Dokumendihalduse essee (0)

Essee
Essee autor pole mitte kunagi mitte mingil kujul dokumendihaldusega kokku puutunud. Mistõttu on kõik autori teadmised sügavalt teoreetilised. Vaatamata sellele üritab autor leida vastuse küsimustele kas ja miks on dokumenditöö vajalik. Essees kasutatakse loengu „ Dokumendihaldus ja dokumentide elukäigu haldamine “ raames saadud infot.
Alustame rea küsimustest. Kõigepealt sellest, milleks on vaja midagi üldse dokumenteerida? Kas sellest on mingi kasu või dokumendihaldus mõeldi välja järjekordse kasutu asjana ? Kui sellele natuke mõelda, on tegelikult vastus ilmselge – dokumentide olemasolu stabiliseerib tööd ja hoiab kokku aega. Siit ka järgmine küsimus – kellele on dokumente vaja? Ikka juhile, töötajale ja uuele töötajale. Milleks on dokumente vaja? Juhile – kontrolliks; töötajale – teadmiste säilitamiseks, koostööks; uuele töötajale – end kiiremini asjaga kurssi viimiseks, teada saamiseks, kuidas õigesti töötada. Mida on vaja dokumenteerida? Enamasti organisatsiooni funktsioone. Ehk siis raamatupidamist, personalitööd, organisatsiooni põhitegevust ning juhtimist.
Kuidas aga jälgida, et töötajad tegeleks dokumentidega just nii nagu ette nähtud? On vajalik kontroll! Väline – juht, audit. Sisemine – kokkulepped meeskonnas, sisestandardid. Standardeid ei ole vaja karta. Kui teha midagi regulaarselt, võiks seda ka kirjeldada. Selleks oleks vaja koguda kokku terve info, kuid tuleb mõelda sellele, kuidas seda infot kasutatda. Kindlasti peab dokumenteerimine olema aktuaalne – mitte dokumenteerida ainult teatud päevadel. Korjake ära üleliigne – kui protsess ei tööta, jätke see ära.
Nüüd aga natuke dokumendihaldusest. Dokumendihaldus on üks süsteemi kvaliteedi keerulisemaid protseduure. Ta korrastab organisatsiooni dokumendiringluse süsteemi, mistõttu selle protseduuri välja töötamisel pööratakse palju tähelepanu dokumentide koostamisele, dokumentide liikumisele ning dokumentide töötlemise reeglitele. Antud protseduur määrab dokumentidega käitumise ühised reeglid, millede järgimisest oleneb mitte ainult kvaliteedisüsteemi efektiivsus, vaid ka organisatsioon tervikuna .
Alustuseks, dokumendihaldus nõuab dokumendiliikide määramist. On olemas igasuguseid dokumendiklassifikatsiooni variante . Osa jaoks on välja töötatud normdokumendid (nt AS, MSVS , AvTS, TKTA). Kuid keegi ei keela kasutada oma klassifikatsiooni. Klassifikatsiooni valik sõltub organisatsiooni tegevusest, tehtava töö liikidest, organisatsiooni suurusest ning muidugi kohustuslikest normatiivide nõuetest.
Edasi on vaja grupeerida dokumendid , mis kuuluvad erinevate dokumendiliikide alla ühise liigitusskeemi järgi. See laseb vähendada dokumentide ringlusskeemide hulka, samuti aitab see määrata ühised reeglid dokumentide jaoks, milledel on sarnane liikumisskeem ( ringlus ).
Viimane etapp dokumendihalduse välja töötamisel on olemasolevate skeemide täiendamine tegevustega, mida näevad ette normdokumendid. Et dokumendihaldus oleks efektiivne, on vaja määrata kõige sobilikum meetod, et realiseerida normdokumentide nõudmised organisatsioonis. Näiteks dokumentide identifitseerimist ühe organisatsiooni jaoks võib realiseerida rakendades infosüsteemi, teise jaoks aga personali manuaalse töö arvelt.
Näiteks soovib juht võrrelda kunagise sekretäri Mari Maripuu ja tulevase sekretäri Roosi Roosilehe palkasid. Mari läks töölt ära põhjusel, et palk oli liiga madal. Juht arvas , et teine sekretär Anni Annelinn saab kõigega ka üksi hakkama, kuid kahjuks nii see ei ole ja juht on sunnitud Annile abiks tööle võtma uue sekretäri. Selleks tahabki ta näha, kui suur oli Mari palk, et pakkuda Roosile kõrgemat töötasu, lootes vältida eelmainitud situatsiooni Roosiga. Kuna dokumendid on ilusti liigitatud, siis leiab Anni kiiresti töötajate töölepingud ja nende seast Mari töölepingu.
Või näiteks juhatuse koosolekul üheksa aastat tagasi oli vastu võetud otsus kasutada ainult Toreda Panga teenuseid. Veel Paremalt Pangalt aga tuli väga hea pakkumine. Organisatsioon sooviks selle pakkumise vastu võtta, kuid ei saa. Palutakse sekretäril üles leida just selle juhatuse koosoleku protokolli, et teada saada, mis põhjusel organisatsioon ei tohi panka vahetada. Jällegi, kuna dokumendid on hästi liigitatud, leiab sekretär kiiresti üles vastava kausta ja sellest üheksa-aastase protololli.
Kokkuvõtteks arvab autor, et eespool kirjeldatust võib järeldada, et dokumensihalduse olemasolu lihtsustab oluliselt meie elu. See tagab dokumentide arvestuse, lubab meil pidevat juurdepääsu vajalikule infole. Selle abil on meil kõik vajalikud dokumendid säilitatud ja kättesaadavad.
3