1 dokumendisüsteem on puudulik. Tähtis on, et oleks ülevaade tegevuste käigus tekkivast teabest ja dokumenteerimise nõuetest. Dokumendihaldus, toetades ettevõtte tegevust, võimaldab õigeaegselt teha õigeid otsuseid, säilitab organisatsiooni ,,mälu" ja vähendab töötajate tegevuse ebaefektiivsust. Kui dokumendihaldusele tähelepanu ei pöörata -- puuduvad dokumentide vormistamise nõuded, dokumente ei registreerita, dokumentide säilimine pole tagatud -- tekib kaos. Kui vajalikku dokumenti pole võimalik leida, võib see organisatsioonile rohkem maksma minna kui korrektsele dokumendihaldusele tehtud kulutused. Tekivad probleemid suhtlemisel klientidega, ressursside raiskamine ja ebausaldusväärse maine kujunemine. Otsused ei saa olla paremad kui informatsioon, millel nad rajanevad.
....................................................................................4 1.1Dokumendihaldussüsteemid Eestis....................................................................................4 1.2Dokumendihalduri kutse....................................................................................................5 2Elektrooniline dokumendihaldus..............................................................................................6 2.1Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele................................................................6 2.1.1Riiklik sektor...............................................................................................................6 2.1.2Erasektor.....................................................................................................................6 3Elektroonilise dokumendihalduse praegused probleemid ja lahendused..................................8 Kokkuvõte..........................................
Dokumendihaldus 1. Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega
b)dokument on asjast huvitatud isikule dogitaalseltkättesaadavaks tehtud c)on sooritatud muud õigusaktidega ette nähtud toimingud. 23. Kuidas hoitakse lahendatud digitaaldokumente? Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 24. Milline ministeerium kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid? Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 25. Kellel lasub üldvastutus asutuse dokumendihalduse korralduse eest? a) Juhil b) sekretäril c) pearaamatupidajal
Töölepinguseadus Asjaajamiskorra ühtsed alused 41.Standard EVS-ISO 15489:2004 dokumendihaldus on mõeldud kõigile organisatsioonidele. 42.Nimeta milliseid asjaajamist sätestavad normdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid) on vaja kehtestada igas asutuses/ettevõttes? Asjaajamiskord , eesmärk on tagada tema kaitse tema loomisest, kuni tema arhiveerimiseni. Dokumentide loetelu, eesmärk on dokumendi liigitus ja säilitamine. 43.Kes koordineerib elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ja annab vastavaid juhiseid? koordineerib majandus ja kommunikatsiooni ministeerium 44.Kes abistavad kohalikke omavalitsusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele ? *siseministeeriumid *maavalitsused 45.Töötamiseks EDHS-is tuleb töötajate osas kindlaks määrata? *töötajate volitused *vastutus dokumendihalduse toimingus *rolli ja gruppide ligipääsu piiramine 46.Dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada:
1. ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSE SÜSTEEM Elektrooniline dokumendihalduse süsteem pakub alati rohkem võimalusi kui pelgalt kirjade elektrooniline registreerimine sellel on keskne osa kogu asutuse info haldamises ja see peab ühilduma teiste süsteemidega ( nt. grupitöö vahendid, majandustarkvara, kvaliteedijuhtimise süsteemid, jne.). Elektrooniline dokumendihalduse süsteem peab muutuma asutuse tugisüsteemiks, mis hoiab kokku aeg ja raha. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organisatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud. Näiteks dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest. Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud. (http://www.riigikantselei.ee/?id=6838)
Referaat on esitatud kirjeldavas vormis. Uurimisülesannete lahendamiseks on kasutatud erinevaid internetiallikaid. Töö koosneb kahest osast. Esimeses osas on juttu tarkvara omadustest. Töö teine osa keskendub tarkvara rakendamisele. 3 1. TARKVARA OMADUSED GoPro on dokumendihalduseks välja töötatud tarkvara. GoPro, kui firma, on pärit Islandilt (GoPro ja IBMi ... 2011). GoPro programm ühendab endas lisaks dokumendihaldusele ka asja-, kontakti- ja tööprotsesside haldust. See võimaldab (GoPro dokumendihalduse ... 2011): · Hallata dokumenti kogu tema elutsükli vältel (dokumendihaldus); · Ühe probleemi või projektiga seotud dokumendid panna virtuaalsesse elektroonilisse kausta (asjahaldus); · Registreerida kõik vajalikud organisatsioonide ja isikute andmed (näit. aadressid, telefoni/faksi numbrid, kontaktid, kategooriad, tegevusalad, asukohad ja muud
kindlaksmääramiseks dokumentide ja dokumendihalduse kordade, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta. Standardi mõlemad osad on avaldatud eesti keeles. Standardis on eraldi rõhutatud, et esitatud haldamise printsiibid kehtivad sõltumata dokumentide vormingust või kandjast nii paberil kui digitaalsete dokumentide puhul ning mistahes organisatsiooni tüübi puhul nii avaliku kui eraõigusliku organisatsiooni jaoks. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele asutustes muudatused asjaajamises Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eesmärk on muuta olemasolev süsteem efektiivsemaks ning paremini korrastatuks. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organsatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud (näiteks, dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest)
Riigikontroll. Kasutatud 05.12.2015 http://www.riigikontroll.ee/LinkClick.aspx?fileticket=ixgVhWjwzzo %3D&tabid=149&mid=765&language=et-EE. Dokumendi- ja infohalduse hetkeolukorra ja rahvusvaheliste kogemuste analüüs (2014). Lõpparuanne. Kasutatud 05.12.2015 https://www.mkm.ee/sites/default/files/lopparuanne_- _dokumendi-_ja_infohalduse_hetkeolukorra_ja_rahvusvaheliste_kogemuste_analuus_1_2.0.pdf. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - korduma kippuvad küsimused. Tepinfo OÜ. Kasutatud 05.12.2015 http://www.tepinfo.ee/DHPN3/dn-yleminek-kkk.htm#algus. Ülevaade avaliku sektori toimimisest digitaalse dokumenditöö tõhustamiseks (2011). Uuringu lühikokkuvõte. Kasutatud 05.12.2015 https://www.ria.ee/public/Programm/ddoktoo_uuring_lyhikokkuvote.pdf. Mäeste,I. (2009). Pärnu linna ja maakonna lasteaedade dokumendihalduse kaasaegsed
kus neid hallatakse e-posti süsteemiga (hetkel levinuim MS Outlook), mis on oma olemuselt e- posti suhtlust hõlbustavad, mitte dokumendihalduse vahendid. Selleks, et dokumendi väärtusega e-kirja hallata kui dokumenti ja arhivaali, tuleb see hõlmata elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi. E-kirjade säilitamine tagavarakoopiatel või salvestamine eri kataloogidesse e-posti süsteemis ei vasta nõuetekohasele dokumendihaldusele, sest need ei taga dokumentide hõlmamiseks, haldamiseks ja hävitamiseks vajalikke tingimusi, ei kindlusta nende turvalisust ega võimalda neile juurdepääsu (Managing Electronic... 2002). Digitaaldokumente on oluline säilitada nii, et vajadusel oleks võimalik neid kiiresti leida ja kasutada. Tuleb jälgida, et neid ei säilitataks kauem kui vaja vältimaks süsteemide ülekoormamist. On mitmeid põhimõtteid, mida peaks järgima, tagamaks säilitatavate sõnumite kättesaadavuse,
Juurdepääsu korraldamise põhimõtted: avalikus arhiivis või selle veebikeskkonnas vahendades teavet vastusena isiku või asutuse päringule Arhivaalide kasutamise tagamine: Avalikus arhiivis uurimissaal Vastavalt sisustatud töökoht Teabe vahendamine vastusena päringule Arhivaalide kasutamine väljaspool avalikku arhiivi Asjaajamiskorra ühtsed alused 22.06.2012 Reguleeritakse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute: asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavaid nõudeid; dokumentide vormistamise nõudeid; dokumentide registreerimise korraldamist; asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral.
konfidentsiaalsus, Riigivapi seadus- millistel juhtudel tohib riigivappi kasutada, Tsiviilseadustiku üldosa seadus- kes on füüsiline ja kes juriidiline isik (eraõiguslik ja avalik õiguslik juriidiline isik, kuidas neid lõpetada), Töölepingu seadus, Töötervishoiu ja tööohutuse seadus, Vabariigi valitsuse seadus, Äriseadustik. asjataja.blogspot.com Rahvusarhiiv- dokumendihalduse ABC (testid) Asjaajamiskorra ühtsed alused 1. peatükk ÜLDALUSED 2. jagu Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded § 2. Üldised nõuded (1) Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
Ei Infoühiskonna peamiseks tunnuseks on: arvutite massiline kasutamine ja interneti ja sellel baseeruvate struktuuride ning teenuste levik Ettevõtte e-äri infosüsteemi mudelis on välisklientidel võimlik ligi pääseda: ekstranetile ID kaarti kasutatakse: siseriikliku isikuttõendava dokumendina, digiallkirja andmiseks ja pangateenuste kasutamiseks Valitsusasutuste dokumendihalduse programm (DHP): on riigikantselei algatatud riigiasutuste koostööprogramm üleminekuks digitaalsele dokumendihaldusele omavahelises asjaajamises Seos äristrateegia ja IT strateegia vahel on: otsene, kuna ka IT strateegia puudutab läbivalt kõiki ettevõtte põhi ja tugitegevuste infoga varustamist. Tugitegevuste infotehnoloogiavajadus: seob põhitegevuse ja tugitegevuse infotehnoloogilise lahenduse üheks tervikuks Miks liigub info ettevõttes kahesuunaliselt: korraldused liiguvad juhtimistasandilt täitjatele ja aruandlus vastupidi
korra ning serveriruumi taasteplaani. Selline ohtrate plaanide tegemine ja kehtestamine tuleneb erinevate õigusaktide nõuetest, mis ei ole omavahel seotud. Dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamisel lähtutakse peamiselt ArhE-st, ArhS-st ning Rahvusarhiivi juhendist, mis käsitleb arhiivi ohuplaani koostamist. See näitab, et asutused panevad suuremat rõhku arhiivi ja arhivaalide kaitsele, kuid elektroonilisele dokumendihaldusele ja dokumendihaldust toetavatele infosüsteemidele suurt tähelepanu veel ei pöörata. Magistritöö tegemise käigus sai pöördutud ka Riigiarhiivi järelevalveosakonna poole, et selgitada välja, kui paljudel valitsusasutustel on valminud arhiivi ohuplaan. Selgus, et enamik asutustest on koostanud asjakohase plaani peamiselt ArhS ja ArhE alusel.
annaabi.ee 
