Olulisemaid klaviatuuri kiirlülitusi 1. CTRL+a= märgista kogu töö (all) 2.CTRL+c= kopeeri (copy) 3.CTRL+v= kleebi (paste) 4.CTRL+s= salvesta (save) 5. CTRL+z=võta tagasi (undo) 6. CTRL+y= tee uuesti (redo) 7. CTRL+x=lõika (cut) 8. CTRL+F=otsi või asenda (find) 9. CTRL+N= ava uus fail (st. avab täiesti uue töö) (new) 10. CTRL+End= kursor liigub kohe töö lõppu 11. CTRL+Home= kursor liigub kohe töö algusesse 12. End= kursor liigub rea lõppu 13. Home= kursor liigub rea algusesse Pildi lisamine 1. Kõigepealt kontrolli kus asub kursor, pilt asetub kursori kohale 2. Seejärel ava menüü LISA 3. Vali alammenüüst PILT 4. Edasi vali LÕIKEPILT 5. Paremalt paanilt vali KORRALDA LÕIKEPILTE 6. Avaneb uus aknake- klõpsa OFFICE KOLLEKTSIOONIDE ees olevale + märgile 7. Siis valid omale sobiva teema, mille alt saad valida sobiva pildi 8. K...
Egle Kadastik TD21a Dokumentide loetelu Sarj Sarja pealkiri Säilitustähtaeg Struktuuriüksus/Töötaja Juurdepää Teabekandja Märku a Funktsioon/Allfunktsioo supiirang tähis n 1. ASUTUSE TÖÖ KORRALDAMINE 1.1 Juhtimine 1.1-1 Üldtegevuse käskkirjad alatine Personaliosakond DHS 1.1-2 Nõukogu koosolekute alatine Juhiabi DHS protokollid ja otsused 1.1-3 Kirjavahetus 5 aastat Juhiabi DHS üldküsimustes 1.1-4 Nõukogu koosolekute alatine AK DHS protokollid ...
dokumentide allkirjastamise kord juhtkonna poolt (vastavalt tööjaotusele) ja see, kes veel võivad dokumente allkirjastada. Allkirjastamiseks esitatakse dokument koos kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel see on koostatud, või koos dokumentidega, mille muutmist või kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab. Digitaaldokumentide puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris. Paberkandjal dokumentide allkirjastamine Käskkirjad ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris. Näiteks: erandkorras tuleb distsiplinaarkäskkiri alati vormistada kahes originaaleksemplaris. Õigusakti lisa allkirjastab selle sisu eest vastutav isik. Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik eksemplaride arv; nende arv ja jaotus sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Eksemplaride arv näidatakse dokumendi tekstis.
Tallinna Teeninduskool Leping Iseseisevtöö Juhendaja: L.Piirsalu Tallinn 2008 2 Leping Leping on lepinguosalisteisikute vastastikuste tahteavalduste kaudu saavutatud kokkulepe, mille eesmärgiks on saavutada mingi õiguslik tagajärg. Lepingu sisuks on kokkulepitud tingimused, millest tulenevad lepingupoolte õigused ja kohustused. Lepingu sisu peab olema ka vastavuses kehtiva seadusandlusega ning isiku põhiõigustega. Erinevad lepinguid on päris palju. Toongi ühe loetelu lepingutest. *Võõrandamislepingud Müügileping lepingutüüp, mille alusel üks pool annab teisele asja ja teine pool esimesele rahalise väärtuse. Vahetusleping leping, mille kohaselt tehingupartnerid vahetavad omavahel kaht tulevast rahavoogu. Faktooringuleping selle lepinguga kohustub üks isik (faktooringu klient ) loovutama teisele isikule ( faktoor ) rahalise nõude kolmanda isiku ( fak...
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või
Riigikaitseliste kaitsepoliitika dokumentide hierarhia Riigikaitseliste kaitsepoliitika dokumentide hierarhias on kõige kõrgemal kohal Julgeolekupoliitika alused (RK). Eesti julgeolekupoliitika eesmärk on säilitada Eesti iseseisvus ja sõltumatus, territoriaalne terviklikkus, põhiseaduslik kord ning rahva turvalisus. Eesti julgeolekupoliitika lähtub julgeoleku jagamatuse põhimõttest, rahvusvahelise julgeolekukoostöö vajadusest ja demokraatlike väärtuste ühisest kaitsest. Julgeolekupoliitika alustele toetuvad Riigikaitse strateegia (sõjalise kaitse strateegiline kava)
Dokumentide haldamise vajalikkus organisatsioonis Raport Dokumendihaldus on dokumentide loomise, kasutamise ja säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Dokumendihaldussüsteemi peamine eesmärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilitamine ning kättesaadavus. Organisatsioonidele on seadusega sätestatud erinevad nõuded, kuidas ja mil viisil tuleb neil eri liiki dokumente hallata. Dokumentide haldamise süsteemi puhul on minu meelest oluline, et see vastaks organisatsiooni vajadustele ning aitaks kaasa eesmärkide saavutamisele. Organisatsioonisiseselt tuleks kokku leppida, milliseid dokumente luuakse ning seda, et nad oleksid koostatud ühtseid vorminõudeid meeles pidades
Dokumentide edastamine ja registreerimine Iseseisev töö Dokumentide liikumine ehk dokumendiringlus on dokumentide saamisest või loomisest kuni täitmise või väljasaatmiseni toimib tegevus. Ühele organisatsiooni jaoks on väljasaadetav dokument saadetud dokument, teise organisatsiooni jaoks aga saabuv dokument. Saabuva dokumendi võtab vastu ainult selleks määratud isik. Organisatsioonis tekib kaos, kui vale inimene, kellele ei ole kirja vastuvõtmiseks õigust, kirja ikkagi vastu võtab. Dokumentide vastuvõtmisel toimub esialgne tehniline menetlemine. Tehnilise
SISUKORD SISSEJUHATUS Käesolev töö uurib kolme erineva organisatsiooni asjaajamiskorda ning kolme organisatsiooni dokumentide loetelu. Asjaajamiskorda uuriti Konguta Koolis, Pärnu Linnavalitsus ning Veterinaar- ja Toiduametis. Dokumentide loeteludest käsitleti Eesti Maaülikooli, Viru Maakohtu ning Tartu Observatooriumi omi. Asjaajamiskordade uurimise eesmärgiks on analüüsida nende sisu, ülesehitust, vastavust õigusaktidele ning teha neist lähtudes oma järeldused. Samuti analüüsida neid ning pakkuda lahendusi, kui midagi on valesti tehtud. Dokumentide loetelu uuritakse selleks, et tuvastada ja analüüsida, kas need on koostatud funktsiooni- või struktuuripõhiselt, millised on
A. lõpust Avalik 7-13 Aruanded AK riigiasutustele 7-18 Kirjavahetus 5 a. Avalik muudes finantsküsimustes 1. Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 2
KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud) · tööprotsess (dokumendilähetus) - kooskõlastamine, redigeerimine, allkirjastamine, kontroll jne ASJAAJAMISKORD · organisatsioonisisene · lähtub riiklikest normdokumentidest · arvestab konkreetse organisatsiooni vajadusi, tingimusi DOKUMENT · vorminõuded, dokumendimallid, teabekandja, vastutaja · allkirjaõiguslikud isikud · registreerimine · menetlemise kord: kuidas dokument ettevõttes liigub · kes kasutavad
Eesnimi Perenimi - rühm KAS JA MIKS ON DOKUMENDITÖÖ VAJALIK? Elades tänapäeva infoühiskonnas, on raske ette kujutada maailma ilma dokumentideta. Eksisteerime ka lisaks füüsilisele keskkonnale juriidilises maailmas, mis kehtestab omad reeglid nii meile kui füüsilistele isikutele ning ka meie dokumentidele – kirjadele, avaldustele, lepingutele jne. Kas dokumenditöö on vajalik? Kui küsida see küsimus tavainimeselt, siis võib vastuseks saada, et eks ta ikka ole, kuid ei osata täpselt seletada miks see nii on. Vastus ei olegi tegelikult nii lihtne kui võiks arvata, sest antud küsimuses tulevad mängu asutused ja organisatsioonid - nende iseloomud, eripärad ning ka seadused, määrused jne. Miks on siis siiski dokumenditööd vaja ja kellele? Asutustes ja organisatsioonides mängivad juriidiselt suurt rolli lepingud, teatised jne. Kes meist kasvõ...
raamatupidamistava nõuetest, mis reguleerivad kassapõhist raamatupidamist. *Füüsilisest isikust ettevõtja, kes peab tekkepõhist raamatupidamist, lähtub käesolevast seadusest. *Äriregistrisse kantud füüsilisest isikust ettevõtja koostab äriregistris registreerimise kuupäeva seisuga ettevõtte bilansi, milles kajastatakse ettevõtte tegevuseks määratud ettevõtja vara. Ettevõtte tegevuseks määratud vara hindamisel tuleb lähtuda heast raamatupidamistavast. 3. Raamatupidamise dokumentide liigid, funktsioonid ja rekvisiidid. Kassa sissetuleku order kassasse sularaha sissetuleku vormistamise algdokument. Kassa väljamineku order raha väljamaksmise kassast dokument. Tsekiraamat dokument, mida annab pank ettevõttele sularaha saamiseks pangast. Kassaraamat seal registreeritakse kõik kassaorderid. Panga konto väljavõtte dokument kõikidest kokkulepitud ajavahemikul toimunud maksetehingutest. 4. Algdokumendi funktsioon ja rekvisiidid.
Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD Dokumendiringlus hõlmab: 2.1. Dokumentide registreerimist; 2.2. Dokumentide läbivaatamist 2.3. Dokumentide täitmist; 2.4. Dokumentide hoidmist ja säilitamist. 3
RSSfeed) internetilehekülje või mõne muu seotud allika muutumisel automaatselt. ASJAAJAMINE Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema
1. Dokumendi tunnusjooned a)autentsus- see on dokument, mis säilitab oma esialgse usaldusväärsuse ja tõestusväärtuse. Dokumendi algsete omaduste (struktuur, kontents, kuju, sisu) säilimise läbi aja. Päritolu võib usaldada. b)terviklikkus- tähendab, et dokument on täielik ja muutmata. c)Usaldusväärsus- dokument ei ole võltsitud, on tõene. d)kasutatavus- dokument, mida saab välja otsida, esitada ja interpreteerida. Dokumentide vahelised seosed sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati. e)täpsus, vastavus, täielikkus- dokument peab veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti. Dokument peab toetuma tegevust, millega ta on seotud või mida ta tõendab. 2. Asutuse asjaajamise eesmärgid- Iga asutus jälgib, et : *tema tegevuse käigus
AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord ÜLDEESKIRJAD 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. 2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega 3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär, kelle põhiülesandeks on: - dokumentide vastuvõtmine - dokumentide registreerimine - dokumentide vahendamine - dokumentide väljastamine - järelvalve dokumentide täitmise üle - dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine - asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE Dokumentide liigitus Dokumendid liigitatakse: - informatsioonilised dokumendid - ametkiri, iseloomustus, teade, akt, õiend, tõend, ettekanne, aruanne, teatis jne.
KÄSUNDUSLEPING Käesoleva käsunduslepingu (edaspidi: Leping) on sõlminud [kuupäev], [asukoht] (1) [Käsundiandja nimi], registrikoodiga / isikukoodiga (mittevajalik ära kustutada)] [registrikood või isikukood], aadressiga [aadress], mida esindab [juhatuse liige / volituse alusel (mittevajalik ära kustutada)] [käsundiandja esindaja nimi] (edaspidi: Käsundiandja), ja (2) [Käsundisaaja nimi], registrikoodiga / isikukoodiga (mittevajalik ära kustutada)] [käsundisaaja registrikood või isikukood], aadressiga [aadress], mida esindab [juhatuse liige / volituse alusel (mittevajalik ära kustutada)] [käsundisaaja esindaja nimi] (vajadusel ära kustutada)] (edaspidi: Käsundisaaja), edaspidi viidatud ka kui Pool või ühiselt kui Pooled, alljärgnevas: 1. Lepingu ...
KORDAMISKÜSIMUSED Mis on dokumendihaldus? - dokumendi kontrollitud haldamine läbi selle terve elukäigu - loomine, korraldamine, kasutamine, arhiveerimine, hävitamine - süstemaatiline kontroll dokumentide loomise, kasutamise, eraldamise üle Miks peab teadma asjaajamist? - oluline asutuse töökorralduse jaoks - tagab dokumentide kohta hea ülevaate - lihtsustab dok.ringlust - tagab nõuetekohase vormistuse ja kasutamise Kes tegelevad dok.haldusega? - kantselei - suurettevõttes: arhiivitöötajad; väikeettevõttes: sekretär/assistent Asjaajamise hea tava. - reglementeeritus igal dokumendil oma koht - vastutus nõuetest kinnipidamise eest - dokumentide vormistamine kooskõlas õigusaktidega - operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad
Tartu Kutsehariduskeskus IKT osakond SRo16 Merit-Karmel Annamaa ANALÜÜS TÖÖOHUTUST PUUDUTAVATE DOKUMENTIDE LOOMISE, ALLKIRJASTAMISE JA SÄILITAMISE KOHTA Iseseisev töö Juhendaja Karin Traks Tartu 2016 Sisukord Sissejuhatus................................................................................................................................2 1.Tööõnnetuse dokument...........................................................................................................3 2
Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal-on dokument millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist, säilitatakse püsivalt Rahvusarhiivis.
Rahvusvahelise õiguse põhiprintsiibid Rahvusvahelise õiguse põhiprintsiibid on kirja pandud 1945. aasta ÜRO põhikirjas ja 1970. aasta ÜRO revolutsioonina vastu võetud rahvusvahelise õiguse printsiipide deklaratsioonis. Tegemist on juriidiliselt mittesiduva dokumendiga. Printsiipide juriidilise siduvuse kindlakstegemiseks tuleb pöörduda rahvusvahelise praktika ning juriidiliselt siduvate rahvusvaheliste dokumentide poole. Võib väita, et alltoodud põhiprintsiibid kehtivad rahvusvahelises õiguses nii tavaõigusnormidena ja kui ka kodifitseerituna mitmetesse kahe- ja mitmepoolsetesse rahvusvahelistesse lepingutesse. Riikide suveräänsus ja võrdsus Riikide suveräänsus tähendab: võim kõigi riigi territooriumil elavate isikute üle; võim vabalt kasutada ja käsutada riigi jurisdiktsiooni all olevat territooriumi ning teha
Sissejuhatus Töö ülesanneks on koostada ülevaade lahtise turba toimetamisest Eestist Portugali kasutades meretransporti, valides sobilikku laeva ja sadamad tulenevalt kauba ja laeva eripäradest. Ülevaade sisaldab kauba iseloomustust, valitud lähte- ja sihtsadama kirjeldused, valitud laeva ülevaade, kauba transportimise kirjeldus ning transportimisel vajalike dokumentide ülevaated. Antud teema aru saamiseks oli uuritud erinevaid materjalid, lisaks oli ka läbi viidud vestlus kahe kapteniga, kes saaksid jutustada selliste kauba transportamisest. 3 Kauba iseloomustus Turvas on osaliselt lagunenud taimejäänustest ja huumusest koosnev mullahorisont, mis tekib soomuldade veerohkes ning hapnikuvaeses pindmises kihis. Looduslikus soos sisaldab turvas
jälgitaks. Kui dokumendid on korras, siis peab neid ka kaitsma. Kaitsma peab neid inimeste eest, kelle kätte need ei tohiks sattuda, kuna paljud dokumendid on isiklikud ja sisaldavad info, mida ei tohiks näha. Kaitsma peab neid ka tule, vee ja muude ohtude eest. Sellepärast on dokumendihaldus väga vajalik(http://et.wikipedia.org/wiki/Dokumendihaldus). Dokumendihaldus on tänapäeval väga vajalik, kuna organisatsioonid on väga suured ja dokumente on palju. Dokumentide haldamine kaitseb organisatsiooni ja tema klientide huve. Dokumendid on väga olulised ja kuna need võtavad elektrooniliselt vähem ruumi, tuleks neid hoida elektrooniliselt. Dokumendihaldus on vajalik ka sellepärast, et hoida neid eemal inimestest, kellel ei ole neid vaja näha ja kaitsta neid, kes on dokumentidega seotud. KASUTATUD ALLIKAD 1. http://et.wikipedia.org/wiki/Dokumendihaldus 2. hoidahttp://www.sibola.ee/fail/2011/03/Merle-Magistritoo.pdf Martin Jakimainen RS 110
....................................................................................................................................................... 8 5.11. Dokumentide kirjendamine. Parandused ......................................................................................................
või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja rekvisiitidega dokumentide rühm Dokumendi elukäik - on dokumendiga tehtavad toimingud alates selle loomisest kuni hävitamiseni või arhiiviasutusse üle andmiseni. Dokumendi vorming määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt.
SISSEJUHATUS Asjaajamiskorra analüüsiks valisin XXX asjaajamiskorra. Asjaajamiskorra (edaspidi: kord) eesmärgiks on määratleda XXX (edaspidi: asutus) dokumendihalduse üldised põhimõtted ning vorminõuded. Asjaajamiskorras käsitletakse dokumentide vormistamist, töötlemist, registreerimist, edastamist ja süstematiseerimist ning reguleeritakse: 1. haldusdokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduur; 2. dokumendiringluse korraldamine asutuses alates dokumendi asutusse saabumisest või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni; 3. dokumentide ettevalmistamine säilitamiseks; 4. asjaajamise üleandmine töötajaga töölepingu muutumisel või lõpetamisel.
DOKUMENDISÜSTEEM Dokumendisüsteemi organisatsioonis moodustavad dokumendid dokumentide haldamise toimingud dokumentidega dokumentide haldamisel osalevad inimesed e süsteemi kasutajad dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumendis (asjaajamiskord) ja sellest juhinduvad kõik dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse
4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3.5 Standardid 17 4.3.6 Hea tava juhised 18 5 Dokumendisüsteem 19 5.1 Üldist 19 5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid 20 5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid 22 5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 23 5.4.1 Üldist 23 5.4.2 Juhtkond 23 5.4.3 Dokumendihalduse personal 24 5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad 25 5.5 Süsteemid 25 5.5
KONTROLLTÖÖ KÜSIMUSED Asjaajamise eesmärk-on tagada asutuse töö vastavalt õigusaktidest ja standartites kehtestaud vorminõuetele. Mis on dokumenidhaldus-halduse ala,mis tegeleb dokumentide loomise,saamise,alalhoidmise,kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega Dokument-organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate täitmise või äritegevuse käigus loodud,saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Dokumendi haldamise toimingud-dokumentide loomine ja saamine,registeerimine,liigitamine, Säilitustähtaja määramine,säilitamine,juurdepääsu tagamine,dokumentide kasutamise jälgimine.
ISESEISEV TÖÖ NR ASJAAJAMISKORRA ÜHTSED ALUSED 1. Millistele asutustele kehtib Asjaajamiskorra ühtsed alused? Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute (edaspidi asutus) 2. Mida reguleerib Asjaajamiskorra ühtsed alused? 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral. 3. Mida peab asutuse asjaajamine tagama? Asutuse asjaajamine peab tagama:
Asjaajamiskorra ühtsete aluste õigusaktis on kirjutatud, et asutuse juht tagab asjaajamiskorralduse ning kehtestab asjaajamiskorra. Analüüsitav Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamiskord on kinnitatud asutuse direktori poolt. Asjaajamist korraldab sekretär. Tuginedes asjaajamiskorra ühtsetele alustele on näha, et analüüsitaval asjaajamiskorral on välja toodud kõik vajalikud asjaajamiskorra osad. Asjaajamiskord reguleerivad normid: Dokumentide vorminõud. Olemas (SYGA 2012:19); Asjade menetlus. Osaliselt puudulik; Dokumentide ringlust. Olemas (SYGA 2012:5-7); Dokumentide sisemine kooskõlastus. Olemas (SYGA 2012:12); Kontrolli tähtaegadest kinnipidamise üle. Olemas (SYGA 2012:6); Dokumentide ametlikku kinnitamist. Olemas (SYGA 2012:7); Asjaajamise üleandmist. Olemas (SYGA 2012:15-16); Asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord, koolisiseste dokumentide
1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Avaliku teade seadus avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused, teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. 2
hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri) Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne
Dokumendihaldus 1. Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel
sõltuv riist- ja tarkvarast. Digitaaldokumendi eelised · Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi. · Lihtne edastada. · Lihtne kopeerida. · Võtavad vähem ruumi. · Loomisel võimalik kasutada malle ja planke. · Lihtne taaskasutada. · Asjaajamisprotsesside automatiseerimine. Asjaajamiskord Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. Dokumendi elukäik
1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid. · Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse
1. Ettevõtte õigusaktid dokumendihalduse kohta * asjaajamiskord ja *dokumentide loetelu 2. Mida saad teada asjaajamiskorrast? Saab teada kõik toimingud ja tegevused dokumentidega 3. Milleks on vajalik dokumentide loetelu ? Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida? Sisse tulnud kirja registreerimistempli jäljendilt 7. Kuidas vormistad operatiivselt lahendatud dokumentide täitmise tulemuse? Dokumendiregistrisse, dokumendile(ainult paberkandjal) 8. Töötaja 6 sammu dokumendi- ja arhiivihalduse järjepidevuse tagamiseks · mall(usaldusväärsus) · registreerimine( registreeritakse kõik meneteletavad dokumendid)
või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata. Säilitustähtaeg on minimaalne ajaperiood, mille jooksul asutus peab dokumenti alles hoidma. Dokumendihaldus peab tagama: · dokumenteeritakse kõik vajalik,
Kiri: adresseeritud dokument, mis on vormistatud kirja esitusvormile. Manus: e-kirja lisana saadetav fail. Vastuskiri: kiri, mis saadetakse algatuskirja autorile vastusena. Väli: esitusvormil määratud ala, mida kasutatakse kindla elementide rühma esitamiseks. Usaldatavus: dokumendis esitatud sündmused ja faktid olid täpselt sellised nagu nad dokumendis on esitatud. Autor tegutses oma pädevus piires. Autor järgis kehtivaid asjaajamise ning dokumentide haldamise reegleid. Dokument sisaldab kõiki tavapäraseid vormielemente. Autentsus: tagatakse erinevate võtetega(allkirjaga, pitsatiga), korraliku haldamisega(metaandmete jäädvustamisega). Autentne on dokument, mille ehtsus on võimalik kindlaks teha. 3) Dokumendi omadused Autentsus; usaldusväärsus; terviklus täielik, seda pole muudetud; kasutatavus asukohta saab kindlaks teha, kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav.
DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS Organisatsiooni funktsioonid: - Juhtimine - Personalitöö - Raamatupidamine - Põhitegevus 1. Dokumendihalduse korralduse eesmärk- on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus 2. Valdkonna põhimõisted: dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub
DOKUMENDIRINGLUS Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Dokumentide liikumine peab olema operatiivne ja sihipärane, s.t tuleb vältida või piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi ja suunamist ametiisikutele, kes tingimata ei pea nendega tutvuma. Dokumendid võivad saabuda -postiga(edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus) -käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik) -faksiga(vastutab vastuvõtja) -e-postiga (vastutab adressaat). Dokumendiringlust võib jagada: -saabuvate dokumentide ringlus -väljasaadetavate dokumentide ringlus -sisedokumentide ringlus. SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS
10) Vabariigi Valitsuse 18.04.2000 määrus nr 131 " Kunda Ühisgümnaasiumi põhimäärus"; 11) EVS 8821:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioonDokumendielemendid. osa 1: ,,Kiri" Asjaajamiskorra peatükid: 1. Üldosa 1.1.Normatiivne keskkond 1.2. Asjaajamise korraldamine ja vastutus 1.3. Infosüsteemid 1.4. Juurdepääs dokumentidele 1.5. Arhiiviregistrile andmete esitamine 1.6. Asjaajamise üleandminevastuvõtmine 2. Dokumentide koostamine ja vormistamine 2.1. Dokumendiplangid ja dokumendivormid 2.2. Dokumentide vormistamine 2.3. Dokumendiliigid 2.4. Pitsatid, nende hoidmine ja kasutamine 2.5. Dokumendi väljavõte ja ärakiri 3. Dokumentide vastuvõtmine ja väljasaatmine 3.1. Posti vastuvõtmine, esmane läbivaatamine ja täitmisele suunamine 3.2. Kontroll dokumendi täitmise üle ja dokumendi lahendatuks lugemine 3.3. puudub 3.4
Arhiivinduse lõpparvestuse kordamisküsimused 1. Rahvusarhiiv, selle struktuur, põhilised ülesanded. Rahvusarhiiv on Eesti arhiivinduse keskus. Rahvusarhiivi põhiülesanne on tagada ühiskonna kirjaliku mälu – dokumentaalse kultuuripärandi – säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. 2. Õigusaktid, mis reguleerivad arhiivihaldust. Asutuste ja organisatsioonide dokumendi- ja arhiivihaldust ning teabega ümberkäimist reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus
Arhiivindus- riikliku tegevuse haru, mis hõlmab teaduslikke ja õiguslikke arhiivasutuse töö organiseerimise küsimusi. Asutuse arhiiv- arhiiv, kus säilitatakse dokumente nende üleandmiseni riiklikule säilitamisele. Asutuse arhiivi seisukorra eest vastutab asutuse juht. Asutuse arhiiv Asutuse arhiivitöö korraldatakse põhimäärusele vastavalt. Selles määratakse kindlaks arhiivi õiguslik seisund. Arhiivi ülesanded on : 1. Dokumentide vastuvõtt säilitamiseks 2. Säilivuse tagamine 3. Dokumentide arvestus arhiivis 4. Dokumentide kasutamise organiseerimine. Asutuse arhiivis säilitatakse järgmisi dokumente: 1. Asjaajamises lõpetatud dokumendid 2. Likvideeritud asutuse dokumendid 3. Kultuuritegelaste ja teadlaste isikfondid (toimik) 4. Trükised, mis on vajalikud arhiivi tööks. Asutuse arhiividele (ruumidele) esitatavad nõuded
Tagada, et info säilitataks nii kaua kuni seda vajatakse Tagada, et info oleks hõlpsasti leitav, selleks luuakse süsteem Eesmärk saavutatakse organisatsiooni dokumendisüstemi abil. Alatised dokumendid: asutusdokumendid; üldjuhtimist puudutavad dokumendid. Asjaajamine peab tagama: Asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise Nõetekohase dokumentide vormistamise Dokumentide kiire ringluse Dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile Dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise Dokumentide tähtaegse täitmise Põhimõisted Asjaajamine – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või
trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka veeriste laiused, kasutatava paberi tingimused, kasutatavad elemendid ning keelenõuded, seega on plankide informatsioon väga hea ja põhjalik ning kõigile selgelt ja üheselt mõistetav. 4)Registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste(viidete) süsteem: Ehituskooli asjaajamiskorra viies peatükk on dokumentide registreerimine, registreerimise üldnõuded. Jällegi on kõik vajalik välja toodud väga lihtsalt ning kergesti mõistetavalt. Kooli dokumendiregistris kuuluvad registreerimisele kõik kooli ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokument on registreeritud, kui
ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või
...................................................9 SISSEJUHATUS Minu eesmärgiks on tutvuda ,,Sekretär 5" kutsestandardit. Koostasin tabeli vastavalt kompetentsusnõuetele ja otsisin vastavad tegevusnäitajad. Samuti sekretäril vajaminevaid oskusi ja iseloomuomadusi. 1. Kompetentsusnõuete tabel Kompetents Teadmised Oskused Võimed, ERK tase 5 isikuomadused B.2.1. 1) dokumentide tundma ja oskama loogilisus ja 1) vormistab keeleliselt Dokumenteeri vormistamise käsitseda analüütilisus, tehniliselt ,vastavalt mine põhimõtted; kaasaegset süsteemsus, etteantud nõuetele, lähtu 2) bürootehnikat korrektsus, heast tavast ning loob dokumenteerimise valdama tasakaalukus dokumendimalle
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
