vaja on ja ei tohi olla kättesaadav nendele, kellel selleks õigused puuduvad. Dokumentide hoidmist organisatsioonis on otstarbekas käsitleda dokumendi elukäigu tsüklite kaupa. DOKUMENTIDE SÄILITAMISNE AKTIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Aktiivne elutsükkel- asjaajamisperiood (tavaliselt 1 kalendriaasta) Selle perioodi tegevused: -dokumendid pannakse toimikusse/salvestatakse -toimikud säilitatakse töökohtadel -asjaajamisperioodi lõpus kontrollitakse toimikute süstematiseerimise kvaliteeti. Dokumentide paigutamise toimikutesse Lõplikult vormistatud dokument või saadud dokument, millest tulenenud probleemid on ettenähtud korras lahendatud, pannakse dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse. Dokumentide loetelu peab olema kättesaadav kõigile töötajatele, kes tegelevad dokumentidega. Paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides asjaajamisperioodide kaupa.
Dokumendi registreerimine (peatükk 3) Asjaajamise üleandminevastuvõtmine (peatükk 5) 3. MSVS nõuded: Näided: "Märgukirjade ja selgitustaotluste edastamine vastavalt kuuluvusele ja avaldajale edastamisest teatamine" (MSVS §5 p 3) On järgitud EVS 8821:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioonDokumendielemendid. osa 1: ,,Kiri" 3. Kunda Ühisgümnaasium ei ole kehtestatud kõik kohustuslikud regulatsioonid, mis võib leida §4. Näiteks, pole teada asutuse asjaajamisperioodi, asutuse dokumendiringlust, asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord. On olemas vähe informatsiooni dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korrast, dokumentide hoidmise ja hävitamise kord, ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord 4
· kirjad märkega ISIKLIK ; · dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; · kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile. Dokumentide hoidmine asutuses Dokumentide hoidmine on üks asutuse asjaajamise korraldamise osa. Dokumente hoitakse asutuses dokumendi elukäigu lõpuni. Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid toimikutesse registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimiku seljale märgitakse: · pealkiri e sarja nimetus vastavalt dokumentide loetelule (kajastab toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu; · indeks asjaajamises (tuleneb Rahvusarhiivi dokumentide loetelust, sisaldab funktsiooni, sarja ja autori tähist); · aastaarv; · vajadusel toimiku number.
6. Milline erinevus on kirjaplangil ja üldplangil? 7. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid ettevõtte kirjaplangil? 8. Millise laiusega on plangi veerised? 9. Millal vormistatakse ametikirjale koostaja andmed? 10. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 11. Millal ja kuidas vormistatakse ametikirja pealkiri? 12. Milline dokument on vajalik (soovitatav) kehtestada organisatsiooni dokumenditöö reglementeerimiseks? 13. Millises dokumendis määratakse kindlaks asjaajamisperioodi pikkus? 14. Mitu korda võib dokumenti dokumendiregistrisse kanda? 15. Millised kontaktandmed kirjutatakse ametliku E-kirja lõppu? 16. Kuhu vormistatakse ametikirjal seosviit (viide Teie)? 17. Kui pika aja jooksul peale e-kirja saamist on tarvis vastata, et firma maine püsiks laitmatu? 18. Mis on digitaalallkiri? 19. Mis on autentimine? 20. Mitu allkirjastajat on käskkirjal? 21. Millisel kujul kirjutatakse käskkirja kuupäev? 22
Säilit. 75 aastat · Isikkoosseisu e personalialased käskkirjad (isikkooseis) Nt.üleviimine kõrgemale/madalamale kohale, koondamine/vallandamine Säilit. 50 aastat · Puhkuse ja lähetus käskkirjad (korraldused) Säilit. 7 aastat 5. Käskkirjade registreerimine · Igal käskkirjal on oma numeratsioon (registreerimise raamat).käskkiri registreeritakse peale allkirjastamist · Käskirjad registreeritakse samas registris ühe asjaajamisperioodi jooksul s.o 1 jaanuarist kuni 31. Detsembrini. 6. Kuhu vormistatakse käskkiri? Mitmes eksemplaris ? · Üldplangile või · Käskkirja plangile · Ühes eksemplaris 7. Kes võib algatada käskkirjade väljaandmist? · Juhtkond · Struktuurüksuse juhid · Spetsialistid 8. Kes koostab? Kes vormistab? · Käskkirja projekti koostab,vormistab ja esitab viseerimiseks spetsialist,kelle kompetentsi kuulub antud küsimus. 9
vormistatakse Paremasse ülemisse äärde. NT: KINNITATUD direktori 12.09.2012 käskkirjaga nr 21 34. Mille poolest erineb teabenõue selgitustaotlusest, märgukirjast? Teabenõudega saab asutuselt nõuda juba olemasolevat jäädvustatud teavet, nt konkreetset dokumenti 35. Mida tähendab dokumentide algatuspõhine registreerimine? Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all 36. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse õigusaktid ja protokollid 1, kui seadusest ei tulene teisiti LUGEGE: kirjastandardit , standardit, mis teile paljundasin (EVS-ISO 15489-1:2017; TKTA (juhis rakendajatele) Korrake üle kõik dokumendiliigid (nende vormistamine. kiri, kk, akt protokoll). Arhiivihaldus 1. Säilitustähtaja jaotus ja säilitustähtajad õigusaktides
11. Kus viidatakse protokolli lisadele? üldplangil 12. Kes allkirjastab protokolli? Koosoleku juhataja ja protokollija 13. Mitu korda võib dokumenti dokumendiregistrisse kanda? 1 korra 14. Millised elemendid sisalduvad ideaalses resolutsioonis? Täitjate nimed; ettekirjutav tegevus; lahendamise kord; tähtaeg; resolutsiooni autori allkiri ja kuupäev. 15. Millal loetakse dokument tähtaegselt täidetuks? 16. Millises dokumendis määratakse kindlaks asjaajamisperioodi pikkus? Käskkirja on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest. 17. Milline dokument vormistatakse asutuses asjaajamise üleandmiseks - vastuvõtmiseks? Vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisakt 18. Kui pika aja jooksul peale e-kirja saamist on tarvis vastata, et firma maine püsiks laitmatu? 24h 19. Milline erinevus on kirjaplangil ja üldplangil? Kirjaplangil on kontaktandmete kast 20. Mis on digitaalallkiri
Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang? Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal. Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)? Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise töörühma ja komisjoni toimik, hoone järelevalvetoimik)
Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang? Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal. Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)? Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise töörühma ja komisjoni toimik, hoone järelevalvetoimik)
loetakse tema registreerimise kuupäev. 12. Millal loetakse dokument registreerituks? kui tema kohta on registrisse kantud 13. Kui kaua säilitatakse dokumendi andmeid dokumendiregistris (Õigele vastusele ring ümber) a) alaliselt b) nii kaua kui vastavat dokumenti c) nii kaua kui vajadust on 14. Millega peab olema elektrooniline dokumendiregister varustatud? Otsingusüsteemiga 15. Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul a) Ühe järjekorranumbri all b) Erinevate järjekorra numbrite alla c) Ei ole vahet 16. Kuhu märgitakse andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg a) Dokumendiregistrisse b) Juhi kalendrisse c) Dokumendile 17. Kuidas toimid asustusse saabunud avalduse, märgukirja või teabenõudega kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse?
Käskkiri jõustub allkiirjastamise kuupäevast, kui tekstis pole sätestatud muud kuupäeva. 8. Registreerimise järjekorranumber (viit)- igal käskkirja liigil on oma numeratsioon. Käskkiri saab järjekorranumbri vastava käskkirjaliigi dokumendiregistrist, see märgitakse kuupäeva kõrvale peale käskkirja allkirjstmist. Digitaalallkirjaga käskkiri registreeritakse enne allakirjastamist. Registreerimise järjekorranumbrid algavad uue asjaajamisperioodi alguses number 1-st. 9. Jaotuskava- käskkirja tutvustamiseks asjaosalistele tehaks ekäskkirjast koopia(d). Originaalkäskkirja jaotuskava real (allkirjastajast allpool) märgitakse, täitjad või struktuuriüksused, kellele koopia(d)edastatkse. Üldjuhul vormistatkse jaotuskava allkirjast allapoole, käskkirja viimase lehe pöördel, eraldi jaotuskavalehele, ki koopia saajaid on arvukalt. Käskkiri tuleb
arhiiviväärtus, asukoht, juurdepääs. Peab kajastama peetavaid andmekogusid. Põhiüksus on dokumendisari. Koostamise põhimõte on 1. Funktsiooni või struktuuripõhine 2. Tähtajatu 3. Dokumentide liigitusüksus on sari Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna. Toimik on asjaajamisperioodi jooksul sarjas tekkinud dokumentide kogum nende füüsiliseks haldamiseks. Ühe toimiku maht ca 250-300 lehte. Dokumentide loetelu muudetakse kui 1. Arhiivimoodustaja ülesannete või struktuuri muutmise tulemusena tekkivad uued dokumentide sarjad 2. Kui muutud dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg 3. Avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel Uus dokumentide loetelu koostatakse kui 1
84.Nimeta asjaajamiskorras kajastuvad peatükid reguleerib *dokumentide täitmist vastavalt õigusaktidele *dokumentide vormistamist vastavalt standardile *säilitustähtaegade määramine ja neist kinnipidamine *dokumendiringlus üleandmine arhiivi 85.Selgita, mis funktsiooni (mis on tema eesmärk) täidab avalik arhiiv? Dokumenteerida mitmekülgselt Eesti ü/k ja selle arengut, säilitada rahvusliku kultuuripärandit järgnevatele põlvedele. 86.Mida tehakse dokumentidega asjaajamisperioodi lõpul: *kontrollitakse süstematiseerimise kvaliteeti *alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse peale asjaajamisperioodi lõppu arhiivihoidlasse. *arhiiviväärtusega arhiivid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi 87.Menetluse lõpetanud dokumendid (aktiivne) liigitatakse sarjadesse, mis dokumendi alusel: dokumentide loetelu alusel 88.Mis dokumenti on (arhiivi) teatis, mis andmeid see dokument sisaldab?
Selleks registreeritakse süsteemis dokumentide edastamine, toimikute laenutamine, dokumendist tuleneva ülesande täitja ja täitmise tähtaeg. Dokumentide asukoha ja ülesannete täitmise jälgimine tagab organisatsiooni asjaajamise korrektse ja tõrgeteta toimimise ja hoiab ära dokumentide võimaliku kaotsimineku. DOKUMENTIDE HÄVITAMISEKS ERALDAMINE VÕI ARHIIVI ÜLEANDMINE Hävitamine on dokumendi elutsükli mingi etapi lõppemine Iga asjaajamisperioodi lõpul eraldatakse asjaajamisest väljunud dokumendid (suletud toimikud) aktiivsetest dokumentidest Vajadusel viiakse dokumendid hoidmiseks organisatsiooni arhiivi Säilitustähtaja ületanud dokumendid eraldatakse hävitamiseks Arhiiviväärtusega dokumendid antakse üle avalikku arhiivi DOKUMENDISÜSTEEMI KASUTAJAD Iga inimene, kes puutub kokku organisatsiooni dokumentidega ja sooritab nendega mingeid toiminguid, on dokumendisüsteemi kasutaja
Praktiline ülesanne: Koosta asjaajamiskorra struktuur (sisukord). Mõtle läbi, milliseid tegevusi peab asutuse asjaajamiskord reguleerima. Harjutamiseks kasuta VV määruse Asjaajamiskorra ühtsed alused §-s 4 toodud loogikat. Standardset struktuuri pole kehtestatud, iga asutus valib enda jaoks kõige sobivama struktuuri. Soovitatavalt tuleb asjaajamiskorras kajastada alljärgnevad teemad. 1. Üldsätted · asjaajamiskorra kehtivusvaldkond ja kohuslased · asjaajamisperioodi pikkus (tavaliselt kalendriaasta) · asjaajamise korraldamise eest vastutajad ja nende õigused · asjaajamiskorra tutvustamine uutele töötajatele · ametlik e-posti aadress jne 2. Dokumentide vormistamine · kasutatavad dokumendiplangid, vastutajad plankide tellimise ja kasutamise eest · plankide turvamine · dokumendielementide vormistamise nõuded
2) samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni kehtivad. 4. Sisu ja säilitustähtaegade järgi jagunevad käskkirjad: 1) Põhitegevuse käskkirjad (säilitatakse alatiselt); 2) Personalikäskkirjad (säilitatakse 50 aastat); 3) Puhkusekäskkirjad (säilitatakse 7 aastat); 4) Lähetusekäskkirjad (säilitatakse 7 aastat) 5. Käskkiri registreeritakse peale allakirjutamist vastava käskkirjaliigi registris ühe asjaajamisperioodi piires. Registrisse kantakse number, akti allakirjutamise kuupäev, pealkiri, allkirjastaja (kui organisatsioonis on mitu allkirjastajat), koostaja; jõustumise kuupäev; täitmise tähtaeg; kellele suunatud; täitmismärge; juurdepääsupiirangud; andmed kehtivuse kohta; andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta; andmekandja. 6. Käskkiri vormistatakse üldplangile ühes eksemparis vüi digitaalselt. Erandiks on distsiplinaarkaristuse
teavet Konguta Kooli dokumentide hoidmise ja hävitamise korra kohta. Positiivse mulje jättis dokumendi üldine vormistus ja ülesehitus see oli selge ja arusaadav ning mugav lugeda. 1.2 Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord Asjaajamiskord jõustus 31.07.2009. Asjaajamiskord koosneb 41 leheküljest ja on jaotatud kaheksaks peatükiks ja need omakorda 149. paragrahviks. Samuti sisaldab asjaajamiskord 11 lisa (dokumendiplankide näidised). Asjaajamisperioodi pikkus on üks kalendriaasta. Eraldi peatükina oli välja toodud informatsioon kasutatava dokumendihaldussüsteemi kohta. Dokumentide vormistamise peatükk oli väga põhjalik. Seal oli ära toodud täpne kirjeldus, milline peaks plank olema (lehe veerised, kujunduse põhimõtted, liigid). Samuti plankide kasutamise, hoidmise ja tellimise kord. Dokumentide vormistamise nõuded, kasutatavad elemendid olid detailselt kirjeldatud. Toodud oli ka näiteid
Nt : 01.11.08 teksti sees. Meie 19.11.2008 dok. allakirjutaja või assistent / sekretär pärast dok. allkirjastamist. Üldplangil vormistatakse kuupäev sõnalisnumbriliselt ( käskkiri, protokoll, akt ) Nt : 19. november 2008 05. november 2008.a Dokumendiregister on arvutis või registreerimisraamatus peetav infokogum dok. andmetega. Dok. nummerdatakse ühe asjaajamisperioodi ehk kalendriaasta jooksul. 2) Ametikiri ja selle liigid. Koostatakse info vahetuseks ja saadetakse adressaadile posti, faksi või eposti teel. Kirja saajaks võivad olla nii arvutused kui trükitakse vähemalt tehes eksemplaris : originaal kirjaplangile ärakiri valgele paberile Kiri tohib sisaldada ühte põhiprobleemi või biimuut. Siis on kirja kergem registreerida ja toimiku panna. Kirja loetavat mõjutavad lausete ja lõikude pibused. Pikkades
kinnitada juhatuse esimehe poolt või Ülesanne, mille täitmise käigus dokumendid tekkisid kehtestada vastavalt korteriühistu sisemisele korrale Ühesugune säilitustähtaeg MUUTMINE kui organisatsiooni ülesanded või struktuur Toimik on asjaajamisperioodi jooksul konkreetses muutuvad, kui dokumendi liigile kehtestatud sarjas tekkinud dokumentide kogum nende säilitamistähtaeg muutub füüsiliseks haldamiseks. Ühe toimiku maht on kuni 250-300 lehte.
väljasaadetava dokumendi registreerimise. Dokumendi registreerimise tähtaeg Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. Dokumendi menetlemine ja hoidmine Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine Dokumendi täitmise tähtajad Dokumendi kooskõlastamine Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine Dokumentide hoidmine. Lahendatud paber ja digitaaldokumendid. Asjaajamise üleandmine. Avaliku teabe seadus Eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu
tähis jrk nr 3-14 1 Aksel AARE tööleping koos 1999-... lepingu muudatustega 3-14 2 Minni MÕTE tööleping 1 1999-2006 koos lepingu muudatustega Toimikuid, mille kasutusvajadus dokumendi elukäigu vähe- ja mitteaktiivsel etapil on väike, võib kirjeldada summaarselt (vt NÄIDE 11) ühe või mitme asjaajamisperioodi jooksul. NÄIDE 11. Toimikute summaarne esitamine arhivaalide loetelus Sarja Toimiku Pealkiri Hulk Piirdaatumid Märkused tähis jrk nr ... 4-6 61-72 Kassadokumendid 12 2000 62 Dokumendi- ja arhiivihaldus Muudatused sarja pealkirja, tähise, säilitustähtaja, juurdepääsupiirangu, asukoha, hävitamise, arhiiviväärtuse olemasolu vms kohta peavad kajastuma ka arhivaalide
annaabi.ee 
