§ 40. Paberdokumendi allkirjastamine · Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. · Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis. · Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega. § 41. Digitaaldokumentide allkirjastamine ja digitaalse templiga kinnitamine § 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. § 43. Asja lahendatuks lugemine · Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on
Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel (kuni vastavate standardite väljatöötamiseni). 2. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Kohustuslikud rekvisiidid: väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid · asutuse sümbol (logo) · asutuse registrikood · väljaandmise koht · menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge · adressaat · indeks · dokumendiliigi nimetus · kinnitusmärge · pöördumine · märkus lisade kohta · lisaadressaadid · kooskõlastusmärge · viisa · pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge
ja asjaajamiskorrale. Viide koosneb kirjale registreerimisel antud järjekorra¬numbrist ja üldjuhul sellele lisatud liigitamise käigus omistatud tähisest ja/või muust tunnusest. 13.Millised nõuded on kehtestatud dokumentide allkirjastamisele? · Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 14.Kuidas toimub digitaaldokumentide väljasaatmine asutusest? Milliseid võimlusi selleks kasutatakse? Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale
Igal asutusel on: Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Valgamaa Kutseõppekeskuse direktorile Avaldus 13.09.2010 Lugupeetud direktor, palun tehke esmaspäeval tasuta söök. Lugupidamisega Anna Näeme · Eluloo kirjeldus (CV) · ISIKLIKUD ANDMED · Nimi: Anna · Perekonnanimi: · Sünniaeg: · Aadress: · E-mail: · Telefon: · Perekonnaseis: · HARIDUSKÄIK: · Töökogemus: · KEELTEOSKUS: · Vene keel · Eesti keel · Inglise keel · TÄIENDAV INFO: · ARVUTIOSKUS:
Leidsin seitse dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut, mis on ilmunud ajavahemikus 2005-2015. Lees, Merike Kuidas kirjutada tekste? 2005 Kõrven, Tiiu-Reet Dokumendihaldus c2006 Jensen, Sven Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1 2006 Informatsioon ja dokumentatsioon: dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1 2006 Lees, Merike Kuidas kirjutada tekste? : [kirjade, dokumentide ja äritekstide koostamise käsiraamat] 2012 Dokumendinäidised äritegevuses : [1. osa] : [ptk. 1-5] 2014 Dokumendinäidised äritegevuses : [2. osa] : [ptk. 6-11] 2014 4. Otsin artiklikataloog, Priit Pullerits 1997. Abielu hävitamine : [homoabielud] / Pullerits, Priit (1997) 2, 8 Favoriit
10 raamatut 1. Lees, Merike Kuidas kirjutada tekste? / 2005 2. Kõrven, Tiiu-Reet Dokumendihaldus / c2006 3. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid = Information and documentation. The Dublin Core metadata element set / [2004] 4. Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik = Information and documentation. Nimi: Õpperühm: Vocabulary / [2004] 5. Informatsioon ja dokumentatsioon: dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1, PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine = Information and dokumentation : document management. Electronic document file format for long- term preservation. Part 1, Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) 2006 6. Lees, Merike Kuidas kirjutada tekste? : [kirjade, dokumentide ja äritekstide koostamise käsiraamat] 2012 7. Orvet, Sirje Sekretärid ajapeeglis : fragmentaarium / 2013 8
määrused, korraldused, käskkirjad 41. Nimeta arhiivpüsivad vormingud Süsteem konverteerib dokumendi failid arhiivipüsivasse vormingusse järgmiste toetatud vormingutega: • XML • PDF • ISO 8859-1 tekst • ISO 8859-15 tekst • UTF-8 tekst (ainult mitte-eestikeelsed tekstid) • TIFF • PNG Mittetoetatavad arhiivipüsivad vormingud on: • WAVE • MPEG-1 layer 3 • MPEG-2 • MPEG-4 42. Nimetage erinevusi paber- ja digitaaldokumendi arhiveerimisel korrstamisne teistsugune, vorminuid Eestis kasutatav ja arhiiviseadusest pärinev dokumendi legaaldefinitsioon kehtib täielikult ka digitaaldokumendi kohta - dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Sellele lisaks saab digitaaldokumendi definitsiooni täpsustada, rõhutades tema erinevusi traditsioonilisest
Aktiivne – dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis. Mitteaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või andtakse üle arhiiviasutusele. 5. Millised on digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist? Digitaaldokument: • on dünaamiline; • koopia ja originaal on raskesti eristatavad; • võib olla palju versioone, mida on raske eristada; • võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); • võimaldab kiiret otsingut; • võib esineda korraga mitmes vormingus; • võib salvestada erinevatele andmekandjatele; • juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale);
14. Mis on dokumendi tõestusväärtus? St dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist 15. Mis on dokumendi teabeväärtus? St dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta. 16. Nimeta, millisteks osadeks (7-osaline skeem) jaguneb dokumendi elukaar 17. Millised on dokumendi elukaare 3 etappi aktiivsuse seisukohalt ning mida need sisuliselt tähendavad? 18. Millised on digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist? Faili sisu ei ole andmekandajaga füüsiliselt seotud nii lahutamatult nagu tekst paberiga. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokument: o on dünaamiline; o koopia ja originaal on raskesti eristatavad; o võib olla palju versioone, mida on raske eristada; o võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne);
Dokumendiplangid jagunevad: 1. üldplank millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 2. dokumendiliigi plank ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel. Kui suurele paberile koostatakse ametdokumendid? Mõõdud? Kasutatakse paber formaati A4 (210x297 mm), harvem A5 (148x210 mm). Dokumendi kohustuslikud osad on: - väljaandja nimi või nimetus - dokumendi kuupäev - tekst - allkiri - vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Kirjelda ametidokumendi "eluteed" algusest lõpuni? 1. Dokumentide korrektne vormistamine. 2. Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine. 3. Dokumentide avalikustamine ja neile ligipääsu tagamine. 4. Dokumentide kasutamine, saatmine, allkirjastamine jms. 5. Dokumentide tähtaegne täitmine. 6. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine või hävitamine. Koosneb osadest: loomine, registreerimine, haldamine, arhiveerimine.
(2) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 10) dokumendi saatja poolt märgitud viit; 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 12) sarja tähis; 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 14) lahendamise tähtaeg;
1) Koostaja koostab ja vormistab ametikirja nõuetekohase kavandi 2) Koostaja viseerib (kooskõlastab) ametikirja kavandi ja esitab seejärel arvamuse saamiseks asjaomastele spetsialistidele (vahetule ülemusele, teistele spetsialistidele, juristile jne), kui asjaajamiskorras on nii ette nähtud. 3) Juht allkirjastab paberkandjal kirja kahes eksemplaris (originaal + ärakiri). Kui alatise säilitustähtajaga ametikiri allkirjastatakse digitaalselt, siis · digitaaldokumendi allakirjutaja allkirjastab omakäeliselt ka paberkandjal kirja või · assistent kinnitab ametlikult dokumendi koopia. See on vajalik ametikirja tõestusväärtuse tagamiseks ettenähtud säilitustähtaja jooksul. 4) Assistent/ koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris. Digitaalallkirjaga kiri registreeritakse enne allkirjastamist. Seejärel saadetakse kiri adressaadile.
Märge dokumendi lahendamisel kohta tehakse alati dokumendiregistrisse; märge dokumendi operatiivse lahendamise kohta tehakse dokumendile ja dokumnediregistrisse(märge sisaldab infot, kuidas ja millal dokument lahendati, kes lahendas ning allkiri ja kuupäev(päberpõhisel dokumendil). Dokumentide väljasaatmisel on oluline dokumentide korrektsus, vajalikud elemendid: allkirja olemasolu, seosviite olemasolu vastamisel, vajalike lisade olemasolu ja märget selle kohta. Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud või teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. 27 Dokumentide registreerimise kord ja üldnõuded. Dokumendiregistrid, metaandmete kandmine dokumendiregistrisse. Dokumendid, mis ei kuule registreerimisele Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete
andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 10) dokumendi saatja poolt märgitud viit; [RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007] 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 12) sarja tähis; 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
andmed: 3.6.1. saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed 3.6.2. saabumise või saatmise kuupäev; 3.6.3. saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 3.6.4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 3.6.5. pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 3.6.6. dokumendi lisade nimetused ja arv; 3.6.7. dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 3.6.8. vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 3.6.9. mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 3.6.10. sarja tähis; 3.6.11. struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 3.6.12. lahendamise tähtaeg; 3.6.13. täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 3.6.14
esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist Digitaaldokument on dünaamiline; koopia ja originaal on raskesti eristatavad; võib olla palju versioone, mida on raske eristada; võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); võimaldab kiiret otsingut; võib esineda korraga mitmes vormingus; võib salvestada erinevatele andmekandjatele; juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale); sõltuv riist- ja tarkvarast. Digitaaldokumendi eelised
Paberdokumendi allkirjastamine : Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade jm materjalidega. Kui dokument vajab 2 või enamat allkirja, alustatakse madalama astme ametnikuga. Õigusaktid ja protokollid kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare. Väljasaadetava kirja asutusse jääv ärakiri kirjutatakse alla või tõestatakse ametliku kinnitusega. Digitaaldokumendi allkirjastamine: Asutuste vahelises asjaajamises kasutatakse digitaalallkirjaga dokumenti juhul, kui saaja asutuse veebilehel on vastav teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud saaja asutuse asjaajamiskorras või muus õigusaktis. Digitaaldokumentide allkirjastamise täpsem kord reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras. 23. Dokumentide hoidmine ja kasutamine asutuses- Asutus peab tagama
*dokumentide väljasaatmine 26. Kes vastutab käsipostiga saadud dokumendi registreerimise eest? ametiisik, kes dokumendi vastu võttis. 27.Asutuse dokumentide registris registreeritakse *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded *suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult *organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid *protokollid *aktid *lepingud *organisatsiooni poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused 28.Mis on oluline digitaaldokumendi loomisel? Digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme. WorldWideWebConsortium'i (W3C) soovitusele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (ExtensibleMarkupLanguage, edaspidi XML) ning arvestatakse Riigikantselei juhistega dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendi esitusvormid kooskõlastatakse Riigikantseleiga. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi
Dokumentide allkirjastamise kohta sai samuti palju vajalikku informatsiooni põhimõtete, pädevuse ning esitamise korra kohta, kuid samas ka digitaalse allkirjastamise põhimõtete kohta. Punktide kaupa oli välja toodud registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid. Detailne info oli dokumentide vastuvõtmise, registreerimise ja väljasaatmise korra kohta. Eraldi oli välja toodud paberkandjal ja digitaaldokumendi vastuvõtmine, samuti suulise teabe dokumenteerimine. Dokumendi registrisse kandmise kohta oli täpne toimingute protseduur alates infolauas dokumendi dokumendiregistrisse kandmisest kuni dokumendi registreerituks lugemisest. Ka dokumentide väljasaatmise kohta oli eraldi paragrahvid nii paberkandjal kui digitaaldokumentide kohta ning teave ka selle kohta, kuidas selle korraldamine toimub. Dokumentide täitmise ja lahendamise eest
ning infosüsteeme ei kasutata üksnes dokumendiregistritena. Tervet dokumendi elukäiku on võimelised haldama ainult need süsteemid, millesse on algusest peale sisse kavandatud dokumendihalduse funktsionaalsus. Seetõttu tuuakse digitaaldokumentide elukäigus eraldi etapina välja loomiseeelne, nn kavandamise või planeerimise etapp, mille käigus tehtud valed valikud võivad mõjutada digitaaldokumendi kogu hilisemat elukäiku. Tegemist on sisuliselt infosüsteemi kavandamise ja väljatöötamise etapiga, mille käigus selgitatakse muude vajaduste kõrval välja ja määratakse kindlaks dokumendi- ja arhiivihaldusele esitatavad funktsionaalsusnõuded [8, lk 6]. Dokumendi elukäigu etapid jaotatakse kaheks: nn asjaajamise faas, millesse kuuluvad dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine, ning nn arhiivi või väheaktiivse
Sõnastik; ·EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid; ·EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted; ·EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaal- sed ja rakenduslikud küsimused; ·EVS-ISO 19005-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine; ·EVS-ISO/TR 26122:2008 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks. EESTI ALGUPÄRASED STANDARDID JA JUHISED: ·EVS JUHEND 9:2006 Dublin Core'i metaandmeelementide kasutamine. (Põhjalikumalt käsitletakse Dublin Core'i elemenditäpsustajaid ning Dublin Core'i kasutamist inforessursside kirjeldamisel); ·EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon
pärinevad või mida dokumendid käsitlevad,unikaalsus, kasutatavus, seotus teiste dokumentidega, säilitamiseks vajalik ressurss. Eelhindamine on protsess, kus dokumendi väärtus selgub elutsükli alguses (sisuliselt enne dokumendi loomist) Digitaaldokumentidega kaasnevad probleemid. Digitaaldokumente on oluliselt lihtsam kas tahtlikult või tahtmatult muuta kui nn traditsioonilisi dokumente (nt paberdokument või heliplaat), seetõttu võib nende autentsuses rohkem kahelda Digitaaldokumendi elukäik ületab tavaliselt riist- ja tarkvara eluea. Uus tehnoloogia pole võimeline säilinud infost aru saama. Digitaalne info pole sel juhul huvilistele enam kasutatav Andmekandjad muutuvad suhteliselt kiiresti kasutamiskõlbmatuks. Säilitamise põhimõisted ja printsiibid. Arhiiviseadusest ja arhiivieeskirjast tulenevad arhivaalide säilitamise nõuded. Dokumendi struktuurne info. Säilitamise meetodid. Kahjustavad väliskeskkonna tegurid.
Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. [muuda]Kohustuslikud rekvisiidid · väljaandja nimi või nimetus · dokumendi kuupäev · tekst · allkiri · vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) [muuda]Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid · asutuse sümbol (logo) · asutuse registrikood · väljaandmise koht · menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge · adressaat · indeks · dokumendiliigi nimetus · kinnitusmärge · pöördumine · märkus lisade kohta · lisaadressaadid · kooskõlastusmärge · viisa
annaabi.ee 
