Rahvusarhiiv Kristiina Kruus Teie 23.09.2017 Ringtee 25 72541 Tartu Meie 24.09.2017 nr 5-7/12 ARHIIVITEATIS Arhiiviteatis väljastatakse arhiiviseaduse § 10 lg 4 alusel õiguste või tehingute tõendamiseks. Arhiiviteatis on välja antud vastuseks päringule Viktor Kruusi töötamise kohta Koeru metskonnas. Koeru metskonna 29.04.1982. a tööle võtmise käskkirjaga nr 42-k võeti Viktor Leonidi p Kruus alates 26.04.1982. a tööle III kat. raietööliseks. Alus: LVMA. V-453.1.549. Koeru Metskonna 27.01.1989. a töölepingu lõpetamise käskkirjaga nr 15-k vabastati Viktor Leonidi p Kruus töölt 31.01.1989. a ENSV TööK § 35 p
Andmed andmetest, mis luuakse dokumendisüsteemis 18. Teabehalduse alategevused (TKTA § 3 lg 1) Andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine 19. Selgita oma sõnadega TKTA-s toodud dokumendihalduse mõistet Dokumendihaldusena teabehalduse alategevuse tähenduses käsitatakse määruses traditsioonilist dokumendihaldust, mis osaleb teabe korrastamises ning mis korraldab arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse. 20. Kui dokumenti ei allkirjastata, siis mis on selle kuupäevaks (AÜA): Registreerimiskuupäev 21. Mida peab tagama asutuse teabehalduse korraldus (TKTA § 11) Teabe kvaliteedi ka kättesaadavuse; teabe hoiu, vahetamise ja kasutamisega seotud
Ajalooarhiivile alluvad: · Viljandi maa-arhiiv · Pärnu maa-arhiiv · Tartu maa-arhiiv · Valga maa-arhiiv · Jõgeva maa-arhiiv Kohaliku omavalitsuse arhiivid: · Linnaarhiivid: Tallinna linnaarhiiv, Narva linnaarhiiv, Maardu linnaarhiiv · Vallaarhiivid · Valdade ja linnade ühisahriivid 4 3. RAHVUSARHIIV Rahvusarhiiv on Riigikantselei halduses tegutsev valitsusasutus, mis on moodustatud «Arhiiviseaduse» alusel Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 300 «Rahvusarhiivi moodustamine». Oma ülesannete täitmisel esindab Rahvusarhiiv riiki. Rahvusarhiivi asukoht on Tartus. Rahvusarhiivi aadress on J. Liivi 4, 50409 Tartu. Rahvusarhiivi struktuuriüksusteks on Ajalooarhiiv, Riigiarhiiv, maa-arhiivid, Filmiarhiiv, arendusbüroo, haldusbüroo ja digitaalarhiivi büroo. Rahvusarhiivi põhiülesanne on seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest tulenevalt
Keskarhiiv Tartus ning tegutsevate asutuste dokumentide haldajana Riigiarhiiv Tallinnas. 1935. aasta arhiiviseadus tugevdas arhiivide rolli ühiskonnale väärtuslike dokumentide säilimisel ja kasutamisel. Nõukogude võimu ajal jätkasid arhiivid tööd, suuremates linnades tegutsenud maa-arhiivid nimetati ümber linnaarhiivideks ning arhiivide juhtimine käis Moskvale allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. 1990. aastatel taastati arhiivide iseseisev majandamine. 1998. aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aastal tegevust Rahvusarhiiv, hõlmates ajalooarhiivi Tartus, riigiarhiivi ja filmiarhiivi Tallinnas ning 15 maa-arhiivi üle Eesti. 2012. aastast kehtib Eesti avalikele arhiividele järjekorras kolmas arhiiviseadus. Noora on rahvusarhiivi uus peahoone Tartus. Noora nime esimene silp viitab tema asukohale Nooruse tänaval ja teine silp on lühend rahvusarhiivist. Hoone planeerimine algas 2010. aasta lõpus, ehitustööd detsembris 2014. Noora sai nurgakivi 15
omavalitsused ja nende ametiisikud on kohustatud anmda kodanikule tema nõudel informatsiooni oma tegevuse kohta, välja arvatud andmed, mille väljaandmine on seaduseg keelatud, digitaalallkirja seadus(2000) eesmärk on tagada digitaalallkirjale omakäelise allkirjaga võrdne õigusjõud. Määrused: Arhiivieeskiri- kinnitatud Vabariigi Valitsuse 29.detsembri 1998. a määrusega nr 308 arhiiviseaduse rakendusakt, mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalistuse asutuste, avalik-õiguslike isikute ja avalikke arhivaale loovate eraõiguslike juriidilidte isikute ja füüsiliste isikute tegevust arhiiviseaduse rakendamisel. Asjaajamiskorra ühtsed alused- kehtestatud Vabariigi valitsuse 26.veebruari 2001.a määrusega nr 80 alused on välja antud avaldustele vastamise seaduse, avaliku teabe seaduse ja digitaalallkirja seaduse alusel. Aluste
dokumentide haldajana riigiarhiiv Tallinnas. 1935. aasta arhiiviseadus tugevdas arhiivide rolli ühiskonnale väärtuslike dokumentide säilimisel ja kasutamisel. Nõukogude võimu ajal jätkasid arhiivid tööd, suuremates linnades tegutsenud maa- arhiivid nimetati ümber linnaarhiivideks ning arhiivide juhtimine käis Moskvale allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. 1990. aastatel taastati arhiivide iseseisev majandamine ning 1998. aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aasta 1. jaanuarist tegevust rahvusarhiiv (lähemalt arhiivide ja arhiivinduse ajaloost Eestis: ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv). 1. jaanuarist 2012 kehtib arhiividele uus arhiiviseadus. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiivi kogud hõlmavad: 8,8 miljonit arhivaali (vanim 1240.
lähtuva dokumenteerimise ning nii paberkandjal dokumentide (edaspidi paberdokument), digitaalsel kandjal dokumentide (edaspidi digitaaldokument) kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. ASJAAJAMISE KORRALDAMINE RIIGIASUTUSES 1. ÜLDMÕISTED 1.1. Asjaajamine Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseaduse § 2 lg 1). Asjaajamise mõiste ingliskeelne vaste võiks olla records management, kuigi paremini vastaks sellele eesti keeles dokumendihaldus, mida eesti infotehnoloogid ka kasutavad.Record management on juhtimise haru, mis tegeleb süstemaatilise kontrolliga dokumentide loomise, hoidmise, kasutamise ja eraldamise üle. Dokumentide loomise küsimusedrecord management-i mõistes lahendatakse standardite abil ja record management kontrollib standardite täitmist. Samas tuleb märkida, et ka
22 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 121 23 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 118 24 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 124 25 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 133 Eesti arhiividest ja estica välismaa arhiivides Eesti arhiivinduse juured ulatuvad 13. sajandisse kui Tallinnas hakkas kujunema raearhiiv. Riiklik arhiivide süsteem rajati esimesel iseseisvusajal. 1996-1998 loodi Eesti arhiivisüsteemi õiguslikud alused ja 25. märtsil 1998. aastal võttis Riigikogu vastu arhiiviseaduse. Samal aastal kinnitas valitsus oma määrusega arhiivieeskirja. Arhiiviseaduse arhiivijärelvalve osa jõustus 1. Juunil 1999.26 Tänapäeva arhiivikorralduse alusmõte on provenientsiprintsiip (päritolupõhimõte), mille kohaselt ühe asutuse või isiku dokumendid moodustavad terviku, mida ei tohi arhiveerimisel lõhkuda. Asutuste dokumentide riiklik arhiivi andmine on alati olnud allutatud mingile korrale, kuid avaliku ja erasektori puhul hakkab silma suur ebaühtlus ja stiihia
jaganud need neljaks kategooriaks: 1. Isiku privaatsuse kaitse. Probleemiks on siin ,,privaatsuse" mõiste erinev defineeritus sh Euroopa Liidu maades. 2. Riigi ja avalikkuse julgeoleku huvide kaitse. Probleemiks suhteliselt ebaselged viisid kaitsmiseks. Demokraatlikes maades kaitstakse seades ajaline juurdepääs 30-60 aastat. Autoritaarsetes riikide isikute grupiti. 3. Ettevõtete ja isikute majanduslike huvide kaitse. Demokraatiamaades kaitstakse arhiiviseaduse või eriseadusega suhteliselt jäigalt, kehtestatakse 30-60 aastane juurdepääsupiirang. 4. Autoriõiguse kaitse. On kõigis demokraatiamaades ja enamuses ebademokraatlikes maades üldjuhul täpselt defineeritud subjektid ning levinuim piirang on kuni 70 aastat dokumendi tekkest. Kümme aastat tagasi oli Euroopa Liidus valdav seisukoht, et neid seadusi ei ole võimalik täielikult unifitseerida. Praeguseks näib olukord olevat mõnevõrra muutunud,
aastat, aga läbirääkimisi alustati juba 1938. aastal. 1944. aastal 9. märtsil süttis Rüütli tänaval asunud Tallinna Linnaarhiivi hoone ja selle hulgas oli ka 10 säilikut, mis pärinesid Eesti Arhivaaride Ühingust. Samal aastal ka likvideeriti EAÜ nagu ka enamus teisi Eesti Vabariigis tegutsenud ühinguid ja seltse Nõukogude Liidu poolt. 1989. aastal 14. märtsil taasavati EAÜ, mille uus põhikiri lähtus 1939. aastal kinnitatud põhikirjast. Aastal 1997 hakati rääkima arhiiviseaduse vastu võtmisest ja koostamisest ja 1998. aasta märtsis sai see valmis ja kinnitatud. Aastal 1938 oli ühingu eesmärgiks arhiivi alal tegutsejate tutvustamine arhiivinduse hetkeseisuga, tulevikuplaanide väljatöötamine ja isiklike kontaktide loomine arhivaaride vahel. Arvati, et see aitab kaasa ühiste seisukohtade väljakujunemisele. Praegused eesmärgid on aga sellised: · arhiivinduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, õiguslike, majanduslike ja teiste huvide kaitse
aastat, aga läbirääkimisi alustati juba 1938. aastal. 1944. aastal 9. märtsil süttis Rüütli tänaval asunud Tallinna Linnaarhiivi hoone ja selle hulgas oli ka 10 säilikut, mis pärinesid Eesti Arhivaaride Ühingust. Samal aastal ka likvideeriti EAÜ nagu ka enamus teisi Eesti Vabariigis tegutsenud ühinguid ja seltse Nõukogude Liidu poolt. 1989. aastal 14. märtsil taasavati EAÜ, mille uus põhikiri lähtus 1939. aastal kinnitatud põhikirjast. Aastal 1997 hakati rääkima arhiiviseaduse vastu võtmisest ja koostamisest ja 1998. aasta märtsis sai see valmis ja kinnitatud. Aastal 1938 oli ühingu eesmärgiks arhiivi alal tegutsejate tutvustamine arhiivinduse hetkeseisuga, tulevikuplaanide väljatöötamine ja isiklike kontaktide loomine arhivaaride vahel. Arvati, et see aitab kaasa ühiste seisukohtade väljakujunemisele. Praegused eesmärgid on aga sellised: · arhiivinduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, õiguslike, majanduslike ja teiste huvide kaitse
kohustus säilitada oma dokumente kümme aastat. Raamatupidamiskohustuslasena on ühingul samuti raamatupidamise seaduse § 4 punkti 5 ja § 12 lõike 1 kohaselt kohustus säilitada raamatupidamise algdokumente seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. Sellest tulenevalt näeb ÄS ette, et likvideerijad annavad osaühingu dokumendid hoiule likvideerijale, arhiivipidajale või muule usaldusväärsele isikule. Arhiiviteenuseid osutavad arhiiviseaduse §-de 22 ja 23 kohaselt vastavat tegevusluba omavad isikud. Kui likvideerijad dokumentide hoidjat määranud ei ole, määrab selle vajaduse korral kohus. Dokumentide hoidja isik peab nähtuma ka äriregistri kandest. Dokumentide hoidja vastutab hoiule antud dokumentide säilimise eest seadusega ettenähtud tähtaja jooksul (ÄS § 219 lg 1 ja 3). Hoiule antud osaühingu dokumentidega võivad tutvuda eelkõige osanikud ja nende õigusjärglased, kuid kohtu loal on vastav õigus ka ühingu
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti
6. annab audiovisuaalsete dokumentide osas arvamuse järelevalvealuste riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamiskordade kohta enne nende kehtestamist, muutmist ja täiendamist; 7. annab audiovisuaalsete dokumentide osas arvamuse järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude ja säilitustähtaegade kohta enne nende kehtestamist; 8. juhendab järelevalvealuseid asutusi ja isikuid asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas ning Arhiiviseaduse ja Arhiivieeskirja rakendamisel. Näiteks nende kodulehel on väga hea rubriik ,,Nõuanded" antakse näiteks soovitusi fotokoguga tegelemisel, kuidas ja milliste formaatidega fotosid ning heli- ja videofaile säilitada jms; 9. väljastab arhiiviteatisi, koopiaid ja väljavõtteid; 10. korraldab arhivaalide kasutamist, sealhulgas arhivaalide ja nendes sisalduva informatsiooni avaldamist ning arhivaalide reprodutseerimist; 11
algatuskiri, vastuskiri, kaaskiri 90.Tööandja vormistab töötajaga kirjaliku töölepingu *alates 2 nädala jooksul peale tööle asumist 100.Missugusel plangil on nii kirjapeaväli kui kontaktandmete väli? KIRJAPLANGIL 101.Mida peavad dokumendihaldusesüsteemid võimaldama? peavad võimaldama dokumentide süstemateseerimist, nende organiseerimist , dokumentide liigitamist. Hallata dokumente terviklikult, kõikehõlmavalt. Eesmärk hõlbustada tööd ja muuta see efektiivseks. 102.Arhiiviseaduse rakendusaktis on arhiivieeskiri 103.Registreerimisele kuuluvad dokumendid: Tõend Avaldus Garantiikiri 104.Mis dokumente peab vormistama kui otsid tööd? Elulookirjeldus CV Kaaskiri Motivatsioonikiri 105.Üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsu, teabenõude lahendamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korda reguleerib: AVALIKU TEABE SEADUS 106.Nimeta saabuvate (algatuskirja) ringluse toimingud: *dokumentide vastuvõtmine *dokumentide läbivaatamine ja sorteerimine
Käsitlusala 2 Juhise normatiivne keskkond Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning juriidilised isikud peavad tagama oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide säilimise seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või käesolevas seaduses ettenähtud korras arhiivi üleandmiseni (arhiiviseaduse § 31 lg 1). Arhivaali omanik või valdaja vastutab arhivaalide säilimise eest seadusega ettenähtud ulatuses ja korras (arhiiviseaduse § 38 lg 4). Arhiiviseaduse ja -eeskirja täitmiseks arhiivimoodustajad: tagavad asjaajamise käigus seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate üles- annete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
tasandit tavaliselt ei kasutata. Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine Eesmärk on tõhustada õnnetusjuhtumiteks valmisolekut, parandada päästetööde organiseerimist ning vähendada arhivaalide väärkäsitsemisest tingitud kahjustuste tekkimise ohtu. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine Juhis annab rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide nüüdisaegsete säilitusnõuete kohaseks loomiseks ja füüsiliseks korrastamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja kohaselt avalikku arhiivi üle anda ning võimalikult pikaajaliselt ja probleemitult säilitada. Käsitletakse üksnes tavaformaadis paberdokumentide korrastamise ja säilitamise põhimõtteid. Käsitlusala: Arhiivipüsivate materjalide kasutamine dokumentide loomisel ja säilitamisel, dokumendipaberid ja arhiivipaberid, teabe jäädvustamise vahendid; Dokumentide hoidmine asutuse tööruumides; Arhivaalide füüsiline korrastamine;
Arhiiviseadusest ja arhiivieeskirjast tulenevaid põhimõtteid täpsustab igal arhiivil olemasolev uurimissaali eeskiri. Kasutamisel peab olema tagatud arhivaalide turvalisus ja need ei tohi saada kahjustatud: ei tohi muuta lehtede järjekorda ja neid köitest välja võtta; teha arhivaalidesse märkmeid; niisutada sõrmi lehekülgede keeramiseks; teha väljakirjutusi arhivaalide peal; asetada neid avatult üksteise peale; omal algatusel pildistada, skaneerida, filmida. Arhiiviseaduse alusel võib arhivaali valdaja piirata juurdepääsu arhivaalile teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades isikule juurdepääsu arhivaalis sisalduvale teabele. Kasutuskoopiad varem mikrofilmide, nüüd digikujul. Arhiiviinfosüsteem AIS (http://ais.ra.ee/). Hõlmab kõiki Rahvusarhiivi erinevates struktuuriüksustes (arhiivides) asuvate fondide nimistuid. Saab kätte arhiiviviite, sisuliseks tutvumiseks peab arhiivi minema.
7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; 11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord; 12) dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas ,,Arhiiviseaduse" § 13 alusel kehtestatud arhiivieeskirjaga (edaspidi ,,Arhiivieeskiri"); 13) ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord; 14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest. (2) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest.
Tallinnas. 1935. aasta arhiiviseadus tugevdas arhiivide rolli ühiskonnale väärtuslike dokumentide säilimisel ja kasutamisel. Nõukogude võimu ajal jätkasid arhiivid tööd, suuremates linnades tegutsenud maa-arhiivid nimetati ümber linnaarhiivideks ning arhiivide juhtimine käis Moskvale allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. 1990. aastatel taastati arhiivide iseseisev majandamine ning 1998. aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aasta 1. jaanuarist tegevust rahvusarhiiv (lähemalt arhiivide ja arhiivinduse ajaloost Eestis: ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv). 1. jaanuarist 2012 kehtib arhiividele uus arhiiviseadus (loe lisaks tegevuse ülevaatest lk 7-14). Rahvusarhiivi põhimääruse järgi tegutseb riigiarhivaari juures nõuandev kogu nõukoda struktuuriüksuste tegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks, arengukava koostamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse
annaabi.ee 
