Päevaraamatu koostamine Exeliga(fiedel) (3)

IGAKUINE TULUDE-KULUDE ARVESTUS PÄEVARAAMAT Selle peatükiga töötamiseks vajad tabelitöötlusprogrammi. Pildilõiked on tehtud MS Excelist.
SISSEJUHATUS Et oma igakuulistest sissetulekutest ja väljaminekutest ülevaadet omada, võid MS Excel 'is koostada ise lihtsa raamatupidamis-arvestuse. Raamatupidamine saigi kunagi aluse sellest, et kaubandusega tegelevad ärimehed soovisid saada ülevaadet oma kuludest ja tuludest. Tänapäeval peavad füüsilisest isikust ettevõtjad pidama raamatupidamist ka igaaastase tuludeklaratsioonide esitamise tarbeks. Raamatupidamis-arvestus võib olla tekkepõhine või kassapõhine. Kassapõhises raamatupidamises kajastatakse ainult seda, mille eest on raha tegelikult laekunud või siis seda, mis kassasse (pangaarvele) on tegelikult laekunud. Tekkepõhises raamatupidamises kajastatakse tehinguid siis, kui need on toimunud, sõltumata sellest, kas raha on laekunud. Kui kaup või teenus on saadud või arve väljastatud, tuleb kulu või tulu kohe arvele võtta. Kassapõhist raamatupidamis- arvestust võib pidada füüsilisest isikust ettevõtja, kelle kaupade ja teenuste müügikäive eelneval kalendriaastal ei ületanud käibemaksukohustuse tekkimise piiri, mis on praegu (2002 märts) 250 000 krooni. Kassapõhine raamatupidamine on vähemahukas ja küllaltki lihtne, nii et seda peaks suutma iga ettevõtja ise pidada. Eriti lihtne on kassapõhise raamatupidamis-arvestuse pidamine MS Exceli abiga. Tulude-kulude tabelit võiksid täita vähemalt korra nädalas. Kui Sa väljastad kaupa või teenust harva, piisab ka korra kuus. Sellist arvestust nimetatakse ka Päevaraamatuks. Päevaraamatus näidatakse ettevõtlusest saadud tulud ja kulud, mis on dokumentaalselt tõestatud.
1 KULUDE-TULUDE ARVESTUS Ava MS Excel. Programmi Excel leiad Start menüüst.
Kassapõhises raamatupidamises on vajalikud järgmised sissekanded tabelipealdisena. Kuupäev ­ just see kuupäev, millal raha laekus või Sa ise ülekandsid/maksid. Dokumendi nr ­ number, mis on iga sissetulnud või väljaläinud dokumendi peal. Kellelt saadud/kellele makstud ­ siin käib firma/ettevõtte nimi, kes raha ülekandis või kellele Sa ise maksid/ülekandsid. Aadress - siin käib firma/ettevõtte aadress. Sisstulek ­ sissetulnud/ülekantud raha summa. Väljaminek ­ välja läinud/ära makstud raha summa. Selgitus ­ võid lisada, milleks raha kulutasid või kui Sul on vaja mõne tehingu kohta midagi selgitavat kirjutada (näiteks, kui bensiini kulust arvad maha 20%).
TABELI PEALDISE KOOSTAMINE, KUJUNDAMINE Esimeses lahtris käib tavaliselt järjekorra number. Siis omad ka ise paremat ülevaadet, mitu tehingut Sa oled sooritanud. Tee hiireklõps
lahtris A1 ja sisesta tekst Jrk. Vajuta parempoolsele nooleklahvile , et liikuda järgmisesse lahtrisse B1. Sinna kirjuta Kuupäev, võid ka lühendatult ­ lihtsalt Kuup ., järgmisesse lahtrisse kirjuta Dok. nr. Lahtrisse D1 sisesta tekst Kellelt saadud/kellele makstud. Nagu Sa märkad, on tekst nii pikk, et läheb üle veergudest E ja F.
2 Kui oled teksti sisestuse lõpetanud, vajuta noole - või Enter-klahvile ning venita lahter D laiemaks, nii et kogu tekst ära mahuks. Selleks liigu hiirega D ja E eralduskohale. Kui hiir on muutunud nooleks , hoia all hiireklahvi ja venita D laiemaks. Võid ka nihutada laiemaks, kui on praegune teksti laius, kuna pärast võivad selle alla sisestatud firmade nimed olla veelgi pikemad .
Loomulikult võid igal ajal veeru laiust endale sobilikuks muuta. Kui soovid veeru laiust muuta täpselt selles veerus oleva teksti laiuse järgi, tee hiire topeltklõps kahe veeru vahelisel alal . Sisesta eraldi lahtritesse ka Aadress, Sissetulek ja Väljaminek ning Selgitus. Muuda ka nende veergude laiust. Tausta värvi muutmiseks, märgista kõigepealt vajalikud lahtrid . Excelis jääb märgistamisel esimene märgistatud lahter alati valgeks!
Märgistamisel jälgi, et hiire kuju muutuks valgeks laiaks ristiks ning hoides all hiireklahvi lohista üle vajalike lahtrite. Tausta värvi saad valida töövahendi ribalt värvipotti meenutava nupu alt
. Jälgi, et teed hiireklõpsu värvipoti kõrval oleva väikese kolmnurga peal. Sealt avanevad Sulle värvivalikud. Vali hiire klõpsuga värv.
Kui midagi läks valesti või kadus hoopis ära, vajuta ülemisel töövahendiribal olevale tagasivõtmisnupule Undo . Tabelipealdises oleva teksti võid panna ka paksemasse kirja. Märgi vastavad read ja vajuta nupule Bold .
Vahepeal salvesta tehtud töö. Selleks vajuta Save nupule . Pane tööle nimi ja leia sobiv salvestuskoht ­ kaust.
3 JÄRJEKORRA NUMBRITE SISESTAMINE Järjekorra numbrid saad Exceli abiga sisestada automaatselt. Sa ei pea ükshaaval sisestama näiteks 56 või 100 numbrit. Piisab kui sisestad üksteise alla kaks esimest numbrit 1 ja 2 (ilma punktita). Seejärel märgista mõlemad numbrid. Nüüd liigu hiirega märgitud osa alla paremasse nurka, kus hiire kursor muutub pisikeseks mustaks ristiks .
Hoides all hiire vasakut klahvi venita allapoole, samal ajal ilmub iga rea kõrvale kollasel taustal vastava rea number. Sobival real vabasta hiire klahv.
Numbrite rida saad hiljem pikendada, kui võtad märgistusse kaks viimast numbrit (näiteks 8 ja 9) ning venitad pisikesest mustast ristist edasi. Ära unusta salvestamist!
KUUPÄEVADE SISESTAMINE Kuupäeva lahtrites käivad kuupäevad, mil raha tegelikult laekus või ülekanti. Kuna Päevaraamat koostatakse aasta kohta, pole vaja kirjutada aastanumbrit, piisab kuupäevast ja kuu nimest.
Pole oluline millises formaadis Sa kuupäeva sisestad - 4.jaan või 4.01 või 4 jaanuar, 04. jaanuar, 4.1, 04.01, muudab Excel selle pärast Enter-klahvile vajutust ikkagi kujule - 04.jaan . Ja üleval sisestusreal näed kuupäeva täisformaati koos aastaarvuga . Selline on lihtsalt Exceli kuupäeva formaat . Sa ei pea algul andmeid sisestama kuupäevalises järjekorras, kuna tabelis olevate andmete sorteerimine on väga lihtne ja seda õpid selle osa lõpus.
4 Dokumendi numbri lahtrites käivad numbrid leiad arvete pealt. Samuti firma nime ja aadressi.
RAHALISTE ANDMETE SISESTAMINE Rahaliste väärtuste sisestamisel on oluline meeles pidada, et Eestis kasutatava arvuti standardhäälestuse korral kasutatakse komakoha eraldajana koma . Kui Sa sisestad koma asemel punkti, ei saa Excel aru, et tegemist on arvuga ja Sa ei saa automaatset summat kasutades kõiki arve kokku liita. Lahtri sisu paigutumine lahtri vasakusse äärde on viide vigasele sisestusele. St. Excel ei käsitle antud sisestust arvuna. Arvud joonduvad
Eesti standardhäälestuses lahtris paremale. Arvuti häälestuse muutmisest loe õppetükist 3 tunnist 8-9. Kasutades koma asemel punkti, muudab Excel osa arve automaatselt kuupäevaks. Näiteks, kui Sa sisestad kogemata 25.5 muutub lahtrisisu kuupäevaks . Kui Sa kustutad vale lahtri sisu ja proovid sisestada uuesti, ei õnnestu see enam. Selle vea parandamiseks, märgi vigane lahter ja vali Edit menüüst Clear All. Nüüd saad sisestada jälle veatult. Sissetuleku ja Väljamineku ridadel jälgi hoolega, et sisestad sissetulnud ja väljaläinud summad ikka õigetesse veergudesse. Sa ei pea sisestama järjest kõik sissetulnud summad ja seejärel väljaläinud, kuna sissetulnud ja väljaläinud summad arvutatakse eraldi nende ridade alla.
AUTOMAATSE SUMMA LEIDMINE Et liita kokku kõik sissetulekud, märgi esmalt lahtrid, milles on sissetulnud rahalised väärtused (märgistusse ei tohi võtta sõna Sissetulek). Võta
5 märgistusse ka see tühi lahter, kuhu saadav summa peab tulema . Seejärel vajuta töövahendiribal olevale nupule AutoSum .
Samamoodi toimi ka Väljaminekutega. Need saadud summad pead kandma ka tuludeklaratsiooni ettevõtluse vormi peale. Et lõppsumma oleks paremini märgatav, pane summad paksemasse kirja. Samuti võid summade reale ette kirjutada KOKKU.
Kui Sa arvutasid summa välja kohe viimase rea lõppu, siis järgmiste andmete sisestamiseks vajad Sa uut tühja rida välja arvutatud summa rea ette. Uute ridade lisamiseks teed hiireklõpsu rea ees oleval rea hallil numbril.
Uus rida pannakse alati märgistatud rea ette.
Ctrl Ja hoides all Control klahvi , vajutad plussmärgiga klahvile .
Kui Sa soovid korraga juurde panna kolm rida, siis märgi eelnevalt ära ka kolm rida.
6 Ära unusta salvestamist!
Et arvuti ekraanil oleks näha ka Sissetuleku ja Väljamineku vahe, võid selle arvutada eraldi reale välja. Tee hiire klõps lahtris, kuhu soovid vahet arvutada.
Iga valem Excelis algab võrdusmärgiga. Võrdusmärgi (=) leiad klaviatuurilt number 0-ga sama klahvi alt. Võrdusmärgi sisestamiseks hoiad all suure tähe sisestamise klahvi. Ülevale sisestusreale ilmub võrdusmärk. Seejärel teed hiireklõpsu Sissetuleku summa lahtris oleval
arvul. Nüüd klõps miinusmärgil , seejärel Väljamineku summa peal. Valemi sisestuse lõpetab vajutus klahvile Enter.
Kui oled korra valemit kasutanud, ei pea Sa seda enam tegema. Lisades uusi ridu ja täites neid uute andmetega uuenevad nii summad kokku, kui ka vahe automaatselt. Ja Sul on pidev ülevaade oma kulutustest olemas.
ANDMETE SORTEERIMINE KUUPÄEVA JÄRGI Andmete sisestamisel ei ole oluline neid kohe järjestada kuupäeva järgi. Sa võid andmeid sorteerida ükskõik millal ­ aasta lõpus, kuu lõpus... Sorteerimiseks märgi ära oma tabel, välja jäta järjekorra nr ja summa rida.
Vali Data menüüst Sort...
7 Avanevast aknast saad valida, mille järgi Sinu andmed sorteeritakse. Tabeli pealdises olev tekst on näha Sort by (ingl. k. sorteeri millegi järgi) valikute all.
Vali siit Kuupäev. Kõrvalt saad valida, kas Sa soovid sorteerida kasvavas järjekorras (1,2,3,....) või kahanevas järjekorras (10, 9, 8......9) .
Kui mõned sisestused on sama kuupäevaga, saad määrata teisena sorteerimis-tingimuse Then by.
Lõpuks vajutad nupule OK . Salvesta oma töö ja igaks juhuks tee ka varukoopia File menüüst Save As... käsuga. Koopia failile pane teine nimi.
PRINTIMINE - PRINDI EELVAATUS Kui soovid oma päevaraamatut ka välja printida , peaksid kõige pealt vaatama prindi eelvaatust ­ Print Preview .
8 Prindi eelvaatuses paistab ainult osa tabelist. Kui tabelipealdises olevad read on laiad, ei mahu nad ühele lehele ära. Püüa märgata ka ekraani allosas olekuribal olevat infot, mis näitab, kui palju lehti on . Et näha teist lehekülge, tee hiireklõps ekraani ülaosas oleval nupul Next (järgmine).
Sedasi kuvataksegi ette järgmine leht ülejäänud andmetega.
Tagasi esimese lehe peale saad nupuga Previous ( eelmine ).
9 Et kogu tabelipealdis mahuks ära ühele lehele, võid lehe keerata põiki asendisse. Lehe seaded leiad prindi eelvaatuses olles nupu Setup alt
Avaneva akna ülaosas näedki kahte lehe asendit: Portrait (eesti.k. portree) ja Landscape ( maastik ). Hiireklõpsuga sõna Landscape ees olevas ringis saad sooritada valiku. Ja lõpuks jällegi klõps nupul .
Nüüd peaks kogu tabelipealdis mahtuma ühele lehele. Kui Sul on palju sissekandeid, siis loomulikult tuleb lehti rohkem kui üks. Aga tabeli ülemine osa peaks mahtuma ühe lehe peale.
10 PRINDITAVAD VAHEJOONED Kui soovid enne väljaprintimist tabelile jooned ka vahele panna, pead väljuma prindi eelvaatusest . Märgista kogu tabel ja vali Borders
nupu alt sobilikud vahejooned.
Vali siit alumise rea teine nupp - All Borders . Sel juhul tulevad jooned nii tabelile ümber kui ka igale poole vahele.
Ja vaadates prindi eelvaatust, näed lisatud vahejooni.
Välja printimiseks vajuta Print nupule .
11