Milliste isikuomadustega inimene ei sobi juhiabi tööd tegema (0)

LÄÄNE-VIRU RAKENDUSKÕRGKOOL
Ettevõtluse ja majandusarvestuse õppetool
JA13KÕ
MILLISTE ISIKUOMADUSTEGA INIMENE EI SOBI JUHIABI TÖÖD TEGEMA
Essee
Õppejõud: Anne Reinsoo
Mõdriku
2014
Alustades tööd juhiabina peaks kõigepealt ennast kurssi viima selle tööga kaasas käivate käitumisreeglitega ja isikuomadustega, mida sellel tööl on vaja. On ju juhiabi üks organisatsiooni visiitkaardist, mis esimeste seas silma paistab. Mida professionaalsem on juhiabi oma kohustusi täites seda edukam on ka organisatsioon koostööpartnerite ja klientide silmis . Juhiabil on lihtsam seda kõike teha kui organisatsioonil on eetikakoodeks, millest juhinduda.
Juhiabiks ei sobi inimene, kes ei täida oma töökohustusi korrektselt ja ületab võimupiire. Olen selle väitega täiesti nõus kuna juhiabil on sageli ligipääs ka väga salajastele ettevõtet puudutavatele dokumentidele. Ka selliste teadmiste pagasiga ei tohi ta kunagi olla tähtsam kui juht. Lojaalsus on üks tähtsamatest omadustest mida juhiabil vaja läheb. Inimene kes ei suuda olla lojaalne oma juhile ärgu seda tööd tehku. Samuti peab ta olema usaldusväärne ja kaitsma juhi, kolleegide ning klientide huve. Inimene, kes seab enda huvid tähtsamaks ei peaks seda tööd tegema. Alati peaks olema varuks mingi loogiline ja küsijat rahuldav vastus, kui juht on ootamatult majast väljas ning juhiabile ei ole öeldud millistel asjaoludel ja kuhu on juht läinud. Kõigile peab jääma mulje, et juhiabi on kursis kõigega mis majas toimub. Seda teeb juhiabi diskreetselt. Mitte kunagi ei halvusta ta juhte, kolleege ega kliente. Tal puuduvad eelarvamused. Lubamatu on teisi taga rääkida või sulle usaldatud saladusi teistega jagada. Abivalmilt ja hoolivalt aitab ta oma kaaslasi. Hea juhiabi ei arva kunagi, et miks peaks pingutama, vaid alati leiab ta midagi turgutavat millega süstida ka teistesse optimismi. Oma tööülesandeid teadev ja oskav juhiabi oskab alati vastata klientide küsimustele. Olen käinud asutustes kus valitseb ebamäärasus ja teadmatus vastustes mida klient kuulda tahaks. Vastatakse kõhklevalt või jooksutatakse klienti asjatult mööda asutust. Hea juhiabi sellist käitumist endale ei luba. Pingetaluvus on samuti üks olulisi iseloomuomadusi mida juhiabil vaja läheb. Ta ei lähe endast välja mõne kliendi provotseerivast käitumisest vaid lahendab olukorra rahulikult ja viisakalt. Ühtegi klienti ei tohi suhtuda üleolevalt ega vastata ükskõik kui primitiivsetele või lihtsameelsetele küsimustele upsakalt. Igasugused kahemõttelised laused ja familiaarne käitumine ei sobi tööle. Eneseväljendus peab olema korrektne ja üheselt mõistetav.
Oma aja planeerimine on väga tähtis, et töö sujuks tõrgeteta ja asjad saaksid tähtajaks valmis. Selleks tuleb tööd jagada tähtsuse järjekorras. Peame õppima toime tulema ajaröövlitega, kelleks võivad olla kolleegid , kliendid, telefon. Siis ei tule ette paanikat, kui mõne töö esitamise tähtaeg on käes ja me pole suutnud seda valmis teha. Aja planeerimisel on väga tähtis asi ka õigel ajal kokkulepitud kohtumistele jõuda, hilinemine on stress nii ootajale kui meile endile.
Et olla oma ülesannete kõrgusel ja kompetentne peab juhiabi olema kursis sellega, mis toimub nii poliitikas, majanduses kui ka kultuuris ja mitte ainult oma kodumaal, vaid ka välisriikides. See eeldab, et tuleb jälgida uudiseid ja lugeda lehti. Ka selleks, et teada erinevate klientide rahvuslikke ja religioosseid eripärasid tuleb ennast kurssi viia nende kultuuriga. Muidu ei tea me, mida keegi sööb või kuidas keegi tervitab. See eeldab pidevat õppimist ja enda täiendamist. Inimene kes ei taha areneda ei saa seda tööd teha hästi. Üks tähtis osa on võõrkeelte oskus, mida tuleks pidevalt täiendada . On väga raske kui mitte võimatu kliendiga suhelda, kui sa ei valda keelt ja teinekord võib selle taha jääda nii mõnigi hea tehing, rääkimata sellest, millise mulje juhiabi ise jätab. Samuti peab oma emakeelt valdama korrektselt, sest kuidas muidu saaksime vormistada korralikult dokumente.
Väga oluline on see, kuidas juhiabi välja näeb. Mitte kunagi ei tohi tööle tulla ebakorrektse välimusega, lubamatu on plekilised rõivad, pesematus. Kuid samas ei tohi laskuda ka teise äärmusesse, näiteks tulla tööle nagu läheks ööklubisse. Välimus peab olema korrektne ja viisakas. Kanda tuleb vastavalt oma numbrile riideid , mis on kvaliteetsest kangast. Üle ei tohi pakkuda ei ehete ega meigiga. Lisandid peavad omavahel sobima . Ka lõhnastamisel peab jääma tagasihoidlikuks: siin kehtib reegel „vähem on rohkem“.
Minu arvamus on, et ei tohi tööle kaasa võtta oma koduseid probleeme kuna need hakkavad tööd häirima. Väga emotsionaalsed ja ennast tööl väljaelavad inimesed ei sobi sellele tööle. Vahest on seda küll väga raske järgida, sest mõnikord on olukordi mis tahes tahtmata jälitavad meid terve päeva vältel. Kuid peab leidma endas selle jõu nendest tunnetest vabaneda , sest muidu kannatavad ka teised kollektiivis, rääkimata tööst millesse me ei suuda süveneda nagu peaks. Oma halva tuju ja muud emotsioonid jätame koju tööl oleme rõõmsameelsed ja abivalmid . Ei ole kellelgi meeldiv vaadata nutta lahistavat juhiabi või kuulata inetuid nähvamisi, mis tulenevad töötaja halvast tujust. Samuti on lubamatu töö ajal ajada oma eraasju. Juhiabil ei tohi olla harjumust lobiseda telefoniga tööväliseid jutte .
Kokkuvõtvalt võib öelda, et juhiabi olla ei olegi väga lihtne. Sellele tööle ei sobi inimene, kellel puudub enesevalitsemine, korrektne välimus, kes ei taha ennast pidevalt täiendada tööalaselt ja ka mitte- tööalaselt. Juhiabi peab olema hea stressitaluvusega. Alati peab ta suutma olla toeks ja abiks teistele. Juht ja tema vajadused on alati esikohal aga juhiabi jääb tagaplaanile. Hea juhi taga on siiski tema abi kelle oskused ja professionaalsus tagavad organisatsiooni usaldusväärsuse ja tulemuslikkuse. Hea juhiabi on justkui hea haldjas kelle puudutus või kohalolek paneb kõik särama ja inimesed naeratama.