Vajad kellegagi rääkida?
Küsi julgelt abi LasteAbi
Logi sisse

Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes (4)

4 KEHV
Punktid

Esitatud küsimused

  • Millega ei olda arvestatud või mõeldud ehkki oleks pidanud seda me ju ei taha?
Kutsehariduskeskus
Annika
ametikohtumiste korraldamine ettevõttes
Iseseisevtöö
TARTU 2010
SISUKORD
SISSEJUHATUS 3
ametikohtumise ettevalmistust kirjeldav ülevaada 4
KOKKUVÕTE 7
Iseseisevtöö andis ülevaate, kuidas korraldada ametikohtumist eesmärgipäraselt. 7
Erinevaid allikaid lugedes sai teada, kuidas ametikohtumisi ettevalmistatakse, millega tuleb arvestada, et kõik hästi sujuks. Samuti sai tabeli abil selgemaks, kui suur roll on tegelikult sekretäril kohtumiste korraldamisel, sest ametikohtumise, olgu ta koosolek, läbirääkimine või nõupidamine, heale algusele annab tooni ikkagi see, kui sekretär võtab külalised vastu tervitades ja heatujuliselt. Nii mõnigi norgus külaline võib sellest saada mõjuva signaali, mis paneb ta selja sirgu ning annab kindlama meele ja sammu koosolekule. 7
Samuti aitas analüüsimine näha võimalusi, kuida toetada juhti ametikohtumise ettevalmistamisel. Sekretär ei tohiks juhti koormata ülesannetes, millega ta ise väga hästi hakkama saab. Kuid koostööd tehes, võib ametikohtumine õnnestuda suurepäraselt. 7
Kordub see, et sekretär peaks ikkagi teadma erinevate maade kombeid ja tervitab vastava maa inimesi nende kommete järgi. See jätab ettevõttest hea mulje ja tõstab selle mainet – see üks asutuse eesmärkidest. Tähtis on tunda ka etiketti, kuidas tervitada külalisi ja neid vastu võtta ning ära saata. Sekretär peab olema kindlasti väga loominguline , taluma pinget ning nägema erinevaid olukordi ette. 7
KASUTATUD ALLIKAD 8

SISSEJUHATUS


Ametikohtumistel on väga suur roll, mis võib määrata, nii ettevõtte main kui ka ineimeste vahelisi suhteid. Nii ei tohiks selle korraldamisse suhtuda pealiskaudselt vaid kõik üksikasjadeni läbi mõelda. Nõupidamise aeg käes, võivad ilmneda puudujäägid, millega ei olda arvestatud või mõeldud, ehkki oleks pidanud – seda me ju ei taha?
Kuna ametikohtumised on väga tähtsad ja need peavad olema kasulikud ning läbi mõeldud, on sekretärile antud väga suur roll - sekretär peab tagama, et kõik sujuks ja kohtumine ei oleks peetud asjata.
Selleks on koostatud Sekretäritöö iseseisva tööna „Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes“, mille eesmärgiks on saada teadmisi ametikohtumiste olemusest ja ettevalmistusest ning osata näha sekretäri ülesandeid ja võimalust toetada juhti ametikohtumise ettevalmistamisel.
Aruanne on jagatud üheks osaks, kus tabelit kasutades, tuuakse välja:
  • ametikohtumise ettevalmistamisega seotud tegevused,
  • tegevuste eesmärgid,
  • läbiviijad ja täitjad,
  • tegevuste läbiviimiseks vajaminevad vahendid.

Aruandes tutvustatakse ja analüüsitakse ametikohtumiseks ettevalmistamisega seotud tegevusi.
Kasutatud on raamatute- ja internetipõhiseid allikaid, mis on näidatud töö lõpus.

ametikohtumise ettevalmistust kirjeldav ülevaada


Ametikohtumist ettevalmistav tegevus
Tegevuse eesmärk
Läbiviija, täitja
Tegevuses kasutatavad vahendid
Kohtumise liigi ja teema määramine, plaani koostamine
- millise ametikohtumise liigiga on tegemist - millel põhineb selle teema/sisu
- jaotada ülesanded ja arutleda tekkivate küsimuste üle
- määrata kohtumise eesmärk
juht, sekretär, kohtumisega seotud teised isikud ( raamatupidaja , personalijuht , kliendid)
telefon, paber, pliiats , arvuti, märkmik, printer , organisatsiooni dokumendid
Kohtumis koha ja aja määramine
- mis kell ja kuhu osavõtjad peavad tulema
juht, sekretär
paber, pliiats, arvuti, printer, telefon
Eelarve koostamine
juht, sekretär, raamatupidaja
arvuti, printer, paber, pliiats, märkmik, telefon
Päevakava koostamine
  • annab ülevaate osavõtjate arvust
juht, sekretär
paber, pliiats, printer, arvuti
Ajakava koostamine
  • paika panna tegevused, sündmused
juht, sekretär
paber, pliiats, arvuti, printer, telefon
Osavõtjate nimekirja koostamine
  • saab teada osavõtjate arvu ja kes osalevad
juht, sekretär
paber pliiats, arvuti, printer, telefon, märkmik
Osavõtjate informeerimine
  • teada anda kohtumise toimumisest
sekretär
kirjaümbrik, mark, faks , telefon, paber, pliiats, arvuti, linna plaan, transport, dokumendid, käärid
Ruumi valimine
  • leida sobiv ruum
sekretär
arvuti, telefon, märkmik, auto
Kohtade ettevalmistamine ruumis
  • ruumi mahutatavus
  • esemete jaotamine, paigutus
sekretär, konverentsikeskuse töötaja
toolid , osavõtjate nimekiri, ajakava, lauad, lipud, lilled, telefon, arvuti
Atribuutika ja abivahendite ettevalmistamine
  • kõik vajaminev oleks kohtumise päeval olemas ja kasutatav/ töökorras
sekretär, helitehnik, IT spetsialist, konverentsikeskuse töötaja
kirjutusvahendid, märkmepaber, ettevõtet tutvustav, kohtumiseks vajalikud lisamaterjalid, karastusjoogid, arvuti, telefon, projektor , tahvel, markerid, mapid, mikrofon
Nimesiltide valmistamine
  • osavõtjate nimed
  • kuidas kohtumisega seotud
sekretär
paber, arvuti, printer, magnetid , haaknõel, klambrid, plastikalused, käärid, kleepkile
Osavõtjatele esitatava materjali koostamine, ettevalmistamine
  • kõik vajaminev kättesaadav, kasutatav, informeeriv
sekretär
paber, pliiats, arvuti, printer, dokumendid, koopiamasin, skänner, mapid
Osavõtjate registreerimise ettevalmistamine
  • osavõtjate lõplik arv
sekretariaat, vanemsekretär
telefon, nimesildid, paber, pliiats, arvuti, märkmik, osavõtjate nimekiri, ürituse kirjalikud materjalid
Protokollimise korraldamine
sekretär
arvuti, lindistusvahendid, paber, pliiats, printer, märkmik
Tagasiside korraldamine
  • saada infot ürituse korralduse, õnnestumiste, ebaõnnestumiste kohta
sekretär, koolitusjuht, päevajuht
arvuti, printer. paber
Turvaküsimuste lahendamine
  • kohtumisel turvalisuse tagamine
sekretär, turvamees
telefon, arvuti, turvavarustus
Parkimise korraldamine
sekretär
telefon, osavõtjate nimekiri, parkimiskaardid, arvuti, printer
Majutuse korraldamine
  • osavõtjate ööbimine
sekretär, hotelli personal
hotell , osavõtjate nimekiri, paber, pliiats, arvuti, telefon
Transpordi korraldamine
  • osavõtjate kohale
toimetamine
sekretär, auto-, takso - või bussijuht
auto, takso või buss, telefon, arvuti
Toitlustuse korraldamine
  • osavõtjatele lõuna-, hommiku - ja õhtusöök
sekretär, kokk
osavõtjate arv, telefon, restoran , menüü
Kaunistuste, lippude ettevalmistamine
  • ruumi ilmestamine
sekretär
lipud, lilled, arvuti, telefon, printer
Viitade valmistamine ja paigutamine
  • kergem leida üles, mida vaja (konverentsisaal, toitlustuskoht, riietehoid jt)
sekretär
paberit, pliiatsit, arvutit, printerit
Riieetehoiu ettevalmistamine
  • üleriiete turvalin paigutamine
sekretär, riietehoidja
nagid, riidepuud
Teenindamise korraldamine
  • osavõtjate teenindamine kohtumise alguses ja vaheaegadel
sekretär, teenindajad
ajakava, menüü, osavõtjate nimekiri, lauad, toolid

KOKKUVÕTE

Iseseisevtöö andis ülevaate, kuidas korraldada ametikohtumist eesmärgipäraselt.

Erinevaid allikaid lugedes sai teada, kuidas ametikohtumisi ettevalmistatakse, millega tuleb arvestada, et kõik hästi sujuks. Samuti sai tabeli abil selgemaks, kui suur roll on tegelikult sekretäril kohtumiste korraldamisel, sest ametikohtumise, olgu ta koosolek, läbirääkimine või nõupidamine, heale algusele annab tooni ikkagi see, kui sekretär võtab külalised vastu tervitades ja heatujuliselt. Nii mõnigi norgus külaline võib sellest saada mõjuva signaali, mis paneb ta selja sirgu ning annab kindlama meele ja sammu koosolekule.

Samuti aitas analüüsimine näha võimalusi, kuida toetada juhti ametikohtumise ettevalmistamisel. Sekretär ei tohiks juhti koormata ülesannetes, millega ta ise väga hästi hakkama saab. Kuid koostööd tehes, võib ametikohtumine õnnestuda suurepäraselt.

Kordub see, et sekretär peaks ikkagi teadma erinevate maade kombeid ja tervitab vastava maa inimesi nende kommete järgi. See jätab ettevõttest hea mulje ja tõstab selle mainet – see üks asutuse eesmärkidest. Tähtis on tunda ka etiketti, kuidas tervitada külalisi ja neid vastu võtta ning ära saata. Sekretär peab olema kindlasti väga loominguline, taluma pinget ning nägema erinevaid olukordi ette.


Iseseisevtöö oli väga õpetlik.

KASUTATUD ALLIKAD


  • Tiina Tšatšua, Mati Lukas Protokoll ja etikett Tallinn: Tallinna Raamatutrükikoda
  • Tiina Tšatšua, Mati Lukas Etikett tööl ja kodus Tallinn: Tallinna Raamatutrükikoda 2008
  • Tiina Tšatšua Dokumendihalduss Tallinn: Külim 2006 (Protokoll. Nõupidamiste korraldamine)
  • Opiobjekt: http://materjalid.tmk.edu.ee/anne_ilp/Ametikohtumised/
  • Õpiobjekt: http://www.lvrkk.ee/kristiina/proto/kohtumised.html
  • Vasakule Paremale
    Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #1 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #2 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #3 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #4 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #5 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #6 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #7 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #8 Ametikohtumiste korraldamine ettevõttes #9
    Punktid 50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.
    Leheküljed ~ 9 lehte Lehekülgede arv dokumendis
    Aeg2012-01-11 Kuupäev, millal dokument üles laeti
    Allalaadimisi 120 laadimist Kokku alla laetud
    Kommentaarid 4 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid
    Autor Catcy Õppematerjali autor
    Ametikohtumiste korraldamist kirjeldav ülevaade (tabeli kujul) - tegevus, selle eesmärk, täitja, tegevuses kasutatavad vahendid. Põhjalik.

    Sarnased õppematerjalid

    Sekretäriõpe
    35
    doc

    Sekretäriõpe

    planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. valgele paberile vormistatakse käskkirjaga kinnitatavad dokumendid. Turvaelemendid : Kirjaplangid valmistatakse alati trükikojas, kus neile lisatakse turvaelement. See on vajalik, et a) tagada nende võltsimiskindlus b) lihtsustada dokumentide originaali eristamist koopiast Üldplangile võib valmistada koopiamasinal/arvutis, samuti on lubada trükikojas lisada turvaelemente. 3) Ärikohtumiste korraldamine. · Äri või ametikohtumiste eesmärgiks on tööalaste kontaktide ja äripartnerluse mitmekülgne arendamine: näiteks kokkulepete sõlmimised, koostöö kavandamine ja lepingute allkirjastamised. · Ärikohtumised võivad toimuda vestluste, läbirääkimiste, nõupidamiste, koosolekute, konverentside või kongressi vormina. · Kohavalikult võivad ametikohtumised toimuda: ? Ühe partneripoole firmas või väljaspool seda. ? Erapooletul territooriumil. · Kohtumiste iseloom võib olla:

    Sekretäriõpe
    Konverentsiteenindus-konverentsiruumide korraldamine
    7
    doc

    Konverentsiteenindus, konverentsiruumide korraldamine

    1. Konverentsiteenindus, konverentsiruumide korraldamine. Konverentsi heale algusele annab tooni see, kui sekretär võtab külalised vastu tervitades ja heatujuliselt - näidates inimestele oma energiat, lööb nii mõnigi norgus inimene selja sirgu ja läheb kindlama meelega koosolekule. Väga teretulnud on see, kui sekretär teab erinevate maade kombeid ja tervitab vastava maa inimesi nende kommete järgi. See jätab ettevõttest hea mulje ja tõstab selle mainet. Konverentsi kvaliteedi määravad peamiselt kaks tegurit: laitmatult funktsioneeriv tehniline pool ning kindlatest reeglitest lähtuv sisuline ülesehitus. Kui nendele teguritele liituvad veel hea ligipääsetavus konverentsi toimumiskohale, kõrgtasemel toitlustamine ja igakülgne hoolitsemine konverentsikülalise eest, on konverentsi õnnestumine garanteeritud Registreerimine ­ toimub tavaliselt elektroonselt, aga võib ka nn. käsitsi (telefoni teel). Registreerimise ettevalmistamisel tähelepanu pöörata: Mitu

    Majutus
    Ametkondlik kaitumine ja etikett
    80
    pdf

    Ametkondlik kaitumine ja etikett

    Tallinna Majanduskool Ametkondlik käitumiskultuur (sekretäritöö, üldteadmised etiketist) Loengumaterjal Tallinn 2013 1 Ametkondlik käitumine, kutse-eetika ja etikett ........................................................................................... 4 Kutse-eetika .............................................................................................................................................. 4 Sekretäritöö eetikakoodeks ........................................................................................................................... 5 Nõuded juhile:
 ............................................................................................................................................. 7 Visiitkaardid 
ja nende kasutamine ....................................................................................................

    Sekretäritöö
    Suhtekorralduse eksami materjal
    45
    doc

    Suhtekorralduse eksami materjal

    omavalitsus, valitsus, parlamendiliikmed, riiklikud ametid, konkurendid, erialaorganisatsioonid jt · teenuseid pakkuv firma ­ firma töötajad, püsikliendid, "juhukliendid", potentsiaalsed kliendid, (vt eelmine lõik, paljud sihtgrupid kattuvad tootjafirmaga) · mittetulundusorganisatsioon (ühingud, liidud, sihtasutused jne) ­ liikmed, sponsorid, potentsiaalsed sponsorid, organisatsiooni programmide osalised, ajakirjanikud, riigiorganid jt · riiklik institutsioon (ministeerium, amet vms) ­ organisatsiooni töötajad, kodanikud, kelle osutatakse avalikku teenust, valitsus, parlamendiliikmed, poliitikud, ajakirjandus, mitmesugused ühiskondlikud organisatsioonid jt · haridusasutus ­ organisatsiooni töötajad (ennekõike õpetajad), õpilased, potentsiaalsed õpilased, õpilaste vanemad, sponsorid, potentsiaalsed sponsorid, kohalikud elanikud, riiklikud ametid, valitsus, parlamendiliikmed, kohalik omavalitsus, arvamusliidrid jt

    Suhtekorraldus
    Raamatukogunduse lõpueksam
    30
    doc

    Raamatukogunduse lõpueksam

    Raamatukogude olemus ja tüübid Raamatukogu on informatsiooni, teadus, arendus ja kultuurikeskus, mille ülesanne on dokumentide ja inforessursside kogumise, töötlemise, säilitamise ja kättesaadavaks tegemise kaudu tagada vaba juurdepääs üldkasutatavale informatsioonile. Raamatukogu on igasugune dokumentide korrastatud kogu, kus teenindavad koosseisulised töötajad. Eesmärgiks on hankida kasutajate vajadustele vastavaid dokumente. Oluline: 1. Dokumentide korrastatud kogu 2. Teeninduse olemasolu Põhiprintsiibid: - teabele võrdse juurdpääsu tagamine igale ühiskonna liikmele - rahvuskultuuri ja rahvusliku eneseteadvuse säilitamine ning arengu tagamine - kultuuri, teaduse, hariduse, poliitika, majanduse edendamine nende valdkondade jaoks vajaliku info vahendamise teel, olenemata info asukohast Raamatukogude tüübid: 1. Rahvusraamatukogu riigi keskne t

    Raamatukogundus ja infokeskkonnad
    Uurimistööde korraldamine
    64
    doc

    Uurimistööde korraldamine

    Uurimistööde ja praktiliste tööde läbiviimise korraldamine gümnaasiumis. Juhendmaterjalid koolidele 2 SISSEJUHATUS Maie Soll Õppekava talitus Haridus- ja Teadusministeerium 2010.a. jõustunud Põhikooli- ja gümnaasiumiseadus ja Gümnaasiumi riiklik õppekava toovad muudatused gümnaasiumi lõpetamise tingimustesse. Muutub kohustuslike eksamite arv, kuid lisaks sellele peab õpilane olema koostanud ka

    Uurimistöö
    Ettevõtluse alused
    60
    doc

    Ettevõtluse alused

    Mõnikord võib äriidee leidmine olla lausa juhuslik, kuid mõeldav on ka süstemaatiline tegevus perspektiivse idee leidmise nimel. Äriidee valikuprotsess: 1. Idee otsingud ettevõtte eesmärkide saavutamiseks. 2. Ideede väljasõelumine eesmärgiga leida neid, millega tasub edasi tegelda. 3. Väljavalitud ideede põhjalik majandusanalüüs. 4. Idee realiseerimine, materialiseerimine (võib järgneda testimine, kaubanduslike eksperimentide korraldamine enne tootmise alustamist). Hea äriidee omadused: · uuenduslik iseloom; · orienteeritus tarbijale; · turu valmisolek äriidee realiseerimiseks; · vajalike teadmistega inimeste olemasolu; 14 · realiseeritavus ­ võimalik on hankida vahendeid idee elluviimiseks (tööjõud, kapital, seadmed, materjalid jne). Äriideede allikad on näiteks:

    Ettevõtluse alused
    NOORTELAAGRI KORRALDAJA KÄSIRAAMAT
    192
    pdf

    NOORTELAAGRI KORRALDAJA KÄSIRAAMAT

    5 3) noorteprogramm ­ noorsootöö valdkonda kuuluv tegevuskava, mille realiseerimiseks koostatakse konkreetsed projektid ning mille kestus on rohkem kui üks aasta; 4) noorsootööasutus ­ Haridus- ja Teadusministeeriumi hallatav riigiasutus, kohaliku omavalitsuse asutus või eraõigusliku juriidilise isiku asutus, mille põhitegevuseks on noorsootöö korraldamine. [RT I 2002, 90, 521 ­ jõustunud 1. 01. 2003] § 3. Noorsootöö (1) Noorsootöö on noortele tingimuste loomine arendavaks tegevuseks, mis võimaldab neil vaba tahte alusel tegutseda perekonna-, tasemekoolituse- ja tööväliselt. (2) Noorsootöö sisuks on noorte sotsiaal-, kultuuri- ja tervisekasvatus, mis soodustab noorte vaimset ja füüsilist arengut. [RT I 2004, 27, 179 ­ jõustunud 1. 05. 2004] 2. peatükk

    Amet




    Kommentaarid (4)

    Annica25xx profiilipilt
    Anneli Linnaste: just see, mis annab mulle vajalikku inspiratsiooni ;)
    17:39 01-02-2013
    mann92 profiilipilt
    mann92: Materjalist oli palju abi. Aitäh! :)
    12:25 24-01-2013
    Feyth profiilipilt
    Feyth: Just täpselt, mis mul vaja on :)
    19:46 01-11-2012



    Sellel veebilehel kasutatakse küpsiseid. Kasutamist jätkates nõustute küpsiste ja veebilehe üldtingimustega Nõustun