MINA JA JUHIABI EETIKAKOODEKS (0)

LÄÄNE-VIRU RAKENDUSKÕRGKOOL
Sekretäritöö . Etikett
JA14KÕ
Eneli Eiert
MINA JA JUHIABI EETIKAKOODEKS
Essee
Õppejõud: Kersti Riivits, MA
Mõdriku
2014
Koodeksi järgimine on Eesti Juhi Abi Ühingu liikmetele kohustuslik ning soovitav ka kõigile sekretäridele/juhiabidele, kes ühingusse ei kuulu. Sellest lausest saab järeldada, et iga Eesti Juhi Abi Ühingu liikme kohus on teada eetikakoodeksi sisu ning seda otseloomulikult järgida, sama peaksid tegema ka kõik samal ala töötavad isikud, et koostöö kõigi kaastöötajate ning koostööpartneritega oleks võimalikult sujuv ning meeldiv mõlemale osapoolele.
Koodeksis on öeldud , et sekretär/ juhiabi on teadlik oma töökohustustest ega ületa oma võimupiire; ta esindab alati ning igas olukorras eelkõige oma organisatsiooni. Leian, et iga töötaja peaks kindlasti teadma oma õiguseid ning kohustusi ja ei tohiks oma võimupiire ületada, sest ta võib olla ebakompetentne teatud küsimuses otsustamaks, mis võib endaga kaasa tuua segadust ning võibolla isegi kahju oma organisatsioonile. Samuti peaks olema sekretär/juhiabi alati valmis esindama oma organisatsiooni ning olema esindusliku välimusega , et jätta parem esmamulje klientidele/koostööpartneritele.
Veel on kirjas, et sekretär/juhiabi on kompetentne , tunneb end kodus poliitikas, majanduses, kultuuriprobleemides; arvestab kliendi päritolu ja austab tema rahvuslikke ning religioosseid eripärasusi; on omandanud võõrkeeli ja täiendab end neis. Sekretär/juhiabi on nii-öelda organisatsiooni visiitkaart . Temaga suhtlevad peaaegu kõik kliendid, läbi tema lepitakse kokku kohtumisi jne. Seega peab sekretär/juhiabi olema kursis nii poliitikas, kultuuris kui ka igas teises valdkonnas toimuvaga, et võimalikult kiiresti ning sujuvalt kokkuleppeid luua tõrgeteta. Kuna võib ette tulla, et organisatsioonil on ka välsimaa koostööpartnereid siis peab juhiabi/sekretär oskama kindlasti võõrkeeli ning olema kursis erinevate kultuuride ja nende kommetega, et koostööpartnereid tahtmatult mitte solvata.
Kuna sekretär/juhiabi tööks on palju inimestega suhelda siis peab kindlasti paika ka koodeksis öeldu: sekretär/juhiabi on sõbralik, viisakas, elurõõmus, käitumiselt korrektne ja ennast valitsev. Sellel alal töötav inimene peab kindlasti olema klientide, kaastöötajate ning koostööpartneritega sõbralik ja viisakas, sest vastasel juhul teeks ta oma organisatsioonile kahju, mis, nagu eespool juba selgus, oleks eetikakoodeksi vastane käitumine. Samuti peab ta olema ennast valitsev ja käitumiselt korrektne. Isegi kui mõni klient peaks halvasti ütlema või käituma muul moel ebameeldivalt/häirivalt ei tohiks organisatsiooni esindajana sekretär/juhiabi samaga vastata, tuleks olla võimalikult viisakas ja andma endast parima , et klient saaks parima teeninduse ja (kui võimalik siis ka) vajaliku informatsiooni.
Kirjas on, et sekretär/juhiabi peab alati meeles, et ei tugine organisatsioonile oskassaanud usaldusele, vaid võidab selle iga oma kliendi puhul uuesti; olemasolevatest teadmistest ja oskustest ei piisa, neile tuleb pidevalt lisa hankida. Leian, et tegelikult ei tohiks ühelgi alal töötav inimene tugineda olemasolevale usaldusele, vaid peab pidevalt töötama hästi ning pingutama/vaeva nägema, et olemas olev usaldus püsiks, sest vastasel juhul ajapikku võib olemas olev usaldus kaduda. Nii nagu keeltega peaks igal alal olemasolevatele teadmistele ja oskustele otsima lisa pidevalt. Kõik meid ümbritsev muutub pidevalt ning uueneb, seega võivad oskused ajapikku muutuda kasutuks, kui neid ei täiendata.
Sekretär/juhiabi ei luba endale iial tagarääkimist ja hoiab kuuldud saladused vaid enda teada. Sekretär/juhiabi puutub kokku paljude dokumentidega, mis võivad olla konfidentsiaalsed ning sealkohal peab meeles pidama , et neid ei tohi mitte mingil juhul edastada kellelegi võõrale, kes võib selle informatsiooniga organisatsioonile kahju tekitada. Samuti on sekretär/juhiabi idevas suhtluses ka kaastöötajatega, kes võivad muuhulgas ka taga rääkida, see aga ei tähenda seda, et sekretär/juhiabi peaks seda edasi levitama, tema ülesanne on jääda diskreetseks ning mitte kaasa minna kuulujuttudega, mis võivad kaastöötajatega suhteid halvendada. Sest tema ülesandeks on hoiduda liigsest lobisemisest.
Klient soovib suhelda terve, optimistliku ja korrektse välimusega abilisega. Sekretär/juhiabi hoidub alati ebamäärasusest, kõhklemisest ja argusest. Minu arvates on need kaks punkti koodeksis väga tähtsad, sest, nagu juba eespool öeldud, abiline peab olema esinduslik ning korrektne, et ta ei jätaks klientidele halba esmamuljet ja et temaga tahetaks suhelda. Sinna juurde käib ka julge pealehakkamine, et kliendil ei jääks muljet nagu ta suhtleks abilisega, kes ei julge suhelda ega otsustada. Leian, et oma võimupiires peab olema abiline julge otsustama ning vabalt suhtlema klientidega, sest siis on ka klientidel julgem tunne vabamalt suhelda asjaajajaga.
Veel on koodeksis välja toodud, et abiline hoidub alati eraasjade ajamisest tööajal, familiaarsest suhtlemisest ja väldib rangelt igasugust kahemõttelisust nii sõnades kui ka tegudes. Tööaeg on ettenähtud töö tegemiseks ning kui pühenduda sel ajal ainult tööle, mitte kõrvalistele nt eraasjadele, siis on tulemus ka kindlasti parem ja jõuab rohkem tööd tehtud. Niisamuti peaks tööl olema korrektne ning vältima ütlemisi ja tegusid , mis võivad teisele osapoolele tunduda kahemõttelised, see ainult pingestaks kaastöötajate omavahelisi suhteid ning töö kannataks selle mõtlematu teo all.
Enda arvates olen aru saanud Eesti Juhi Abi Ühingu liikme koodeksist hästi ning leian, et saaksin nende punktide täitmisega tulevikus hakkama, sest punktid on selgelt sõnastatud ja minu poolt läbi töötatud. Samuti on väljatoodud ka mulle jõukohane, et neid teostada ja kliente ning kaastöötajaid nii hästi kohelda et ei tekiks omavahelisi pingeid ega tülisid.