1. Ettevõtte õigusaktid dokumendihalduse kohta * asjaajamiskord ja *dokumentide loetelu 2. Mida saad teada asjaajamiskorrast? Saab teada kõik toimingud ja tegevused dokumentidega 3. Milleks on vajalik dokumentide loetelu ? Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida?
8. kaastöötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes, 9. posti vastuvõtmine ja väljasaatmine (faks, e-post, tavapost), 10.lähetustega seonduv asjaajamine, 11.ettevõtte juhi jooksvate korralduste täitmine, Kati oli tööülesannete täitmisel väga täpne ja kohusetundlik ja operatiivselt tegutsev. Kati on samuti väga abivalmis kolleeg, alati leidis aega kaastöötajate aitamiseks ning juhendamiseks. Kati omab vajalikke teadmisi asjaajamiskorrast ja personalitööd reguleerivatest õigusaktidest. Vajalikke teadmisi on Kati saanud Mainori Kõrgkoolist, kus ta õpib kolmandal kursusel personalijuhtimist. OÜ Storol Tel : 44 79 179 Reg nr. 100133414 Lihula mnt.4 Fax: 44 79 179 KMRK: EE1001589 80037 Audru [email protected] Eesti [Type text] Kati õppimine kõrgkoolis on väga palju kaasa aidanud ettevõtte arengule.
teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuste, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu ainult asutusesiseseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest. 6. ÕIGUSED 6.1. Saada ametiasutustelt andmeid ja teavet, mis on vajalikud tööülesannete täitmiseks; 6.2. Teha ettepanekuid töö paremaks organiseerimiseks; 6.3. Osaleda mitmesugustel enesetäiendamise kursustel ja teabepäevadel; 6.4. Nõuda Büroo asjaajamiskorrast kinnipidamist; 6.5. Nõuda täitmiseks edasi antud dokumentide õigeaegset täitmist; 6.6. saada juurdepääs Postipoisile 7. TÖÖVAHENDID Mobiiltelefon Arvuti Tahvelarvuti 8. NÕUETEPROFIIL 8.1. keskharidus ja sellele lisanduv ametialane ettevalmistus; 8.2. hea suhtlemisoskus; 8.3. eesti keele oskus C1 tasemel, vene keele oskus vestlus tasandil; 8.4. koostöövalmidus, positiivne ellusuhtumine, ausus, korrektsus, väärikas ja sõbralik käitumine; 8.5
millel pole Euroopa jaoks olnud kunagi nii suurt tähtsust kui ajavahemikus 1840 1914. Tänu mandritevahelisele rändele oli rändebilanss negatiivne. Valdavalt üle ookeani, esijoones Ameerikasse suundunud ränne on ka suhteliselt hästi registreeritud, kuna Euroopa-sisene ränne, mis suurte riikide puhul jäi suuresti riigi piiresse, on raskesti jälgitav. Kui palju inimesi vahetas sisemaise rändega kas alaliselt või ajutiselt oma elukohta, on üsna raske ja olenevalt riigisisesest asjaajamiskorrast ja allikate säilimisest kohati ka võimatu kindlaks teha. Ränne muudab rahvaarvu Et teada saada rahvaarvu tegelikku muutumist riigis või linnas, on vaja lisaks loomulikule iibele arvestada ka rännet. Kui mingisse piirkonda rändab sisse rohkem inimesi, kui lahkub, siis on se4al rändesaldo positiivne. Kui väljarändajaid on rohkem kui sisserändajaid, siis on rändesaldo negatiivne. Riigi
· asutuse asjaajamise korralduse analüüsimine · juhtkonna tutvustamine analüüsi andmete- ja oma visioonigia vajalikest muudatustest · arhiivitöötajate ja IT-spetsialistidega konsulteerimine dokumendihalduse ümberkorralduse küsimustes · allüksuste juhtidele asjaajamiskorra eelnõu kooslülastamiseks esitamine Tippjuht: · kehtestab asjaajamiskorra õigusaktiga (nt käsikirjaga) koostaja: · tutvustab asjaajamiskorda töötajatele · kontrollib asjaajamiskorrast kinnipidamist Veebilehed millelt leiab infot dokumendihalduse korraldamise kohta: · www.riigikantselei.ee avaliku sektori dokumendi haldus · www.ra.ee /juhised dokumentide näidisloetelu koostamine · www.atak.ee digitaalse dokumendihalduse korraldamise kohta Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi
üheselt mõistetav olema. Leidsin, et asjaajamiskorras peaks ikka olema punkt dokumendiringluse korra või skeemi kohta, mis aga antud asjaajamiskorras puudus. Sellega tekiks veidi selgem pilt, kelle käes dokumendid liiguvad. Samas koolides on üldiselt lihtne dokumendiringlus, mis algab üldjuhul sekretärist ja lõppeb direktoriga, seega ei ole see punkt kohustuslik. Veel puudus antud asjaajamiskorrast informatsioon e-kirjade haldamisest, mis on samuti selline teema, mis võiks olla asjaajamiskorras, kuid ei pea ilmtingimata olema. Kui tegemist pole väga suure asutusega, kus ei tule e-kirju sisse päevas sadades ning väga erinevatel teemadel, siis pole vaja ka eraldi e-kirjade haldamise korda. Silma ei jäänud ühtegi küsimust tekitavat punkti. Samuti ei leidnud, et midagi võiks olla teisiti. Kõik vajalikud punktid on sätestatud ning midagi üleliigset samuti pole.
Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes rektoraadi büroos kinnitab allkirjaga sellega tutvumist ja saab juhised ning paroolid tööks dokumendihaldusprogrammiga. Asjaajamiskorra nõudeid peavad täitma kõik ülikooli töötajad.
hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes rektoraadi büroos kinnitab allkirjaga sellega tutvumist ja saab juhised ning paroolid tööks dokumendihaldusprogrammiga. Asjaajamiskorra nõudeid peavad täitma kõik ülikooli töötajad. dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine- Ülikooli saabunud
nii suurt tähtsust kui 1840-1914 vahel. Tänu transkontinentaalsele rändele oli rändebilanss negatiivne. Valdavalt üle ookeani, esijoones Ameerikasse suundunud ränne on ka suhteliselt hästi registreeritud, kuna euroopasisene ränne, mis suurte riikide puhul jäi suuresti riigi piiridesse, on raskesti jälgitav. Kui palju inimesi sisemaise rände näol oma elukohta vahetas, kas alaliselt või ajutiselt, on üsna raske ja olenevalt riigisisesest asjaajamiskorrast ja allikate säilumisest kohati ka võimatu kindlaks teha. Lokaaluurimuste põhjal on aga hinnatud, et 1900. aasta paiku vahetas tõenäoliselt kolmandik kuni pool tollal Euroopas elanud 400 miljonist inimesest vähemalt üks kord elus oma elukohta. Ehkki Euroopas esines ulatuslikult ka üle riigipiiride ulatuvat regionaalset rännet, nagu näiteks iirlaste ränne Inglismaale (1840-1914 rändas ligi 5 miljonit iirlast Suurbritanniasse, s.o
tegelikult kasu on, kas seda saab reaalselt kasutada. Sõnastus oli enamasti väga napisõnaline ning ma usun, et seal jääb liiga palju ruumi mitmetimõistmisele. Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord oli minu hinnangul kordi põhjalikum ning kindalasti saab seda asjaajamises kasuliku juhendina kasutada. See võimaldab linnavalitsuses asjaajamist ühtselt korraldada. Miinusena tooksin välja teksti keerukuse, kohati pidi mitmeid kordi lugema, et aru saada, mida öelda tahetakse. Kolmest asjaajamiskorrast jättis mulle kõige parema mulje Veterinaar- ja Toiduameti oma. See ei olnud liiga pealiskaudne, kuid samas ka mitte liiga keerukas lugeda. Kõik oluline oli ära märgitud, ma usun, et töötajatel on sellest palju kasu asjaajamisel. Oli tunda, et dokumendi koostamisega on vaeva nähtud. Samuti oli viimistlus korrektne. Dokumentide loetelu oli nii Eesti Maaülikoolil, Viru Maakohtul kui ka Tartu Observatooriumil koostatud funktsioonipõhiliselt
Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas); soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid. Peale normatiivakte on olemas ka asutuse sisedokumendid, millest tema peab lähtuma oma asjaajamise ja arhiivitöö tegemisel: dokumentide loetelust; asjaajamiskorrast; arhivaalide loetelust; arhiivi ohuplaanist. 8 Lidia Feklistova 3.2 Dokumentide loetelu Dokumentide loetelu on vahend asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks. Dokumentide loetelu on
Dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine peab üldjuhul toimuma 10 tööpäeva jooksul. Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti tagasi saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, on õigus lugeda dokument kooskõlastatuks (Aluste p 111). Allpool on toodud näiteks dokumentide eelnõude kooskõlastamist reguleerivaid sätteid Riigikantselei asjaajamiskorrast: Õigusakti lisad peavad olema viseeritud koostaja poolt. Võõrkeelsed dokumendid viseerib tõlkija või dokumendi keelelise korrektsuse eest vastutav isik. Kõik riigisekretäri ja peadirektori üldkäskkirjade eelnõud tuleb kooskõlastada üldosakonna ja õigusloomeosakonnaga. Kõik lepingud viseerib õigusloomeosakond, rahaliste kohustustega seotud lepingud ka pearaamatupidaja. Kõik tellimiskirjad, mis tingivad eelarvevahendite kasutamist, tuleb kooskõlastada pearaamatupidajaga.
Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused kehtestavad asjaajamiskorra asutuse juhi käskkirjaga. Dokumendihalduse personal peab dokumendisüsteemi tavakasutajale pakkuma pii- savat tuge tekkivate küsimuste ja probleemide lahendamisel. Selleks on otstarbekas ette näha ajavaru, mille jooksul kasutajat nõustatakse ja koolitatakse dokumendi- ja arhiivihalduslikes küsimustes, kasutades intranetti, sisekoolitust, individuaalset nõus- tamist jms. Asjaajamiskorrast on vähe abi, kui töötajad ei tea, kelle poole küsimuste või probleemide puhul pöörduda. 6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine Dokumentide haldamine toimib pidevate muutuste olukorras. Seepärast eeldab asjaajamiskorra ajakohasena hoidmine selle regulaarset läbivaatamist ja muutuvate nõudmiste, ressursside ning asutuse dokumendihalduse arendamise prioriteetidega vastavusse viimist.
annaabi.ee 
