Meilietikett (1)

Tallinna Majanduskool
Sekreti - ja ametnikutöö osakond
E E
Meilietikett
Referaat
Juhendaja :
H P
Tallinn 2008
Käitumiskultuurist paistab välja inimese sisemine kultuur. Meil tuleb teada reegleid, et õigel ajal ja õiges kohas neid õigesti kasutada. Etikett ei ole ajast aega püsinud sama, kuid on siiski kindlad baasreeglid, mida endale käitumisel aluseks võtta.
Me kõik oleme võimelised tegema paljusid asju, mis ei ole nö viisakad , kuid ometi üks osa meist teadvustab oma tegude tagajärgi ja mõju ühiskonnale ning temale enesele tervikult ja seetõttu lähtub oma tegutsemises üldtuntud normidest. Näiteks sellest, et ei ole ilus varastada.
Etikett kujuneb välja teatud tegevuse käigus ja sisaldab endas praktilisest ja üldtuntud viisakusest läbipõimunud infot, mille ülestähendamisel ja levitamisel tekib teatud viisakusnorm.
Suhtleme ju peagi igapäev internetti aktiivselt kasutades. Eelkõige meili teel, kiirinfo vahetamisel on abiks MSN, vajadusel Skype. Suhtlus toimub kolleegide , klientide, erinevate ametiasutuste, üliõpilaste ja sõpradega.
Kindlasti kasutades internetti peaks igaüks meist teadma häid kombeid ja kinni pidama headest tavadest , see on sama oluline nii e- kirjade saatmisel kui ka kliendiga telefoni teel rääkides või silmast silma müügivestlust pidades. E-post ei pruugi küll nõuda samasid tavasid, kuid suhtluse eesmärk jääb siiski samaks.
Erinevus e-kirjade puhul seisneb selles, et te pole kohal, kui adressaat teie sõnumit loeb, ning seega ei saa te tema reaktsioonist sellist pilti nagu telefonis vesteldes või isiklikult suheldes. Pärast saatmisnupu klõpsamist ei saa te enam oma kommentaare kohendada. Seega peate andma endast parima juba esimesel katsel. Vastasel juhul riskite oma klientide võõrandumise ja ärisuhete katkemisega.
Tuleb meeles pidada, et arvutitehnoloogiaga kaasnevad samuti kindlad käitumisreeglid ja –kultuur.
E-suhtluse etiketi reeglid, millest tuleks kinni pidada.

• Ära unusta , et suhtled teise inimese, mitte arvutiga.
  
• Kirjuta lühidalt ja selgelt. Kasutage selgesõnalist teemarida, mis annab võimalikult täpselt edasi teie e-kirja mõtte.
  

Kasutage alati õigekirjakontrolli ja lugege oma sõnum grammatikavigade või muude probleemide vältimiseks enne saatmist alati läbi. Kasutage hõlpsalt loetavat fonti ja fondisuurust

• Kasuta pöördumist. Pöördumine annab sõnumile sõbralikuma või ametlikuma tooni. Suheldes kellegagi, keda te ei tunne või vaid põgusalt teate, kasutage mõnevõrra formaalsemat tooni, mille hulka kuulub asjakohane tervitus ning nimelise pöördumise kasutamine.
  
• Oled selline, kelleks oled ennast kirjutanud.
  
• Pealkirjasta oma teated .
  
• Arvesta lugejaga ja austa teda – ära ole tänusõnadega kitsi.
  
• Ole ettevaatlik huumori ja sarkasmiga.
  
• Ole salliv , väldi solvanguid.
  
• Mis tahes andmeid kasutades viita allikale.
  
• Püüa ennast ja varemkirjutatut mitte korrata , selgita vajadusel tagamaid.
  
• Ära kuritarvita oma arvuti võimsust.
  
• Hoia saadud meili privaatsust.
  

Etiketi kohaselt tuleks e-kirjale vastata 24 tunni jooksul. Kui aga vastamiseks läheb kauem aega, on viisakas ootajat sellest teavitada. Viisakas on öelda, et kiri on kohal, selle eest tänada ja öelda, millal võib vastust oodata. E-suhtlus on nagu tavaline suhtlemine . Kui sulle öeldakse tere, ütled ju tere vastu, mitte ei pööra selga.
Kui te ei saa oma e-kirju lugeda enam kui 24 tunni jooksul, kasutage kontorist väljas viibimise automaatset vastest.
E-post on märkimisväärselt muutnud meie suhtlusmaneere ning ärilisest seisukohast mitte just alati paremuse poole.
Loomulikult iseloomustab e-posti kiirus, millega ei saa võistelda ükski muu kirjaliku suhtluse vorm. Ning see on ka väga odav võimalus suhtlemaks klientide ja kolleegidega üle kogu maailma. Kuid hoolimata kiirusest ja taskukohasusest ei pruugi e-kirjad kanda endas vajalikul määral lugupidamist. See aga võib endaga kaasa tuua müügivõimalustest ilmajäämise, vihased kliendid või isegi midagi hullemat.
Kahjuks jääb meilisuhtluses sageli vajaka pigem just stiilist kui sisust. Teie saadetav sõnum võib sisaldada adressaadile olulist teavet, kuid see võib muude probleemide taha varju jääda. Näiteks leiti Euroopa kontoritöötajaid puudutavas uuringus , et kirjavigu sisaldavaid e-kirju saatvad inimesed tekitavad adressaatides negatiivset suhtumist.
E-post tekitab hulgaliselt probleeme:

• Kiirustades lähetatud ja kirjavigadest kubisevad kirjad rikuvad suhteid;
  
• Rämpskirjad ärritavad;
  
• Teate sisu võib jätta partnerile vale mulje;
  
• Korralduste andmisel kaob juhi motiveeriv roll;
  
• Kui on vaja kiiret vastest, ei pruugi seda saada;
  
• Kui teada pole vastuvõtjale oluline, pole vastus garanteeritud.
  

Elektroonilise suhtlemise teevad viisakaks kiire vastamine, kirja luhidus ning positiivne hoiak.
Enamasti on meilisuhtluse etikett kaine mõistusega tuletatav. Teate ju, kuidas tuleb suhelda klientidega silmast silma kohtudes või telefoni teel vesteldes. Vähese vaevaga ning näiteks programmis Outlook 2003 saadaolevatele kasulikele meilifunktsioonidele toetudes saate sepistada meilisõnumeid, mis kannavad endas samasugust viisakust ja lugupidamist, ning mis vastutasuks toovad kaasa samasuguse suhtumise ka teie ettevõttesse.
Hoolimata sellest, et Eesti on meilikasutajatel päris hea meilisuhtluse tase – nii vastamise kiirust, visuaalset külge kui struktuuri arvestades, on siingi arenguruumi päris palju.
Kasutatud kirjandus:

• http://sekretar.ee/index.php?id=19087
  
• “Dokumendi haldus” Tiiu- Reet Kõrven