poolt loodud informatsiooni kvaliteeti ja kvantiteeti ning säilitada informatsiooni kõige ratsionaalsemal kujul ● Vananenud või enam mitte tarvitatavat informatsiooni hävitades saab organisatsioon seeläbi arendada majanduslikku efektiivsust ja tulemuslikkust Dokumentide liigitus Dokumentide liigitus peaks olema: ● loogiline ● praktiline ● lihtne ● funktsionaalne ● mobiilne ● paindlik ● standardiseeritud Digidokumendi ja paberdokumendi võrdlus Digidokumendid: Paberdokumendid: ● Faili ülalpidamise ja ● Võimalikud faili integreerimise probleemid ülalpidamise või minimaalsed integreerimise probleemid ● Puuduvad sorteerimise ja ● Dokumentide kasutamisel tagasipaigutuse ülesanded hoiukohast eemaldamine ● Raske kahjustada ● Lihtne kahjustada kasutamisel või paigutada kasutamisel või paigutada
· kasutatav tehnoloogia Dok halduse reeglid pannakse kirja asutuse dok.halduse alusdokumentidesse. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE · funktsionaalne töö- ja teenistussuhted; töötervishoid ja tööohutus; varad · struktuuripõhine juhtkond; planeerimine · temaatiline aruandlus; IT; personal, koolitus · dokumendiliikidel põhinev käskkirjad, protokollid, volitused, kirjad, toimikud Dok.süsteemi kasutajad jaotatakse rühmiti. Määratakse õigused ja piirangud. PABERDOKUMENDI EELISED · mugav lugeda · pole vaja spets arvutitarkvara · lihtne allkirjastada · säilib hästi ja kaua PIIRANGUD · toimikutest otsimine võtab aega · saab kasutada vaid 1 inimene korraga · vaja teha koopiaid · posti teel saatmine võtab mitu päeva · säilitamine võtab ruumi DOKUMENDILIIGID 1. sisemised korraldavad organisatsiooni tööd ja töötajate tööd 2. välimised kokkulepped firma klientide, koostööpartnerite, riigivõimuga
kohta 2. dokumendiga seotud küsimus lahendatakse, dokumendi käsitlemise käigus koostatakse, vormistatakse vastusdokument 3. kontrollitakse asjade tähtaegset täitmist 4. tehakse teatavaks asja lahendamise tulemus või vastus Vt lk 173-174 Dokumentide läbivaatamine ja edastamine - dok. suunatakse peale registreerimist läbivaatamiseks asjaga tegelevatele strukt.üksuse juhile või kõrgemalseisvale juhile, kes määrab lahendaja - paberdokumendi puhul tuleb lisada varem samad dokumendid, mis samu küsimusi puudutavad otsida üels ja lisada saabunud dokumendile. - digitaldokumendi puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris Tippjuhile esitatakse üldjuhul läbivaatamiseks tähtsamad dokumendid org. tegevuse põhiküsimuste kohta vm dok. mille käsitlemine nõuab juhi otsust. Tippjuhi asetäitjale esitatakse dok. läbivaatamiseks tööjaotuse ja pädevuse kohaselt, mis eeldab
kindlaks asutuse asjaajamiskorras. § 38. Dokumendi saatmine kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks · Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale. DOKUMENDI ALLKIRJASTAMINE JA ASJA LAHENDAMINE § 39. Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumendi allkirjastamisel. § 40. Paberdokumendi allkirjastamine · Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. · Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis. · Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega. § 41. Digitaaldokumentide allkirjastamine ja digitaalse templiga kinnitamine § 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine
· seadme hävitamine või varastamine IT aparatuuri käideldavuskadu · registri volitamatu muutmine andmete tervikluskadu · tööruumide muutumine kasutuskõlbmatuks infrastruktuuri käideldavuskadu · andmesideliinide pealtkuulamine, kui andmed ei olnud krüpteeritud andmete konfidentsiaalsuskadu 13.Aktsepteeritavast jääkrisk vastab teatud konkreetse olukorra mõistlikule turvatasemele. 17. Paberkandjal teabe turve · Paberdokumendi käideldavuse tagab ta säilitamine hävimiskindlas kohas ning õigeaegne levitamine (asjaajamiskord) · Paberdokumendi tervikluse tagavad ta füüsiline vorm ja struktuur ning sellele kantav allkiri, pitser ning kuupäev; samuti õige ligipääsu- ning asjaajamiskord · Paberdokumendi konfidentsiaalsuse tagab nende hoidmine kindlas kohas ja teisaldamine usaldatava saatja kaasabil 18.Digitaalteabe turve: erijooni
ja asjaajamiskorrale. Viide koosneb kirjale registreerimisel antud järjekorra¬numbrist ja üldjuhul sellele lisatud liigitamise käigus omistatud tähisest ja/või muust tunnusest. 13.Millised nõuded on kehtestatud dokumentide allkirjastamisele? · Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 14.Kuidas toimub digitaaldokumentide väljasaatmine asutusest? Milliseid võimlusi selleks kasutatakse? Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale Elektroonilise dokumendi saatmiseks on 4 võimalust: 34
viimased ei saa dokumendiregistrist uut järjekorranumbrit. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. Dokument on registreeritud, kui · Dokumendile on antud number dokumendiregistrist, soovitatavalt koos sarja tähisega, ja · Tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Saabunud paberdokumendi esimese lehe vabale pinnale(üldjuhul lehe alumises parempoolses nurgas) tehakse registreerimistempli abil saabumismärge(16X41mm), mis peab sisaldama · Organisatsiooni nime, kuhu dokument saabus · Saabumise kuupäeva · Viita(s.o dokumendiregistrist saadud järjekorranumbrit, millele eelneb sarja tähis). Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel on soovitatav viidale lisada individualiseeriv number Näide 1-4/112-2 Kus 1-4 on sarja tähis
Asukoht: alati kuupäeva järel ja seosviida all. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe, st viit vormistatakse samal kõrgusel adressaadi kolmanda reaga. Dokumendi vorming - Veel üheks sageli dokumentide kohta kasutatavaks mõisteks on dokumendi vorming. Dokumendi vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Sagedamini räägitakse vormingust digitaaldokumentide puhul ja selle all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust. Paberdokumendi vormingu määrab vormielementide paigutus paberil. Dokumendi elukäik - Ajavahemikku dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks nimetatakse dokumendi elukäiguks. Elukäigu määravad kindlaks toimingud, mis dokumentide haldamiseks sooritatakse. Dokumendi elukäik jagatakse tinglikult kolmeks etapiks vastavalt sellele, kui tihti kasutajatel tekib dokumente järele vajadus aktiivne, väheaktiivne ja mitteaktiivne etapp.
kandvate andmete loetelu ja kui on, siis millistele dok liikidele? Ei ole. Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused järgmisteks toiminguteks: ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused- Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta dokumendile või paberdokumendi asukohaviidale. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete (edaspidi menetlusmärke tegemise õigused, kohustused ja vastutus (mida see sisaldab - nt resolutsioon, saabumismärge)- Dokumendid, mis on kindla
Kas antud asjaajamiskorras on olemas erinevate dok liikide kohta dok registrisse kandvate andmete loetelu ja kui on, siis millistele dok liikidele? Ei ole. Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused järgmisteks toiminguteks: ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused- Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta dokumendile või paberdokumendi asukohaviidale. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete (edaspidi menetlusmärke tegemise õigused, kohustused ja vastutus (mida see sisaldab - nt resolutsioon, saabumismärge)- Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks
arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades. 22. Dokumentide allkirjastamine- Ametnike õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on ära näidatud asutuse ja tema str.üksuste põhimäärustes põhikirjades ja muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides. See võib olla kehtestatud ka seaduse või seaduse alusel antud õigusaktiga. Paberdokumendi allkirjastamine : Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade jm materjalidega. Kui dokument vajab 2 või enamat allkirja, alustatakse madalama astme ametnikuga. Õigusaktid ja protokollid kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare. Väljasaadetava kirja asutusse jääv ärakiri kirjutatakse alla või tõestatakse ametliku kinnitusega
vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud AÜA § 43 lg 2 Kuidas vormistatakse operatiivselt lahendatud asja täitmine? Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi puhul vajaduse korral ka dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. AÜA § 43 lg 3 Kus sätestatakse dokumentide tähtaegse täitmise kontrollimise kord ? Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorras sätestatule. AÜA§ 44 Dokumendi kooskõlastamine Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt kõige madalamale
16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega. 4. peatükk DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE 1. jagu Dokumendi läbivaatamine § 35. Dokumendi täitmise tähtajad (1) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. 3. jagu Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine § 40. Paberdokumendi allkirjastamine (1) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. (2) Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis. (3) Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega. (4) Juhul kui allkirjast ei ole võimalik välja lugeda allkirjastaja nime, tuleb allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi. § 42
aga arenevad kiiresti ning võivad kasutusest kaduda, mistõttu dokumendi kasutatavana säilitamine pikema aja jooksul võib tähendada dokumendi ümber konverteerimise vajadust mõnda teise failivormingusse, mis antud ajahetkel on lihtsamalt kasutatav. Just digitaaldokumendi sõltuvus riist ja tarkvarast, mis lihtsustab dokumentide loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis seab uusi nõudmisi dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige selle füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ja palju olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada nõuab täiendavaid protseduurilisi kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide
...........................................................................23 4.15. Digitaalne dokumendihaldus..........................................................................................23 5. DOKUMENTIDE HOIDMINE.................................................................................................25 5.1. Üldnõuded dokumentide hoidmisele .................................................................................25 5.2. Lahendatud paberdokumendi hoidmine koolis..................................................................25 6. ARHIIVI KORRASTAMINE....................................................................................................26 6.1. Arhivaalide loetelu.............................................................................................................26 6.2. Säilitustähtaegade ja arhiiviväärtuste kehtestamine...........................................................26 6.3
paiknevad kronoloogilises järjestuses. Üksikdokument seotakse teiste sama teema kohta käivate dokumentidega ning võimaldab informatsiooni vajajatel saada selle kohta kontekstiliselt seotud informatsiooni. Üksikdokument on teiste dokumentidega seotud aja, füüsilise kokkukuuluvuse, toimiku või kausta omaniku ning toimiku või kausta pealkirja kaudu. Digitaalse dokumendi hõlmamine Eesmärk on sama, mis paberdokumendi registreerimisel. Lisaks dokumentidele hõlmatakse ka dokumendiga seotud metaandmeid eesmärgiga: kirjeldada nii dokumendi sisu kui ka tegevuse konteksti; tagada, et dokument kajastab täpselt tegevust; tagada dokumendi otsingu ja selle sisuga tutvumise võimalus. Registreerimine Registreerimist kasutavas dokumendisüsteemis: registreeritakse dokument selle dokumendisüsteemi hõlmamisel; ei tohi mingeid dokumenti mõjutavaid protsesse aset leida enne registreerimisprotsessi lõpuleviimist.
digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt dokumendi failivorming) [8, lk 7]. Digitaaldokumendi sõltuvus riist- ja tarkvarast, mis ühelt poolt lihtsustab dokumendi loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis teiselt poolt seab uusi nõudmisi 56 dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige tema füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ning olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada nõuab täiendavaid kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse
annaabi.ee 
