Tallinna Ülikool Infoteaduste Instituut Mari Hõbemäe Valitsusasutuste dokumendi- ja arhiivihalduse kriisireguleerimise analüüs Magistritöö Juhendajad: Kädi Riismaa Ingrid Raidme 2 Tallinn 2008 3 SUMMARY The analysis of governmental institutions crisis management methods in handling records and archives management Master's thesis is written in Estonian
4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida? Sisse tulnud kirja registreerimistempli jäljendilt 7. Kuidas vormistad operatiivselt lahendatud dokumentide täitmise tulemuse? Dokumendiregistrisse, dokumendile(ainult paberkandjal) 8. Töötaja 6 sammu dokumendi- ja arhiivihalduse järjepidevuse tagamiseks · mall(usaldusväärsus) · registreerimine( registreeritakse kõik meneteletavad dokumendid) · Liigitamine (dokument pannakse kohe õigesse sarja) · Korrastamine (kasutatavus) · arvestamine (olemi kindlaks tegemine) · arhiveerimine(püsivad, alatised ja pikaajalised)
Kasutatavus - asukoha saab kindlaks teha ning ta on sealt kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav 4. Dokumendi metaandmed. - dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud; - kirjeldavad andmed dokumentide ja protsesside kohta Saatja organisatsioon, kuupäev, koostaja, allkirjastaja, saatja isik, aeg, dokumendi liik, allkirjastaja, ees- ja perekonnanimi, Allkirjastaja ametinimetus 5. Dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonda reguleerivad normdokumendid (eesmärk, kasutusala). Avaliku teabe seadus- eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle. seadus sätestab: 1) avalikule teabele juurdepääsu ja selle taaskasutamise tingimused, korra ja viisid ning
c. täielik ja seda pole muudetud Question 4 Dokumendi metaandmed on: Select one or more: a. andmed, mis registreerimisel kantakse dokumendiregistrisse b. andmed dokumendi sisu, looja ja selle haldamise ajaloo kohta c. dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Correct d. kohustuslikud andmed dokumendil, nagu adressaat, kuupäev, autor, allkiri Question 5 Dokumendi-ja arhiivihaldust reguleerivaks seaduseks on: Select one: a. Arhiivieeskiri b. Dokumendi-ja arhiivihalduse seadus c. Arhiiviseadus Correct Question 6 Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid on: Select one: a. seadused, määrused, standardid, juhised Correct b. seadused ja määrused c. seadused, määrused, standardid Question 7 Dokument on: Select one: a. mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Correct b
samuti on meil iga mehe jaoks 1 kanal kokku on neid siis 5 meil on ka ratta tasakaalustus pink. Meil on olemas kõik vajalikud võtmed ning muud tööks vajalikud materjalid. Oü Varuosa Omanike ametijuhend: Alluvad: Töödejuhataja, raamatupidaja. Asendaja: Töödejuhataja Ametikoha põhieesmärk: eesmärgiks on personalitöö korraldamine, dokumendihalduse korraldamine, dokumendihaldussüsteemi toimimise tagamine, alusdokumentide väljatöötamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine. Soovitud tulemus: Personalitöö ladus tegevus-, töötajate värbamine-, töötajate tööle võtmine-, töötajatega lepingute koostamine , lõpetamine. Ladus töö rahul olevad kliendid. Ülesanded on kokkulepitud tähtajaks ja viisil täidetud. Tööliste õigused: Saada töötajatelt oma tööks vajalikke andmeid; Saada tööülesannete
10. maa erastamise ja korteriomandi seadmise korraldamine; 11. üürivaidluste lahendamine; 12. linnavaraks olevate kinnistute ja ehitiste kasutamise, käsutamise ning valdamise üle arvestuse pidamine. 2 Praktika kohas täidetud ülesanded Koos praktikalepinguga määratleti ära ka tööülesanded ettevõttes. Ülesanded Tallinna Linnavaraametis: organisatsiooni töö korraldusega ning dokumendi- ja arhiivihalduse korraldusega tutvumine dokumentide registreerimine Postipoissi eelarvete sisestamine arvutisse andmete korrastamine Tallinna kinnisvararegistrisse siirdamiseks koosoleku ruumi ettevalmistamine, koosoleku protokollimine andmete korrastamine, lepingute skanneerimine dokumentide kopeerimine, kausta korrastamine Ülesanded, mis mulle anti täitmiseks, sain ma iga korraga paremini hakkama. Kui alguses
1), raamatupidamine (tähis 3.2). Info haldamine allfunktsioonideks on asjaajamine ja arhiivindus (tähis 5.1), raamatukogu (tähis 5.2). Allsarjad puuduvad. Funktsioonid on järjestatud nii, et juhtimis- ja tugifunktsioonid on eespool ning põhifunktsioonid tagapool. Sarjad on moodustatud vastavalt dokumendiliigile (nt sari volikirjad ja garantiikirjad), kirjavahetus vastavalt teemale. Funktsioonid, allfunktsioonid ning sarjad on tähistatud vastavalt Rahvusarhiivi dokumendi- ja arhiivihalduse juhisele. Sarjadele on määratud ka säilitustähtajad. Tähtsamatele sarjadele alatine (nt ülikooli istungite protokollid, nõukogu määrused, rektori käskkirjad, pikaajalised koostöölepingud, töötajate andmebaas, majandusaasta aruanne jne). Raamatupidamisalaste dokumente säilitustähtaeg on enamasti 7 aastat. Kirjavahetuse säilitustähtajad on enamasti 5 või 10 aastat. Arhiivinimistute säilitustähtaeg on alatine
Rahvusarhiivi huvi on sellele kaasa aidata. Juhise rakendusala ja kasutajad Käesolev juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis ei esita täielikke nõudeid digitaaldokumentide loomisele, haldmaisele ning eraldamisele asutuse dokumendisüsteemist. Sihtrühmaks on Rahvusarhiivi järelvalve alla kuuluvate asutuste dokumendi ja arhiivihalduse eest vastutavad töötajad ja infotehnoloogid. Traditsiooniline ja digitaalne arhiveerimine Digitaaldokumentide ning nende kirjelduste arhiveerimine ja nende kirjelduste arhiveerimine ja üleandmine ei erine põhimõtteliselt tavapärasest arhiveerimisprotseduurist. Sarnaselt senise praktikaga on vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja muu dokumentatsiooni moodustamine, arhivaalide korrastamine, nende viimine kooskõlla pikaajalise
rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid. Järjest raskem on näha piiri, kust lõpeb dokumentide ja algab arhiivi haldamine. Tänapäeval on klassikalised dokumendi- ja arhiivihalduse protsessid omavahel läbi põimunud ning toimuvad samal ajal. Arhiivikirjeldused nii paber- kui ka digitaal dokumentide jaoks saadakse otse dokumendihaldussüsteemidest, säilitustähtajad on määratud ja arhiiviväärtus välja selgitatud juba enne dokumentide tekkimist jne.
dokumendihaldus. 9. Nimeta dokumendihalduri peamised kohustuslikud kompetentsid. Info korraldamine; dokumendihalduse juhtimine ja arendamine; organisatsiooni tegevuste analüüs, dokumenteerimine ja dokumendisüsteemi organiseerimine; infole ja dokumentidele juurdepääsu korraldamine; info- ja dokumendihaldussüsteemide haldamine; dokumentide loomise, hõlmamise ja kasutatavuse tagamine; infokorraldus tööprotsessides; arhiivihalduse korraldamine; koolitamine ja nõustamine 10. Mille eest vastutavad dokumendihaldurid organisatsioonis? Dokumendihaldurid on vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemi ja sellega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemi operatsioonide õpetamise eest. 11. Nimeta olulisemaid dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte.
· ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused", mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamist, dokumentide koostamist, registreerimist, menetlemist, allkirjastamist, hoidmist ning sätestab asutustevahelise dokumendivahetusele, dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavad üldnõuded. · ,,Arhiivieeskiri", milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel. EELNÕUDE INFOSÜSTEEM (EIS)- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse istungile esitamine ning ka avalik konsultatsioon. Eisis on kättesaadavad ka Euroopa Liidu õigusaktide eelnõud ja muud El seotud dokumendid.
7) turu-uuringute müügiobjekti lähtuvalt meetodid. kliendi ja organisatsiooni vajadusest B.2.12.Töö 1) dokumendi- ja omama teadmisi koostöövalmidust, 1.Kontrollib dokumentid korraldamine arhiivihalduse arhiivitööst intelligentsust säilivust ja korrastab nee säilimist põhimõtted; täpsust ja 2. korraldab arhiivi poolt vajavate 2) dokumentide kohusetunnet saadetud üleandmis- dokumentidega üleandmine- vastuvõtmisakti vastuvõtmine; allkirjastamise, vastavalt
organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide väärtuse (säilitustähtaja) kindlakstegemine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine. 5. Arhiivi koosseisu ülevaade (miks, kuidas, millal)
täitmise käigus või sarnaste toimingute sooritamisel tekkinud dokumentidest. Kirjad paigutatakse järjekorras: -esimene ehk algatuskiri -asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid kronoloogilises järjekorras -viimasena koostatud või saadud dokument, millega küsimus lõplikult lahenes -järelevalvetoimikutena (isiklikud toimikud kohtutoimikud) Dokumentide rühmitamise toimikutesse -võimaldab dokumente kiiresti leida, -tagab operatiivse arhiivihalduse (dokumentide hindamisel, hävitamisel, üleandmisel). Koos sarja liigitamisega saab iga dokument endale säilitustähtaja. Operatiivse töö tulemusena asjaajamises tekkinud liigseid koopiaid ja väljatrükke ei paigutata toimikutesse. Need tuleb kohe hävitada, kasutades selleks soovitatavalt aktiveskit või paberikogujaid. Toimikute kaanele märgitakse vähemalt -sarja tähis -pealkiri -asjaajamiseperiood.
TALLINNA MAJANDUSKOOL ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn 2008 Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole.
süsteemi hõlmamise kohta. Sisaldab dok kohta metaandmete märkimist ja ainuidentifikaatori andmist. Dokumendi vorm- määrab, kuidas elemendid dok peal paiknevad. Dokumendihaldur- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja tehnoloogiast. Dokumendihalduri tööülesanded: dok süst toimimise tagamine; dok haldamise alusdok väljatöötlemine, arhiivihalduse korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine Dokumendihaldus- halduse ala, mis tegeleb dok loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealjuures organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dok.süsteemi hõlmamise ja dokumentidega alalhoidmisega. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid- arhiivieeskiri, asjaajamiskorra ühtse alused.
dokumentidele juurdepääsu ning tagab nende alalhoiu ja säilitamise. Dokumendihaldur töötab ise ja korraldab organisatsiooni tööd erinevate infosüsteemide ja tarkvararakendustega, millest keskne on elektroonilise dokumendihalduse rakendus. Dokumendihalduri põhilised tööülesanded: o Dokumendisüsteemi toimimise tagamine, o Dokumentide haldamise alusdokumentide väljatöötamine, o Arhiivihalduse korraldamine, o Töötajatele dokumendihaldusealase koolituse korraldamine o Erialane nõustamine. Kompetentsid on töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogum 22. Mille eest vastutavad dokumendihaldurid organisatsioonis? Dokumendihaldurid on vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemi ja sellega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest:
*või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on sikule teatatud *või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud 76.Nimeta 5 Eesti arhiiviasutuse võrgu arhiivi (avalikku arhiivi) ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv, TLN, Haapsalu, Tartu, Valga maa-arhiiv 77.Mida kontrollib arhiivijärelvalve organisatsioon? Arhiivijärelvalve käigus kontrollitakse autuse dok-ja arhiivihalduse vastavust nõuetele, et jagada asutuse dokumentide dokumenteerimine ja arhivaalide säilitamine nende ülekandmiseni arhiivi. 78.Mis dokumentidega üldjuhul asutuses (kehtestatakse-kinnitatakse) asjaajamiskord ja dokumentide loetelu? KÄSKKIRJAGA 79.Nimeta arhivaalide hävitamise viise? sõltub teabekandja tüübist. Purustamine, põletamine, kustutamine. 80.Säilitustähtaegu dokumentidel kehtestatakse *alatisena *kuni 10 a *kauem kui 10 aastat 81
· alatisena. Alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab asutuse väärtushinnangut ühe või teise dokumendiliigi säilitusväärtusele, kujunedes niiviisi arhiiviväärtuse andmise eeletapiks. Avalik arhiiv arvestab loetelus näidatud säilitustähtaegu hindamisotsuse tegemisel ning arhivaalide valikul alatisele säilitamisele. Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse kehtiva korra kohaselt avalikku arhiivi. Arhiivihalduse kergendamiseks on otstarbekas võimalikult piirata kasutatavate säilitustähtaegade arvu. Säilitustähtaja kehtestamisel tuleb arvestada, et väga suure juurdekasvuga dokumendiliigid (kirjad) saaksid niisuguse säilitustähtaja, mis viiks miinimumini nende säilitamise kauem kui hädavajalik, kuna iga aastakäik võib ülearu täita arhiiviruumi. Dokumentide loetelusse ei kanta: · töötajate isiklikuks kasutamiseks valmistatud või saadud õigusakte jms;
kooskõlastamisele), Üleandmise kontroll (olemikontrolli akt), Üleandmine (transport) Arhivaalide üleandmine lõpeb üleandmis-vastuvõtmisakti koostamise ja allkirjastamisega. Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis PILET 5 1. Põhimõisted: säilik Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vm) 2. Dokumendi elukaar (kontseptsiooni tutvustus, arutelu dokumendihalduse, arhiivihalduse ja asjaajamise korraldamise toimumisest sellel taustal) Dokumentide loomine ja nende haldamine on arhiivimoodustaja juhtimistegevuse osa, mis toetab tema tegevuse eesmärke ja vajadusi, sealhulgas õigusaktide nõuete täitmist. Seepärast peab dokumentide haldamine olema suunatud nii arhiivimoodustaja tegevuse igakülgsele dokumenteerimisele kui ka dokumentide optimaalsele kasutatavusele kogu nende elukäigu vältel.
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid
Infosüsteemide andmevahetuskiht - kehtestatakse nõuded infosüsteemide andmevahetuskihile, selle kasutamisele ja haldamisele. Infosüsteemide andmevahetuskiht (edaspidi X-tee) on asutuste ja isikute vahelist turvalist ja tõestusväärtust tagavat internetipõhist andmevahetust ning riigi infosüsteemile turvalist juurdepääsu võimaldav tehniline infrastruktuur ja organisatsiooniline keskkond. Rahvusarhiivi juhised Rahvusarhiiv annab välja soovituslikke juhiseid nõustamaks dokumendi- ja arhiivihalduse erinevaid valdkondi. Dokumendi ja arhiivihaldus Eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele dokumentide ja arhiivide haldamiseks. Käsitlusala: dokumendihalduse korraldus; dokumendisüsteem; asjaajamiskord ja selle väljatöötamine, asjaajamiskorra sisu; dokumentide loetelu ja selle väljatöötamine; arhiivi koosseis (arhivaalide loetelu ptk) ja paberkandjal, digitaal ja hübriid dokumendid arhiivis. Arhiivikirjelduse elementide loetelu
annaabi.ee 
