Koosolekute, nõupidamiste korraldamine ja juhtimine (0)

Koosolekute, nõupidamiste korraldamine ja juhtimine Referaat
Tallinn 2011
Sisukord Sisukord.................................................................................................................1
1.Sissejuhatus........................................................................................................ 2
2.Koosolek.............................................................................................................3
3.Kuidas koosolekut korraldada?..........................................................................3
3.1.Koosoleku ettevalmistamine........................................................................ 3
3.2.Koosoleku läbiviimine................................................................................. 5
4.Kokkuvõte..........................................................................................................6 1. Sissejuhatus Teema valik sai tehtud huvist korraldamiste vastu ja lootes saada infot, mida tulevikus vaja läheb. Teemaks on koosolekute ja nõupidamiste korraldamine. Sekretäride ülesanneteks on koosolekute ettevalmistamine, ettekannete tegemine, nõupidamistele kutsumine ja ka jälgimine, et kõik kulgeks kohtumistel kenasti. Õppides ise sekretäriks, siis ootan eelkõige töölt just seda osa, kus saan korraldada ja korrastada koosolekuid ning nõupidamisi. Hetkelised teadmised pole küllaldased, et koheselt sellega peale hakata. Soovin sellest referaadist saada uusi teadmisi, mida loodan ka peatselt proovile panna.
2 2. Koosolek
Koosolek on kokkusaamine, kokkutulek , toimingu või protsessi ühinemine mingi ühise eesmärgi nimel. Igal koosolekul on oma konkreetne algus ja lõpp ning kindel päevakava. Koosolek on kasulik kindlate teemade lahendamiseks, kuhu kutsutakse ainult asjassse puutuvad inimesed. Selle ürituse käigus on hea edastada info korraga tervele grupile ja kuulda ka erinevate osapoolte arvamusi info või ettepanekute kohta. Kuna kokku on kutsutud ainult asjasse puutuvad inimesed, siis on hea luua õhkkond, kus kõik on samal lainel. Asjaga kursis olevad isikud saavad edastada arvamusi ja lahendusi. Kõigi ideed fikseeritakse ja lahatakse ning kõigil on sõnaõigus. Kompromissi leidmisteks pakutakse välja alternatiive. Otsustatakse kindlate tegevuste algatamist, isikute kaasalöömist ning vastutust. Lõpetuseks on hea sõnastada otsus, millest saavad kõik aru ja on ka sellega rahul. Koosolekuid on ka erinevaid tüüpe. Neid jagatakse teema või kokkusaamise põhjuse järgi: · infokoosolek, kus edastatakse kindel info; · probleeme lahendav koosolek, kus leitakse ühiselt lahendus kindlale probleemile; · otsuseid tegev koosolek, kus otsustatakse kindlate küsimuste üle; · meeskonda loov koosolek, kus tegeletakse meeskonna kokku panemisega ja suhete loomisega; · tagasiside koosolek, kus edastatakse arvamusi ja ideid; · esindaja poolt läbiviidav koosolek, kus soovib sõnavõtta esindaja. Üldjuhul on koosolekud kombineeritud erinevatest koosolekute liikidest.
3. Kuidas koosolekut korraldada?
3.1.Koosoleku ettevalmistamine Ülemus annab käsu korraldada teatud teemal koosolek ja annab kuupäevad, mis ajavahemikus see oleks vaja teha. Efektiivse koosoleku korraldamine algab heast planeerimisest. Eelkõige peab koosoleku kokkukutsuja endalt küsima: · miks on koosolekut vaja? · mis on koosoleku eesmärk, kas seda saaks ka ilma koosolekuta lahendada? 3 · kes peaksid koosolekust osa võtma? · kui pikk see koosolek peab olema? · kuidas ma tagan koosolekust osavõtu? · kuidas ma tagan koosoleku korraldamise ja päevakavast kinnipidamise? · mida ma peaksin osalejatele enne koosolekut saatma ? Kindlasti on juht juba kindlaks teinud, miks koosolekut on vaja ning selle eesmärgi. Sekretär peab alustama küsimusest: kes peaksid koosolekust osa võtma ning see oleks ka esimeseks ülesandeks. Kutsuma peaks ainult need inimesed, kes on antud küsimuses tõesti vajalikud. Kehtib reegel, et kutsu nii mitu inimest kui vajalik ja nii vähe kui võimalik! Kõige rohkem ressursse nõudvam on ühise aja leidmine. Kui kutsuda ainult need, keda vaja, siis ei saa koosolek toimuda, kui keegi puudub. Tuleb leida aeg, mis sobib kõigile osavõtjatele. Pikemate koosolekute puhul tuleks kaaluda osalejate kaasamist vastavalt teemadele. Milleks kulutada inimese väärtuslikku aega 4tunnisel koosolekul osalemisele, kui tema kohalolek on vaja ühe 30minutilise lõigu otsustamisel ? Täiesti normaalne on planeerida koosolekul osalejad sellisteks kellaaegadeks, kui neid tõepoolest vajatakse. Tähtsamatel ja pikematel koosolekutel on seetõttu kahte tüüpi päevakorrapunktid: · järjekorrateemad, millises järjekorras teemasid arutatakse; · ajaspetsiifilised teemad, kus on määratud kindlaks aeg, mis kell seda teemat arutatakse ja kui on pooleli mõni teine teema, siis see jäetakse pooleli ning jätkatakse ajaspetsiifilise teemaga. See võimaldab kutsuda isikut, keda muud punktid ei puuduta .
Järgmiseks hakkab sekretär koostama esialgset päevakorda koosoleku kohta. Ta peab tegema ajakava , kus on ära näidatud algus ja lõpp ning sinna vahele jäävad teemad. Teemadel peab olema kindel ajakava, mille jooksul tuleb see ära lahendada ja igale sõnavõtjale tuleb anda kindel ajalimiit, mille jooksul ta siis esitab oma probleemi või info.
Nüüdseks on ajakava määratud ja tuleb saata kutsed, mis oleksid motiveerivad ja innustavad. Kutse peab sisaldama teemat, ajakava, eesmärgi kirjeldust ning mida oodatakse erinevatelt osavõtjatelt, kas siis ettevalmistust ja sõnavõttu või lihtsalt materjalidega tutvumist. Sekretär valmistab ette materjalid, mis vajavad eelnevalt tutvumist või arvamuse kujundamist ning need saadetakse koos kutsetega.
4 Sekretäril on teada tulijad ja lõpuks on kindel ka päev, millal koosolek toimub. Nüüd on vaja selgitada toimumise koht ja see vajadusel broneerida. Kui koosolek toimub koosoleku korraldaja kontoris, siis eelnevat broneeringut pole vaja. Kätte jõuab koosoleku päev, mis algab koosoleku ruumi ettevalmistamisega. Ruumi õhkkond peab olema selline, et see koosolekut ei häiriks. Lauale võib panne viisakusest küpsiseid, mõned kaunistused ning igale osavõtjale oma joogivesi koos klaasiga.
3.2.Koosoleku läbiviimine Algab koosolek. Algus peab olema täpselt märgitud ajal ning hilinejaid ei tohiks oodata. Kui graafikust mitte kinni pidada, võib ajakava nihkuda, mis pole õiglane külaliste suhtes. Alustada ei tohiks noomimisega. Need, kes hilinevad, neid noomida hiljem, eraviisiliselt. Pahandamine tekitab stressi. Sama lugu on halbade uudistega ja raskete teemadega. Kui inimesed satuvad kohe alguses pingeseisundisse, väsivad nad kiiremini ja ei suuda enam teemadele keskenduda. Seega tuleks alustada kergemini lahendatavate teemadega. Need annavad koosolekule kohe alguses positiivse tõuke, mis tekitab osajatel tunde, et nad funksioneerivad terviku meeskonnana. Kui teemad lähevad järk-järgult raskemaks, suudavad inimesed teemat jälgida ja paremini kaasa mõelda.
Kõige lõppu tuleks jätte lühiteated nagu näiteks sünnipäevaõnnitlused. Sellised teemad on päevakorravälised ja väikese mõjuga. See annab võimaluse lõpetada koosviibimine positiivselt. Lõppsõnad peaksid olema motiveerivad, et tehtud otsuseid oleks parem ellu viia. Koosolek peab lõppema hiljemalt planeeritud ajal, kindlasti mitte hiljem. Kõikidel osalejatel on oma töö ja päevaplaan, mis koosoleku pikemale venimise tõttu ajab nende päevakava sassi.
5 4. Kokkuvõte
Teema uurimine oli minu jaoks huvitav. Mida rohkem ma teda sain, seda suuremaks kasvas huvi uusi teadmisi rakendada. Sel ajal, kui korraldatakse koosolekut, on sekretäril palju tegemist, kuid samas saab ta rakendada ka oma ideid ning oskusi. Üldjuhul ülemused aitavad päevakorda koostada ja ütlevad, keda peab kutsuma, ülejäänud saab sekretär aga teha oma nägemise järgi. Ideaalse koosoleku korraldamiseks peab sekretär teadma ka kutsete koostamise etiketti. Laua parem kujundamine ja koosoleku efekiivsem korraldus tulevad töö käigus.
6