omavalitsuste asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamiskordade kohta enne nende kehtestamist, muutmist ja täiendamist; 7. annab audiovisuaalsete dokumentide osas arvamuse järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude ja säilitustähtaegade kohta enne nende kehtestamist; 8. juhendab järelevalvealuseid asutusi ja isikuid asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas ning "Arhiiviseaduse" ja "Arhiivieeskirja" rakendamisel; 9. väljastab arhiiviteatisi, koopiaid ja väljavõtteid; 7 10. korraldab arhivaalide kasutamist, sealhulgas arhivaalide ja nendes sisalduva informatsiooni avaldamist ning arhivaalide reprodutseerimist; 11. levitab arhiivindusalast teavet ja teadmisi ning korraldab konverentse, seminare ja muid arhiivindusalaseid üritusi; 12
sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul võib lähtuda arhiivieeskirjas ja digitaalarhiivinduse strateegias 2005-2010 toodud vormingutest Pikema säilitustähtajaga digitaaldokumendid soovitatakse säilitada CD-Ril mõnes arhiivivormingus (vaata arhiivieeskirja §70) vastavalt dokumendi tüübile. CD-Re võib asutuses hoida samas arhiiviruumis, kus hoitakse ka paberalusel dokumente. On oluline, et pärast salvestamist ja kontrollimist viiakse andmekandja kohe säilitusruumi. Kui on ette näha, et andmekandjale salvestatud info leiab kasutamist, siis tuleb teha kasutuskoopia. Kasutuskoopiat ja arhiivikoopiat ei tohi segi ajada. Kasutatud materjal: · http://et.wikipedia.org/wiki/Arhivaal · http://et.wikipedia.org/wiki/Arhiivihaldus
omavalitsuste asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamiskordade kohta enne nende kehtestamist, muutmist ja täiendamist; 7. annab audiovisuaalsete dokumentide osas arvamuse järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude ja säilitustähtaegade kohta enne nende kehtestamist; 8. juhendab järelevalvealuseid asutusi ja isikuid asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas ning Arhiiviseaduse ja Arhiivieeskirja rakendamisel. Näiteks nende kodulehel on väga hea rubriik ,,Nõuanded" antakse näiteks soovitusi fotokoguga tegelemisel, kuidas ja milliste formaatidega fotosid ning heli- ja videofaile säilitada jms; 9. väljastab arhiiviteatisi, koopiaid ja väljavõtteid; 10. korraldab arhivaalide kasutamist, sealhulgas arhivaalide ja nendes sisalduva informatsiooni avaldamist ning arhivaalide reprodutseerimist; 11
dokumendihalduse alused. (3) Rahvusarhiiv nõustab ja toetab avalikku ülesannet täitvat asutust ning isikut dokumentide ja arhivaalide haldamisel. (4) Rahvusarhiiv võib avalikku ülesannet täitvale asutusele ja isikule anda käesoleva seaduse ja selle alusel kehtestatud õigusaktide täitmiseks juhiseid dokumentide ja arhivaalide haldamiseks. (5) Rahvusarhiiv kontrollib arhivaalide haldamist ning arhiivieeskirja, Rahvusarhiivi juhiste ja oma ülesannete raames dokumendihalduse üldnõuete täitmist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku poolt ning teeb puuduse kõrvaldamiseks ettepanekuid. Kui puudust ei kõrvaldata, annab Rahvusarhiiv avalikku ülesannet täitvale asutusele või isikule puuduse kõrvaldamiseks korralduse, mille täitmine on kohustuslik. § 7. Dokumentide hindamine (1) Rahvusarhiiv selgitab välja avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku, kelle tegevuse käigus
Arhiivihaldus 1. Säilitustähtaja jaotus ja säilitustähtajad õigusaktides Lühiajaline kuni 10 aastat, pikaajaline kuni 50 aastat ja alatine Raamatupidamise dok- 7a alates majandusaasta lõpust Maksekohustuslase arved- 7a väljastamine/saamise päevast Töölepingud- 10a Riskianalüüsi tulemused- 55a Tööõnnetused- 55a Lõppenud juriidilise isiku dokumendid- 10a 2. Millised asutused lähtuvad oma tegevuses arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuetest, kellele kehtivad dokumendihalduse standardid Riigi asutused ja kohalikud omavalitused, avalik-õiguslik juriidilised isikud, eraõiguslikud organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja
ehitusettevõtja, kes need korrastatult (köidetult) edastab ehituse omanikule e tellijale. Kuna ehitise likvideerimise ja lammutamiseni vastutavad ehitusprojekti ja ehitusaegse dokumentatsiooni säilitamise eest kohalik omavalitsus ja ehitise omanik. Projekti säritab projekteerija oma arhiivis. Pärast ehitise likvideerimist annab kohalik omavalitsus ehitusprojekti alaliseks säilitamiseks avalikku arhiivi. Üleandmiseks peavad arhivaalid olema arhiivieeskirja nõuete kohaselt ette valmistatud ja kirjeldatud. Asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud peavad olema järjepidevad. Asjaajamises tekkinud kord on aluseks edasisele korrastamisele. Dokumentide loeteluga loodud arhivaalide struktuur ja tähistus on tulevasele arhiivile põhialuseks säilikud nummerdatakse sarjapõhiselt. ARHIVAALIDE ÜLEAANDMISEKS ETTEVALMISTAMISE PROTSEDUUR 1.Organisatsioon pöördub
Dokumentide ja arhivaalide haldamine enne Rahvusarhiivile üleandmist Dokumentide hindamine Arhivaalide üleandmine Arhivaalide säilitamine ja kaitse Juurdepääs arhivaalile ja arhivaali kasutamine Dokumendi ja arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine Dokumendi ja arhivaali ebaseaduslik hävitamine Arhiivinduse koordineerimine: Rahvusarhiiv ja riigiarhivaar Arhiivinõukogu Kohaliku omavalitsuse arhiiv Kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendikogu Arhiivieeskirja kehtestamine Arhiivieeskiri 01.01.2012 Reguleerimisala: reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile; arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted:
võimalustest kas vertikaalselt pappkaantesse kinnitatult või horisontaalselt (pappkaantesse kinnitatult või ümbrisesse paigutatult) arhiivikarbis. Säilikute hulk karbis peab olema nende edasise kasutamise hõlbustamiseks optimaalne, st karpi jäetakse kuni 2 cm ulatuses vaba ruumi. Riiulile paigutatakse kuni 3 karpi horisontaalselt üksteise peale. Arhivaalide loetelu Asjaajamisest väljunud arhivaalide kohta koostatakse ja vormistatakse arhivaalide loetelu vastavalt arhiivieeskirja lisas 2 esitatud vormile. Asutuses hoitakse arhivaale olemi kindlakstegemiseks ja juurdepääsu tagamiseks vastavuses arhivaalide loeteluga kuni nende hävitamiseni või alalisele säilitamisele üleandmiseni. Arhivaalide loetelus märgitakse vähemalt järgmised andmed: - asutuse nimi; - struktuuriüksuse nimi ja tähis; - funktsiooni nimetus ja tähis; - sarja nimetus ja tähis; - säilitustähtaeg; - toimiku või muu üksuse järjekorranumber ja pealkiri;
sõlmivad omavahel laenulepingu. Eraisikule laenamine käib täpselt samamoodi nagu teavikutega. Samamoodi tuleb näituseks ja välja laenutamiseks laenutatud esemed tagastada kui need laenutati. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003) 9 Keskkonnatingimuste seire Üleüldised nõuded arhiivihoidlate keskkonnatingimuste jaoks on sätestatud riikliku arhiivieeskirja üheksandas peatükis paragraafis 28, mis kohustab tagama aastaringselt nõuetele vastavad ja stabiilsed keskkonnatingimused. Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega. Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Hoidla põranda kandevõime peab vastama hoidla sisustuse ja arhivaalide kaalule ja paigutusele hoidlas. Hoidla peab vastama tuleohutusnõuetele (Arhiivieeskiri, 2011).
järgivad arhiveerimisel päritoluprintsiipi; täidavad arhivaalide säilitusnõudeid; tagavad juurdepääsu arhivaalidele; võimaldavad avaliku arhiivi esindajale arhiivijärelevalve teostamisel tutvuda arhi- vaalide olemasolu ja säilitustingimustega; määravad kindlaks arhivaalide alalhoidmise, korrastamise ja arhiivi üleandmise eest vastutavad isikud või ametikohad (arhiivieeskirja p 6). Arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasu tamise, sealhulgas digitaalarhivaalide vormingu, dokumenteerimise, andmekandja, selle pakendamise ning tähistamise nõuete täitmiseks annab rahvusarhiiv soovitus- likke juhiseid riigi- ja kohaliku omavalitsuse organitele ja asutustele, avalik-õigusli- kele juriidilistele isikutele ning seaduse või selle alusel avalikke ülesandeid täitvatele
tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus.
23 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 118 24 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 124 25 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 133 Eesti arhiividest ja estica välismaa arhiivides Eesti arhiivinduse juured ulatuvad 13. sajandisse kui Tallinnas hakkas kujunema raearhiiv. Riiklik arhiivide süsteem rajati esimesel iseseisvusajal. 1996-1998 loodi Eesti arhiivisüsteemi õiguslikud alused ja 25. märtsil 1998. aastal võttis Riigikogu vastu arhiiviseaduse. Samal aastal kinnitas valitsus oma määrusega arhiivieeskirja. Arhiiviseaduse arhiivijärelvalve osa jõustus 1. Juunil 1999.26 Tänapäeva arhiivikorralduse alusmõte on provenientsiprintsiip (päritolupõhimõte), mille kohaselt ühe asutuse või isiku dokumendid moodustavad terviku, mida ei tohi arhiveerimisel lõhkuda. Asutuste dokumentide riiklik arhiivi andmine on alati olnud allutatud mingile korrale, kuid avaliku ja erasektori puhul hakkab silma suur ebaühtlus ja stiihia. Eriti vähe on jõudnud
digitaaldokumentide kohta, erinevad on tehnilised võimalused ja vajadused nende realiseerimisel. Kui asutuse dokumendihaldus on korraldatud õigusaktide ja asjaajamise hea tava alusel, tuleb enne arhiivi üleandmist: · taotleda avalikult arhiivilt arhivaalide hindamist või veenduda hindamisotsuse olemasolus; · koostada arhiiviskeem lähtudes tegelikult ladestunud ja arhiiviväärtuslikeks hinnatud sarjadest; · korrastada ja kirjeldada arhiiv arhiivieeskirja nõuetele vastavalt; · koondada arhiivimoodustaja ning arhiivi ja tema koostisosade kirjeldused arhiivinimistusse. Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema
...................................................................................... 88 Magistritöö koostamisel tehtud ankeetküsitlus....................................................... 88 7 MÕISTED Magistritöös kasutatavad mõisted pärinevad hädaolukorraks valmisoleku seadusest, arhiiviseadusest, avaliku teabe seadust, Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusest nr 308 "Arhiivieeskirja kinnitamine", Vabariigi Valitsuse 20. detsembri 2007. a määrusest nr 252 "Infosüsteemide turvameetmete süsteem" ning Rahvusarhiivi juhisest "Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus", Siseministeeriumi poolt väljatöötatud "Ministeeriumi valitsemisala hädaolukordade riskianalüüsi ajakava ja metoodika 2007". Õigusaktide ja standardite vahel esineb vastuolusid. Selletõttu on lähtutud töös mõistete valikul just õigusaktidest ja juhenditest
annaabi.ee 
