Kas ja miks on dokumenditöö vajalik? (0)

Eesnimi Perenimi - rühm
KAS JA MIKS ON DOKUMENDITÖÖ VAJALIK?
Elades tänapäeva infoühiskonnas, on raske ette kujutada maailma ilma dokumentideta. Eksisteerime ka lisaks füüsilisele keskkonnale juriidilises maailmas, mis kehtestab omad reeglid nii meile kui füüsilistele isikutele ning ka meie dokumentidele – kirjadele, avaldustele, lepingutele jne. Kas dokumenditöö on vajalik? Kui küsida see küsimus tavainimeselt, siis võib vastuseks saada, et eks ta ikka ole, kuid ei osata täpselt seletada miks see nii on. Vastus ei olegi tegelikult nii lihtne kui võiks arvata, sest antud küsimuses tulevad mängu asutused ja organisatsioonid - nende iseloomud , eripärad ning ka seadused, määrused jne. Miks on siis siiski dokumenditööd vaja ja kellele?
Asutustes ja organisatsioonides mängivad juriidiselt suurt rolli lepingud , teatised jne. Kes meist kasvõi eraisikuna tahaks kaotada üüri- või laenulepingut? Dokumenditöö mittesüsteemsus ja korrapäratus võib aga asutustes selliseid situatsioone ette tuua. Või kes sooviks küsimust maksu ja tolliametilt, et miks pole me juba endalegi üllatuseks neile kolm korda vastanud? Võtmeküsimus on siin riskide maandamine . Hästi korraldatud dokumendid annavad meile hea aluse tõestamaks kokkuleppeid ja tehinguid. Samuti sisaldavad dokumendid informatsiooni, mis tõestab ettevõtte tegevusi ja otsuseid.
Tänapäeval ringleb läbi erinevate kanalite lugematul hulgal informatsiooni. Kõik informatsioon ei pruugi aga olla avalik ning võib koguni olla nii delikaatne , et tunnistatud salastatuks. Sellise info käitlemine nõuab erilist hoolsust ning ettevaatlikkust. Suurte infomahtude korral aga on sellist hoolsust raske üles näidata, kui puudub süsteemsus ning kindlalt paika pandud reeglid. Tänapäeva ärimaailmas on palju selliseid dokumente ning nende leke võib põhjustada ettevõttele suuri kahjusid. Ka avalikust huvist lähtudes on tähtis informatsiooni kaitse. Kes meist sooviks, et lekkiks meie julgeolekut kaitsvad riigisaladused? Et tagada infole ligipääs ainult aurotiseeritud isikute poolt, peab dokumenditöö olema hästi organiseeritud ning paika pandud sellise info käitlemise reeglistik. Eesmärgiks peab siinkohal olema organisatsiooni teaberessursside kaitsmine – juurdepääsupiirangute ja –õiguste kehtestamine.
Lugedes ajalehti, võime tihti kohata skandaale korruptsioonist, susserdamistest ja vangerdustest. Läbivaks teemaks on siin paljuräägitud läbipaistvus. Ka dokumendihalduse raames ei saa me läbipaistvusest rääkimata jätta. Kui meie asutuses on dokumentatsioon puudulik või segane, siis võib tekkida ka kahtlusi meie asutuse suhtes. Nt kui mõned dokumendid on jäädavalt kadunud, võib paljudel tekkida küsimus – kas see kadus tahtlikult ning mis seal ikkagi kirjas oli? Kõik see võib kahjustada organisatsiooni mainet. Tegemist ei pruugi olla üldsegi millegi kriminaalsega aga isegi lihtsalt kliendi vaatevinklist võib see palju muuta.
Ka kliendisuhetes pole dokumenditöös vähemtähtsat rolli. Kliendi andmebaasid , maksed, maksetähtajad, klientidega suhtlus peab olema korrastatud ning lihtsalt arusaadav. Loomulikult peab olema info ka kiiresti leitav, tagamaks klienditeeninduse kiirust. Hea töö selles vallas on eelduseks olemaks kliendisõbralik ja usaldusväärne partner . Samuti fikseerime korrektse tööga meie enda kohustused klientide või teise osapoole suhtes. Kui keegi tahab meilt infot, siis ei oleks ju väga viisakas kui vastame talle mitme kuu jooksul, kui situatsiooni arvestades oleks pidanud tegema päevadega.
Arvestades tänapäeva organisatsioonide mitmetahulisust ja suurust on ülevaate saamiseks asutuses toimuvast eksistentsiaalse tähtsusega. On öeldud , et dokumendid on ettevõtte mälu. Kahtlemata vastab see tõele, kuna dokumentides peitub informatsioon ning eks mälu ju olegi informatsioon koos selle kättesaadavusega. Koos õigesti koostatud ja paigutatud dokumentidega pääseme juurde ka organisatsiooni ajaloole ning tegevustele.
Olles vaadelnud eelnevaid seisukohti, siis ei saa tekkida kahtluski selles, kas dokumenditöö on vajalik või mitte. Tänapäeval on väga raske kui mitte võimatu saada hakkama ilma dokumentideta ja selle korrastatud asjaajamiseta. Nagu vaadeldud, siis antud töö tähtsust tõestavad mitmed aspektid nagu läbipaistvus, riskide maandamine, õigusaktidele vastavus ja teabe kaitsmine. Olgem siis oma töös dokumentidega valvsad ja hoolikad!
0