Virtuaalse suhtlemise kultuur (3)

Virtuaalse suhtlemise kultuur
REFERAAT
TARTU
11.02.2009
1981 aastal valmistas IBM esimese personaalarvuti (PC) mida võis kasutada nii kodus, koolis kui ka töökohtades. Tänu sellele suurenes arvutite arv maailmas järsult, mis aastal 1981 oli 2 millionit ja järgmisel aastal tänu PC'le juba 5,5 miljonit. Juba 10 aastat hiljem oli maailmas 65 miljonit personaalarvutit. Kui arvutid muutusid võimsamaks leiutati neile võimalus üksteisega suhelda, ehk siis teiste sõnadega leiutati arvutivõrk. Arvutivõrk võis olla kas üksteisele lähedal asuvate arvuti ühendamine kohalikku võrku või siis ka arvuti ühendamine mõne teise arvutiga, kasutades selleks modemit ja telefoniliine. Kasutati ka sellist võimalust, et oli üks keskarvuti, mille küljes olid terminalid , mis polnud ise arvutid , vaid lihtsalt masinad, mis võimaldasid keskarvutiga töötada. Ühe keskarvuti külge sai panna palju terminale . Aastal 1992, kuigi see leiutati juba 1962 aastal, hakkas laiemalt levima ka ülemaailme arvutivõrk, ehk internet , millel on tänapäeval rohkem kui 100 miljonit kasutajat üle maailma. Interneti põhikasutusalad on alates selle algusest olnud informatsiooni saamine interneti lehekülgedelt ja kirjade saatmine elektroonilisel teel, ehk siis e-mail ja sellega seoses tekkis ka virtuaalse suhtlemise kultuur…
Elektrooniline suhtlemine on analoogne teistele suhtlemisliikidele – näost-näkku suhtlemisel lisandub kehakeel ja hääl, telefonisuhtlusel hääl. Elektroonilise suhtluse puhul antakse informatsioon edasi kirjapildis – väljendite valik, ülesehitus, kirjavahemärgid ja emotikonid. Vahe on ka suurtel ja väikestel tähtedel. Ainult trükitähtedega kirjutamist võrdsustatakse karjumisega. Ainult väikseid tähti,eriti kirja ilma kirjavahemärkideta on ebamugavam ja aega nõudvam lugeda.
Kui aga tahad kirja rõhutada,et kirja saaja selle kohe läbi loeks, võid kirjale lisada märgi Importance : High ehk oluline – lisatakse kiiret vastest vajavatele meilidele. Oluline teema kirjutada meili pealkirjaks…
Olenevalt sellest, millisel aadressiväljal on saaja nimi, sõltub asjaolu, kas temalt oodatakse vastust ,või teda lihtsalt teavitatakse. Seega tasub kirja kirjutamisel vaadata, millisele väljale saaja või saajate meiliaadressid on märgitud ja kirja saajana pöörata tähelepanu, millisel väljal on Sinu nimi.

• TO – on saaja(d) ehk adressaat, kellele meil on suunatud.
  
• CC ( Carbon Copy ) - meili koopia saaja. Edastatud teabe saamiseks, sest see ei nõua otseselt vastust.
  
• BBC ( Blind Carbon Copy) – salakoopia saaja, kes saab meili teadmiseks.(To ega CC ei tea ,et ka BBC-le on kiri saadetud )
  

Proovi kirjale vastata esimesel võimalusel, vaikimine võrdub samaga, kui me näost-näkku suhtlemisel pöördume inimese poole ja ta meist välja ei tee. Seetõttu on oluline meilidele vastata ja teha mõlemale poolele sobivad kokkulepped meilivahetuses, millega mõlemad ka arvestada saavad. Oluline on ,et meili saatja saaks tagasisidet, et meil on kenasti temani jõudnud. Kui teie tuttav informeerib teid meiliga huvitaval teemal, siis võid talle tänuavalduseks saata lihtsalt naerunäo  või sõna “tänan”. See on väike liigutus , mis võtab vaid sekundi, kuid on saatjale tunnustuse avaldamine ning viisakuse näitamine.
Kui tähtis kiri juhtub “liikluskeerises” ära kaduma, võib alati üle helistada…
“Kiri kadus ära” tehnikat kasutatakse ka teadlikult, kui ei jõuta oma tööd õigeks ajaks saadetud, selline tegevus jääb aga inimese enda südametunnistusele.
Kas replayga vastates kustutada eelmine kiri ära? On inimesi, kes seda teevad, aga üldjuhul on soovitatav algne kiri siiski alles jätta, sest vastamine ei pruugi toimuda kohe ja saatja ei pruugi mäletadagi, millisest kirjast jutt käib.
Kirja kirjutamist ehk siis vastust peaks alustama ülevalt servast, mitte kerima kirja allapoole, et kirjutada vastus pöördumise lõppu. Seda selleks, et oleks alt üles lugedes selge kronoloogia ja võimalik kirja ajalugu vaadata.
Kuna messingeris suhtlemine on vahetu, pidev kontakt, mille puhul mõlemad osapooled on arvutis ja vestlevad, siis on selle puhul olulised vaid tervitus ja kirja lõpetav viisakusvorm.
Visuaalse kirja välimus peaks olema:

• Alusta pöördumisega.
  
• Hoidu kirjajorust, mida on raske lugeda. Kasuta lõikude eraldamist.
  
• Lõpeta viisakusvormelliga.
  
• Lisa kontaktandmed .
  
• Lühendites kirjutamist ja “karjumist” (trükitähtedes kirjutamist) tasuks vältida.
  

Erinevus e-kirjade puhul seisneb selles, et te pole kohal, kui adressaat teie sõnumit loeb ning seega ei saa te tema reaktsioonist sellist pilti nagu telefonis vesteldes või isiklikult suheldes. Pärast saatmisnupu klõpsamist ei saa te enam oma kommentaare kohendada. Seega peate andma endast parima juba esimesel katsel. Vastasel juhul riskite oma klientide võõrandumise ja ärisuhete katkemisega.
Suheldes kellegagi, keda te ei tunne, vaid põgusalt teate, kasutage mõnevõrra formaalsemat tooni, mille hulka kuulub asjakohane tervitus ning nimelise pöördumise kasutamine. Microsoft Office Outlook 2003 koos ärikontaktide halduriga (Business Contact Manager – BCM) aitab teil korraldada kontaktide nimed ja seostuva teabe, koondades kogu kliendikontode teabe kesksesse asukohta , millele pääseb juurde vaid ühe hiireklõpsuga.
Mõned meilisuhtluse juhised veel:
* Kasutage selgesõnalist teemarida, mis annab võimalikult täpselt edasi teie e-kirja mõtte.
* Öelge, mis teil on öelda, kuid proovige teha seda lühidalt.
* Kasutage hõlpsalt loetavat fonti ja fondisuurust (teatud uuringud on näidanud, et 10-punktine Verdana või Arial on veebitingimustes kõige paremini loetavad). Vältige ärisuhtluses rikkalike dekoratiivelementide kasutamist.
* Viiruste levitamise riski vähendamiseks saatke tavatekstiga e-kirju ning ärge kunagi saatke meilimanuseid, kui te pole selleks eelnevalt luba küsinud. Samuti on oluline oma viirusetõrjetarkvara regulaarselt värskendada.
* Kasutage meilisignatuuri vCardi, mis sisaldab täieliku kontaktteavet (sh. telefoninumbrit ja teie ettevõtte nime).
* Kasutage alati õigekirjakontrolli ja lugege oma sõnum grammatikavigade või muude probleemide vältimiseks enne saatmist alati läbi.
* Vältige nalju, pealiskaudseid märkusi või slängi, mida võiks valesti tõlgendada.
* Saades e-kirja, mistahes legitiimselt saatjalt (vastandina rämpspostisaatjale), andke kirja kättesaamisest alati 24 tunni jooksul teada. Seda isegi juhul, kui teil pole võimalik kohe põhjalikumalt vastata.
* Kui te ei saa oma e-kirju lugeda enam kui 24 tunni jooksul, kasutage kontorist väljas viibimise automaatset vastest.
Juba pikemat aega virtuaalmaailma tõttu nõrgenevad inimeste niigi hõrenenud perekondlikud sidemed veelgi. Erinevalt televisioonist aga tekitavad virtuaalmaailmad uusi ja teistmoodi sidemeid inimeste vahel. Täiesti uutel alustel sündinud sõpruskonnad on rahvusvahelised, mitmetes küsimustes vahel professionaalsed. Need seltskonnad saavad hästi läbi, kuid neil on raskem suhelda inimestega, kes pole kunagi uue virtuaalsusega kokku puutunud. Seega, virtualiseerumise vastased ja pooldajad teevad tõenäoliselt mõlemad ühe ja sama vea. Nad vastandavad virtuaalse ja reaalse. See on küll ahvatlev tee, kuid viib meid lõputute jaburate arutluste rägastikku. Üks võimalus on käsitleda virtuaalset hoopis reaalsuse laiendusena, mitte selle aseainena.
XXI sajandil on raske elada ilma arvutita, seega peaksid kõik tundma ka virtuaalse suhtlemise kultuuri, aga enamasti on meilisuhtluse etikett kaine mõistusega tuletatav. Teate ju, kuidas tuleb suhelda klientidega silmast silma kohtudes või telefoni teel vesteldes.
Kasutatud materjalid:
“Virtuaalse suhtlemise kultuur”
“Mina internetis”
www. bioneer .ee
http://et.wikipedia.org
www.google.com
4