retrospektiivselt kogu projekti kestvusaega.

Lõppraport on aruanne:

• Projekti tegevustest;

• Projekti tulemustest/väljunditest kõrvutatuna lähteülesandega;

• Projekti tähelepanekutest ja soovitustest kasusaajale;

• Projekti ressursside kasutusest.

Lõpparuanne sisaldab lisana kõiki olulisemaid projekti jooksul toodetud dokumente.

Aruande struktuur

Aruannete struktuur ei tarvitse olla rangelt sätestatud. Paljudel doonor -organisatsioonidel on oma aruandluse formaat , mis on kas soovituslik või kohustuslik. Peale selle võivad ka kasusaajal olla oma nõudmised aruannete struktuuri osas. Allpool toodud komponendid kajastavad kõige tüüpilisemaid komponente aruannetes.

• Tiitelleht – projekti nimi, number, teostava firma/organisatsiooni nimi, aruande tüüp, väljaandmise aeg, rahastaja logo.

• Sisukord – peatükkide ja alapeatükkide nimetused ja leheküljed; lisade numbrid ja pealkirjad; akronüümide ja lühendite seletused.

• Eessõna – mis dokumendiga on tegemist, millist perioodi ta katab ning kellele on mõeldud.

• Sünopsis – lühikirjeldus projekti eesmärkidest ja planeeritud väljunditest, tavaliselt vastav peatükk ToR’ist.

• Aruandlusperioodi tegevused – olulisemate läbiviidud tegevuste nimekiri; viited probleemidele nende läbiviimisel.

• Järgmise perioodi tegevuste plaan – planeeritud tegevuste nimekiri; viited muudatustele võrreldes lähtearuandes planeerituga; vajalike muudatuste põhjendused.

• Probleemid ja soovitused – probleemid ja takistused projekti keskkonnas; võimalikud lahendused; muud projekti keskkonnaga seotud soovitused.

• Ressursside kasutus – kui palju eks­pertpäevi on aruandlusperioodi lõpuks ära kasutatud ja kui palju on alles; kui palju rahalisi ressursse on kompenseeritavate kulude alt ära kasutatud ja kui palju kasutamata; soovitav tabeli vormis.

• Kokkuvõte – lühikekokkuvõte aruande sisust.

• Lisad – kõik olulisemad aruandlusperioodi jooksul valminud dokumendid ja materjalid.

Käsiraamatu lisast 2 leiate näite projekti käivitus- ja tegevusaruande kohta.

Aruande vormistamine ja esitlemine

Aruannete saajad ja lugejad on huvitatud asjalikust, konkreetsest ja võimalikult lühikesest aruandest. Samas peab aruanne sisaldama kogu lähteülesandes nõutud informatsiooni. Head aruannet on lihtne lugeda, sest ta on korrektne, loogiliselt liigendatud, selgelt sõnastatud ning kirjavigadeta. Heakskiidetud ehk lõplik variant aruandest võiks olla köidetud isegi siis, kui aruandest on nõutud vaid elektroonset versiooni. Köidetud aruannet on mugav kasutada ja säilitada.

Aruanne kannab endas ka projekti teostava firma/organisatsiooni imagot. Seega tuleb kasuks atraktiivne , kuid samas liialdusteta välisilme.
Reeglina tuleb projekti olulisemate aruannete aruteluks kokku projekti juhtkomitee. Sellisel juhul kujuneb mulje projekti edukusest peale aruande enese ka selle esitluse põhjal. Aruannet esitleb tavaliselt projektijuht .
Esitluse juures tasub keskenduda kõige olulisematele küsimustele, kuna projekti detaile on juhtkomitee liikmed eeldatavasti juba lugenud.
Projektijuhil on kasulik esmalt rõhutada edukaid momente projekti juures. Kui aga probleemide lahendamine sõltub juhtkomitee liikmetest, tuleb ka need arutuse alla võtta.
Projektijuht jätab endast efektiivsema mulje, kui reageerib positiivselt kõigile ettepanekutele ja kriitikale - ka siis, kui ta päriselt sellega ei nõustu. Juhtkomitee koosolek pole koht, kus vaidlema või tüliküsimusi lahendama hakata.
Kasuks tuleb kasusaaja panuse esile tõstmine projekti tegevuste juures.
90