toimingute või tegevuse käigus. Terviklus: • dokument on terviklik ja seda ei ole muudetud; • dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik. Kasutatavus: • kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada; • dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav. 7. Kes on dokumendihaldur ja mida ta teeb? (vt "Kutsestandard Dokumendihaldur, tase 6") Dokumendihaldur on spetsialist, kes loob, edastav, võtab vastu ja saadab välja dokumente, organiseerib dokumendisüsteemi, jälgib info- ja dokumendihalduse toimimist, korraldab dokumentidele juurdepääsu ning tagab nende alalhoiu ja säilitamise. 8. Loetle, millised on on dokumendihalduri peamised tööülesanded? Tema peamiseks ülesandeks on luua ja hoida organisatsioonis kasutusel toimiv info- ja dokumendihaldus. 9
Terviklus: o dokument on terviklik ja seda ei ole muudetud; o dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik. Kasutatavus: o kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada; o dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav. 20. Kes on dokumendihaldur ja mida ta teeb? (vt "Kutsestandard Dokumendihaldur, tase 6") Dokumendihaldur, tase 6 on spetsialist, kelle ülesandeks on luua ja hoida organisatsioonis kasutusel toimiv info- ja dokumendihaldus. Dokumendihalduri töö toetab teiste organisatsiooni põhi- ja tugifunktsioonide täitmist. Dokumendihalduri töö sisuks on infoga ja dokumentidega seotud töö korraldamine ja tööülesannete täitmine. Dokumendihaldur võib töötada nii era- kui avaliku sektori organisatsioonis. 21
TAASTAMI te NE NE Dokumente hoitakse RAID 6 kettamassiividel ja vähemalt kahel erineval kettamassiivil Igaöiselt teostatakse andmebaasi täisvarukoopia Andmebaasi taastamine varukoopiast HINNAKI RI · klienditoe materjalide ja juhendite kasutamine kodulehel · e-posti teel kasutajatuge peakasutajale 2 tundi stardikoolitust ühele inimesele meie kontoris Telefoni ja e-kirja teel kasutajatuge peakasutajatele Tagasihoidlike vajadustega (igapäevaselt tööl dokumendihaldur) Juhtumitele reagee- rimine kahe tööpäeva jooksul Varukoopiate säilitamine 14 päeva telefoni teel klienditugi kõik täiendavad teenused -20%, varukoopiate säilitamine 30 päeva dokumendihalduri konsultatsioonid Juhtumite personaalse kliendihalduri teenus SLA tingimus kõik täiendavad teenused - 30% kõrgendatud valmisolek reageerimiseks kasutajate juhtumid lahendatakse kõrgeima prioriteediga probleemteatele Kuutasud vastavalt kasutajate arvule ja paketile
OpenText Content Server Nortal Oracle Universal Content Oracle Eesti, Logica Eesti Management/Records Management Postipoiss Nortal SharePoint Helmes, NetGroup, Nortal Webdesktop Webware 4 (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) 1 1.2 Dokumendihalduri kutse Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi- kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilitamine. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) 5 2 Elektrooniline dokumendihaldus
DOKUMENDIHALDUS DOKUMENTIHALDUST KORRALDAB · organisatsiooni dokumendihalduse teenistus (kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud)
Arvatakse, et üks õigel dokumendihaldussüsteemil on olemas just need neli omadust: 1) lukustus, et ühe isiku muudatused ei mõjutaks varasemalt või samaaegselt tehtud muudatusi; 2) versioonikontroll, et hiljem oleks võimalik tagasi pöörduda varasemate versioonide poole; 3) tegevust salvestus, et hiljem oleks võimalik tuvastada, milline on olnud dokumendi senine elukäik; 4) andmed muutjate ja kasutajate ja erinevate muutmiste tegemise kohta. (What is document...) Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi- kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimine. (Dokumendihalduri kutse, 2014) Aina tähtsamaks on ka muutunud, et informatsioonile saaks ligi kiirelt, kõikjalt ja pea alati kui
ning selleks loodud süsteem. Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus. Dokumendihaldus hõlmab dokumentide haldamist vaatamata nende eale, rahuldamaks avaliku ja erasektori dokumentide organisatsioonilisi vajadusi ning teenides kogu ühiskonna huve (Dokumendihaldus, 2014). Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimine. (Dokumendihalduri kutse, 2014)
asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord (millised dok milliste töötajateni peavad jõudma)- Ülikoolisisesed dokumendid tehakse teatavaks elektroonilise dokumendiregistri kaudu ja vajadusel paberil (isikkoosseisu ja üliõpilasi puudutavad käskkirjad, korraldused), viimasel juhul dokumendid paljundatakse ja jagatakse asjaosalistele. Teavete elektrooniliste dokumentide kohta peab jagama struktuuriüksuse dokumendihaldur. Ülikooli nõukogu ja valitsuse määrused ja otsused avaldatakse veebilehel, koosolekute protokollid edastatakse elektrooniliselt (vajadusel paberil) osavõtjatele. puhkusel (lähetuses) oleva töötaja e-posti kirjakasti kontrollimine- Ei ole kajastatud asjaajamiskorras. dokumentide allkirjastamise (kellel on õigus allkirjastada dokumente ja mitmes eksemplaris erinevaid dok liike allkirjastatakse), ametliku
Kasutatavus- kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada; dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav.) Dokumendi registreerimine- eesmärk on anda tõestus dok loomise ja dok.süsteemi hõlmamise kohta. Sisaldab dok kohta metaandmete märkimist ja ainuidentifikaatori andmist. Dokumendi vorm- määrab, kuidas elemendid dok peal paiknevad. Dokumendihaldur- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja tehnoloogiast. Dokumendihalduri tööülesanded: dok süst toimimise tagamine; dok haldamise alusdok väljatöötlemine, arhiivihalduse korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine Dokumendihaldus- halduse ala, mis tegeleb dok loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja
kooskõlastamiseks koopiatena. asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord (millised dok milliste töötajateni peavad jõudma)- Ülikoolisisesed dokumendid tehakse teatavaks elektroonilise dokumendiregistri kaudu ja vajadusel paberil (isikkoosseisu ja üliõpilasi puudutavad käskkirjad, korraldused), viimasel juhul dokumendid paljundatakse ja jagatakse asjaosalistele. Teavete elektrooniliste dokumentide kohta peab jagama struktuuriüksuse dokumendihaldur. Ülikooli nõukogu ja valitsuse määrused ja otsused avaldatakse veebilehel, koosolekute protokollid edastatakse elektrooniliselt (vajadusel paberil) osavõtjatele. puhkusel (lähetuses) oleva töötaja e-posti kirjakasti kontrollimine- Ei ole kajastatud asjaajamiskorras. dokumentide allkirjastamise (kellel on õigus allkirjastada dokumente ja mitmes eksemplaris erinevaid dok liike allkirjastatakse), ametliku kinnitusega tõestamise kord - kellel on õigus seda teha ja missuguse
4 2 2 2 0 Muu Arhiivispetsialist Dokumendihaldur Kriisireguleerimisega Kriisireguleerimismee Infotehnoloogia tegelev spetsialist spetsialist
Infosüsteem, millega hõlmatakse, hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. DS peab tagama, et haldamine toimub süstemaatiliselt ja toimingud on tuvastatavad. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. (amphora, postipoiss, delta, webdesktop) DOKUMENDI ELUKÄIK- toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni. DOKUMENDIHALDUR- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. DOKUMENDIHALDURI KUTSESTANDARD- dokument, mis kirjeldab kutsetegevust ning vastaval kutsel tegutsemiseks vajalikku kompetentsust ehk töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit. Selles on sätestatud dok. haldurile esitatavad nõuded. DOK.HALDUSEGA SEOTUD DISTSIPLIINID
dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne; dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem; lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt; dokumente säilitatakse nõuetekohaselt. http://et.wikipedia.org/wiki/Asjaajamine AMETIKIRJADE NÄIDISED http://www.sekretar.ee/static/Dokumendihaldur DOKUMENDIHALDUS Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu Selleks, et tagada vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, kehtestab asutus oma asjaajamiskorra. Selles määratakse dokumendi elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli teostamise viis (nt. ettekirjutused dokumentide vormistamiseks, dokumentide registreerimise kord, dokumendi arhiveerimise kord, jne.).
SISSEJUHATUS Tekstitoimeti on mõeldud kõikvõimalike tekstidega töötamiseks, nt tekstide, ametidokumentide, aru- annete, uurimuste, brosüüride jmt vormistamiseks. On olemas mitmeid valmiskujundusega dokumendi põhjasid ehk malle (templates). Nt. CV-d, pro- tokollid, kalendrid, kirjaplangid jne (Vt Fail->Uus->Mallid). Blankette ja põhjasid vt täiendavalt aadressidelt http://office.microsoft.com/et-ee/templates/?CTT=97 ja http://www.sekretar.ee/static/Dokumendihaldur (7.09.2011) Tekstitoimetisse sisenemisel avatakse automaatselt tühi dokument Blank Document . Failiformaat tekstitoimetis MS Word on docx alates Word2007 versioonist (varem lihtsalt doc), mis tähendab, et fail on ühtlasi tihendatud (pakitud). Malli failid lõppevad laiendiga dotx (varem dot) ja makrotoega Wordi dokumendid laiendiga dotm. Teadmiseks: o Suurtähtede või klahvide ülemiste märkide saamiseks tuleb all hoida klahv SHIFT ja vajutada
mendihalduse toiminguid. Dokumendihalduse personali põhiülesanne on dokumendisüsteemi väljatöötamine vastavuses õigusaktide, standardite ja hea tava doku mentidega, dokumendihalduse alusdokumentide loomine, dokumendi süsteemi kaasajastamine ning selle kasutajate väljaõpe. Dokumendihalduse personali hulka võivad kuuluda erineva rolli ja ametinimetusega kasutajad, NÄITEKS: dokumendihaldur; arhivaar; süsteemihaldur; sekretär-asjaajaja. Dokumendihalduri elukutse10 ühendab infoteaduse, juhtimisteaduse, infotehnoloo- gia, õigusteaduse, arhiivinduse, diplomaatika jt erialade teadmisi ja oskusi. Dokumendihalduse personal peab oma ülesannete täitmisel tegema tihedat koostööd juhtkonnaga ning teiste dokumendisüsteemi kasutajatega. 10
annaabi.ee 
