Dokumendihaldus organisatsiooni tasandil (0)

DOKUMENDIHALDUS ORGANISATSIOONI TASANDIL ESSEE Õppeaines: TEABEHALDUS Teenusmajanduse instituut Õpperühm:  Juhendaja:  Mõdriku 2019


Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala,   juhtimise   ning   strateegilise   planeerimise   oluline   osa.   Dokumendid   jäädvustavad organisatsiooni igat sammu ning hetke.  Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Üldiselt on elektrooniline dokument parem kui paberkandjal, sest kui on hästi hallatud leiab dokumendi üles väga kiiresti ja neid on peaaegu võimatu kaotada. Elektroonilist dokumenti on parem kasutada organisatsioonidel ja tema klientidel või partneritel, kuna on kiire andmete saatmine. Paberkandjad võtavad palju ruumi ja võivad kergelt hävineda, kuid elektroonilisi dokumendid võtavad vähe ruumi ja hoida mitmes erinevas kohas Dokument on organisatsiooni poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon ja on koostatud kindla  vormi ja nõuete kohaselt.  Dokumendid  luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente on igal organisatsioonil vaja, et säilitada ja teha   kättesaadavaks   ettevõtte   tööks   vajalik   informatsioon.   Nende   säilitamine   on   oluline asutuse   kogemuste   alleshoidmiseks   ja   töötajate   vahel   vahetamiseks   ning   kindlasti   ka vaidluste   ilmnemisel   oma   seisukohtade   tõestamiseks.   Edukaks   toimimiseks   peaks dokumentide haldamine asutuses toimuma kindlate reeglite alusel,  Organisatsiooni tegevuse dokumenteerimiseks on vajalik dokumendihalduri  ametikoht või määratakse väiksemas ettevõttes kellelegi dokumendihalduri ülesanded. Halduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni   tegevuse   nõuetekohane   dokumenteerimine,   dokumentide   haldamine   ning säilitamise   tagamine.   Erinevate   protsesside   korraldamiseks   on   mõistlik   võtta   kasutusele infotehnoloogiale   tuginev   dokumendihaldus.   dokumendihalduse   tarkvara   lihtsustab otsustusprotsesse   ja   võimaldab   ka   aastate   pärast   vaadata   kõiki   dokumentidega   teostatud toiminguid ja inimeste tegevusi erinevate töökohustuste täitmisel. Dokumendihaldus on möödapääsmatu valdkond iga asutuse jaoks. Vajalik on säilitada nii töötajate, klientide andmeid, firma sissetulekuid, kulusid, reklamatsioone, väljastatud hüvitis, dokumente  organisatsiooni  vara kohta jne. Dokumendihaldus  on tänapäeval  väga vajalik, kuna organisatsioonid on väga suured ja dokumente on palju. Dokumendid on väga olulised ja kuna need võtavad elektrooniliselt vähem ruumi, tuleks neid hoida elektrooniliselt. 


Dokumendihaldus on vajalik ka sellepärast, et hoida neid eemal inimestest, kellel ei ole neid vaja näha ja kaitsta neid, kes on dokumentidega seotud.  Kohtuvaidlustes või probleemides teiste asutustega on alati võimalus täpselt kontrollida, mis lepinguid allkirjastati, mis olid tingimused, tooted ja teenused, mida vahendati ning millal ja kellele tuleb kahjud hüvitada. Kõik   andmed,   mis   on   korralikult   dokumenteeritud,   kaitsevad   üldpildis   organisatsiooni tegevust. Samuti annab dokumendihaldus võimaluse ettevõtte eesmärke ja saavutusi mõne aja tagant revideerida ning nende baasil püstitada uusi ning huvitavaid väljakutseid. Seega aitab andmete   konstruktiivne   korraldus   kaasa   asutuse   stabiilsele   säilimisele   ja   perspektiivikale arengule.


Kasutatud allikad: https://www.mkm.ee/sites/default/files/
dhn_2014_06_06_infohalduse_analyys_kokkuvote_pwc.pdf.pdf https://sibola.ee/fail/2011/03/Merle-Magistritoo.pdf file:///C:/Users/37259/Downloads/III_tase_yld_MA003353.pdf https://et.wikipedia.org/wiki/Dokumendihaldus