Saatmine postiteel võtab kaua aega
Säilib hästi ja kaua. E-dokunedi puhul tarkvara uuendamine ja muutmine seab
piirangui või peab uuendama
Võtab palju ruumi
Dokumendiliigid
Ametikiri on dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse
posti, e-posti või aksi teel
Ametikirjad on näiteks
Tellimiskiri
Volikiri
Garantiikiri
Avaldus
Memo jne
Dokumendi elukäik
Toimingud alates loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist
(hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni)
Tegevused dokumendi elukäigu juures
Planeerimine – eelneb loomisele – jah dokumenti tuleb hallata kogu elukäigu
jooksul
Loomine ja saamine – Kaua peab säilitama -
loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed. Dokumendi elukäik kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või saamisest selle hävitamise või arhiiviasutusse andmiseni ning b) dokumendihalduse toiminguid selle aja kestel. Dokumendivahetuskeskus (DVK) on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele keskne komponent (infosüsteem), mille ülesandeks on hajutatult paiknevate EDHS-ide liidestamine X-tee vahendusel. Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja rekvisiitidega dokumentide rühm Dokumendi elukäik - on dokumendiga tehtavad toimingud alates selle loomisest kuni hävitamiseni või arhiiviasutusse üle andmiseni. Dokumendi vorming määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi omadused: Audentsus audentne on dokument, mille puhul saab kindlaks teha, et dokument on just see, mis ta on mõeldud olema Dokumentide loojaks või saajaks on isik, kes pidi selle looma või saama
hävitamise vastavalt nõu 5) korraldab arhiiviasutu esindaja juhendamisel dokumentide üleandmise arhiiviasutusse B.2.5. 1) organisatsiooni oskab suhelda Algatusvõime 1) koostab vormiliselt ja Sisekommunikat kultuuri alused; klientidega ning avatus grammatiliselt korrektsei sioon 2) suhtekorralduse kaastöötajatega, empaatilisus kirjalikke teateid alused. meeskonnatöö kehtestavus 2) edastab kirjalikke teate
Juurdepääsu ja arhivaalide kasutamise kord kehtestatakse tippjuhi õigusaktiga, kus määratakse kindlaks, · Kellel on juurdepääs arhivaalidele · Juurdepääsupiirangud · Arhiivi eest vastutav isik · Arhivaalide kasutamise kord (nõuded teatiste vormistamise, arhivaalide väljaandmise kohta). ARHIVAALIDE ERALDAMINE Arhivaalid eraldatakse · Üleandmiseks alatiseks säilitamiseks arhiiviasutusse (avalikku või eraarhiivi) · Hävitamiseks. AVALIKE ARHIVAALIDE ERALDAMINE ARHIIVIASUTUSSE ÜLEANDMISEKS Avalikud arhiivid koguvad arhivaale eesmärgiga · Dokumenteerida ühiskonda ja selle arengut · Dokumenteerida arhiivimoodustajate tegevuse olulisi külgi · Võimaldada ühiskonnaelu teaduslikku uurimist. Arhivaalide üleandmise tulemusena vabanevad organisatsioonid arhivaalide hoidmise ja neile juurdepääsu tagamisega seotud kulutustest ja vastutusest.
· reklaamväljaanded ja trükised; · rämpspost. 10. Nimeta olulisemad asutusesised asjaajamise korraldamist reguleerivad normdokumendid. Kirjelda lühidalt iga dokumendi olulisust (teie arvates) ja eesmärki. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile asutuse töötajatele täitmiseks kohustuslikud dokumentide haldamise alusdokumendid: · asjaajamiskord esitab nõuded asutuse dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, samuti kasutajate ülesandeid dokumentide haldamisel. Asjaajamiskord peab kirjeldama kõiki toiminguid dokumentidega kogu nende elukäigu jooksul, sh koostajate ja kasutajate ülesandeid, õigusi ja kohustusi. · Dokumentide loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi (enamasti funktsioonipõhine, sest struktuuripõhine liigitus on ebapüsiv), säilitamise tähtajad ja juurdepääsutingimused.
Rahvusarhiivis. Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendivorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeriud, st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi elukäik- Dokumendi elukäigu mõiste. Kolme tsükli iseloomustus. Dokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni). Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised tsüklid: Aktiivse Väheaktiivse Mitteaktiivse 1) Aktiivse elutsükli ajal on dokumendid töötajate käes, tööruumides. Toimingud: Loomine/saamine (asjajamiskord) Registreerimine (dokumendiregister) Menetlemine (asjaajamiskord)
Muud Ministri määrused Ministeeriumi käskkirjad Standardid EVS-ISO 15489-1:2004 üldnõuded EVS-ISO 15489-2:2004 juhised Muud juhendmaterjalid Rahvusarhiivi juhised Riigikantselei juhendmaterjalid Organisatsiooni dokumendisüsteemi loomine: süsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine asjaajamiskord – esitab nõuded orgi-i dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, kasutajate ülesanded dokumentide haldamisel dokumentide loetelu – kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtajad. Dokumendid toimikutes vastavalt loetelule. Kontroll dok. elukäigu üle. tööprotsessi kirjeldused – koostatakse vajadusel olulisemate, sagedamini korduvate tegevusprotsesside korraldamise sätestamiseks. Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Asjaajamiskord: organisatsioonisisene dokument, mis reguleerib konkreetses organisatsioonis
põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt 5. Dokumendisüsteem Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul) 6. Dokumendiliik Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente Käsikiri, leping, käskkiri, volitus 7. Dokumendi elukaar (e. -käik) Toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni 8. Infohaldus Valdkond, mis tegeleb informatsiooni kui organisatsioonilise ressursi analüüsiga. See haarab igasuguste andmete ja informatsiooni definitsioone, kasutusviise, väärtust ja levitamist organisatsioonis sõltumata sellest, kas seejuures kasutatakse arvuteid või mitte 9. Andmed kogumist, töötlemist, säilitamist ja edastamist võimaldavad märgid või nende kogumid, millel puudub iseseisev tähendus väljaspool konteksti
üleandmine teisele organisatsioonile, millele ümberstruktureerimise, müügi või erastamise tulemusena on üle läinud vastutus, organisatsiooni tegevuse eest; üleandmine hoiukohta, mida haldab sõltumatu teenusepakkuja, kellega organisatsioonil on lepingulised suhted; haldamise eest vastutuse üleandmine teisele asutusele, kuigi füüsiline hoid jääb dokumendi loonud organisatsioonile; üleviimine organisatsiooni arhiivi; üleandmine arhiiviasutusse. Eraldamine hävitamiseks Dokumentide füüsilise hävitamise põhimõtted: hävitamise jaoks peab alati olemas olema volitus; eelseisvat või käimasolevat kohtuprotsessi või uurimist puudutavaid dokumente ei ole lubatud hävitada; dokumentide hävitamine tuleb läbi viia nii, et säilib nendes sisalduva informatsiooni konfidentsiaalsus; hävitada tuleb kõik hävitamisele määratud dokumentide koopiad, sh turva-, säilitus- ja tagatiskoopiad. Pikaajaline säilitamine
Infosüsteem, millega hõlmatakse, hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. DS peab tagama, et haldamine toimub süstemaatiliselt ja toimingud on tuvastatavad. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. (amphora, postipoiss, delta, webdesktop) DOKUMENDI ELUKÄIK- toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni. DOKUMENDIHALDUR- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. DOKUMENDIHALDURI KUTSESTANDARD- dokument, mis kirjeldab kutsetegevust ning vastaval kutsel tegutsemiseks vajalikku kompetentsust ehk töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit. Selles on sätestatud dok. haldurile esitatavad nõuded. DOK.HALDUSEGA SEOTUD DISTSIPLIINID
korraldamiseks Terminid ja määratlused asutus juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saa (arhiivimoodustaja) dakse dokumente, mis moodustavad arhiivi dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni dokumendi väärtus dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühis konna toimimise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamiseks dokumendihaldus 1) halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaati
Arhiivi haldamise käigus: liigitatakse dokumendid lähtuvalt arhiivimoodustaja funktsioonidest, tegevustest ja / või struktuurist; hinnatakse dokumentide väärtust, kehtestatakse nende säilitustähtaeg ja kindlustatakse dokumentide nõuetekohane säilimine neile määratud tähtaja jooksul; dokumendid kirjeldatakse; tagatakse juurdepääs dokumentidele; eraldatakse dokumendid hävitamiseks või arhiiviasutusse üleandmiseks. Dokumendihalduse ja arhiivihalduse protsessid: Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine. Saamine - Dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse, Liigitatakse ja hõlmatakse süsteemi, registreeritakse antakse metaandmed, määratakse säilitustähtaeg. Hoidmine ja kasutamine - arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine,
Asutuse dokumendiregister digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Digitaalne dokument dokument, mida saab arvuti abil kasutada, edastada ja töödelda. Dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni. Dokumendihaldus üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad 8 toimingud. Dokumendisüsteem asutuse dokumentide ja arhiivi haldamise süsteem, mille koostisosadeks on dokumendid, dokumendihalduse toimingud, tehnoloogia ning töötajad. Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud
annaabi.ee 
