.....11 2 Sissejuhatus Dokumendihaldus on valdkond, millega puutuvad kokku kõik asutused ja organisatsioonid ning elu jooksul valdav enamik inimesi. Teabe hulk maailmas kasvab pidevalt ning kõrvuti traditsioonilise paberdokumendiga kasutatakse kaasaajal selle jäädvustamiseks ühe enam digitaalset kuju elektroonilises keskkonnas. Laienevad võimalused on loonud vajaduse uue ameti, dokumendihalduri, kujunemiseks. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) Inimesed ja organisatsioonid vajavad üha enam oma igapäevases elus informatsiooni. Informatsioon võib esineda nende jaoks mitmel viisil. See võib olla paberil, andmebaasis tabelitena või failis pildina. Dokumendid on seotud kindla omanikuga, kas inimese või asutusega, kes neid teeb ja kasutab. Töö eesmärgiks on anda lühiülevaade elektroonilisest dokumendihaldusest ja dokumendihalduse arengust kuni aastani 2015
mis on viimase kahe kuu brutopalga järgi arvestatud. Juriidilisel isikul on aga sisseastumismaks 1000 krooni ja liikmemaks 0,5% palgafondi suurusest. Liikmeks võivad astuda nii juriidilised ja füüsilised isikud, samuti riigi ja kohaliku omavalitsuse ning ülikoolide asutused, kes on huvitatud koostööst ja ka füüsilised isikud, kellel on erilisi teeneid ERÜ tegevuses või raamatukogunduse arendamises ning nad nõustuvad ühingu eesmärkide ja ülesannetega ning aitavad ühingut. Dokumendihaldurite Ühing- See on hoogsalt arenev valdkond, millega puutuvad kokku peaaegu kõik inimesed, asutused ja organisatsioonid. Dokumendihaldurite Ühing asutati 2004. aastal Viljandis ja praegu on see ka seal olemas. Dokumendihalduriks saab õppida Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemias info- ja dokumendihalduse erialal. Nende eesmärkideks on: · Dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas · Dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine
mis on viimase kahe kuu brutopalga järgi arvestatud. Juriidilisel isikul on aga sisseastumismaks 1000 krooni ja liikmemaks 0,5% palgafondi suurusest. Liikmeks võivad astuda nii juriidilised ja füüsilised isikud, samuti riigi ja kohaliku omavalitsuse ning ülikoolide asutused, kes on huvitatud koostööst ja ka füüsilised isikud, kellel on erilisi teeneid ERÜ tegevuses või raamatukogunduse arendamises ning nad nõustuvad ühingu eesmärkide ja ülesannetega ning aitavad ühingut. Dokumendihaldurite Ühing- See on hoogsalt arenev valdkond, millega puutuvad kokku peaaegu kõik inimesed, asutused ja organisatsioonid. Dokumendihaldurite Ühing asutati 2004. aastal Viljandis ja praegu on see ka seal olemas. Dokumendihalduriks saab õppida Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemias info- ja dokumendihalduse erialal. Nende eesmärkideks on: · Dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas · Dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine
MÄRKSÕNAD Erinevate allikate leidmiseks kasutasin Google otsingumootori abi, sisestades sinna erinevaid teemakohaseid märksõnu. Nendeks olid: • dokumendihaldus • dokumendihaldussüsteem • document management • document management history • DocLogix • Postipoiss 9 4 KASUTATUD ALLIKAD Dokumendihaldus (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 07.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus Dokumendihalduri kutse (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 08.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihalduri_kutse Digitaalse dokumendihalduse korraldus riigihalduses (2007). Riigikontroll. Kasutatud 08.12.2015 http://www.riigikontroll.ee/LinkClick.aspx?fileticket=ixgVhWjwzzo %3D&tabid=149&mid=765&language=et-EE What is document management (DMS)? AIIM
Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. 34. Millised arhiivid kuuluvad Rahvusarhiivi struktuuri? Ajalooarhiiv Digitaalarhiiv Filmiarhiiv Riigiarhiiv 35.Millised on Dokumendihaldurite Ühingu eesmärgid? dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas; dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine; erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine; dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine; dokumendihaldurite huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel;
sai neljandas põhipeatükis vastuse. Informatsiooni on väga palju ja sellega seoses on informatsioonis orienteerumine raskem. Ka turvalisusega on probleeme, kuigi paljud seda mõista ei pruugi. Meili teel saadetud kirju on häkkeritel lihtne kätte saada ja seejuures neid ka enda huvides ära kasutada. 9 KASUTATUD KIRJANDUS Dokumendihaldus (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 05.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus. Dokumendihalduri kutse (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 05.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihalduri_kutse. Digitaalse dokumendihalduse korraldus riigihalduses (2007). Riigikontroll. Kasutatud 05.12.2015 http://www.riigikontroll.ee/LinkClick.aspx?fileticket=ixgVhWjwzzo %3D&tabid=149&mid=765&language=et-EE.
Arhiiviväärtusega dokumendid antakse üle avalikku arhiivi DOKUMENDISÜSTEEMI KASUTAJAD Iga inimene, kes puutub kokku organisatsiooni dokumentidega ja sooritab nendega mingeid toiminguid, on dokumendisüsteemi kasutaja Dokumendisüsteemi kasutajad jagatakse rühmadesse selleks, et neile omistada nende tegevusalale vastavad dokumendid haldamise ning neile juurdepääsu õigused Kõige ulatuslikumad on dokumendisüsteemis dokumendihaldurite ülesanded: - organisatsiooni liigitusskeemi koostamine - terve dokumendisüsteemi käigushoidmine - teiste kasutajate tehtud vigade parandamine Üks kasutaja võib olla mitmes dokumentide haldamise rollis: näiteks osakonnas on tal dokumentide vaatamise õigus, kuid mõnes projektis haldab ta selle projekti kõiki dokumente Juurdepääsuõiguste andmine põhineb sellel, kas dokumendid on piiranguta või esineb neile Juurdepääsupiiranguid. Näit
4 avalikus sektoris kiire, lihtne ja läbipaistev asjaajamine. Selle eesmärgi saavutamiseks viiakse läbi mitmeid arendusprojekte järgmiste alaeesmärkide saavutamiseks: · elektroonilise dokumendihalduse osakalu suurendamine, sealhulgas elektroonilise dokumendivahetuse arendamine. · dokumentide säilimise ja nendele juurdepääsu tagamine. · dokumendihaldurite kompetentsi tõstmine · valdkonna planeerimis ja analüüsisüsteemi ning regulatiivse keskkonna arendamine. (http://www.riigikantselei.ee/?id=6402) Riigikantselei korraldas elektroonilise dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhendi väljatöötamise. Juhendi väljatöötamisel on lähtutud rahvusvahelistest standarditest ja Eesti õigusaktidest. Kuigi nõuete väljatöötamisel
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse töökorralduse ja informatsiooni kiire kättesaadavuse eest. Asjaajamise korraldus on juhtimisprotsessi osa. Asjaajamise korralduse tõhustamise kaudu on võimalik parandada juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja tõsta juhtimistöö efektiivsust.
(metaandmed). Kuna e-kirjade säilitamise, registreerimise jms tähtsuse (s.t informatsiooni kui asutuse vara) üle otsustamine oleneb suuresti töötaja sisetundest, tuleb asutuse juhtkonnal töötajaile teadvustada, et dokumendi väärtusega e-kirjad on asutusele kuuluv vara ning töötajate ülesanne on neid säilitada, organiseerida ja hallata nii, et nad oleksid juurdepääsetavad ja kasutatavad. Dokumendihaldurite ettepanekute kohaselt tuleb e-posti haldamise nõuded viia vastavusse asutuse asjaajamiskorra ja muude regulatiivsete dokumentidega. Traditsioonilise paberkandjal kirja asemel kasutatakse ametialase teabe vahendamisel üha rohkem e-posti. Dokumendi väärtusega e-kirjade haldamine seab täiendavaid nõudeid nii riiklike regulatsioonide ajakohastamisele kui ka asutustesisestele regulatsioonidele ja normatiividele ning
Dokumendihaldusnõukogu- kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad ja aitab kaasa nende rakendamisele, arutab läbi dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid. Nõukogu liikmed: Ministeeriumid > Riigikantselei> SIM-KOV`id > Rahvusarhiiv > RISO > RIA Riigi Infosüsteemiamet (RIA)- koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, et riik saaks IT võimalusi kasutades teenindada rahvast parimal võimalikul moel. Dokumendihaldurite Ühing (DHÜ)- koondab inimesi, keda huvitab dh valdkond ning selle edendamine, eesmärgiga populariseerida ja väärtustada D.halduri kutset. RAHVUSARHIIV (RA)- on üksus, mis koordineerib arhiivide tegevust. Struktuuri kuuluvad: ajalooarhiiv, digitaalarhiiv, filmiarhiiv, riigiarhiiv. Osakonnad- Haapsalu, Kuressaare, Rakvere, Valga. RA kuulub Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalasse. RA kogub ja säilitab Eesti
andmevahetuse teenusekesksus, tehniline ja organisatsiooniline optimaalsus. RIHA s registreeritavad andmekogud RIHA-s registreeritakse kõik riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike isikute andmekogud. RIHA-s ei registreerita andmekogusid, millele on kehtestatud juurdepääsu piirangud Ühtlasi registreeritakse RIHA-s ka dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldurite Ühing (DHÜ) Asutati 2004. Koondab inimesi, keda huvitab dokumendihalduse valdkond ning selle edendamine. DHÜ eesmärgid kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas; erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine; dokumendihalduse alal tegutsevate isikute õiguste ja huvide kaitsmine; koostöö arendamine; kutse omistamine Arhiivinduse koordineerimine Haridus ja teadusministeeriumi valitsemisalas on arhiivipoliitika kavandamine ning sellega
andmekandjatel on lühike eluiga, tehnoloogiad pidevalt muutuvad. Digitaaldokumentide säilitamisel tuleb tähelepanu pöörata järgmistele punktidele: õiguskeskkonna täiendamine; spetsialistide koolitamine; dokumendihalduse tarkvarade sertifitseerimissüsteemi loomine; arhiivijärelevalve laiendamine; metoodika väljatöötamine asutuse digitaalainese hõlmamiseks dokumendisüsteemi; dokumendihaldurite koolitus- ja kutsesüsteemi loomine; metaandmestandardite väljatöötamine; arhiveerimise ja üleandmise nõuete väljatöötamine; nõuetele vastavate dokumendihalduse tarkvarade juurutamine asutustes. Digitaalne dokumendihaldus seab täiendavad nõuded organisatsiooni regulatsioonidele: infotehnoloogiale, töötajate oskustele, andmekaitsele, dokumentidele juurdepääsu kontrollile, säilitamisele.
süsteemihaldur; sekretär-asjaajaja. Dokumendihalduri elukutse10 ühendab infoteaduse, juhtimisteaduse, infotehnoloo- gia, õigusteaduse, arhiivinduse, diplomaatika jt erialade teadmisi ja oskusi. Dokumendihalduse personal peab oma ülesannete täitmisel tegema tihedat koostööd juhtkonnaga ning teiste dokumendisüsteemi kasutajatega. 10 Dokumendihalduri kutset omistav organ Eestis on MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. 24 Dokumendi- ja arhiivihaldus 5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad Dokumendisüsteemi ülejäänud kasutajad vastutavad dokumentide haldamise eest lähtuvalt oma ametikohast ning tegevusest asutuse ülesannete täitmisel. Struktuuriüksuste juhid on tihti dokumendihalduse personali tähtsamad koostöö- partnerid. Üldjuhul nad: vastutavad oma struktuuriüksuse tegevuse nõuetekohase dokumenteerimise eest;
annaabi.ee 
