Dokumendihalduse vajalikkust organisatsioonis (0)

Dokumendihalduse vajalikkusest organisatsioonis
Dokumendihaldus  tähendab oma sisult dokumentide loomist, saamist, kasutamist ja säilitamist ja nende töötlemiseks loodud süsteeme. Dokumendihaldussüsteemi eesmärk on tagada väärtuslikku teavet sisaldavate dokumentide säilimist ja kiiret kättesaadavust, mille eest vastutab üldjuhul sekretär. Info ja andmete korrektne säilitamine ja kasutamine organisatsioonis on tavaliselt reglementeeritud riiklike normdokumentidega, väljatöötatud juhistega ja juhendmaterjalidega. Kindlasti tuleb arvestada andmete töötlemisel oma ettevõtte tegevust reguleerivate õigusaktidega. Dokumentide hoidmise ja säilitamisega kaasnevad riskid, mis tõttu tuleb laitmatult määratleda vastutused ja dokumendihalduse protsessid.
Dokumendihalduse põhjalikkuse ja korrektuse tähtsus tõuseb ajaga . Ilmselt on põhjused interneti kiires arengus, küberkuritegude tempokas kasvus ja informatsiooni üldises ülekülluses, kindlasti soodustab seda ka inimeste suurenev teadlikkus oma õigustest ning organisatsioonide kohustustest ning keeldudest. Korralik andmete süstematiseerimine aitab eristada ebaolulikku olulisest ja kergendab relevantselt organistasiooni tööd. Dokumendihaldus on möödapääsmatu valdkond iga asutuse jaoks. Vajalik on säilitada nii töötajate, klientide andmeid, firma sissetulekuid, kulusid , reklamatsioone, väljastatud hüvitis , dokumente organisatsiooni vara kohta jne. Kohtuvaidlustes või probleemides teiste asutustega on alati võimalus täpselt kontrollida, mis lepinguid allkirjastati, mis olid tingimused, tooted ja teenused, mida vahendati ning millal ja kellele tuleb kahjud hüvitada. Kõik andmed, mis on korralikult dokumenteeritud, kaitsevad üldpildis organisatsiooni tegevust. Samuti annab dokumendihaldus võimaluse ettevõtte eesmärke ja saavutusi mõne aja tagant revideerida ning nende baasil püstitada uusi ning huvitavaid väljakutseid. Seega aitab andmete konstruktiivne korraldus kaasa asutuse stabiilsele säilimisele ja perspektiivikale arengule.
Maksu- ja Tolliameti jaoks on veatu dokumendihaldus samuti tähtis. Maksuametil on õigus kontrollida viimase kolme aasta dokumente. Kui tekib kahtlus maksudest kõrvalehoidmisest, siis kuni kuue aasta dokumente. Seega tuleb säilitada arved , sise-eeskirjad, tšekid, lepingud , aastaaruanded, kuluaruanded,raamatupidamisprogrammi andmed ligi seitse aastat, töölepinguid kümme aastat peale lepingu lõppemist.
Isiklikul tasandil puutusin korrektse dokumendihalduse kasulikkusega kokku oma eelmises töökohas. Tekkis segadus minule lubatud puhkuse kuupäevades samal ajal, kui olin paar päeva juba töölt eemal reisil. Olin teinud korrektse avalduse ning saanud selge vastuse, et firmale minu soovitud aeg sobib. Samuti oli puhkuseplaan kõigi töötajate poolt allkirjastatud . Õnneks lahenes pakiline situatsioon mõistlikult, kui ettevõtte direktori nõudmisel tehti dokumentatsioonis põhjalik kontroll ning viimaks leiti vajalikud failid. Kahjuks ei olnud siinkohal tegu positiivse näitega, vaid hoopis puuduliku järelvalvega andmete säilitamisel ja töötlemisel.
Tänapäeva kiirelt arenevas maailmas on oluline järjepidev lepingute ja dokumentide inspekteerimine. See aitab tagada juriidilised tõestusmaterjalid kohtuvaidlustes, organisatsiooni jätkusuutliku arengu ning töötajate-klientide heaolu ja kindlustunde. Samuti on korrektne asjaajamine ja andmete säilitamine vajalik probleemide vältimiseks Maksu- ja Tolliametiga, üldises mõttes terve riigiga. Dokumendihalduses peavad töötama pädevad inimesed, kuna tegu on väga substantsiaalse valdkonnaga, mis on riiklikul tasandil selgelt reglementeeritud ning peab vastama normidele.