..... 9 KASUTATUD KIRJANDUS......................................................................................... 10 OTSINGUSÕNADE LOETELU................................................................................... 12 SISSEJUHATUS.....................................................................................................................3 1. DOKUMENDIHALDUS.................................................................................................4 2. DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID.............................................5 2.1. Võimalikud lahendused probleemidele....................................................................6 3. DOKUMENDIHALDUSE ARENG................................................................................7 3.1. Elektrooniline dokumendihaldus..............................................................................7 4. DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015......................................
Harjutustest 1.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 Punktid: 1/1 Dokumendihaldusega tegeleb organisatsioonis sekretär või juhi-abi Vastus: Õige Vale Kuna enamik töötajaid tegelevad ise oma töös vajaminevate dokumentide loomega, haldamisega, siis ei saa tänapäeva organisatsioonis öelda, et dokumendihaldusega tegeleb üks inimene. Õige Selle esituse hinded 1/1. Tagasiside ajalugu: Question 2 Punktid: 1/2 Dokumendi pealkiri on oluline vormistuselement, sest Vali üks või enam vastust. a. avab selle sisu Dokumendregistrisse kantud pealkiri aitab otsida konkreetset b. aitab hallata dokumente dokumenti Dokumendi pealkiri avab selle saajale / kasutajale sisu Osaliselt õige Selle esituse hinded 1/2. Tagasiside ajalugu: Question 3
.................................................................................................10 2 SISSEJUHATUS Käesolev uurimistöö on tehtud tunni dokumendihalduse alused raames ning töö teemaks on dokumendihaldus. Uurimistöö eesmärgiks on rohkem teada saada dokumendihalduses toimunud arengust siiani ning selle arengusuunast tänapäeval ja dokumendihaldusega seotud probleemidest ning nende võimalikest lahendustest. Tänapäeval on pea kõik eluvaldkonnad seotud erinevate dokumentidega. Kuid, et mitte kõikidesse nendesse dokumentidesse ära uppuda, tuleb tegeleda nende korrektse hoiustamise, hooldamise ja üleüldise haldamisega. Just sellega tegelebki dokumendihaldus. Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada
Minufirma OÜ Assistendi ametijuhend 1. ÜLDANDMED Ametikoha nimetus assistent Alluvus juhataja projektijuht Asendaja projektijuht 2. TEGEVUSVALDKOND Assistent täidab põhiliselt juhataja ja projektijuhi korraldusi ning assisteerib raamatupidajat. Assistent vahendab informatsiooni, tegeleb ettevõtte dokumendihaldusega ning korraldab kontori igapäevast tööd. 3. PÕHIKOHUSTUSED/TULEMUSED Projektidokumentide haldamine, dokumendid on korrektselt vormistatud, aruannete koostamine. registreeritud, säilitatud ning aruanded on nõuetekohaselt täidetud. Töö raamatupidamise algdokumentidega dokumendid on korrektselt toimikutesse
See võib olla paberil, andmebaasis tabelitena või failis pildina. Dokumendid on seotud kindla omanikuga, kas inimese või asutusega, kes neid teeb ja kasutab. Töö eesmärgiks on anda lühiülevaade elektroonilisest dokumendihaldusest ja dokumendihalduse arengust kuni aastani 2015. Samuti tegeleb antud referaat dokumendi probleemide ja lahendustega. Elektroonilise dokumendihalduse materjalidega tutvudes leiame palju ingliskeelseid mõisteid, mis on seotud dokumendihaldusega, näiteks Document Management, Record Management, Content Management. 3 1 Dokumendihaldus Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Selle eesmärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias. Neid märgistati
Arhivaal – dokument, millele on kehtestatud sälitustähtaeg või mida sälitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamiskord/asjaajamisjuhis Asjaajamiskord reguleerib asutuse dokumendihaldsuse korralsemist st. kogu tööd dokumentatsiooniga ja dokumentide ringlust kõigil etappidel. Hea asjaajamiskord määrab täpsed õigused ja kohustused igale töötajale, kes dokumendihaldusega kokku puutub. Asjaajamiskord sätestab: Dokumentide loomine (vormistamise nõuded) Dokumentide registreerimine (protseduurireeglid) Dokumentide menetlemine ja hoidmine asutuses Asjaajamise üleandmine Seadusega on sätestatud avalik-õiguslike organisatsioonide asjaajamiskord. Eesti Haridusinfosüsteemis säilitatakse andmeid 75. aastat. Asjaajamise õiguslik keskkond Dokumentide täthtsuse tõttu reguleeritakse ja juhendatakse nende haldamist:
Essee Essee autor pole mitte kunagi mitte mingil kujul dokumendihaldusega kokku puutunud. Mistõttu on kõik autori teadmised sügavalt teoreetilised. Vaatamata sellele üritab autor leida vastuse küsimustele kas ja miks on dokumenditöö vajalik. Essees kasutatakse loengu ,,Dokumendihaldus ja dokumentide elukäigu haldamine" raames saadud infot. Alustame rea küsimustest. Kõigepealt sellest, milleks on vaja midagi üldse dokumenteerida? Kas sellest on mingi kasu või dokumendihaldus mõeldi välja järjekordse kasutu asjana? Kui
olema seotud. Näiteks dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest. Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud. (http://www.riigikantselei.ee/?id=6838) Dokumendihaldussüsteem peab aitama dokumente hallata, aga ta peab olema ka turvaline, vastama seadusandlusele jne. Seega saab süsteemile esitatavaid nõudmisi jagada sisulisteks ja muudeks nõudmisteks: · sisulised, otseselt dokumendihaldusega soetud nõudmised. Näiteks: dokumendihaldussüsteem peab võimaldama hallata teatud liike dokumente, otsida dokumente mitmesuguste tunnuste järgi. · muud nõudmised, mis otseselt ei ole soetud dokumendihalduse funktsioonidega. Näiteks: dokumendihaldussüsteem peab vastama seadusandlusele ja rahuldama turva-, efektiivsuse, käideldavuse, ühilduvuse ning muid nõudeid. Riigikantselei dokumendihalduse osakond käivitas 2005
Eestis juhib ja koordineerib valitsusasutuste tegevust peaminister Ministrid juhivad vastava valitsusala korraldamiseks moodustatud ministeeriume. Portfellita ministrid minister, kes ei juhi ministeeriumi. Igapäevatööd juhivad kantslerid. Võib olla ka abiministrite ja asekantslerite ametikohti. Ministeeriumite ametid ja inspektsioonid (nt. sotsiaalministeeriumis ravimiamet ja tööinspektsioon) Riigikantselei Tegeleb asjaajamise ja dokumendihaldusega. On ametis ka siis kui on võimuvahetus või valimised. Annab välja Riigi Teatajat Korraldab valitsuse ja peaministri suhtlust Riigikogu ja teiste põhiseaduslike institutsioonidega Koordineerib Euroopa Liidu asjades Eesti seisukohtade kujundamist riigikantseleid juhib sekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist peaminister. Valitsuse ülesanded Viib ellu sise-ja välispoliitika otsuseid Suunad ja koordineerib valitsusasutuste tegevust
teiste andmebaasidega seotud/laoinfo reaalajas müügiprotsess reaalajas (e-Business, e-Commerce) võrgustumine 35. Millega tegeleb CRM tarkvarateenus, peamised funktsioonid? Turunduse ja kliendihaldusega Funktsioonid: o müügiedendamine o müügijuhtimine o turundamine (sh telefoniturundus ja müük) o ajahaldus o klienditeenindus ja tugi o andmete sünkroniseerimine 36. Millega tegeleb DHP tarkvarateenus, peamised funktsioonid? Dokumendihaldusega Funktsioonid: o digitaaldokumentide haldus ja kasutamine o juhtimistegevuse dokumenteerimise korrastamine ja reglementeerimine o elektrooniline asjaajamine o asjaajamise soovituste ja regulatsioonide kehtestamine ning standardite loomine 37. Millega tegeleb Grupivara tarkvarateenus, peamised funktsioonid? Kaugtöö, intranet, meeskonnatöö o hõlbustab inimestevahelist infovahetust
rusikavõitluseni. Kuna erinevates kultuurides on tõest väga erinev arusaam, siis on vaja edukate kohtumiste korraldamiseks ja koostöö tegemiseks teada kuidas erinevad rahvused tõesse suhtuvad. 1.4 Lepingud ja eetika Kuna äri globaliseerumine toob ärijuhte üha sagedamini kokku, muutub järjest selgemaks, et põhimõisteid ja väärtushinnanguid ei saa võtta üheselt. Sekretäride kohustuslike kompetentside hulka kuulub väga palju dokumendihaldusega seotud tegevusi. (Kutsestandard, juhiabi, tase 6) Sõna „leping“ on kerge ühest keelest teise tõlkida, kuid mõistena on sel mitmeid tõlgendusvõimalusi. Lewis (2003, lk 20) nendib, et Šveitslasele, skandinaavlasele, ameeriklasele või britile on leping midagi, millele kirjutatakse alla, et sellest siis kinni pidada. Allkirjad osutavad, et tegemist on millegi lõplikuga. Jaapanlane seevastu suhtub lepingusse kui algdokumenti, mis tuleb vastavalt olukorrale ümber kirjutada
Paberipõhise asjaajamise, dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt- rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid. Järjest raskem on näha piiri, kust lõpeb dokumentide ja algab arhiivi haldamine. Tänapäeval on klassikalised dokumendi- ja arhiivihalduse protsessid omavahel läbi põimunud ning toimuvad samal ajal. Arhiivikirjeldused nii paber- kui ka digitaal dokumentide jaoks saadakse otse dokumendihaldussüsteemidest, säilitustähtajad
Need selgitab välja avalik arhiiv hindamise käigus. Toimingud on üldiselt sarnased paberdok ja digidok. üleandmisel. Üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiiviga. Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. Eeskujuliku dokumendihaldusega asutuses on arhiiv korras juba tema loomishetkest alates. Asjaajamise käigus luuakse toimikud, mis on avatud dokumentide loetelus kehtestatud liigitusskeemi järgi ja mis kantakse järjepidevalt arhivaalide loetellu. Korras arhiivile asutuses ja korras arhiivile avalikus arhiivis esitatavad nõuded on mõnevõrra erinevad, sest avalikus arhiivis peavad dokumendid säilima ja olema kasutatavad sajandeid. Arhiivi korrastamine ja kirjeldamine on
· asutusespetsiifiline · Jooksvalt täiendatav ja parandatav · Säilitatakse 10 aastat peale muutmist või asendamist Lisadena tavaliselt: · Kontoplaan koos selgitustega · Kasumiaruande/Tulude ja kulude aruande ning teiste põhiaruannete skeemid koos selgitustega · Kasutatavate alg- ja koonddokumentide näidised · Raamatupidamisregistrite näidised Dokumentide säilitamine · arhiveerimine on vahetult seotud kogu ettevõtte asjaajamise ja dokumendihaldusega · arhiivi korrastamisel selguvad vead ettevõtte asjaajamise ülesehituses · Hästitoimiva asjaajamise aluseks on õigesti koostatud asjaajamiskord ja dokumentide loetelu · Dokumentide loetelu kirjeldab ettevõttes kasutatavaid dokumendiliike ning nende säilitustähtaegu dokumentide säilitamist reguleerivad · raamatupidamise dokumendid - Raamatupidamise seaduse § 12, säilitustähtajaks 7 aastat;
a. Jah b. Ei c. Muu ..................... 14. Kas on hinnatud serveriruumi ohtusid, kus asuvad dokumendihaldust toetavad infosüsteemid? a. Jah b. Ei 91 15. Kas on läbi viidud riskianalüüs dokumendihaldust toetavatele infosüsteemidele? a. Jah b. Ei 16. Kes hindab Teie asutuses arhiivi- ja dokumendihaldusega seotuid ohte? (võib märkida mitu sobivat varianti) a. Arhiivispetsialist b. Infotehnoloogia spetsialist c. Dokumendihaldur d. Kriisireguleerimisega tegelev spetsialist e. Kriisireguleerimismeeskond f. Muu.............................................. 17. Kas Teie asutuses on arhiivi- ja dokumendihalduses on riskianalüüsi käigus välja toodud ohtudele kasutusele võetud ennetus- ja turvameetmed?
annaabi.ee 
