3. Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. 4. Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. Dokumentide liigitusskeem- (1) Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. (3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks);
dokumendisüsteemi ei hõlmatagi. Organisatsiooni dokumendisüsteem saab loodud või saadud dokumendist “teadlikuks” alles dokumendi registreerimisel. Organisatsiooni saabunud dokumendid sisenevad dokumendisüsteemi registreerimise teel. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE Dokumendisüsteemis hallatakse dokumente rühmiti, mis võimaldab dokumente tõhusamalt leida ja hallata. Dokumentide liigitamine toimub liigitusskeemi (dokumentide loetelu) järgi Dokumente võib liigitada erinevate tunnuste alusel, levinumad on: 1) funktsioonipõhine liigitamine 2) struktuuripõhine liigitamine 3) temaatiline liigitamine 4) dokumendiliikidel põhinev rühmitamine Funktsioonipõhine liigitamine Organisatsioonil on oma kindlad funktsioonid – ülesanded, mille täitmiseks ta on loodud. Iga dokument tekib mingi kindla funktsiooni täitmise käigus. Funktsioonid jagunevad:
1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le; 3) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. 4. Nimeta liigitusskeemi tasandeid? 1) funktsiooni tasand; 2) sarja tasand. 5. Milline asutus kooskõlastab liigitusskeemi? Avalik arhiiv 6. Mis on dokumentide hindamise eesmärgiks? eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 7. Nimeta vähemalt 4 dokumentide hindamiskriteeriumit. Dokumentide hindamisel lähtub avalik arhiiv: 1) asutuse või isiku olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias;
Liigitusskeem on organisatsiooni funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeem on vajalik dokumentide haldamiseks ehk liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks, peab sisaldama juurdepääsutingimusi. Liigitusskeem on dokumentide loetelu üks osa ja pole mõeldud eraldiseisva dokumendina. Dokumentide loetelust/liigitusskeemist saab teada organisatsiooni dokumentide liigitusskeemi (funktsiooni/sarja tasand), säilitamise tähtajad, juurdepääsupiirangud, teabekandja, vastutaja jm andmed. Liigitusskeemi koostamist sätestab "Arhiivieeskiri", mis kehtib asutustele ja isikutele, kes täidavad avalikke ülesandeid. Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: organisatsiooni nimetust; funktsiooni nimetust ja selle tähist; sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Liigitusskeemi tasandid on:
7.2 Dokumentide loetelu väljatöötamine 33 7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine 33 7.2.2 Liigitusskeem 34 7.2.3 Asutuse funktsioonide analüüs 35 7.2.4 Funktsioon, tegevus, toiming – dokumentide tekkekontekst 36 7.2.5 Dokumentide liigitusskeemi tuletamine funktsioonide analüüsist 40 7.2.6 Liigitusüksuste järjestamine 47 7.2.7 Liigitusüksuste tähistamine ja pealkirjastamine 48 7.2.8 Eritüübilise teabe esitamine dokumentide loetelus 49 7.2.9 Juurdepääsutingimuste haldamine 54 7.2
Question 5 Asjaajamiskorra koostamisel lähtutakse riiklikest õigusaktidest ja organisatsiooni tegevusega seotud seadustest. Vastus: Õige Vale Muidugi on nii ! Ja lisaks võetakse aluseks organisatsiooni põhikirjalised tegevuseesmärgid. Question 6 Dokumentide liigitusskeem koostatakse organisatsiooni dokumentide loetelu põhjal. Vastus: Õige Vale Dokumentide loetelu hõlmab kogu organisatsiooni dokumentide nimistut, mis on liigituseskeemi aluseks. Liigitusskeemi alusel koondatakse ja numereeritakse sarnased dokumendid, kas tegevusfunksiooni, struktuuride või dokumendiliikide järgi. Dokumendid kogutakse toimikutesse.
asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Correct b. ametlikuks kasutamiseks mõeldud, ametiasutuse poolt väljastatud tõend, tunnistus vms c. jäädvustatud teave Question 8 Dokumentide loetelu sisaldab: Select one: a. käskkirju, protokolle, akte, aruandeid jne b. liikideks rühmitatud dokumente, mille koostamine on ette nähtud õigusaktiga c. liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja vajadusel muid dokumentide haldamise kriteeriume Correct Question 9 Asjaajamiskord on organisatsioonisisene normdokument (alusdokument), mis esitab nõuded dokumentide haldamisele organisatsioonis. Select one: Tõene Correct Väär Question 10 Dokumendi omadused on autentsus, usaldatavus, terviklikkus ja kasutatavus Select one: Tõene Correct Väär
ega ohusta selle edasist säilimist. § 4. Arhiivi hoidmine (1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. . 3. peatükkDokumentide liigitamine § 6. Liigitusskeem Liigitusskeemi on vaja selleks, et asutusel oleks olemas struktureeritud loetelu ja raamistik dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks . (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. § 7. Liigitusskeemi tasandid Sari on tüüp dokumentide kogumiseks (4) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema;
On olemas igasuguseid dokumendiklassifikatsiooni variante. Osa jaoks on välja töötatud normdokumendid (nt AS, MSVS, AvTS, TKTA). Kuid keegi ei keela kasutada oma klassifikatsiooni. Klassifikatsiooni valik sõltub organisatsiooni tegevusest, tehtava töö liikidest, organisatsiooni suurusest ning muidugi kohustuslikest normatiivide nõuetest. Edasi on vaja grupeerida dokumendid, mis kuuluvad erinevate dokumendiliikide alla ühise liigitusskeemi järgi. See laseb vähendada dokumentide ringlusskeemide hulka, samuti aitab see määrata ühised reeglid dokumentide jaoks, milledel on sarnane liikumisskeem (ringlus). Viimane etapp dokumendihalduse välja töötamisel on olemasolevate skeemide täiendamine tegevustega, mida näevad ette normdokumendid. Et dokumendihaldus oleks efektiivne, on vaja määrata kõige sobilikum meetod, et realiseerida normdokumentide nõudmised organisatsioonis
säilitustähtaegade jooksul. 2. Kes kinnitab asutuse asjaajamiskorra? Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra 3. Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannete. 4. Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide Loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. 5. Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskeskus) kaudu. 6. Nimeta digitaaldokumentide loomisel kasutatavaid mõningaid ühtlustatud andmekirjeldusi. Ühtlustatud andmekirjeldusi, WorldWide Web Consortium’i (W3C) Soovitustele vastavat laiendavat märgistuskeelt nt XML 7
avaliku arhiiviga. Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. Eeskujuliku dokumendihaldusega asutuses on arhiiv korras juba tema loomishetkest alates. Asjaajamise käigus luuakse toimikud, mis on avatud dokumentide loetelus kehtestatud liigitusskeemi järgi ja mis kantakse järjepidevalt arhivaalide loetellu. Korras arhiivile asutuses ja korras arhiivile avalikus arhiivis esitatavad nõuded on mõnevõrra erinevad, sest avalikus arhiivis peavad dokumendid säilima ja olema kasutatavad sajandeid. Arhiivi korrastamine ja kirjeldamine on pikaajaline protsess, mis algab dokumentide loomisega ja lõpeb arhivaalide üleandmisega avalikku arhiivi. Üldised
otsiterminite andmine. Indeksitermin võib olla kasutaja poolt vabalt valitud, kuid reeglina on otsiterminid normaliseeritud kas asutuse enese koostatud või mõne laiemalttunnustatud loeteluna. Indeksitermin võib olla nii sõnaline kui numbriline. Eesti asjaajamistraditsioonis kasutatakse indeksina peamiselt vaid numbrilist koodi, mis põhineb liigitusskeemil. Indeksiterminid lisanduvad dokumendi metaandmetele. Liigitamine Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab
asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust) (3)SARI liigitus, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. (4)TOIMIK- on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus. DOKUMENTIDE LOETELU- asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Dok.halduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks. Milleks on D.haldus? kui seda poleks, siis ettevõte ei suudaks tõestada oma tegevust. Dokumentidega on võimalik tõestada ja kontrollida asutuse tegevuse vastavust õigusaktidele. Tähtis on dok. säilitusaja määramine, et ei hoitaks alles liiga vähe või liiga kaua.
Asjaajamiskord- alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Asutuse dokumendiregister - digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dok registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dok haldamiseks dok loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Avalik arhiiv - arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; Avalik teave - mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. Digitaalallkiri - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja
kehtivad dokumendihalduse standardid Riigi asutused ja kohalikud omavalitused, avalik-õiguslik juriidilised isikud, eraõiguslikud organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide
Näide: Aastapõhine korrastus. 1990: käskkirjad, protokollid, plaanid, aruanded. Sarjapõhine korrastus. Käskkirjad: 1990-1991, 1992, 1993, 1994. Arhiivinduslike õigusaktide kohaselt luuakse arhiiv vastavalt dokumentide loetelule ja arhiivi halda-miseks asutuses koostatakse arhivaalide loetelu. Edaspidine korrastamine ja kirjeldamine põhineb sel juhul nimetatud dokumentides toodud seostel. Nimistu koostamiseks vajalik arhiivskeem luuakse neis esitatud liigitusskeemi järgides. Ei ole võimalik anda ühtset reeglit ega ainuõiget daatumit, mis hetkest alates tuleb kronoloogiliselt süsteemilt üle minna sarjapõhisele süsteemile. Määravaks teguriks saab siin arhiivi ja tema kirjeldamise terviklikkus. Võimalik on nii pärast nõukogude perioodi saadud arhivaale korrastada kronoloogiliselt kui ka enne dokumentide loetelu kehtestamist loodud arhivaale korrastada sarjasüsteemis. Igale konkreetsele juhtumile tuleb läheneda individuaalselt. Nõukogude
Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted: Päritolupõhimõte ei tohi erinevate asutuste dokumente segi ajada Algse korra austamise põhimõte asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta. Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus
dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti liigitusskeem. 10 Dokumendi elutsükkel loomisest hävitamiseni 11 Dokumentide liigitusskeem asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeem peab sisaldama: asutuse nimetust, funktsiooni nimetust ja selle tähist, sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus. Liigitusskeemi tasandid: funktsiooni tasand ja sarja tasand. Funktsioonipõhiline liigitamine! Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. Dokumentide loetelu-rühmitamine sarnaste tunnuste põhjal. Loetelu peab sisaldama kõik asutuse funktsioonid ja nende täitmise käigus tekkivad dokumendisarjad sõltumata andmekandjast. Dokumendi loetelu on vajalik.
22) Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. 9. Kes või mis on arhiivimoodustaja? Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. 10. Mis on asjaajamiskord? Alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. 11. Mis on dokumentide loetelu? Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. 12. Mis on dokumentide hõlmamise eesmärk? Seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega; Dokumendile koha andmine dokumendisüsteemis koos sellest tulenevate seostega; Seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega. 13. Milliseid dokumente ei tarvitse vormikohaselt hõlmata? Ei tarvitse vormikohaselt hõlmata dokumente, mis: o ei kohusta organisatsiooni ega isikut mingiks toiminguks;
kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. 59.Mille kohta ja millal koostatakse arhivaalide loetelu? Eesmärk Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi. Eesmärk on võimaldada ja jälgida arhivaalide kogu elukäiku alates nende loomisest kuni lõpliku eraldamiseni. *asjaajamistoimikute *muude füüsiliste isikute üle * 60.Arhivaale võib hävitada ainult AINULT HÄVITAMISAKTI ALUSEL 61. Mida tähendab dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomisest või saamisest kuni nende täitmise või väljasaatmiseni. 62.Kas kõik organisatsioonid peavad dokumente registreerima? Millal on see
parandused sisse viia. 3.3 Asjaajamiskord Asjaajamiskord või dokumendihalduse kord on asutuse sisemine alusdokument, kus kirjeldatakse nõuded dokumendisüsteemi korraldamiseks. Nõuded koostatakse õigusaktide põhjal, pidades silmas konkreetse asutuse tingimusi. Asjaajamiskord peab olema suunatud asutuse töö efektiivsuse tagamisele. 3 Sari on mitme ühise tunnusega dokumentide ja toimikute kogum; ühised tunnused tehakse kindlaks liigitusskeemi koostamisel; sari koos vastava pealkirja ja liigitunnusega on dokumentide haldamise peamine üksus, sest just sarjale määratakse säilitustähtaeg, juurdepääsu piirang jm. Toimik on dokumentide kogum, mis asjaajamises mingil viisil kokku kuuluvad, näiteks ühte liiki kuuluvad dokumendid (käskkirjad, protokollid, kirjad); igal toimikul on vähemalt pealkiri, alustamise ja lõpetamise kuupäev ning sarja tähis liigitusskeemi järgi. 9
annaabi.ee 
