sekretäri roll (0)

Ametikohtumised Ametikohtumine ehk koosolek on kokkusaamine, kus jagatakse informatsiooni, suheldakse, 
vahetatakse ideid, luuakse uusi kontakte ning elavdatakse olemasolevaid. Ametikohtumised võib jagada nelja gruppi: - Vestlus - Läbirääkimine - Konverentsid, kongressid - Nõupidamised, koosolekud Reeglina on ametikohtumised täpselt planeeritud ja hoolikalt ettevalmistatud. Vestlus Vestluse käigus: - vahetatakse teavet - esitatakse oma seisukohti - täpsustatakse edaspidist tegevust - ei sõlmita kirjalikke kokkuleppeid Vestlusel on väike arv osavõtjaid. Vestlused on rangelt töised kohtumised. Kergeid vestlusi pole vaja ette valmistada. Räägitakse igapäevastest asjadest. Kerged 
vestlused aitavad vestlejad häälestada ühele lainele. Keskmised ja süvavestlused võivad olla kavandatud või mitte. Kavandatud vestlused on 
erialased mõttevahetused, läbirääkimised, intervjuud jne. Vestluse algul tuleb paika panna eesmärk. Vestluse etapid on: - Sissejuhatus - Tutvumine - Küsimused-vastused - Vastastikused hinnangud - Lõppjärk - Kokkuvõtted Vältima peaks suletud küsimusi (jah-ei vastustega küsimused). Jutu talletamiseks: - Vestlus taastada mälu järgi - Teha märkmeid - Lindistada (teise osapoole loal)


Läbirääkimised Läbirääkimiste käigus püüavad eri pooled leida ühistele probleemidele lahendusi, milles neil 
on vasturääkivad huvid, ja sõlmida suulisi või kirjalikke kokkuleppeid ehk lepinguid. 
Lepingutega määratletakse poolte õigused ja kohustused, lepingu täitmise tingimused ja 
sanktsioonid juhuks, kui lepingut mingil põhjusel ei täideta. Läbirääkimised toimuvad alates vähemalt kahest inimesest suuremate läbirääkijate poolte 
delegatsioonideni välja. Läbirääkimised vastavad järgmistele tunnustele: - vähemalt kaks osapoolt - pooltel on vastuolulised huvid vähemalt ühes küsimuses - lahendatakse ühte või enamat päevakorral olevat küsimust - järjestikuselt esitab üks osapool oma nõudmisi ja ettepanekuid ja teie hindab neid, 
sellele järgnevad järeleandmised ja/või vastuettepanekud Läbirääkimised jagunevad: - Jaotavad läbirääkimised  Teise poole vastupanupunkti väljaselgitamine  Teise poole vastupanupunkti mõjutamine - Liitvad läbirääkimised  Lahutatakse inimesed probleemist  Keskendutakse huvidele, mitte seisukohtadele  Luuakse erinevaid valikuid enne lõplikku otsust  Taotletakse tulemuste tuginemist mõnele objektiivsele standardile


Konverentsid ja kongressid Konverentsid ja kongressid on ametikohtumised, kuhu kutsutakse suur hulk asjatundjaid.  Konverentsidel arutletakse tööküsimusi, sõlmitakse uusi suhteid või uuendatakse vanu 
tutvusi.  Kongress on riikide, parteide, ühiskondlike või teaduslike organisatsioonide esindajate 
suureulatuslik kokkutulek nõupidamiseks ja vastavast valdkonda puudutavate otsuste 
tegemiseks. Üldjuhul moodustatakse konverentsi ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks omaette töörühm. Konverentsi ja kongressi ettevalmistamise võib jagada kolme etappi: - lähteülesande koostamine - teoreetiline ettevalmistamine - praktiline ettevalmistamine Konverents on suuruselt väiksem kui kongress. Konverentsid on märka suuremad õppe- 
teadus- ja poliitilised või erialased kohtumised kui nõupidamised. Konverentsi lõppedes võetakse sellel osalejate poolt vastu resolutsioon – konverentsi 
lõppdokument, milles tehakse konverentsist kokkuvõte ja vormistatakse vastuvõetud otsus. Iseloomulikud omadused: - tähelepanu on suunatud teatud kindla probleemi käsitlusele - kindel päevakava - korraldus sõltub tihti konkreetsest ainevaldkonnast - tihti korraldatakse osa tegevusest väiksemates töörühmades ehk komiteedes


Koosolekud Koosolek on mingi aktuaalse küsimuse, probleemi avatud kollektiivne arutelu parema 
lahenduse leidmiseks. Halvasti planeeritud ja läbimõtlemata koosolek röövib kontoris tööaega ja ettevõtte 
produktiivsust. Koosolekutel on keskmine arv osavõtjaid. Eduka koosoleku reeglid: - Püstitada selge eesmärk, ning paika panna mida koosoleku tulemusel täpselt saavutada
tahetakse - Olla ettevalmistunud - Koosolekul peaksid osalema ainult need inimesed, kes on käsitletavate teemadega 
otseselt seotud - Koosolek tuleks teha nii lühike kui võimalik - Tuleb püsida ajagraafikus - Ei nutiseadmetele koosoleku ajal - Kulutada aega tõhusalt - Korralik protokolli pidamine - Kokkulepitud eesmärgid tuleb muuta tegudeks Statistiliselt tüüpiline koosolek: - Kestab 1,5 tundi - 9 osavõtjat - Anti 2h ette teada - Puudub päevakord - 76% juhtudel üldinformatiivne - 11% ajast kulub vaidlemisele, mis ei ole teemaga seotud Miks koosolek ei toimi? - Koosoleku korraldamise vajalikkus on ka korraldajatele ebaselge - Puudub eesmärk, reeglid ja päevakava - Pole tehtud ettevalmistust - Koosolekule on kutsutud ebavajalikud inimesed (vajalik, et osalejad mõistaks miks 
nad koosolekul vajalikud on) - Koosolekuks valitud vale aeg ja päev (päeva lõpp või nädalavahetusele liiga lähedane 
aeg) - Räägitakse teemavälistest asjadest - Ei püsita ajagraafikus - Koosolek on liiga pikk - Ei lepita kokku otsuseid või plaane - Protokollid väheinformatiivsed või üldse ei protokollita - Koosolekuid korraldatakse liiga tihti Koosolekul on tähtis sellel osalemine, mitte lihtsalt kohal olemine. 
Osalemine - igal osalejal on oma kindel roll ja eesmärk, mis on välja toodud koosoleku 
agendas või varem kinnitatud kavas.


Koosoleku pidamise põhjused: - Saab kiiresti ja lihtsalt sõnastada otsuseid - Kiire informatsiooni levitamine - Saab korraga ideid aktuaalsel teemal paljudelt inimestelt ja samaaegselt ka neid 
informeerida - Parem meeskonnatöö ja tihedam koostöö Koosolekute eesmärgipõhine liigitus: - Informatiivne:  Informatsiooni andmine ja saamine  Tegevuse paikapanemine  Soovitud eesmärkide saavutamiseks tehtud edusammude fikseerimine - Konsultatiivne  Vastuväidete kummutamine  Inimeste kaasahaaramine uutesse tegevussuundadesse  Inimeste tundmaõppimine - Probleeme lahendav  Ideede genereerimine  Alternatiivsete tegevuskavade kindlaksmääramine  Planeeritud tegevuse algatamine - Otsuseid langetav  Kaasalöömise ergutamine  Vastutuse jagamine  Tegevuse algatamine - Läbirääkiv  Lepingu või kokkuleppe saavutamine Koosolekute ettevalmistamine Koosolekute ettevalmistamisel tuleks määrata: - Osavõtjad ja nende arv (kuni 10 inimest optimaalne, miks neid kutsuti?) - Toimumise aeg ja koht - Päevakord ja koosoleku pikkus (päevakorrapunktid u 20-30 min, koosolek kokku u 
1,5h) - Kodukord ja protokollimine - Töödokumendid ja otsuse projekt - Vajalikud tehnilised vahendid ja lisaseadmed Päevakorda märgitakse: - Koosoleku teema - Aeg ja koht - Kestus - Kokkukutsuja nimi ja kontaktandmed - Osalejate nimekiri - Käsitletavad teemad - Ettekandjale ja ettekandeks kavandatud aeg


- Päevakorrale lisatud materjalid Enne koosolekut valitakse koosoleku juhataja ja protokollija. Kinnitatakse päeva- ja 
kodukord. Enne koosolekut kontrollib korraldaja: - kas vajalik informatsioon, kutsed ja materjal on osalejatele väljastatud - kas kohapeal on olemas kõik koosolekuks vajalik Koosolekujuhi ülesanded:  - teatada koosoleku toimumise kohta - reserveerida koht ja aeg - määrata koosolekust osalejad - koostada koosoleku agenda - välja töötada koosoleku ajakava ja järjestus Koosoleku läbiviimine Koosoleku käik: - Koosoleku avamine – toimumise põhjuste, reglemendi ja oodatud tulemuste 
selgitamine - Sissejuhatus – Taustainfo andmine, vajadusel osavõtjate lühike tutvustamine - Päevakorra selgitamine – päevakorra punktide ja koosoleku põhireeglite tutvustamine - Küsimused ootuste kohta koosoleku suhtes - (Vajadusel) Eelmise koosoleku ülevaade - Esimese päevakorra punkti ettekandmine - Otsuse vastuvõtmine Koosoleku juhataja ülesanded: - Alustab koosolekut õigeaegselt - Alustab sissejuhatusega - Selgitab kohtumise põhjust - Tutvustab osavõtjaid - Annab vajalikku taustinformatsiooni - Selgitab kodukorda - Annab ülevaate päevakorrast ning vajadusel ka eelmisest koosolekust ja selle 
tulemustest - Kindlustab päevakorrast kinnipidamise - Annab sõna osalejatele - Jälgib, et püsitakse etteantud teemal - Jälgib, et osalejad saaksid esitada oma seisukohti ning võtta võrdselt sõna - Võib peatada ettekande või küsimuste arutelu - Teeb kokkuvõtteid ja sõnastab otsuseid


Protokollimine Tavaliselt on koosoleku protokollijaks sekretär. Protokollija paneb kirja kõik arutluse all olevad ideed ilma neid täiendamata ja ümber 
sõnastamata. Aruteludes protokollija ise ei osale.
Protokollija ei lase koosolekut segada taustamürade poolt ja edasi-tagasi käimiste poolt.
Protokollija võib koosoleku aeg-ajalt katkestada, et olla kindel, kas üleskirjutatu on tõepoolest
see, mida püüti väljendada või mis sai otsustatud. Kokkuvõtvasse protokolli märgitakse: - Arutluse teemad - Koosoleku toimumise aeg (algus, lõpp), kuupäev, kuu ja aasta - Osalejate arv - Osalejate nimed ja (vajadusel) ametid - Vastuvõetud otsused Kohtumise lõppedes tehakse kokkuvõte. See vormistatakse otsuse, lepingu, kokkuleppena, 
koostööprojektina või märgitakse poolte seisukohad (eriarvamused) protokolli.


Nõupidamised Nõupidamiste käigus: - vahetatakse või jagatakse teavet - püütakse leida probleemidele lahendusi - antakse hinnang tehtud tööle - tehakse kokkuvõtteid - võetakse vastu otsuseid Nõupidamistel pole võrdseid pooli, kes esitaksid ja kaitseksid oma seisukohti ning lepiksid 
milleski kokku. Nõupidamistel ja koosolekutel osaleb enamasti märksa rohkem inimesi ning nende 
korraldamise eesmärgid, vorm ja tulemused erinevad vestlusest ja läbirääkimistest. Mõnikord kasutatakse koosoleku või nõupidamise asemel ka mõisteid: - Foorum – kujutab endast koosolekut mõne laiemat huvi pakkuva teema või valdkonna 
arutamiseks - Sümpoosium – Foorumile sarnanev, kuid väiksema osalejate arvuga ja kitsalt erialase 
temaatikaga kõnekoosolek