Sekretäri töö II (0)

27.09.2013
Tartu Kutsehariduskeskus
ITK osakond
Elin Palumäe
SEKRETÄRITÖÖ II
Iseseisev töö
Tartu 2013
SISUKORD
SISSEJUHATUS ........................................................................................3
1. EESTI JUHI ABI ÜHING (EJAÜ).....................................................4-7
1.1 Ühingu tegevus ja seda reguleerivad dokumendid ........................... 4
1.2.Liikmeskond ja juhtimine..................................................................5
1.3. EJAÜ logo ja tema saamislugu ..........................................................6
1.4. Muu informatsioon............................................................................7
2. SEKRETÄRIDE AMETIPÄEV..........................................................8-9
2.1. Ametipäeva tähistamise aeg ja põhjused............................................8
2.2. Tähistamise viisid ja võimalused........................................................9
KOKKUVÕTE...........................................................................................10
KASUTATUD KIRJANDUS.....................................................................11
SISSEJUHATUS
Oma töös tutvustan Eesti Juhi Abi Ühingut (EJAÜ). Töö eesmärk on tutvuda ühingu kodulehega ja uurida, millal ühing on asutatud. Samuti uurin selle tegevust, sümboolikat ja liikmeskonda . Töö käigus saan teada, millist infot saavad seal tegevsekretärid, ja mida kasulikku ning käepärast võib veel kodulehelt leida.
Antud töös tutvutan EJAÜ ja sekretär.ee kodulehe abil sekretäride ametipäeva ja selle tähistamist ning arutlen selle üle, kas peaks ka tänapäeval seda tähistama.

EESTI JUHI ABI ÜHING (EJAÜ)

Ühingu tegevus ja seda reguleerivad dokumendid
Eesti Juhi Abi Ühing (EJAÜ) ühendab Eestimaa sekretäre ja teise organisatsiooni juhtkonna huve esindavaid ning juhte abistavaid spetsialiste. EJAÜ alustas oma tegevust 8. augustil 1994.aastal ning ühing on registreeritud 15.juulil 1996. Ühing tegeleb konsulteerimise, kutseomistamise, kirjastus- tegevusega . Osaletakse igakuistel kogunemistel nagu ühingukoolitus või kultuuri-üritused. Lisaks erinevatel kodu- ja välismaistel sekre -täride messidel , kursustel ning väljasõitudel. Ühingu tegevust reguleerivad ühingu põhikiri ja eetikakoodeks .
EESTI JUHI ABI ÜHINGU PÕHIKIRI on oluline dokument, mis reguleerib ühingu tegevust. Selles on välja toodud ühingu tähtsus, eesmärgid, asustamine, liikmed ja nende õigused ning kohustused. Samuti kirjeldab ühingu juhtimist ja juhatust ning veel mõningaid olulisi aspekte , mis on seotud selle ühinguga.
Ühingu põhitegevuseks ei ole kindlasti majandustegevuse kaudu tulu saamine. Ühing kasutab oma tulusid üksnes põhikirjaliste eesmärkide saavutamiseks. Ühingus ei jaotata kasumit oma liikmete vahel.
Ühing tegevus:

• igakuised kogunemised erinevais paigus Eestimaal: ühingukoolitus, presentatsioonid , kultuuriüritused, diskussioonid jms
  

• tõendab kutsekvalifikatsiooni
  

• kirjastustegevus
  

• konsultatsioonitegevus
  

• osalemine kodu- ja välismaistel sekretäride messidel, kursustel ning väljasõitudel
  

Liikmeskond ja juhtimine
Liikmeskond liigitatakse tegevliikmeteks, auliikmeteks ja kandidaatliikmeteks.
Ühingu liikmeiks võivad olla eeskätt sekretärid, assistendid, juhiabid, büroo- või kantselei­juhatajad ning teised organisatsioonides juhtide otsese abistamisega seotud isikud, kes tunnistavad ühingu põhikirja ja kohustuvad ühingu tegevusest aktiivselt osa võtma. Ühingu liikmeks võib-olla ka juriidiline isik.
Ühingu juhtimiseks kutsutakse juhatuse(sinna kuuluvad: presidendist, asepresidendist ning juhatuse liikmetest koosnev juhatus) poolt kokku üldkoosolek. Juhatuse üldkoosolekud viiakse läbi presidendi või teda asendava isiku kutsel korralisena, vastavalt vajadusele või vähemalt üks kord aastas. Erakorralisena vähemalt kahe juhatuse liikme ette­panekul. Juhatuse koosolekud on ühingu liikmetele avalikud.
Üldkoosoleku tegevuseks on:

• ühingu põhikirja ja selle muudatuste kinnitamine
  
• ühingu eesmärkide muutmine
  
• majandusaasta aruande kinnitamine
  
• juhatuse suuruse määramine, liikmete valimine ja tagasikutsumine
  
• liitumismaksu ja iga-aastase liikmemaksu kinnitamine
  
• ühingu lõpetamise, ühinemise ja jagunemise otsustamine
  

EJAÜ logo ja tema saamislugu
Ühingu logoks on kassi kujutis,mis valmis ja võeti vastu aastal 2002. Ühingu liikmed otsustasid et, sekretäride töö tegelikku loomust iseloomustavaks sümboliks sobib kõige paremini kodune kiisu : ühteaegu kuulekas, isepäine ja rahustav.
Kass võeti Eesti Juhi Abi Ühingu logona kasutusele 1994. aastal. Esialgu võeti kasutusele külitsi ja langetatud peaga istuv kassikujutis, mis ühinguliikmetele tundus aja möödudes liialt allaheitliku moega. Alates aprillikuust 2002 võeti kasutusele OÜ Output Advertising disainitud uus logo – püstipäi ja vaataja poole näoga istuv sinine kass. Kassi jalgealuse pinna moodustab sama värvi ühingu ametlik nimi – Eesti Juhi Abi Ühing. Sellisena sümboliseerib Eesti Juhi Abi Ühingu logo aastatega teenitud mainet: julgust partnerile silma vaadata ja oma arvamust välja öelda, väärikat iseteadlikkust, seejuures talitsetuks ja kombekaks jäädes. Sinine värv sümboliseerib samuti positiivseid väärtusi: usaldusväärsust, rahulikkust, selgust ja sirgeseljalisust. 
Kass on kõige salapärasem olend , kes inimese kõrval elab. Räägitakse, et nad tulid meie planeedile kaugetest tähemaailmadest, kust tõid kaasa oma saladused , milleni inimene ei küüni. Kass on puhtustarmastav truu koduhoidja. Kassi nimetatakse kuningaks – hiirekuningaks, aga ka omapäikõndijaks. Need kassile iseloomulikud tahud sümboliseerivad lojaalsust, kompetentsust, enesekindlust, väärikust ja enesevalitsust – igale sekretärile vajalikke isiku-omadusi. Neid positiivseid väärtusi soovib kehastada ka juhte abistavaid spetsialiste koondav Eesti Juhi Abi Ühing.

Muu informatsioon
Leidsinveel põnevat informatsiooni toimuvate ürituste kohta. Samuti kutsesüsteemi, kutse andmise ja sekretäritöö eetikakoodeksi kohta.
Sekretäritöö eetikakoodeksist jäi meelde,et eetikakoodeksi järgmine on kohustuslik kõigile Eesti Juhi Abi Ühingu liikmetele ja soovitatav ka ühingusse mitte kuuluvatele sekretäritöö tegijatele. Samuti peab alati meeles pidama , et olemasolevatest teadmistest ja oskustest ei piisa, neile tuleb pidevalt lisa hankida. Klient soovib alati suhelda terve, optimistliku ja korrektse välimusega abilisega ja tema hoiak ja professionaalsed teadmised on ettevõtte ja tema enda arengu garantiiks. Veel enam peab sekretär hoiduma kahjustamast oma organisatsiooni mainet ja liigsetest emotsioonidest, lobisemisest ja üleolevusest.
Ühingu liikmed lähtuvad arusaamast, et sekretäri/juhiabi töö on professionaalne tegevus, mis aitab organisatsioonil lahendada asjaajamise ja suhtlemisega seotud probleeme ning kindlustab ettevõtte edukuse.
Toimunud üritustes paistis silma TIPPSEKRETÄR 2013 ja seda Konkursi korraldas INNOVE ning võistlustöid aitasid hinnata Eesti Juhi Abi Ühingu liikmed.

SEKRETÄRIDE AMETIPÄEV
2.1. Ametipäeva tähistamise aeg ja põhjused.
2000. aastast nimetas IAAP sekretäride ametinädala ümber kontoriametnike (Administrative Professionals Week) ametinädalaks. Põhjuseks oli asjaolu, et koos otsustusõiguse ja vastusemäära suurenemisega oli sekretäritöö tegijate ametinimetused selleks ajaks mitmekesistunud.
Tähistamise põhjused :

• Selleks, et tunnustada ja väärtustada sekretäre, kelle oskustest, lojaalsusest ja tõhususest sõltub paljuski organisatsioonide toimetulek . Teisalt selleks, et suunata noori huvituma sekretäritöö suurtest võimalustest.
  

• Olla inimene, keda me igapäevatöös iseenesestmõistetavana võtame.
  
• Sel päeval saab eemalduda hetkeks igapäevatööst ja laadida ennast uue energiaga.
  
• Ametipäev on selle eesmärgiga, et saaksite kaasa praktilisi nõuandeid, häid mõtteid, hea tuju ja mis kõige tähtsam – jõudu ja motivatsiooni, et oma tööd rõõmuga teha.
  

2.2. Tähistamise viisid ja võimalused
Kontoriametnike ametinädalat ei tähistata lillemüüjate, magusafirmade ja õnnitluskaartide müügi edendamiseks.
Kõikide  nende aastate jooksul on ametinädala keskmes olnud asjatundlikkuse arendamine. Kogu nädala vältel korraldatakse sadu seminare, konverentse, teabepäevi ja muid arendavaid üritusi. Sellist tunnustamist eelistavad ka paljud kontoriametnikud, soovides, et ametinädala käigus pöörataks suuremat tähelepanu nende professionaalsele arengule ja õppimisvõimalustele.
Tähelepanu avaldamiseks selle ülemaailmselt tähelepanu pälvinud päeva puhul soovitatakse

• kindlustada abilise osalemine asjatundlikkust arendaval seminaril , tasudes tema osaluskulud
  
• toetada abilise liikmelisust erialaühingus ja võimaldada osavõttu arendavatest üritustest
  
• julgustada abilist osalema kutseeksamil ja tasuma kutsetunnistuse taotlemise kulud.
  

KOKKUVÕTE
Töös õppisin tundma Eesti Juhi Abi Ühingu eesmärke, tegevust, sümboolikat ja koduleht . Mõistan, milleks on selline ühing vaja ja tean, milliseid võimalusi leidub selle kodulehel.
Lisaks sain teada sekretäride ametipäeva algusaja kohta ja tean, kuidas võiks seda tähistada.
KASUTATUD KIRJANDUS

www.juhiabiyhing.ee

www. sekretar .ee
10