Dokumente luuakse elektrooniliselt, kuid kasutamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti paberile. Kas kehtib täna? Paberkandja eelised? Piirangud? Mugav lugeda, ei vaja spets arvutittarkvara Paberkandja dokumentide piirangud võrreldes elektroonilisega Otsimine võtab kaua Üks inimene korraga Saatmine postiteel võtab kaua aega Säilib hästi ja kaua. E-dokunedi puhul tarkvara uuendamine ja muutmine seab piirangui või peab uuendama Võtab palju ruumi Dokumendiliigid Ametikiri on dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse posti, e-posti või aksi teel Ametikirjad on näiteks Tellimiskiri Volikiri Garantiikiri Avaldus Memo jne Dokumendi elukäik Toimingud alates loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni) Tegevused dokumendi elukäigu juures Planeerimine – eelneb loomisele – jah dokumenti tuleb hallata kogu elukäigu jooksul
säilitustähtaegadel; aitab kaasa asutuse efektiivsuse tagamisele ning klientide ladusale teenindamisele; lähtub vastastikuse usalduse printsiibist, headest tavadest, üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. 2.2 Dokumentide registreerimine Asutuse registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse DHS`is. Dokumendid, mis säilitatakse riiklikes andmebaasides, ei vaja täiendavat registreerimist asutuse DHS`is. 2.2.1 Asutuses registreerimisele kuuluvad dokumendiliigid (AKÜA § 4 lg 1 punkt 4) asutuses koostatud protokollid ja aktid; lepingud; paberkandjal ja elektrooniliselt saabunud ja väljasaadetav post (kirjad, avaldused, kaebused, märgukirjad, taotlused, tõendid, teatised jms). 2.2.2 Asutuses mitte registreerimisele kuuluvad dokumendiliigid Kutsed, kuulutused, õnnitlused, reklaamtrükised, koosolekute teadaanded, perioodika, informatiivse sisuga trükised, kirjad märkega ,,ISIKLIK", KONFIDENTSIAALNE",
omavahelised seosed. Majandustehingutest tulenevad bilansikirjete muutused. Kontod. Kahekordne kirjendamine. Lausend. Majandustehingu lausendamine. Lausendi tõlgendamine majandustoiminguks. Sünteetilised ja analüütilised kontod, nendevahelised seosed. Korrigeerimis- ja lõpetamiskanded. 5. Majandustehingute dokumenteerimine, kajastamine kontodel ja arvestusregistrites Varude arvestus. Materiaalse, immateriaalse põhivara arvestus. Töötasu arvestus. Dokumendiliigid. Kohustuslikud rekvisiidid. Arvestusregistrid. Aruanded. Raamatupidamisdokumentide säilitamine. Inventeerimine. Kirjandus L. Alver, J. Alver, L. Reinberg. Finantsarvestus. Tallinn: Deebet, 2004. J. Tikk. Finantsarvestus. Tallinn: Valgus, 2003. EV raamatupidamise seadus. Raamatupidamise Toimkonna juhendid. Raamatupidamise käsiraamat, koostajad PricewaterhouseCoopers, BDO (täiendatav kogumik), Äripäeva kirjastus, Tallinn 2003. Näiteid eksamiküsimustest Tõene – Väär
· dokumendiliikidel põhinev käskkirjad, protokollid, volitused, kirjad, toimikud Dok.süsteemi kasutajad jaotatakse rühmiti. Määratakse õigused ja piirangud. PABERDOKUMENDI EELISED · mugav lugeda · pole vaja spets arvutitarkvara · lihtne allkirjastada · säilib hästi ja kaua PIIRANGUD · toimikutest otsimine võtab aega · saab kasutada vaid 1 inimene korraga · vaja teha koopiaid · posti teel saatmine võtab mitu päeva · säilitamine võtab ruumi DOKUMENDILIIGID 1. sisemised korraldavad organisatsiooni tööd ja töötajate tööd 2. välimised kokkulepped firma klientide, koostööpartnerite, riigivõimuga DOKUMENDI LIIGID TEABE TALLETAMISVIISI JÄRGI · käsikirjaline võib olla ka allkirjata · masinkirjadokument masnal/arvutis · graafiline kannab allkirja · audio-, videosalvestused vajalik tõestatud autorlus · elektrooniline e digitaalne dokument Ärakirjad puuduvad blangi rekvisiidid.
Avalik arhiiv arvestab loetelus näidatud säilitustähtaegu hindamisotsuse tegemisel ning arhivaalide valikul alatisele säilitamisele. Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse kehtiva korra kohaselt avalikku arhiivi. Arhiivihalduse kergendamiseks on otstarbekas võimalikult piirata kasutatavate säilitustähtaegade arvu. Säilitustähtaja kehtestamisel tuleb arvestada, et väga suure juurdekasvuga dokumendiliigid (kirjad) saaksid niisuguse säilitustähtaja, mis viiks miinimumini nende säilitamise kauem kui hädavajalik, kuna iga aastakäik võib ülearu täita arhiiviruumi. Dokumentide loetelusse ei kanta: · töötajate isiklikuks kasutamiseks valmistatud või saadud õigusakte jms; · dokumentide koopiaid, samuti dokumente, mida asutuse ülesannete täitmise käigus ei menetleta. Dokumentide loetelu muudetakse: 1
Töötajate ametijuhendid. Puudulik, kuid eeldusel on need sisemised dokumendid. Asjaajamiskorra struktuur I Üldsätted: asjaajamise korra kehtestamise kord, asjaajamise eest vastutajad, töötajatele teatavakstegemise kord, töötajate kohustused asjaajamiskorra täitmisel.- osaliselt olemas, kuid pole täpsemalt välja võimalik lugeda. Olemas, et sekretär tegeleb asjaajamise korraldamisega (SYGA 2012:4); Organisatsioonis kasutusel olevad dokumendiliigid, nende vorminõuded. Olemas (SYGA 2012:19); Dokumentide koostamise ja kehtestamise kord- Olemas (SYGA 2012:18); Dokumentide registreerimise kord. Olemas, (SYGA 2012:15); Asjaajamiskorra struktuur II Dokumentide menetlemise kord. Olemas (SYGA 2012:11); Asjaajamises olevate dokumentide üleandmise-vastuvõtmise kord. Olemas (SYGA 2012:15-16); Dokumentide arhiveerimiseks ettevalmistamise ja arhiivile üleandmise kord. Olemas (SYGA 2012:15-16);
osa 1: ,,Kiri" Asjaajamiskorra peatükid: 1. Üldosa 1.1.Normatiivne keskkond 1.2. Asjaajamise korraldamine ja vastutus 1.3. Infosüsteemid 1.4. Juurdepääs dokumentidele 1.5. Arhiiviregistrile andmete esitamine 1.6. Asjaajamise üleandminevastuvõtmine 2. Dokumentide koostamine ja vormistamine 2.1. Dokumendiplangid ja dokumendivormid 2.2. Dokumentide vormistamine 2.3. Dokumendiliigid 2.4. Pitsatid, nende hoidmine ja kasutamine 2.5. Dokumendi väljavõte ja ärakiri 3. Dokumentide vastuvõtmine ja väljasaatmine 3.1. Posti vastuvõtmine, esmane läbivaatamine ja täitmisele suunamine 3.2. Kontroll dokumendi täitmise üle ja dokumendi lahendatuks lugemine 3.3. puudub 3.4. Dokumentide väljasaatmine 4. Dokumentide haldamine 4.1. Dokumentide registreerimine ja hõlmamine 4.2
konkreetset dokumenti 35. Mida tähendab dokumentide algatuspõhine registreerimine? Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all 36. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse õigusaktid ja protokollid 1, kui seadusest ei tulene teisiti LUGEGE: kirjastandardit , standardit, mis teile paljundasin (EVS-ISO 15489-1:2017; TKTA (juhis rakendajatele) Korrake üle kõik dokumendiliigid (nende vormistamine. kiri, kk, akt protokoll). Arhiivihaldus 1. Säilitustähtaja jaotus ja säilitustähtajad õigusaktides Lühiajaline kuni 10 aastat, pikaajaline kuni 50 aastat ja alatine Raamatupidamise dok- 7a alates majandusaasta lõpust Maksekohustuslase arved- 7a väljastamine/saamise päevast Töölepingud- 10a Riskianalüüsi tulemused- 55a Tööõnnetused- 55a Lõppenud juriidilise isiku dokumendid- 10a 2
Kinnistusregistrit peetakse vaid elektrooniliselt · kinnistustoimikust- Kinnistustoimik on toimik, mis on sisse seatud iga kinnistu jaoks eraldi. See tähistatakse kinnistu kinnistusregistriosa numbriga. Kinnistustoimik koosneb registriosa ärakirjast ja kõigist kinnistu kohta käivatest dokumentidest originaaldokumendid või nende kinnitatud ärakirjad). Kinnistustoimikusse koondatud dokumendid on algdokumentideks kinnistuspäeviku ja registri sissekannetele. Kinnistustoimikus leiduvad dokumendiliigid on1: dokumendiliigid / sarjad kirjeldus / seletus 1. kinnistamisavaldused 1) notariaalsed või lihtkirjalikud; 2) ühel või kahel lehel; 3) originaalid (v.a kui kinnistamisavaldus käib mitme registriosa kohta, siis on originaal ühes toimikus ning teistes viide, kus on originaal ja ärakiri); 4) võivad olla köidetud; 5) võivad olla pitseeritud; 6) A4 suuruses. 2. lepingud 1) võlaõiguslikud kokkulepped ja asjaõiguslepingud (müügilepingud, kinkelepingud, asjaõiguslepingud jne);
ning muud aktiga seotud toimingud. Järgnevalt analüüsin : -Asjaajamiskorra kasutajasõbralikkus: Väga kergesti loetav, Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord on koostatud loogilises järjekorras ning on konkreetne ning lihtsasti ja üheselt mõistetav. -Elementide, plankide, dokumentide kirjeldused: Väga detailselt kirjeldatud, kõik tähtsad punktid olemas; dokumentide kirjeldus on samuti üksikasjalik, kirjeldatud on dokumendile esitatavad nõuded, ning eraldi dokumendiliigid ning vastava dokumendi kohustuslikud elemendid. Seega on kõik väljatoodu väga põhjalik ja konkreetne. -Dokumendiringlused: Konkreetselt ei ole antud asjaajamiskorras välja toodud eraldi peatükki dokumendiringluse kohta. -Dokumentide menetlemine: Dokumendi läbivaatamine, dokumendi täitmine, dokumendi kooskõlastamine, dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine. Menetluskord on jällegi loogiliselt ja konkreetselt kirjeldatud.
· plankide turvamine · dokumendielementide vormistamise nõuded · koostatavate dokumentide liigid, dokumendinäidised (soovitatavalt) jne 3. Dokumendiringluse korraldamine · dokumendiringluse skeem määrab kindlaks nõuded eri dokumendirühmade liikumisele 4. Dokumentide registreerimine · postiga, faksiga, e-postiga saabunud ja kohale toodud dokumentide registreerimine · registreeritavad dokumendiliigid · dokumendiregistrid (liigid, asukoht, vastutajad, registreerijad) · dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu · registreerimise kord · indeksite süsteem (soovitavalt juhtimisfunktsioonide kaupa) jne 5. Dokumentide menetlemine · dokumentide läbivaatamise kord · resolutsiooni vormistamine · dokumentide täitmiseks suunamise kord
........4 2.1. Üldnõuded dokumendile......................................................................................................4 2.2. Dokumendiplankidele vormistatavad dokumendid .............................................................4 2.3. Dokumendiplangi vorminõuded ..........................................................................................4 2.4. Dokumendi vormistamisel kasutatavad kohustuslikud elemendid:.....................................5 3. KASUTATAVAD DOKUMENDILIIGID JA NENDE VORMINGUD ....................................13 3.1. Elemendid ..........................................................................................................................13 3.2. Dokumendi vormistamise protseduurid.............................................................................13 3.3. Käskkiri..............................................................................................................................13 3.4. Protokoll........................
kontrollib dokumentide kohaletoimetamise õigsust. Ümbrikud hävitatakse v.a juhul kui ainult ümbriku järgi saab kindlaks määrata saatja aadressi või dokumendi väljasaatmise ja kättesaamise kuupäeva. Dokumentide esialgne registreerimine lõpeb nende sorteerimisega, registreerimisele kuuluvateks ja mittekuuluvateks. 16. Dokumentide registreerimise üldnõuded- Asutuse registreeritavad dokumendiliigid määäratakse asutuse asjaajamiskorras (juhendis). Dokumendiregistri pidamise eest vastutavad struktuuriüksused määratakse kindlaks asutuse põhimääruses ja asjaajamisekorras. Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimise põhimõte on ühekordsus. Dokumendi registrit peetakse digitaalselt. Märget "konfidentsiaalne e. usalduslik" kandvad
c) Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. Nõuded asjaajamisele Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud. Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt. järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest järjekindlus ajas tähelepanu ja vahendid kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud Asjajamistoimingud peavad olema kontrollitavad. Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku või eraarhiivi. Asjaajamine toimib kogu elukäigu jooksul. dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne.
Kirjal võib olla ka mitu allkirjastajat. Dokumendil peavad olema autori kontaktandmed, allkirja andmise kuupäev, vajadusel lisa-adressat ja lisamärge (kirja puhul füüsiline lisa, e-kirja puhul manus). Logo ja vappi koos ei kasutata. Ülevaade oli ametis kasutusel olevatest pitsatitest. Pitsatid hoitakse lukustatud kapis. Toodud olid ka dokumentide vormistamise nõuded (font, kirja suurus jne), dokumendi vormistamise etapid, ametis kasutusel olevad dokumendiliigid, ametkirjaliigid. Dokumendid kooskõlastab esimesena selle koostaja. Seejärel esitab koostaja dokumendi kooskõlastamiseks vahetule juhile. Kõik rahalised lepingud kooskõlastatakse juristi ja eelarvebüroo juhatajaga. Digitaalsete dokumentide kooskõlastamine toimub spetsiaalses arvutiprogrammis. Seitsmendas peatükis anti ülevaade dokumendiringlusest. Saabuvate dokumentide ringlus: vastvõtmine ja
Dokumendihalduse olukorra analüüs ja süsteemi seadistamiseks vajalike kokkulepete tegemine. DHS ´i arendamine ja testimine Arendusetapid, Arenduse paigaldamine testkeskkonda, Iga etapi lõpus nii pakkuja kui hankija poolne testimine, Arendusetapp antakse üle aktiga DHS´i paigaldamine ja koolitused Erinevad keskkonnad test - , koolitus ja live keskkond, Vajalike seadistuste tegemine kasutajagrupid, dokumentide loetelu, dokumendiliigid, metaandmed, töövood jms Koolitused: Peakasutaja koolitus, Tavakasutajate koolitus, kasutusjuhendid ja koolitusmaterjalid H. JUURUTAMISJÄRGNE ÜLEVAATUS Eesmärk on mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arendust ning kõrvaldada puudused. SEADUSED Dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust Eestis hetkel ei ole. Seetõttu on vajalik kasutada paljusid õigusakte, mis regu- leerivad dokumendihalduse erinevaid tahke
Funktsionaalsete ja mitte funktsionaalsete nõuete analüüs. Dokumendihalduse olukorra analüüs ja süsteemi seadistamiseks vajalike kokkulepete tegemine. DHS ´i arendamine ja testimine Arendusetapid Arenduse paigaldamine testkeskkonda Iga etapi lõpus nii pakkuja kui hankija poolne testimine Arendusetapp antakse üle aktiga DHS´i paigaldamine ja koolitused Erinevad keskkonnad test - , koolitus ja live keskkond Vajalike seadistuste tegemine kasutajagrupid, dokumentide loetelu, dokumendiliigid, metaandmed, töövood jms Koolitused: Peakasutaja koolitus Tavakasutajate koolitus Kasutusjuhendid ja koolitusmaterjalid DHS´i live Eeldused: Arendused testitud Vead parandatud Seadistused tehtud Kasutajad koolitatud Vajadusel andmed vanadest süsteemidest migreeritud H. Juurutamisjärgne ülevaatus Eesmärk on mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arendust ning kõrvaldada puudused.
Juhul, kui asutusel ei ole trükitehniliselt valmistatud planki, tuleb kirjeldada elektrooniliste dokumendiplankide kasutamise kord. Lisaks plankidele on otstarbekas välja tuua, millised pitsatid on asutuses kasutusel, kus need asuvad, millised dokumendid tuleb pitsatiga tõestada, kes vastutab pitsatite kasutamise eest, kuidas on korraldatud pitsatite hävitamine. registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem: peab olema kindlaks määratud, kus dokumendiregistrit 10 Lidia Feklistova peetakse ja kes selle eest vastutab, milliseid dokumente asutuses registreeritakse, kes registreerimise eest vastutab ning millest koosnevad tähistused. Kajastada
Ühe tegevuse piires võivad toiminguid teha eri inimesed eri struktuuriüksustest ja isegi eri asutustest. Põhimõtteliselt saab iga tegevust „lahti harutada” väga väikes- teks ja detailseteks toiminguteks või alltoiminguteks, kuid dokumendihalduslikult pole sellel mõtet. Kasulik on identifitseerida vaid see toimingute tasand, kus luuakse dokumente. 16 Asutuste juhtimis- ja tugifunktsioone täitvad tegevused ja neid dokumenteerivad dokumendiliigid on ära toodud rahvusarhiivi juhises „Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks”, mis on leitav veebist aadressil www.ra.ee. Dokumentide loetelu 39 Toimingud on asutuse tegevuse osad, kus luuakse dokumente. NÄITEKS saab arhiivieeskirjas kirjeldatud dokumentide hävitamiseks eraldamist iseloomustada kümne toiminguga (vt SKEEM 6). Toiminguid teostavad antud juhul
annaabi.ee 
