Juhtumianalüüs (10)

TALLINNA ÜLIKOOL
Psühholoogia Instituut
Jaanus K.
JUHTUMIANALÜÜS
Iseseisev töö
Õppegrupp: G-1 (Geoökoloogia)
Juhendaja : Kärolin Šults
Õppeaine: Juhtimise alused
Tallinn 2008
SISUKORD
JUHTUMI ÜLEVAADE 3
PROBLEEMIDE MÄÄRATLUS JA ANALÜÜS 4
Kommunikatsiooni probleemid 4
Tööde tulemused alla ootuste 4
Liiga kõrgelt spetsialiseeritud töö? 4
Organisatsiooni süsteem on vananenud 4
Motivatsiooni puudus 4
PEAMISED PROBLEEMID 5
I suur probleem: Motivatsiooni puudus 5
II suur probleem: Halvasti arenenud kommunikatsioonisüsteem 5
VÕIMALIKUD LAHENDUSED 6
Alternatiivsed tööülesanded 6
Premeerimissüsteemi loomine 7
Tööosakondade kokkuviimine 7
Ühised firma väliüritused ja üldkoosolekud 8
REAALNE LAHENDUS ADVOKAADIBÜROOLE 9
REAALSE LAHENDUSE RAKENDAMINE 11
LÕPPSÕNA 13

JUHTUMI ÜLEVAADE

SAB nimelises advokaadibüroos töötab muu personali hulgas 22 andmesisestajat, kes omavad vähemalt bakalaureuse kraadi ning nad on läbinud spetsiaalse koolituse, lisaks osalevad pidevatel täiendkoolitustel. Nende ülesandeks on läbi vaadata õigusalaseid dokumente. Tegemist on oma ala spetsialistidega.
Organisatsioon asub uues hoones kesklinnas. Ruumid on uued ja modernsed . Lisaks on neil väga meeldiv ja hubane puhkeruum. Palk on keskmisest kõrgem, millele lisanduvad veel mitmed erisoodustused.
Siiski on olukord halb, palju tehakse oma töös vigasid, arvatavasti ei peeta tähtaegadest kinni ning lokkab motivatsioonipuudus. Andmetöötluskeskuses on suur tööjõu voolavus . Antud keskust juhatab Pr. Tamm, kes on seal väga staažikas ning omab suurt kogemustepagasit. Juristid ei tunne eriti andmetöötluskeskuse töötajaid, kuid hoolimata rohketest vigadest hindavad nad ikkagi sealset rasket tööd.
Firma juht Hr. Reimann tõstatab antud probleemi, mis valitseb andmetöötluskeskuses ning Pr. Tamm ei reageeri sellele hästi, väites, et vigade ja töömahu, mis ära tehakse, suhe on normis . Ning näeb suurt probleemi just selles, et antud töö on väga rutiinne, millega kaasneb töötajatel motiiv tööl käia ning hoolikalt oma tööülesandeid täita. Pr. Tamm viga endas ei näe ega ka otseselt oma töötajatel, st viga oleks vaja kaugemalt otsida.
Pr. Tamm kirjeldab oma ülemusele ka tööd, et juristidelt saabub tööülesanne, see sisestatakse automaatselt andmesisestaja päevakavva ning küsimuste tekkimisel pöördub Pr. Tamm ise isiklikult töö andnud juristi poole, et leida lahendust. Lisaks arvab ta üheks võimalikuks ebaefektiivse töötulemuse põhjuseks on juristide suhtumine neisse , andmesisestajate jaoks võib tunduda, et juristid ei väärtusta nende tööd, kuigi nad arvatavasti seda teevad.
Korraldatud küsitluses selgus, et firma heaks andmesisestajatel töötada meeldib, kuid lihtsalt ülesanded on liiga rutiinsed ning see tekitab kiiresti tüdimust. Lisaks ollakse huvitatud edutamistest. Ei olda ka rahul sellega, et nad on teistest eraldatud.
Muusika abil efektiivsust tõsta samuti ei töötanud – arvatavasti sellepärast, et lihtsalt kõigile ei meeldi puhkpilli muusika ning see võis olla lausa häiriv.

PROBLEEMIDE MÄÄRATLUS JA ANALÜÜS

Kommunikatsiooni probleemid

Puudub otsekontakt juristide ja andmesisestajate vahel. Liiga suur eraldatus on erinevate tööülesannetega inimeste vahel (killustatus). Suhtlusprobleemid kollektiivide vahel. (R. Goffee ja G. Jones’i teooria järgi on organisatsioon killustatud)

Tööde tulemused alla ootuste

Tähtaegadest ei peeta kinni ning lohakas ollakse tööülesannete juures. Töölt puudumised põhjuseta või kaheldavate põhjustega. Tööülesannete kuhjumine .

Liiga kõrgelt spetsialiseeritud töö?

Töö rutiinne, igav ja sisutu, suur kaadri voolavus, pidevalt erinevate isikuomadustega inimeste sulandumise probleemid. Kõrgelt haritud töötajad ootavad arvatavasti midagi enam väljakutsuvat.

Organisatsiooni süsteem on vananenud

Uuenduslike ideede puudus, liiga vana tööpersonal, kes on vanades ideedes kinni. Võimalik, et keskastme juhid ebapädevad, st ei suuda minna kaasa arenguga. Nooruslikku osakonna juhti oleks vaja?

Motivatsiooni puudus

Motivatsiooni tõstmiseks ei ole rakendatud vajalikke meetmeid, keskendutakse liiga palju ainult tööülesannete täitmisele, ei arvestata töölisega kui isiksusega. Puuduvad firma sisesed üritused väljaspool tööaega. (R. Harrison’i mudeli järgi on tegemist suhteliselt ülesande keskse organisatsiooniga, kus ei panda erilist rõhku töölisele kui isiksusele.)

PEAMISED PROBLEEMID

I suur probleem: Motivatsiooni puudus

Sellega on kaasnenud suur tööjõu voolavus, pidevad pinged töökollektiivi sees ja vahetuvate uute töötajatega on raske harjuda või ei kohane uus töötaja antud organisatsiooni kollektiivi ja süsteemiga. Töö on üksluine ning päev otsa paigal istuda on väga väsitav, pidevad lisakoolitused võivad mõjuda halvasti, kuna koguaeg talletatakse uut infot ning lisaks võivad olla nad raskesti ülesehitatud või igavad . Puuduvad alternatiivsete tegevuste tegemise võimalus.
Võimalik, et ei tunnustata piisavalt andmesisestajate rasket tööd ja inimesed on nördinud, sest ootasid midagi enamat või suuremat väljakutset peale kõrgkooli lõpetamist.

II suur probleem: Halvasti arenenud kommunikatsioonisüsteem

Organisatsioon on killustatud, eri osakonnad on teistest liiga eraldatud. Kommunikatsioon on seetõttu aeglane ja lisaks võivad tekkida infokaod, mis omakorda toob kaasa arusaamatusi, vigasid tööülesannete täitmisel, pingeid kolleegide vahel ja tähtaegadest mitte kinnipidamisi. Samuti ei tunta oma tööülesande andja eriärasusi ning ei osata arvestada sellega, kuidas just oleks talle sobilik mõnd ülesannet täita – st, et ei suudeta välja töötada eri osakondade vahel efektiivset süsteemi, kuidas vormistada ülesannet ning edastus - ja planeerimissüsteemi.
Ei korraldata üritusi, milles võtaksid osa kõik SAB advokaadibüroo osakonnad. Seetõttu ei ole eriti võimalusi üksteist tundma õppida. Samuti ei korraldata regulaarseid koosolekuid, kus oleks kogu organisatsioon kaasatud ning seal oleks võimalik arutada suuremaid probleeme ning küsimusi, mis hõlmaksid rohkem kui ühte osakonda .

VÕIMALIKUD LAHENDUSED

Alternatiivsed tööülesanded

Põhi tööülesannete (andmete sisestamise) kõrvale tuleks pakkuda mingeid muid rohkem liikuvaid ülesandeid. Näiteks erinevate väliürituste mingite nüansside eest vastutavad igakord erinev rühm andmesisestajaid. See arendaks neis meeskonnatööd, suurendaks ühtekuuluvustunnet ning esitaks samas ka väljakutseid.
Võimalik et isegi aitaks, kui päevas korraldatakse kogu andmetöötluskeskuse personalile 15-30minuntiline võimlemissessioon. Seda praktiseeritakse mitmetes erinevates asutustes ja on suhteliselt levinud Aasia maades.
Positiivsed
Negatiivsed
Arendab omavahelist koostööd
Tulemus võib olla halb kogemuste/oskuste puudumise tõttu
Esitab uusi väljakutseid ja arendab teisi oskusi
Professionaalne võimlemissessioon võib olla liiga kulukas
Motivatsioonitõus
Mõnel töötaja jaoks võib olla korraldamine ebamugav ning see võib kaasa tuua motivatsioonilanguse
Töö mitmekesistub
Tervise paranemine töökollektiivil
Kaadri voolavus väheneb

Premeerimissüsteemi loomine

Kehtestada süsteem, kus lisatasusid antakse heade töötulemuste eest. Lisaks üllatuste jagamine erinevate tähtpäevade puhul. Näiteks tehtud töökoguse pealt saad lisaboonust, kui tehtud töö ja vigade suhtarv on piisavalt väike. Kuu parimate töötajate valimine. Mitte rahalised (sümboolsed) üllatused erinevate tähtpäevade puhul, millega antakse töötajale teada, et teda peetakse meeles ning ta on kollektiivi üks osa (sünnipäevad, emade- ja isadepäevad, naiste päev jne).
Positiivne
Negatiivne
Võimalik motivatsiooni tõus
Kulude suurenemine
Innustab töölisi hoolikamalt ülesandeid täitma
Üritatakse, kuid ei saavutata soovitud tulemus, siis võib tekkida alaväärsuskompleks teise töötaja suhtes
Töötaja tunneb, et teda peetakse ikka meeles
Töökeskkonnas tekib rohkem vaheldust

Tööosakondade kokkuviimine

Omavahel rohkem seotud osakonnad tuleks paigutada üksteisele võimalikult lähedale, et kiirendada kommunikatsiooni ja infovahetust nende vahel. Lisaks tuleks luua otsekontakt sulle tööülesande andud inimesega, mitte teostada lisaküsimuste ja probleemide lahendamist läbi kolmanda isiku, kuna sellega kaasnevad paratamatult info muundamine ja vahel isegi infokadu. Samuti suurendame meeskonnavaimu, kui paikneme üksteisele lähestikku ja kergesti kättesaadavatel kohtadel.
Positiivne
Negatiivne
Infovahetuse paranemine
Suur ajakulu (ümberkolimise ajal)
Meeskonnavaimu suurenemine
Võib tekitada väga suuri rahalisi kulutusi
Inimesed saavad rohkem oma tööle keskenduda
Tekitab ajutiselt segaduse töötegemises ja tööefektiivsuse langus (kolimisperioodil)
Õpitakse töökaaslasi paremini tundma
Töökeskkond võib olla halvem kui varem (seda hakkab aru saama aja möödudes)

Ühised firma väliüritused ja üldkoosolekud

Tuleb korraldada vähemalt paar korda aastas ühiseid firma välisüritusi, kus kogu töökollektiiv saab tunda end vabamalt ning tänu sellele õpitakse üksteist tundma rohkem ka isiklikumal tasandil. Need on hea vaheldus tööle, seob töölisi omavahel ka muul moel, kui ainult töömeeskonnana. Lisaks on teada, et iga inimene vajab meelelahutust.
Igas normaalses ettevõttes korraldatakse regulaarselt üldkoosolekuid, kuhu oleks kaasatud kogu personal. Aja jooksul ikka tekib suuremaid küsimusi ja probleeme, mille lahendamiseks on vaja suuremat kogunemist. Samuti saab seal arutada uutest ideedest ning juhatusel on hea võimalus kõigile korraga rääkida tuleviku plaanidest ja muudatustest ning nendega seoses küsimustele vastata. See hoiaks palju aega kokku, kui eraldi hakata osakondadele rääkima. Sellega näidatakse, et ka lihtsamaid töölisi kaasatakse arendusse või vähemalt tekitatakse selline tunne.
Samuti võiks umbes korra kuus osakond korraldada oma osakonna siseseid koosolekuid, kus arutada võimalike tööefektiivsuse parandamise võimalusi, lasta töötajatel käia välja ideid, mida teha või muuta ning lisaks saab väiksema mastaabilisemaid küsimusi edukalt lahendada.
Positiivne
Negatiivne
Ajakokkuhoid informeerimisel
Lisakulutused
Küsimuste ja probleemide lahendamise efektiivsuse tõus
Raskused vahel sobiva koha ja aja leidmisel
Vaheldus
Meeskonnavaimu tõus
Võimalikud uued arendussuunad
Tööline tunneb, et ka temaga arvestatakse

REAALNE LAHENDUS ADVOKAADIBÜROOLE

Rakendada tuleks antud situatsioonis kombineeritud lahendust, millega parandaks osakondade vahelist kommunikatsiooni, tõsta tuleks motivatsiooni ning lisaks tuleks tekitada igapäeva töösse vaheldusmomente.
Andmetöötluskeskuses olevate andmesisestajate töö on väga istuv ja üksluine, siis kindlasti tuleks sisse tuua igapäevane lühike võimlemissessioon, mis tekitab mõnusat vaheldust ning ajab personali liikuma ja mitte kõige tervislikum päev muudetakse sellise aktsiooniga palju tervislikumaks.
Lisaks väiksematel üritustel moodustaks vastutavad meeskonnad, seda ei tohiks rakendada suurte ürituste korral nagu näiteks asutuse suvepäevad, kuna seal on vaja juba professionaalide tööd. Kuid väga edukalt saaksid töötajad ise korraldada näiteks väikseid sünnipäevapidusid, kus siis mingi osa vastutab söögi ja joogi eest, teine osa mingi huvitava lillekimbu moodustamisel ja kolmas osa väikse nö. vastuvõtu vms sarnase osa eest. Samuti saaks seda süsteemi rakendada ka erinevate tähtpäevade puhul (Jõulupidu tuleks ka siiski arvatavasti jätta rohkem professionaalide hooleks). Selline süsteem muudaks tööd lõbusamaks, esitaks väljakutset, et teha midagi originaalset, samas parandab see meeskonnatööd ja ühtekuuluvust ning saab vägagi kasulikke kogemusi korraldamise vallas.
Kindlasti tuleks firmal korraldada vähemalt korra aastas suurem väliüritus, soovitavalt isegi kaks. Neist esimeseks võiks olla suvepäevad, mis peaks toimuva vabas õhus ja kuskil looduslikumas piirkonnas ning see võiks olla 2-3 päeva pikk, kus siis toimuksid erinevad meelelahutusüritused. On teada, et värske õhk ja loodus mõjuvad inimesele stressimaandavalt ja lisaks vajab rahvas meelelahutust. Selline aktsioon näitab, et firma hoolib oma töötajatest. Teiseks võiks olla jõulupidu, selline traditsioonilisem: Jõuluvana peaks olema esindatud, tööliste lastele võiks olla erinevad tegevused. See oleks selline rahulikum tööpersonali koosviibimine, kus firma peab meeles oma töölisi sümboolsete kingipakkidega ja selline hubane koosviibimine mõjub samuti meeskonnavaimule positiivselt.
Olenevalt firma eelarve võimalustest looks mingisuguse premeerimissüsteemi või vähemalt jagaks töölistele näiteks suve ja jõulude puhul ühekordset preemiat. See tõstaks kindlasti tööliste motivatsiooni nagu ka eelmised osad ning tänu sellele paraneks ka töö efektiivsus.
Tuleb hakata regulaarselt korraldama koosolekuid, millel võimaluse korral tuleks juhtkonnal koostada ennem kava, et koosolek oleks sisukas ning ei veniks liialt pikale, seal tuleks arutada uusi ideid, muudatusi, probleeme ja lahendusi ning nendele tuleks leida vastavalt lahendused, kas kompromisside võis siis konsensuse näol.
Kuna antud ettevõte asub uues hoones, siis võib sellest järeldada, et suhteliselt hiljuti on kolitud, seetõttu ei soovitaks mingil juhul uuesti hakata osakondi ümber paigutama, sest sellega kaasneksid jälle uus kohanemisperioodi, pinged ja segadus , mis alati kaasneb kolimisega ning need on seekord suuremad, kuna seda on alles hiljuti tuntud. Kuid tuleb luua parem kommunikatsiooni süsteem, mis tänapäeva tehnikaga ei ole eriti raske, luua tuleks sisemine telefoni võrk, interneti laia kasutusega oleks võimalik luua antud firmas kindlasti lokaalne suhtlussüsteem kasvõi läbi Skype programmi. Selle tulemusega saavutatakse palju kiirem infovahetus , millega väheneb info kadu ja muundus, lisaks tagatakse sellega otsekontakt andmesisestaja ja juristi vahel. Kõige sellega peaks kaasnema tööefektiivsuse tõus, pingete vähenemine eri osakondade vahele, mis omakorda peaks tõstma motivatsiooni, kuna tööline tunneb et ta töötab hästi organiseeritud ja arenenud ettevõttes ning kõik see peaks kaasa tooma tööjõu voolavuse olulise languse.

REAALSE LAHENDUSE RAKENDAMINE

Esimese sammuna tuleb korraldada suur üldkoosolek, mille kava paneb kokku firma juhtkond . Seal koosolekul peaks rääkima antud samast lahendusest. Arutada, mis muudatusi teha ja samade ideede kohta töötajatel tagasisidet koguda. Sest siis saab neid lahenduse punkte natuke muuta, vastavalt sellele, kuidas kollektiiv arvab. Mingid punktid tuleks aga siiski kindlalt sisse viia, siis neid lihtsalt tuleb koosolekul tutvustada ja ehk tekivad töötajatel ideid kuidas neid nüansse reaalselt paremini ellu viia. (Kindlasti peaks kommunikatsioonisüsteemis antud muudatuse ära teha, kuna see on hädavajalik ning tuleks ka võimlemissessioon mingil moel sisse tuua, sest see parandab tervist, toob vaheldust ja aitab stressi vähenemisele kaasa.). Arvatavasti ei ole keegi mingi preemiasüsteemi sissetoomise vastu, seda lihtsalt mainiks ja juhtkond ise peaks otsustama, millist süsteemi oleks asutusel piisavalt kasulik rakendada.
Nüüd tuleks vaadelda advokaadibüroo eelarvet , kui palju oleks võimalik panna kommunikatsiooni süsteemi arendusse. Näiteks kui kõik kasutavad asutuses arvutit siis peaks saama teoreetiliselt hakkama tasuta programmiga Skype, lisaks tuleks osta juurde töötajatele piisavalt mugavad kõrvaklapid mikrofonidega ning Skype’ga saaks lokaalses võrgus edukalt hakkama, kuid võiks olla siiski ka tavatelefoni süsteem, kui võrgus peaks tekkima tõrge või üldse maha minema, siis saaks ajutiselt kasutada lauatelefone. Lisaks on Skype kasutamise eeliseks see, et selle vahendusel suhtlemine on tasuta.
Kuna tegemist on suure advokaadibürooga, siis arvatavasti peaks olema eelarvesse võimalik panna, preemiasüsteem ja 1-2 suuremat firmaüritust. Preemiasüsteemi üheks variandiks võiks olla näiteks, et saada preemiat, siis sul peab olema x rida kuus sisestatud ja lisaks peab olema ridade sisestuse ja vigaste ridade suhtarv olema alla y-i, siis sel juhul saad lisaks tavapalgale ka boonust. Vähemalt tuleks jagada kord aastas preemiat, levinud on just see jõulude ajal, kuna siis on üldjuhul alati inimestel lisakulutused.
Kindlasti tuleb korraldada 2-3 päeva pikkused firma suvepäevad ja võimaluse korral ka Jõulupidu. Selle korraldamise tarvis peab kaasama jälle töökollektiivi, et uurida ehk on kellelgil asukoha suhtes hea idee, lisaks tuleks küsitleda, mis meelelahutusüritustest oleksid kollektiivid huvitatud. Peale seda tuleb võtta ühendust mõne üritusi korraldava firmaga, keda saab usaldada , sest sellised suured üritused tuleks korraldada ikka meeldejäävad (heas mõttes), et kollektiividel oleks hiljem mida meenutada.
Väikeste firma siseürituste korraldamisel teeks loosiga igakord meeskonnad, kes siis vastavalt mingi osa eest vastutaks. Meeskondade koosseis peaks olema alati erinev, et arendaks tööd kõigi eri tööliste vahel – selleks kasutakski meeskondade loomisel loosimeetodit.
Võimlemissessiooni rakendamiseks tuleks uurida kõige pealt ehk tööliste enda seas mõni vabatahtlik, kes on tegelenud aeroobikaga või mõne muu võimlemisvormiga ning saaks neid sessioone juhendada. Kui ei ole sellist inimest, siis teiseks võimaluseks oleks erinevate lihtsamate videokassettide/ dvd’e kasutamine. Alguses võib see töölistele tunduda kummaline ja mitte kõige meeldivam , kuid kui sellega harjutakse, siis hakatakse seda nautima.

LÕPPSÕNA

Nende kõigiga peaks kaasnema motivatsiooni tõus, töö muutumine vaheldusrikkamaks, arenema peaks tunduvalt kommunikatsioonisüsteem ja kaadri voolavus peaks vähenema – see kõik peaks kaasa tooma suure tööefektiivsuse tõusu, millega peaks saama lahendatud büroos üheks suuremaks probleemiks olnud madal tööefektiivsus ning lisaks mitmed teised väiksemad probleemid