Efektiivne kommunikatsioon (0)

TEOORIA
Efektiivne kommunikatsioon
Tänapäeval on efektiivsel suhtlemisel, nii organisatsiooni siseselt kui ka organisatsioonide vahel, märkimisväärne panus ettevõtte edusse. Põhjus, miks see aina rohkem tähtsamaks muutub on see, et organisatsioonide töö muutub pidevalt keerulisemaks. Teadmised, õppimisvõime ja innovatsioon on organisatsiooni jätkusuutlikkuseks tähtsamad kui kunagi varem. Efektiivne kommunikatsioon on tähtis ka seetõttu, et kaasata uusi töötajaid ettevõttesse, juurutada usaldust ja austust ning muuda organisatsiooni produktiivsemaks. SHRM’i poolt 2008. aastal tehtud uuring Job Satisfaction väidab, et suhtlus tööliste ja juhatuse vahel on üks viiest tähtsamast aspektist töörahulolu juures. Ja töötajate rahulolu muudab ettevõtte tööd oluliselt produktiivsemaks.
Kommunikatsioon hõlmab organisatsiooni töös väga paljusid aspekte . See hõlmab nii töötajate vahelisi suhteid, läbisaamist partneritega, organisatsiooni avaldusi meedias, turustamist, suhteid investoritega, reklaamimist jne. Raamatu „Essentials for Corporate Communication“ ühed autorid B.M. van Riel ja Charles J. Fombrun väidavad, et kommunikatsioon on kõige tähtsam osa organisatsiooni toimimisel.
Inimressursi juhtimise spetsialistid usuvad, et efektiivne organisatsioonisisene kommunikatsioon aitab kaasa õppimisele, meeskonnatööle, turvalisusele, innovatsioonile ja otsuste vastuvõtmise kvaliteedile. Praegusel ajal, kui talente hinnatakse eriti kõrgelt ja nende värbamisel on suur konkurents , siis kommunikatsioon on strateegiline relv, et talendikat töötajat endale värvata, tema vajadusi rahuldada ja hoida teda oma meeskonnas.
On väga oluline, et juhid saaksid töötajatega suhelda näost näkku. See aitab töötajatel paremini aru saada organisatsiooni eesmärkidest, poliitikast ja visioonist. Juhid saavad seda probleemi lahendada korraldades koosolekuid, kus osalevad kõik organisatsiooni töötajad.
SHRM Foundationi uuring Employee Engagement and Commitment jõudis järeldusele, et töötajad, kes on oma ettevõttele pühendunud, pakuvad organisatsioonile tohutut konkurentsieelist, nagu näiteks kõrgem produktiivsus ja vähemate töötajate lahkumine . Watson Wyatti Communication ROI Study väidab, et firmad, kus kommunikatsioon toimib efektiivselt, suudavad värvata endale neli korda suurema tõenäosusega sobiva töötaja , kui need, kus kommunikatsioon toimib ebaefektiivselt .
Töötajate häält tuleb kuulda võtta ning sellega peab arvestama ka otsuste tegemisel. Kui anda töötajatele lihtsalt võimalus oma mõtteid väljendada, kuid mitte tema mõtetega arvestada, siis on sellel negatiivsed tagajärjed. See vähendab koheselt töötaja motivatsiooni. SHRM’i küsitlus väidab, et 46% juhtidest võtab arvesse töötajate ideid ja mõtteid ning väga suur osa neist lõikab sellest kasu.
Enamik organisatsioone avaldavad väga korraliku ja ilusa missiooni ja visiooni, kuid väga tihti ei ühti organisatsiooni ametlik filosoofia töötajate reaalse käitumisega. Selline olukord muudab tigedaks need, kelle käitumine on kooskõlas organisatsiooni filosoofiaga.
Enamik töötajaid ütlevad, et nad väärtustavad meeskonnatööd, kuid kas nad tegelikult ka teavad, mida nad peaksid tegema, et säilitada töö juures positiivne keskkond? Kas neil kõigil on ühine arusaam, mis tähendab suhelda efektiivselt, lahendada probleeme ja konflikte? Enne, kui saame loota , et kõik teaksid, mis tähendab professionaalne kommunikatsioon ja efektiivne tiimitöö, tuleb seada paika teatud standardid.
Esimese sammuna tuleks küsida endilt:
Mis on parima meeskonnatöötaja isikuomadused ?
Millised on halva töökaaslase isikuomadused?
Aspektid, mida tuleks nende karakterite puhul arvestada on:
-suhtumine, tööeetika
-suhted töötajatega erinevatelt positsioonidelt
-suhted juhtidega
-konfliktide ja probleemide lahendamine
-pühendumus pidevale õppimisele ja tehniline kompetents
-uute töötajate vastuvõtmine
Kui ollakse identifitseerinud parima ja halvima kommunikatsiooni ja meeskonnatöö karakterid, siis oleme me võimelised tundma ära professionaalse kommunikatsiooni, kui me seda näeme.

Omadused, mis aitavad kaasa efektiivsele meeskonnatööle:
- Positiivsus – inimestel on öelda häid asju nende töö ja töökaaslaste kohta.
-Oskused – inimesed oskavad hästi seda, mida nad teevad
-Nauditavus – tööl on lõbus ning tihti võetakse olukordi huumoriga
-Areng – Fookus on sellel, kuidas teha asju paremaks, mitte ei vaielda ega viriseta.
-Paindlikkus – inimesed on avatud vaheldustele ja muutustele
- Edasiviiv jõud – meeskonnaliikmed tunnevad ennast motiveerituna, tähtsatena ning efektiivsetena
-Entusiasm – Inimestel on palju energiat
-Head kavatsused – inimesed eelistavad rahu konfliktidele
-Enesekontroll – inimesed jäävad rahulikeks pingelistes situatsioonides
-Õppimine – väljakutsuvad olukorrad on teretulnud
-Koostöö – olles lõpetanud oma töö, inimesed pakuvad abi, et lõpetada ka teiste oma
- Avatus – kui inimestel on mingi probleem kellegi teisega , siis nad räägivad sellest kohe. Ausalt ja austavalt.

Kuidas õppida lahendama konflikte edukates meeskondades?

Lapsed ei õpi enamasti efektiivseid kommunikatsioonivõtteid ja probleemi lahendamist kodus. Austust ei õpetata alati koolis. Ja kui lapsed kasvavad üles ning lähevad tööle, siis ei pruugi nad teada, kuidas lahendada erimeelsusi ning kuidas vastata kriitikale. Selleks, et olla sobiv osa efektiivsest meeskonnast, tuleb arendada kuulamisoskust, konflikti lahendamisoskust ja probleemide lahendamisoskust.
Konflikt ei ole halb või hea, see lihtsalt on. See on osa tööst. See, kuidas inimesed konfliktidega toime tulevad, saab olla hea või halb. Kas me näitame üles head tahet või vastupidi? Kas me väldime konflikte ja tähtsaid probleeme? Kas me mõtleme ainult sellele, mis on parim meile endile või mõtleme me kogu meeskonna heaolule?

Tehnikaid konfliktide lahendamiseks

-Ära eelda täiuslikkust – maksimeeri inimeste tugevused ning minimiseeri nende nõrkused ning ära viita nende ebatäiuslikkusele. Sa ei täida kunagi oma ootusi, kui eeldad täiuslikkust.
-Vali oma võitlusi – mõned probleemid ei ole lihtsalt vaidlemist väärt. Kui sa vaidled iga väikse asja pärast, siis kogud sa agressori kuulsust . Ja kui tõeline probleem kerkib esile, siis ei võta keegi sind tõsiselt. Kõige efektiivsemad on need töötajad, kes ei kurda eriti tihti.
-Räägi selle inimesega otse, kellega sul probleem on – Saa aru sellest, et kui sa räägid kelleski halvasti, siis see jõuab alati nendeni ning alati moonutatult. Tunded võivad saada riivata ja suhted murduvad. Kui sul on kellegagi mingi probleem, siis tuleb sellest temaga rääkida, mitte mõne teise töötajaga.
-Räägi inimesega nelja silma all – Ära kritiseeri kedagi avalikult, see viib ainult häbitundeni.
-Ole rahulik ja vaoshoitud – Ära lase konfliktide lahendamisel kunagi oma emotsioonidel võimust võtta. Proovi olla alati rahulik ja ära ütle asju, mis teevad konflikti veel suurmaks.
-Keskendu probleemile mitte isiksusele – Kirjelda lihtsalt inimese käitumist ning ütle, kuidas see sind mõjutab. Siis ütle, mida ta peaks muutma , et järgida sinu ootusi.
-Anna alati võimalus inimesel oma eksimus heastada – tuleb anda võimalus tunnistada oma eksimust ning ei tohi kunagi pidevalt nina alla hõõruda, et ta midagi valesti tegi.
-Hangi keegi kolmas, kes aitaks lahendada konflikti – mõni neutraalne inimene aitab alati konflikti lahendamisel kaasa. Ta peaks kuulama ära mõlemad osapooled ja siis jagama neile soovitusi , kuidas edasi minna ning mida peaks tegema.

Käitumisjuhendi loomine konfliktide lahendamiseks

Meeskonnad peaksid välja töötama struktureeritud juhendi selle koha, kuidas konflikte tuleks lahendada. Järgnevalt on mõned soovituslikud elemendid, mida see juhend peaks sisaldama:
-Seisa enda eest – pole vahet, kes sa oled ja milline on sinu staatus, sa väärid alati väärikat ja austusväärset kohtlemist. Sinu tunded on tähtsad.
-Sekku varakult – probleemi tuleb hakata lahendama juba selle varajases staadiumis , rääkides otse sellest kaastöölisega, enne kui teised sellesse sekkuvad .
-Sea eesmärk probleemi lahenduse kohta – tuleks küsida endalt järgnevaid küsimusi :
„Mida täpselt ma tahan või vajan?“
„On mu ootused mõistlikud?“
„Kuidas mu ootused kindlasti ei täitu?“
„Mida ma tahaks, et kaastöötaja oma käitumises minu suhtes muudaks?“
-Ära suhtu kaastöötaja kavatsustesse eelarvamustega – sa ei tea, mida teine inimene mõtleb, tema kavatsused on sinu jaoks nähtamatud. Nad eksisteerivad ainult kaastöötaja südames ja mõtteis.

Kolmanda osapoole kaasamine konflikti lahendamisse

Kui tundub, et konflikt läheb keerulisemaks, tuleks kaaluda kolmanda osapoole kaasamist konflikti lahendamisse. Aga enne, kui kellegi poole pöörduda, tuleks olla veendunud, et see inimene on:
-hea kuulamisoskusega
-objektiivne, ilma igasuguse isikliku huvita antud konflikti
- usaldusväärne
-teda saab usaldada nõu andmisel
-säilitab konfidentsiaalsuse
-valmis ütlema seda, mida kriitilisel hetkel vaja
Tuleb olla kindel, et kolmas osapool on igati kompetentne ning alati tuleb seada tema suhtes ootused. Kas nõuda, et ta lihtsalt kuulaks, pakuks ka abi või lihtsalt asuks sinu poolele vaidluses kolleegiga. Aga kunagi ei tasu kolmandat osapoolt muuta vaidluses liiga tähtsaks.

Mida tuleks teha, kui ollakse konflikti lävel

1. Kuulata, mis inimesel on öelda. Ei tohi käituda kohe automaatselt kaitsvalt.
2. Püüda kolleegist aru saada ning püüda tema ärritust vähendada, teda kuulates ja küsides avatud ning mittesüüdistavaid küsimusi, nagu näiteks:
„Kas sa saaksid rääkida natuke veel, mida sa arvad ?“
„Kuidas sa näeksid seda situatsiooni teisiti?“
„Millised tagajärjed on mu tegevusel olnud sinujaoks?“
3. Veenduda, et sa saadi aru, mida kaastööline tahab öelda.
4. Kui vastus jääb natuke ebaselgeks, tuleb jätkata küsimuste esitamist.
5. Tuleb püüda vabandada , millal iganes on sobilik.
6. Kirjeldada situatsiooni oma vaatenurgast.
7. Tuleb olla valmis läbirääkimisteks.
8. Kui vajalik, tuleb nõustuda vastumeelse olukorraga. Peab arutama kolleegiga, kuidas edasi minna. Mitte kõiki konflikte ei saa lahendada, kuid nad peavad olema efektiivselt käsitletud , vastasel juhul kannatavad klienditeenindus ning moraalitunne.
Konflikti lahendamine ei põhine kunagi faktidel. See põhineb erinevatel ootustel ja väärtustel. See põhineb sellel, mida kaastöötaja teatud olukordades tunneb. Efektiivne konflikti lahendamine nõuab enesekindlat suhtlemist, aktiivset kuulamist, probleemi lahendamist, eesmärgi saavutamist ning sealt edasi liikumist.
ANALÜÜS
Nõustun täielikult, et kommunikatsioon on üks tähtsamaid elemente organisatsiooni toimimisel. Kui kommunikatsioon ei toimi nii, nagu vaja, siis võivad sellel olla organisatsioonile katastroofilised tagajärjed. Kõik juhid, kuid ka töötajad peaksid pidevalt pöörama tähelepanu, et nad annavad edasi õiget informatsiooni.
Kuna töötajatele on väga tähtis töörahulolu, siis peaksid nad teadma, et efektiivne kommunikatsioon aitab seda tõsta. Töörahulolu saavutamine võiks olla neile motivaatoriks.
Väga meeldis mulle artiklis välja toodud mõte, et iga organisatsioon peaks välja töötama isikliku kommunikatsiooniplaani, mida kõik töötajad järgiksid. See aitaks tohutult kaasa ettevõtte edule.
Veel meeldisid mulle erinevad tehnikad, mis olid artiklis välja toodud konfliktide lahendamiseks. Konfliktid on vältimatu osa organisatsioonist ning seetõttu on oluline, et neid õigesti lahendatakse. Oskuslik konfliktide lahendamine aitab samuti tohutult kaasa organisatsiooni efektiivsele toimimisele.