tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5. Kuidas nimetatakse dokumendi väljade ja elementide vaadet arvuti või seadme ekraanil või paberkandjal? Esitlusvorm 6. Nimeta tõendusväärtusega dokumentide omadused (EVS-ISO 15489-1:2017) Autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklikus 7. Nimeta dokumendihalduse olulisemad normdokumendid (seadus, määrus, juhis, standard) AÜA, Arhiiviseadus, standard EVS-ISO 15489-1:2017 8. Nimeta dokumendisüsteemi omadused vastavalt EVS-ISO 15489-1:2017 Usaldusväärsus, turvalisus, vastavus nõutele, kõikehõlmavus, süsteemsus 9. Nimeta dokumendi elukäigu mudeli etapid lähtuvalt teabe kasutamisest
Dokumendihalduse normdokumendid: seadused, Vabariigi Valitsuse määrused, standardid ja juhised. Dokument (Arhiiviseadus) mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks. (EVS-ISO 15489) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni arhiveerimiseni või hävitamiseni.
Dokumendihaldust reguleerivat õigusaktid: Seadused: ,,Andmekogude seadus" ,,Arhiiviseadus" (1998) ,,Avaliku teabe seadus" (2000) ,,Märgukirjale ja selgitustaotlusele vaastamise seadus"(2004) ,,Digitaalallkirja seadus"(2000) ,,Haldusmenetluse seadus" ,,Isikuandmete kaitse seadus"(2003) ,,Keeleseadus" ,,Riigivapi seadus" ,,Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused: ,,Arhiivieeskiri" (1998) ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused"(2001) Standardid: EVS-ISO 15489-1:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa1: Üldnõuded" EVS-ISO 15489-2:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa2: Juhised" EVS882-1:2006"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:Kiri" EVS-ISO 15836:2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid" EVS-ISO 5127:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik" EVS-ISO 23081-1:2006"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid.
Raamatupidamisseadus ja Töölepinguseadus, mis reguleerivad teatud dokumendiliikide loomist ja alahoidmist NÕUDED ELEKTROONILISELE DHS FUNKTSIONAALSUSELE- Moreq2 ja Eesti 0 peatükk, mis on EDH näidisnõuete versioon, hea ülevaade, kuidas DH Eestis korraldatakse, peamiselt elektroonilisele dh-le. Valdkonna olulisemad Eesti standardid: EVS 8:2008 "Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas"; EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dok.haldus. Osa 1: Üldnõuded"; Kuidas ja miks peab dok. asutuses haldama. EVS-ISO 15489-2:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised"; Kuidas peab süsteemi juurutama. EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik"; EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dok.haldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted";
1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
dokumenteerimisel täidetakse sisulise informatsiooniga (MS Wordis on digitaalsed dokumendimallid .dot failid). Dokumendihaldus a) dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamine ning dokumentidena alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal) b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul. Dokumendihaldussüsteem (vt EDHS) Dokumendiregister avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning
tuleb dokumenteerida Keeleseadus dokumentide säilitamine ettenähtud aja jooksul Määrused dokumentide üleandmine Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Hea tava eeldab, et Standardid organisatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on EVS 882-1:2006. Dokumendielemendid ja vorminõuded, Osa 1: Kiri määratletud vastutus Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus
• Keeleseadus • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus • Riigivapi seadus • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus • Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: • Arhiivieeskiri • Asjaajamiskorra ühtsed alused Kust leida vastused ja õppida: *) Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised. [P. Noodapera, T. Tarandi, H. Vares]. Tartu: Rahvusarhiiv, 2009. *) Standard EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1, Üldnõuded. Eesti Standardikeskus. [Tallinn]: Eesti Standardikeskus, [2004]. *) Kutsestandard Dokumendihaldur, tase 6 (2014-2019). http://www.kutsekoda.ee/et/kutseregister/kutsestandardid/10541427/pdf/dokumendihaldur- tase-6.6.et.pdf (Leidub ka ÕIS-is õppematerjalide juures) *) Eelmise Lisa 1: "Kutsestandardis kasutatud mõisted." http://kutsekoda.ee/et/kutseregister/kutsestandardid/10541427/lisad/10541514
Kavandamisstandard Ohutusstandard Tehniline komitee Standardikeskuse tehniline komitee (EVS/TK) on standardimisest huvitatud isikutest vabatahtlikkuse ja pariteedi alusel moodustatud kogu, mille tegevuse eesmärk on standardimise edendamine oma käsitlusalas. EVS/TK põhilised tegevused on Eesti standardite ja standardilaadsete dokumentide koostamine, perioodiline ülevaatus ning osalemine rahvusvahelises ja Euroopa standardimises. Dokumendihalduse standardid EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded; EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised; EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik; EVS-ISO 15836:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid; EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted; EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon
Digitaalallkirjaseadus – digitaalallkirja kasutamiseks vajalikud tingimused. Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Andmekogude seadus Haldusmenetluse seadus Avaliku teenistuse seadus Töölepinguseadus Keeleseadus Äriseadustik Vabariigi valitsuse määrused Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Muud Ministri määrused Ministeeriumi käskkirjad Standardid EVS-ISO 15489-1:2004 üldnõuded EVS-ISO 15489-2:2004 juhised Muud juhendmaterjalid Rahvusarhiivi juhised Riigikantselei juhendmaterjalid Organisatsiooni dokumendisüsteemi loomine: süsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine asjaajamiskord – esitab nõuded orgi-i dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, kasutajate ülesanded dokumentide haldamisel
I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused · "Arhiivieeskiri" · "Asjaajamiskorra ühtsed alused" Standardid · EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded" · EVS-ISO 15489-2:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised" · EVS-ISO 15836:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid" · EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik" · EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted"
Dokumendihaldust reguleerivad avaliku teabe seadus, haldusmenetluse seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, arhiiviseadus jm. Standarditesse on kätketud parem praktika Asjaajamist ja dokumentide haldamist kaudselt või otsesemalt puudutavad eristandardid on näiteks arhiivipüsivate materjalide kohta, dokumentide hävitusmeetodite kohta, erinevad terminoloogia standardid, metaandmete süsteemid, jne. Dokumendihalduse valdkonna põhistandardisse: ISO 15489 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus" on kokku võetud ja üldistatud paljude riikide asjaajamise parem praktika. ISO 15489 koosneb kahest osast: standardi üldosa Osa 1: Üldnõuded ja selle juurde kuuluv tehniline aruanne Osa 2: "Juhised". Standard esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunised kohustuste kindlaksmääramiseks dokumentide ja dokumendihalduse kordade, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta
Kasutatavus kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav. Dokumendi metaandmed- on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendisüsteem- on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. (EVS-ISO 15489-1:2004) Dokumendihalduse õiguskeskkond: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus Raamatupidamise seadus Keeleseadus Karistusseadustik Äriseadustik
plangi liigid (kirja- ja üldplank) *Üldnõuded dokumendiplankide rekvisiitide (elemendid) vormistamiseks . 2)EVS 644:1993 Kirjutuspaber. Formaadid- määrab halduskasutamiseks mõeldud paberite formaadid. Standard vastab sisult rahvusvahelisele standardile ISO 216 3)EVS 645:1933 Kirjaümbrikud ja kirjataskud- määrab kodu ja välismaises postisides kasutavate kirjaümbrike ja -taskute suurused, aadressi külje jaotuse ja paberi kvaliteedi. 4)EVS-ISO 15489-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus."- esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunad dokumentide ja dokumendi halduse protsetuuride süsteemide ja protsesside kohta. 5) EVS-ISO 15836-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon- metaandmeelemendid - esitatakse dokumentide kirjeldavate andmete kohta nõuded. 4. Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused- Haldusdokumendid on
Korraldus- Eesti Standardimiorganisatsioon, Tehniline Komitee, Informaatikafond. IT standardite tehniline komitee- asutati 1997, üle 20 liikme. 69. Standarditavad valdkonnad Kvaliteedihaldus, testimine, dokumenteerimine, turve. 70. Standardite kasutamine Rahvusvahelised standardid on eeskujuks firmasisestele. Ettevõtte standardi koostamine rahvusvahelisel tasemel. 71. Infoturbe standardid ISO/IEC 27001 72. Dokumenteerimist käsitlevad standardid ISO 15489. Dokumendihaldus ISO 5127. Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik 73. IT audit, selle eesmärgid, auditeeritavad objektid, maht, audiitor, riskid IT audit- ülevaade ja hinnang ettevõttele. Eesmärk- hinnata süsteemide ja infotöö vastavust ettevõtte huvidele. Hinnata süsteemide korralduse kvaliteeti. Maht- infosüsteemi maht sõltub ülesandest. Audiitor- valida, kes on sõltumatu auditeeritavast rakendusest, jälgib head tava ja reegleid.
dokumendihaldus 1) halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaati lise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmami se ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS-ISO 15489-1:2004); 2) asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus (vt ka arhiivihaldus) dokumendisüsteem riist- ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende
http://www.vm.ee/est/kat_51/4544.html#2 (27.05.2008) 8. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhend. http://www.riik.ee/dhp/publ/Juhend_rk1.PDF (27.05.2008) 9. Eriolukorra seadus - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=189806 (27.05.2008) 10. EVS-ISO 11799:2005 Informatsioon ja dokumentatsioon - Arhiivi- ja raamatukogumaterjalide hoiunõuded 11. EVS-ISO 15489-1 Informatsioon ja dokumentatsioon Dokumendihaldus 12. EVS-ISO/IEC TR 13335-3:1999 Infotehnoloogia - Infoturbe halduse suunised. Osa 3: Infoturbe halduse meetotid 13. Hanson Vello, Buldas Ahto, Martens Tarvi, Lipmaa Helger, Ansper Arne, Tulit Viljar. Infosüsteemide turve. Küberneetika AS Tallinn 1997 - http://www.cyber.ee/dokumendid/lisamaterjalid/turvarisk.pdf (27.05.2008) 83
annaabi.ee 
