Arve koostamine Exceliga (2)

ARVE VORMISTAMINE Selle peatükiga töötamiseks vajad tabelitöötlusprogrammi. Pildilõiked on tehtud MS Excelist.
SISSEJUHATUS Iga ettevõtlusega tegelev inimene peab esitama klientidele dokumendi, millele on kirjutatud ARVE. Arve koosneb tavalisest kahest ühesugusest poolest. Üks pool jääb arve esitajale ja teine arve saajale . Arvel peavad olema esitatud järgmised andmed: · müüja nimi, aadress ja registreerimisnumber või isikukood , · arve number ja väljastamise kuupäev, · ostja nimi ning aadress, · kauba või teenuse nimetus, kogus, hind kroonides ning kaupade ja teenuste kogumaksumus ilma käibemaksuta ja koos käibemaksuga, · kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev, juhul kui see on erinev arve väljastamise kuupäevast, · kaupa või teenust müüva füüsilise isiku allkiri .
Joonis 5.7.1
1 TEKSTANDMETE SISESTAMINE Kuna arve peal esitatud kogused ja hinnad on alati mingid arvud, mida on vaja kas omavahel korrutada või kokku liita, vormistame Arve MS Exceli tabelina. Programmi Excel leiad Start menüüst.
Proovi oma esimene arve teha näidise järgi. Hiljem, kui omad rohkem kogemusi, võid ise kujunda omale meeldiva arve.
Joonis 5.7.2
Arve koosneb kahest täpselt ühesugusest osast ­ üks osa jääb arve väljastajale, teine osa arve saajale. Excelis saab arve koostada selliselt , et muutes andmeid ( maksja , kogus...) arve esimese osas, muutuvad andmed arve teises osas automaatselt. Arve koostame nii, et mõlemad arve osad mahuvad lehele A4. Esmalt koostame arve esimese osa, mille seejärel kopeerime lehe alla. Esmalt tee hiireklõps lahtris B2 ja kirjuta ARVE NR.
Lahtrisse C2 tuleb arve nr. numbrina (praegu 1), hiljem vastavalt arvete väljakirjutamisele, see number suureneb. Lahtrisse E2 sisesta arve kirjutamise kuupäev. Kui Sa soovid, et kuupäev uueneks automaatselt vastavalt arve kirjutamise kuupäevale, siis kasuta selleks Exceli kuupäeva funktsiooni.
2 Automaatselt uueneva kuupäevafunktsiooni leiad funktsioonide loetelust.
Kas Insert menüüst Function või töövahendi ribalt nupu alt.
1. 2. Avaneb funktsioonide valimise aken. Vasakus servas on funktsioonitüüpide loetelu (statistilised, finantsilised ....), paremal viimati või enam kasutatud funktsioonid.
Automaatse kuupäeva funktsiooni nimi on TODAY , tee sellel hiireklõps ja vajuta OK. (Kui Today funktsiooni ei ole parempoolses loetelus, vali vasakult loetelust Date and Time ja otsi paremalt poolt tähestikulisest järjekorrast). Avaneb uus kast ja klõps jällegi nupul OK. Ning automaatne kuupäev on sisestatud .
Et Excelis aru saada, kus on lehekülje parem- ning alaäär. Pead korraks ära käima prindi eelvaatuses. Tee klõps nupul Print Preview .
Normaalvaatesse saad tagasi tehes hiireklõpsu Close nupul. Nüüd märkad lehe paremas servas (joonisel I ja J vahel) katkendlikku joont, samasugune
3 joon on tekkinud ka lehe allserva. Need katkendlikud jooned piiravadki ära lehe suuruse. Kui kirjutad midagi nendest väljapoole, prinditakse see juba teisele lehele. Kontrolli seda alati prindi eelvaatusest!
Jäta kolmas rida tühjaks. Ja lahtrisse A4 kirjuta oma nimi ja vajuta Enter- klahvile. Tavaliselt on nimi nii pikk, et ületab lahtri laiuse. Lahter tuleb Sul endal laiemaks teha. Selleks liigu hiirega üles kahe veeru vahelisele eraldusjoonele, hiire kuju muutub kahe otsaga nooleks. Hoia all hiire vasakut klahvi ja venita veerg laiemaks. Kirjuta lahtrisse B4 füüsilisele isikule Maksuameti poolt antud registreerimis- kood. Selle alla lahtrisse B5 oma isikukood ja B6 oma aadress. Ja sarnaselt nime lahtriga venita ka see veerg laiemaks. Veergu ei saa laiemaks venitada, kui Sul on teksti sisestamine pooleli , s.t. hiirekursor vilgub mõnes lahtris. Sellest vabanemiseks vajuta lihtsalt Enter-klahvile. Veerge laiemaks venitades jälgi ka lehe parempoolset serva, et kuupäev ei läheks üle piiri. Meie poolt näidisena kujutad arvel joonisel 5.7.2 on kuupäev arve paremas servas. Proovi veerge laiemaks ja kitsamaks venitades see sinna paigutada. Kui midagi läks valesti või kadus hoopis ära, vajuta ülemisel töövahendiribal olevale tagasivõtmisnupule Undo . Selle abil saad Sa tühistada oma viimati tehtud tegevused. Nimi ( RUTS METS) ja ARVE NR. on arvel tumedamas kirjas. Et muuta teksti suurust, värvi, kuju, pead eelnevalt ära märkima need lahtrid , mida tahad muuta. Selleks liigu hiirega lahtri peale ja jälgi, et hiire kuju muutuks laiaks valgeks ristiks . Ja tee hiireklõps ­ lahtri ümbrisjoon muutub paksemaks. Valime paksema (tumedama) kirja töövahendiribalt . Kirja suurust saad muuta sealt samast kõrvalt, tehes hiireklõpsu fondi suuruse
muutmise nupul . Vali suuruseks 12. Kui soovid kahte kõrvuti asetsevat lahtrit ära märkida, liigu hiireklahviga esimese märgitava lahtri peale ( hiir muutub laiaks valgeks ristiks) ning all hoides hiire vasakut klahvi lohista üle vajalike lahtrite. Kui oled vabastanud hiireklahvi, värvuvad märgitud lahtrid siniseks (vanema programmi puhul mustaks), ainult esimene valitud lahter jääb valgeks. See on alati nii!
Sedasi saad mitut lahtrit korraga ühtemoodi kujundada.
4 Lahtrisse E5 kirjuta oma panga nimetus ja selle alla arveldusarve number, millele arve saaja peab üle kandma ettenähtud summa. Nüüd märgi ära mõlemad lahtrid ja pane parempoolsesse joondusesse
Lahtrites A8 ja A9 olevad Maksja ja Aadress on kaldkirjas ja parempoolses joonduses . Lahtrites B8 ja B9 käivad arve saaja ehk maksja andmed. Esialgu võid sinna kirjutada väljamõeldud andmed. Kujunda vastavalt joonisele 5.7.2. Arve lahtrite tausta värvi muutmiseks, võta esmalt vastavad lahtrid märgistusse.
Tausta värvi saad valida töövahendi ribalt värvipotti meenutava nupu alt
. Jälgi, et teed hiireklõpsu värvipoti kõrval oleva väikese kolmnurga peal. Siis avanevad Sulle värvivalikud. Kui Sul on must-valge printer , ei ole oluline, kas valid mõne heleda värvitooni või halli ­ välja prinditakse ikka kõik ühtemoodi hallina. Jälgi ainult, et Sa ei valiks liiga tumedat tausta, muidu ei paista kirjatekst välja! Siin näites valiti helehall. Samamoodi tooni ära ka 8 ja 9 rida ning ülejäänud lahtrid. Vastavalt näite-joonisele kirjuta ära ülejäänud tekst ja arvud, välja arvatud need arvud mis sõltuvad algandmetest ­ Summa, Käibemaks ja Summa kokku. Kasuta kõiki eelpool kasutatuid kujundusvõtteid.
Järgmisena paneme vahejooned. Nagu Sa eelnevalt prindi eelvaatuses märkasid, ei prindita välja halle abijooni. Väljaprinditavad jooned pead Sa ise panema . Võta märgistusse lahtrid, millele tahad väljaprinditavaid jooni vahele panna. Alusta ülemisest toonitud alast. Sellel on ümber peenike äärejoon.
5 Kõik jooned saad valida töövahendi ribalt tehes hiireklõpsu pisikesel kolmnurgal Borders nupu kõrval.
Avanevad erinevad võimalused vahejoonte panekuks.
kõrvaldab kõik pandud jooned
paneb märgitud tekstiosale joone alla
paneb kogu märgitud tekstiosale joone vasakule
paneb kogu märgitud tekstiosale joone paremale
paneb kogu märgitud tekstiosale topeltjoone alla
aimad juba isegi, milline joon tuleb
enamkasutatav joone stiil, paneb kogu märgitud tekstiosale joone ümber ja joonib ka kõik vahejooned
paneb kogu märgitud tekstiosale ümber äärejoone. Kuna halliga kastiga kujundatud tekstiosal ei ole vahel vahejooni, ainult ümbritsev äärejoon, valid . Järgneval osal pead hoolega jälgima, kuhu jooned vaheletulevad. Ja ära unusta tagasi võtmisnuppu , kui midagi valesti läheb! Pea meeles: halle lahtrite vahejooni välja ei prindita, ainult Sinu pandud jooni! Kirjuta nüüd vastavasse lahtrisse kaup, mida Sa müüd (n.t. Lambanahast sussid). Kauba nimetuse jaoks on jäetud kahe lahtri laius, juhuks kui mõne kauba nimetus on pikem (Kadakapuidust väike võinuga). Sisesta ka kogus.
Hind kirjuta algul ilma komakohtadeta. Võid proovida ka 145,00 kirjutada, aga tulemus on ikka 145. Komakohtade lisamiseks märgista ära eelnevalt vajalikud lahtrid. Võid ära märkida ka veel tühjad lahtrid, kuhu hiljem tulevad komakohtadega arvud. Ning vajutad nupule . Iga hiireklõps nupul lisab ühe komakoha.
6 Komakohtade vähendamiseks teed hiireklõpsu nupul . Kui komakohtade lisamise nupul klõpsimine ei mõju, on tegemist sisestusveaga. S.t. Excel ei saa aru, et lahtris on arv ( tekstile ei saa komakohti lisada). Lahtri sisu paigutumine lahtri vasakusse äärde on viide vigasele sisestusele. St. Excel ei käsitle antud sisestust arvuna. Arvud joonduvad Eesti standardhäälestuses lahtris paremale.
Eestis kasutatava arvuti standardhäälestuse korral kasutatakse komakoha eraldajana koma . (Häälestuse muutmisest loe õppetüki lõpust).
Kui sisestad kogemata 25.5 muutub lahtrisisu kuupäevaks . Kui Sa kustutad vale lahtri sisu ja proovid sisestada uuesti, ei õnnestu see enam. Selle vea parandamiseks, märgi vigane lahter ja vali Edit menüüst Clear All. Nüüd saad sisestada jälle veatult.
Salvesta vahepeal tehtud töö!
SUMMA JA KÄIBEMAKSU ARVUTAMINE Exceli lahtri sisuks ei pruugi olla vaid arvud ja tekst. Lahtri sisuks võib olla ka valem, mis arvutab teistes lahtrites olevate arvude summa, korrutise, jagatise jne. Lahtrisse E2 ongi meil vaja leida tellitava kauba maksumus arvestades kogust. Selleks tuleb kaubahind korrutada kauba kogusega. Valemi sisestamiseks tee esmalt klõps lahtris, kuhu peab saadav korrutis tulema (E12). Iga valem Excelis algab võrdusmärgiga. Võrdusmärgi (=) leiad klaviatuurilt number 0-ga sama klahvi alt. Võrdusmärgi sisestamiseks hoiad all suure tähe sisestamise klahvi. Ülevale sisestusreale ilmub võrdusmärk. Seejärel teed hiireklõpsu arvul, mida soovid korrutada (arv 3 lahtris C12), siis korrutusmärk ( klaviatuuri paremas servas oleval klahvil on
7 kas * või x) , seejärel hiireklõps teisel korrutataval arvul (145,00 lahter D12). Sisestusreale peaks tekkima järgnev valem . Kui Sul olid arvud teistes lahtrites, ei ole Sinu valemis mitte C12 või D12, vaid vastavate lahtrite aadressid. Valemi sisestuse lõpetab vajutus klahvile Enter. Tulemusele komakohtade lisamiseks tee hiireklõps tulemusega lahtril ja vajuta nupule . Ülejäänud summade kokkuarvutamiseks ei ole enam vaja valemit sisestada, vaid saad valemi allapoole kopeerida. Selleks tee kõigepealt hiireklõps juba arvutatud lahtril (vastusega), seejärel liigu hiirega sama lahtri alumisse paremasse nurka, hiire kuju muutub pisikeseks mustaks ristiks , nüüd hoides all hiire klahvi tõmba kuni Käibemaksu lahtrini.
Nagu Sa märkasid tekkisid täitmata lahtrite kõrvale Summa lahtrisse nullid (0,00). Kuna Sa kopeerisid valemi ka nendesse lahtritesse, siis hiljem täites Koguse ja Hinna lahtri, arvutub summa automaatselt. Proovi! Käibemaksu jaoks tuleb esmalt kokku liita eelnevad lahtrid ja seejärel saadud summa korrutada 18%-ga. Käibemaksu arvutamiseks tee jällegi esmalt hiireklõps vastavas lahtris (siin E19), seejärel võrdusmärk ning kirjuta SUM (võid ka väikeste tähtedega), nüüd sulg (, sulu järele nende lahtrite vahemik, millest summa võetakse E12:E18 (võid ka ise hiireklahvi all hoides lohistada üle vastava piirkonna), nüüd sulgev sulg ) ja korrutusmärk ja arv 18, protsendimärgi leiad klaviatuuril nr. 5-ga samalt klahvilt. Valem peaks välja nägema järgmiselt . Ja valemi lõpetab vajutus klahvile Enter. Lõppsumma kokku arvutamiseks märgi eelnevalt kõik lahtrid
ja vajuta nupule AutoSum . Kui soovid rahalistele väärtustele järgi krooni sümbolit, võta jällegi eelnevalt vastavad arvud märgistusse ja vajuta nupule Currency . Sümbol kr tuleb 8 jällegi sel juhul, kui Sinu arvutis Eesti häälestus. (Häälestuse muutmine on õppetüki lõpus). Et tulemus näeks korrektsem välja, ümarda rahalised väärtused ühe komakohani .
Summa sõnadega võid ise kirjutada vastava arvu tekstina või kasutada vastavat funktsiooni. Internetis on saada funktsioon, mis automaatselt kirjutab arvu eestikeelse tekstina. Selle funktsiooni leiad Internetist aadressilt: http://www.hot.ee/exl/funkts.ht m. Seal tee hiireklõps Sonadega peal ja salvesta see fail oma arvutisse . Jäta meelde salvestuskoht! See fail on kokkupakitud fail, s.t. enne kasutamist pead ta lahti pakkima. Lahtipakkimiseks tee topeltklõps failil. (Failide lahtipakkimisest loe täpsemalt T. Tilk "Arvutiõpik II" 2000, lk.99). Et saaksid seda funktsiooni kasutada, pead ta lisama ka Excelisse. Selleks ava Tools menüüst Add-Ins...
Ja vajuta nupule Browse..., avaneb faili avamisega sarnane aken. Otsi üles fail sonadega_3.xla, märgista see ja vajuta akna allservas olevale OK. Seejärel vasta avanevas aknas Yes ja lõpuks OK. Nüüd tee hiireklõps lahtris, kuhu peab tulema arv tekstina (B22) ja sisesta ise järgnev valem , kusjuures sulgudes on selle lahtri aadress, milles olevat arvu soovid tekstina näha. Valemi sisestuse lõpetab Enter- klahv. Arve koostas ja Võttis vastu järel olevad hallid lahtrid jätad tühjaks, sinna tulevad hiljem arve väljastaja ja saaja allkirjad .
9 TEINE ARVE POOL - ARVE KOPEERIMINE Nüüd kopeeri arve esimene pool samale lehele allapoole. Selleks võtad märgistusse arve valmis osa. Ja vajutad nupule Copy .
Nüüd tee hiireklõps selles lahtris, kust algab arve teine pool (A32) ja vajuta nupule Paste . Nüüd on Sul täpselt kaks ühesugust arvet. Et Sa ei peaks tegema topelt tööd arvete täitmisel, s.t. täitma eraldi arve mõlemaid pooli, tuleb arve alumise poole lahtrid panna võrduma arve ülemise poole lahtrites olevate muutuvate andmetega . Meie arves on muutvateks andmeteks: arve number, maksja andmed, müüdava kauba nimetused, kogused, hinnad. Selleks, et alumises pooles muutuks maksja nimi, kui sisestad ülemises pooles uue nime, tee lahtril B39 (OÜ Puri ) hiireklõps ja pane ta võrduma ülemise poole sama lahtiga B8. Valem on selline . Nüüd tee sama läbi ka maksja aadressi lahtriga. S.t. lahter B40võrdub lahtriga B9. Kuna arve nr. muutub, pane alumise arve nr. võrduma ülemisega. Nõnda toimi ka kauba nimetustega. Lahter A43 pane võrduma lahtriga A12. Seejärel kopeeri valem alla, kuna järgmised muutuvad lahtrid on üksteise all. Tee klõps lahtril A43 ja lahtrit ümbritseva musta raamjoone paremas allnurgas muutub hiirekuju pisikeseks mustaks ristiks. Nüüd hoia all hiire klahvi ja tõmba alla.
10 Nendesse lahtritesse, mis ülemises arve pooles olid täitmata, tulevad nullid. Aga niipea kui Sa täidad ülemise osa kaubanimetustega, asenduvad nullid tekstiga . Sama toiming tee läbi ka Koguse, Hinna ja Summa lahtritega. Ära unusta ka Summa sõnadega alumise poole lahtrit võrduma panemast ülemise osa vastava lahtriga. Kui Sa ei soovi siiski nulle oma tabelisse, saab keelata nende kuvamise ekraanil . Selleks ava Tools menüüst Options...
View kaardil saad määrata, mida näidatakse, mida mitte. Nulliliste väärtuste mittenäitamiseks võta hiire klõpsuga linnuke ära ja lõpuks jällegi klõps allservas OK peal. Sinu poolt koostatud arve peaks välja nägema alljärgnevalt:
11 Salvesta oma valmistöö kindlasse kausta.
RIDADE LISAMINE JA KUSTUTAMINE Kui koostad oma arveid võib-olla kauba nimetusi rohkem, kui on algarvel. Ridade lisamiseks tee hiireklõpsu rea ees oleval rea hallil numbril. Uus rida pannakse alati märgistatud rea ette.
Vajuta hiire paremale klahvile ja vali Insert (lisa). Vahel on vaja ka terveid tühje ridu kustutada. Tervete ridade kustutamiseks, märgi esmalt rea numbri pealt terve rida ja vajutades hiire paremale nupule vali Delete (kustuta).
Iga uus arve salvesta File-menüüst Save As... käsklusega . Pannes iga faili nimeks näiteks arve numbri. Sedasi jääb Sul alles alati algvariant ja ka kõik koostatud arved . PS! Pane erinevatele arvetele erinevad nimed.
12 STANDARDHÄÄLESTUSE MUUTMINE (EESTI SEADED ) Vali Stardimenüüst Settings alt Control Panel
. Avanevast Contol Panel'i aknast tee hiire topeltklõps Regional Settings peal (Regionaalsed seaded).
Avanevas aknas mustal kolmnurgal klõpsides vali avanevatest valikutest Estonian. Ja lõpuks hiireklõps nupul OK.
13