AS Roosike Hr Tiit Talunik AS Jänes Kupu 19 16.04.2012 nr 1-3/35 12346 Tallinn Toodete testimine Lugupeetud härra Talunik AS Roosike ootab Teid 16. juunil 2012. a kell 12.00 uute toodete testimisele. Osavõtust palume teatada e-posti teel. Austusega Pille Roosike Direktor Ülle Kanarbik [email protected] Kirbu tn 13 Telefon 656 526 Arvelduskonto 2364549546 104566 Tallinn Faks 656 526 Swedbank Registrikood 216465654 E-post: [email protected] www.roosike.ee
AS Puu ÄRISALADUS Hr Toomas Kurk AS Koosolek Pärnu mnt 8 01.2016 nr 3-12/ 12345 Pärnu Koolituspäeva läbiviimine Austatud härra Kurk Seoses koolitusega soovime üürida ruume koolituspäeva läbiviimiseks 15-17. juunil 2008. aastal.Soovime infot tingimuste ja hinna kohta. Lugupidamisega Allkiri Mati Mänd direktor Jaanika Kask 599 1133 [email protected] Kase 5 Telefon:552 1234 Arveldukonto 221031239457 SEB 12345 Pärnu Faks 552 1234 E-posT: www.puu.ee Kase 5 Telefon:552 1234 Arveldukonto 221031239457 SEB 12345 Pärnu Faks 552 1234 E-posT: www.puu.ee
AS KOOLIMAJA Hr Tarmo Komm AS Korstnad Punane 14a Meie 13.10.2010 nr 1-8/ 222 12346 TALLINN Korstnate puhastus Lugupeetud härra Komm Soovime Teie firmalt hinnapakkumist korstnate puhastamiseks Tallinna Sipsiku lasteaed- algkoolile. Korstnate puhastus peaks toimuma ajavahemikus 25 31 oktoober 2010. Palun teavitada, kas ja millal saate töödega pihta hakata. Lugupidamisega M.Juurikas Maali Juurikas Direktor Roheline 25a Telefon 666 6666 Arvelduskonto 12345 TALLINN E-post [email protected] 101010000 Registrikood 12345678
1,2 cm 3 cm 1,5 cm LOGO asutuse nimi * * * adressaat asutus aadress meie; kuupäev; kausta nr/koopiad teie ................................................ * * pealkiri * (*) sisu (algatuskiri) - sooviavaldus - arvamuse küsimine - vastuse ootamine * * allkiri nimi amet * * koostaja nimi telefon * * Lisad: ........................ * * (*) aadress meiliaadress reg.kood asutuse nimi telefon (otsene) indeks, linn telefon (üld) (koduleht)
ASJAAJAMINE JA DOKUMENDIHALDUS 1. Teema iseseisva töö kirjeldus ja kontroll Valdkonna õigusaktidega tutvumine (Avaliku teabe seadus, märgukirja jne. seadus, isikuandmete kaitse seadus, teenuste korraldamise ja teabehalduse alused)- 2 tundi. Vormistab õpimapi jaoks algatuskirja, vastuskirja, e-kirja 3 tundi 2. Teema hinde kujunemine: Hinnatakse mitteeristavalt. Hindamise eelduseks on aruteludes osalemine. Mooduli hinne kujuneb õpimapi esitamisest. Õpimapp sisaldab süstematiseeritud endakoostatud dokumente (vabalt valitud teemal näiteks algatuskiri ( tellimuskiri) ja sellele vastuskiri, e- kiri praktikale kandideerimiseks, millega saadad manusena CV, motivatsioonikirja (NB! CV, motivatsioonikirja ei ole vaja
Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse mitu dokumenti, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmiselt: KINNITATUD juhatuse esimehe 08. juuni 2005. a käskkirjaga nr 32 Lisa 2 Registreerimine, st lahendustulemuse märkimine dokumendiregistrisse Dokument registreeritakse peale allkirjastamist ja kuupäeva märkimist. Paberalusel vastuskirja registreerimine tähendab, et · dokumendiregistris tehakse täitmismärge algatuskirja registrikandesse; Vastuskiri saab algatuskirja registrinumbri, sest kirjade registreerimine peab olema algatusdokumendijärgne. Kui küsimuse saab lahendada operatiivselt, st, et asja lahendamine ei nõua millegi tõestamiseks või tuvastamiseks eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja märke dokumendiregistrisse asja lahendamise kohta (kuidas, millal, kes asja lahendas) ja täitmismärke paberdokumendile (algatuskirjale). Täitmise kontrollimine;
6. Nimeta ja selgita lahti kirja loogilised osad. Sissejuhatus peab olema köitev ehk äratama huvi, probleem peab olema veenev, usutav, kokkuvõte peab olema konkreetne. 7.Nimeta ametikirja liigid. Kuidas jaguneb algatuskiri ? Algatus- ja vastuskiri. Algatuskiri jaguneb : vastust nõudvad kirja ja vastust mittenõudvad kirjad. 8. Too näiteid mõlema liigi kohta. 9.Millisel eesmärgil koostatakse algatuskiri ? Algatuskirja eesmärk on saada infot või kinnitust, esitada palvet või päringut jms 10. Kuidas tunneme ära vastuskirja ? 11. Millised on kirjale vastamise tähtajad ? Seadusest tulenevalt vastatakse teabenõuetele 5 tööpäeva ning märgu- ja selgituskirjadele hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul. Ülejäänud kirjaliikidele 2-5 tööpäeva jooksul. E-kirjadele 24 tunni jooksul. 12. Kes võivad kirjutada kirjale alla ? Millises dokumendis on fikseeritud allkirjastamise vorm ?
punktises kirjas; Times New Roman kirjastiilis. Adressaat trükitakse 5,5 plangi ülaservast. Ametikirja pealkiri trükitakse alati. Ametikirja elementide vahekauguseks on neli tühja rida, kaks tühja rida. Ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris. Ametikirja lisadele viidatakse allkirjast allpool. Kirja koostaja andmed trükitakse siis, kui koostaja ja allkirjastaja on erinevad isikud. Koostaja kohta trükitakse ees-ja perekonnanimi nig telefoninr. Viide algatuskirja kuupäevale ja numbrile vastuskirjas asub alati viite väljal. Mis on vastuskirjale iseloomulik element ja tema vajalikkus? Seosviide, ehk Teie; dokumentide registrite pidamisele vajalik, et siduda omavahel algatuskiri ja vastuskiri. Kaaskirjale iseloomulik element ja miks vajalik? märge lisa kohta; vajalik dok. registri pidajale. Millal on vajalik kirju fikseerida? siis kui asjaajamiskorras on see nõue ettenähtud. Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahen
koostaja on erinevad isikud. Kirjal võib olla mitu koostajat. Koostajat ei pea märkima, kui kirja kavandi ettevalmistanud isiku kontaktandmed on olemas kirja tekstis. Koostaja andmed esitatakse järjekorras: Ees- ja perekonnanimi, telefoninumber, e-posti aadress. SEOSVIIT - On sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Lugupidamise ilmutamiseks adressaadi suhtes tuleb vastuskirjas alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale. Element vormistatakse järjekorras: Teie, saabunud dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit. Näide: Teie 23.03.2008 nr 3-4/999 Asukoht: viiteväljal, adressaadi esimese reaga samal kõrgusel ja 9,5 cm kaugusel plangi vasaku st veerisest peale sõna Teie.
andmekandja viiruse kontroll. Andmekandja tähistatakse kleebisega, kuhu märgitakse kontrolli tulemus, kuupäev, kontrollija nimi. Kleebisele märgitakse dokumendi number, millega koos andmekandja saabus. Saabuvate dokumentide ringluse protseduur. Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks on otstarbekas organisatsiooni asjaajamiskorras sätestada dokumendiringluse skeemid ja protseduurid. Järgnevas protseduuris vaadeldakse saabunud algatuskirja liikumist ja lahendamist. Põhimõtteliselt on võimalik kirja lahendada kas -vastuskirja koostamisega või -vastuskirja koostamata operatiivselt, s.t telefoni või isikliku kontakti teel. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorras: Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisele loodud ja saadud dokumendid. Dokumendid kuuluvad registreerimisele sellepärast, et
*vastutus dokumendihalduse toimingus *rolli ja gruppide ligipääsu piiramine 46.Dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada: *isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati *või muud ,,digitaalallkirja seaduse ,, nõuetele vastavat sertifikaati : ID, programm 47.DOKUMENDI KOHUSTUSLIKUD ELEMENDID: *AUTOR *KUUPÄEV *TEKST *ALLKIRJASTAJA 48.Millal ja miks vormistatakse seosviit? *saabunud dokumendi kuupäev- vastuskirja puhul saabunud algatuskirja kuupäev *Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes sarjas peetava kirjavahetuse haldamist. 49.Kuhu seosviit vormistatakse? viidaväljale 50.Ametikirja pealkiri vormistatakse ALATI 51.E-kirjas tuleb viidata kirja manusele lisamärkes pärast lõputervitust. 52.E-kirja andmetes trükitakse allkirjastaja ees-ja perekonna nimi, organisatsiooni nimetus, ametinimetus, telefoni ja faksinumbrid, e-postiaadress (visiitkaardi andmed) 53.Digitaaldokument edastatakse adressaadile
mõeldud olema. Algatuskiri: kiri, millega algatatakse asi (esimene kiri antud küsimuses). Asi: lahendamisel olev küsimus, mille kohta peetakse kirjavahetust. E-kiri: adresseeritud dokument, mis on vormistatud e-kirja esitusvormile. E-post: kirjavahetus arvutivõrgus. Esitusvorm: kirja vaade arvutiekraanil või paberkandjal. Kiri: adresseeritud dokument, mis on vormistatud kirja esitusvormile. Manus: e-kirja lisana saadetav fail. Vastuskiri: kiri, mis saadetakse algatuskirja autorile vastusena. Väli: esitusvormil määratud ala, mida kasutatakse kindla elementide rühma esitamiseks. Usaldatavus: dokumendis esitatud sündmused ja faktid olid täpselt sellised nagu nad dokumendis on esitatud. Autor tegutses oma pädevus piires. Autor järgis kehtivaid asjaajamise ning dokumentide haldamise reegleid. Dokument sisaldab kõiki tavapäraseid vormielemente. Autentsus: tagatakse erinevate võtetega(allkirjaga, pitsatiga), korraliku
6) Ära kunagi saada e-postiga kaastundeavaldusi või vallandamisotsuseid; 7) Ära koosta kirja, kui oled vihane; 8) Saada viisakas vastus, kui sind kritiseeriti; 9) Salvesta ja registreeri e-kirjad, mida tulevikus oma töös vajad; 10) Kustuta teated, mis pole vajalikud ega nõua vastamist. VÄLJASAADETAVATE DOKUMENTIDE RINGLUS 1. Väljasaadetavate dokumentide ringlus on protseduur, milles käsitletakse väljasaadetava algatuskirja liikumist ja lahendamist. 2. Väljasaadetavate dokumentide ringluse etapid: 1) kavandi koostamine ja vormistamine; 2) viseerimine; 3) allakirjutamine; 4) registreerimine; 5) ärakirja paigutamine dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse; 6) väljasaatmine. 3. Koostamise/vormistamise etapid: 1) Dokumendikavandi koostamine ja trükkimine arvutil; 2) Dokumendi viseerimine või kooskõlastamine;
? Dokumendi autor (kirjasuurusega 1224) ? Formaadil A5 vormistatakse kontaktandmed kirjapeaväljale. · Adressaadivälja ülemine piir on 4,2 cm kaugusel plangi ülaservast. I rida sellel väljal trükitakse vasakus veerus 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast. · Viidaväljale trükitakse: ? Seosviit, mille asukoht on 5,5 cm plangi ülaservast ja 9,5 cm kaugusel vasakust veerujoonest. Rea ette trükitakse sõna 'Teie'. Täidetakse ainult siis, kui koostatakse vastukirja, trükitakse algatuskirja kuupäev ja viit. ? Kuupäev ja viit, mille asukoht on paremas veerus, kõrvuti adressaadivälja reaga. Rea ette trükitakse sõna 'Meie'. Sellele reale trükitakse kirja kuupäev ja viit. · Tekstiväli asub lehe keskel. Trükitakse plokkstiilis ehk taandridu ei jäeta, enne uut mõtet on tühi rida. · Kontaktandmete välja ülemine piir on 2,6 cm ja alumine 1,2 cm alumisest servast. Andmed trükitakse plokkidena, kasutajasõbralik. Üldplank
leida, sest ühesuguse pealkirjaga dokumente on sadu. Leitavad on sellised dokumendid vaid täistekstotsinguga andmebaasides. Riigikantseleis ette valmistatud Reglemendi muudatuste eelnõusse on sisse kirjutatud, et asjaajamise hõlbustamiseks võib valitsuskomisjonile komisjoni moodustamise korralduse eelnõus anda lühikese nime. Praktikas on see muudatus juba kasutamist leidnud. Viide Vastuskirjadel tuleb tekstist eraldi kindlal väljal näidata algatuskirja kuupäev ja indeks. Selle puudumine põhjustab kirja saajale asjatut tööjõu- ja ajakulu. Kirja saaja võib selle valesti registreerida, kiri võib selle tagajärjel asjaga tegeleva ametnikuni jõuda pärast pikki eksirännakuid. Kirjade adresseerimine Vigu tehakse mitmetele adressaadile saadetavate kirjade adresseerimisel, kuid autor tahaks siinkohal juhtida tähelepanu Aluste punktile 34, kus see probleem on arvukate näidete varal piisava põhjalikkusega lahti kirjutatud. Mitme adressaadi
Registreerimisel saab Mida adressaat tahab kuulda ALGATUSKIRI dokumendiregistrist järgmise vaba numbri. Mida teadis adressaat enne sellest küsimusest VASTUSKIRJA ja muude küsimuse lahendamise käigus Millist adressaadi reageeringut ootan ise koostatud kirjade registreerimine tähendab täitmismärke tegemist algatuskirja registreerimisnumbri all täitmismärke Teksti elemendid lahtris sissejuhatus (koostamise põhjus, eesmärk, eellugu), köitev. Koostaja paigutab/salvestab lahendatud kirjad ettenähtud sarja probleemi esitus, tõestus (faktid, motiivid, selgitused, toimikusse põhjendused), veenev.
ametikirjadele, kui allkirjastaja ja koostaja on errinevad isikud. Kirjal võib olla mitu koostajat. Koostaja andmed esitatakse järjekorras: ees-ja perekonnanimi, telefoninumber, e-posti aadress. Asukoht: alatikontaktandmete välja kohal vasakul. 13. Seosviit- on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviida eesmärgiks on hõlustada ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Vormistatakse järjekorras: selgitav sõna Teie, saabunud dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit. Asukoht:viiteväljal, adressadi esimese reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest peale sõna Teie. 14. Kuupäev- on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aksepteerinud. Allkirjastatvatel kirjadel on kuupäevaks allkirja andmise
9. Alati lisatakse kirjale kuupäev ja registreerimisnumber. 10. Küsimustele antakse konkreetsed vastused nende esitamise järjekorras. 44 11. Eitav vastus kirjutatakse positiivselt ning põhjendatult. Kirja alguses tuuakse välja äraütlemise põhjused, konkreetne ja selge äraütlemine viiakse kirja lõppu. 12. Juhul, kui algatuskiri oli mitmeti mõistetav, siis alustatakse vastuskirja algatuskirja refereerimisega ehk siis sõnastatakse ümber algatuskirja mõte nii, nagu sellest aru saadi. 13. Ametkirja tekst peab olema: lühike täpne ja selge keeleliselt ja juriidiliselt õigesti sõnastatud loogiliselt üles ehitatud 14. Kiri peaks koosnema järgmistest osadest: Sissejuhatus tuuakse välja kirja kirjutamise põhjus, eesmärk, varasema kirjavahetuse või suuliste lepete olemasolul viited kokkulepetele.
Koostaja andmete esitamisel alguses esitatakse ees- ja perekonnanimi, siis telefoninumber ja e-posti aadress. Kui kirja kavandi ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, võib iga koostaja andmeid täiendada pannes perekonnanime järele sulgudesse tema poolt ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõna. seosviit on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes ajas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Lugupidamise ilmutamiseks adressaadi suhtes tuleb vastuskirjas alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevala ja viidale. Antud elemendi vormistamisel esikohale pannakse selgitav sõna Teie, siis saabunud dokumendi kuupäev ja viit (näiteks, Teie 10.09.2008 nr 1-2/3). kuupäev on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud
annaabi.ee 
