SISUKORD SISSEJUHATUS Käesolev töö uurib kolme erineva organisatsiooni asjaajamiskorda ning kolme organisatsiooni dokumentide loetelu. Asjaajamiskorda uuriti Konguta Koolis, Pärnu Linnavalitsus ning Veterinaar- ja Toiduametis. Dokumentide loeteludest käsitleti Eesti Maaülikooli, Viru Maakohtu ning Tartu Observatooriumi omi. Asjaajamiskordade uurimise eesmärgiks on analüüsida nende sisu, ülesehitust, vastavust õigusaktidele ning teha neist lähtudes oma järeldused. Samuti analüüsida neid ning pakkuda lahendusi, kui midagi on valesti tehtud. Dokumentide loetelu uuritakse selleks, et
KÄSKKIRI AS NUNNU KÄSKKIRI Tallinn 26.aprill 2011 nr 13/112 Asjaajamiskorra kinnitamine 1. Kinnitan asjaajmiskorra. 2.AS Nunnu fokumendisüsteemi efektiivsemaks haldamiseks tuleb kehtestada asjaajamiskord. Asjaajamiskorda peab infotunnis tutvustama sekretär Juta Jänes. 3. Personalijuht Reet Rebane peab asjaajamiskorda tutvustama kõigile uutele tööle võetavatele spetsialistidele. 4.Eelmine asjaajamiskord on kehtestatud tegevdirektori käskkirjaga 2.jaanuarist. Mait Mets Koopiad: (koostaja viisa) Personalijuht (kooskõlastusviisad) 23.04.2012 PROTOKOLL
KÄSKKIRI Tartu .11.2009 Asjajamiskorra kehtestamine VV määrus ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused" nr 180 alusel: 1. Kinnitan AS Uks asjaajamiskorra (lisatud) 2. Assistent Pille Kasel tutvustada asjaajamiskorda töötajatele 15.12.2009 toimuval infopäeval 3. Tunnistan kehtetuks direktori 22.04.2009 a käskkirja nr 29 ,,Asjaajamiskorra kehtestamine" Peeter Pöök Direktor
Asutuse nimi: SAAREMAA ÜHISGÜMNAASIUMI Asukoha aadress: Hariduse 13, 93812 Kuressaare Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.syg.edu.ee/uus/syg/ Asjaajamis korra eerkiri Kinnitatud 19. novembri 2012. a käskkirjaga nr 1-3/12 Käesoleva töö eesmärk on analüüsida Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamiskorda tuginedes asjaajamiskorra ühtsetele alustele. Asjaajamiskorra ühtsete aluste õigusaktis on kirjutatud, et asutuse juht tagab asjaajamiskorralduse ning kehtestab asjaajamiskorra. Analüüsitav Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamiskord on kinnitatud asutuse direktori poolt. Asjaajamist korraldab sekretär. Tuginedes asjaajamiskorra ühtsetele alustele on näha, et analüüsitaval asjaajamiskorral on välja toodud kõik vajalikud asjaajamiskorra osad.
Kooli raamatukogu asjaajamise eest vastutab raamatukoguhoidja. Kõik koolitöötajad vastutavad oma tööülesannete piires dokumendi loomise ja haldamise eest. Dokumendihaldussüsteemis ja teistes infosüsteemides asuvatest dokumentidest, andmetest ja registritest varukoopiate tegemise ja säilitamise eest vastutab infojuht. Uue koolitöötaja tööleasumisel tutvustab talle asjaajamiskorda asutuse juht. Töötaja kohustub täitma ja annab selle kohta allkirja.
· asutuse asjaajamise korralduse analüüsimine · juhtkonna tutvustamine analüüsi andmete- ja oma visioonigia vajalikest muudatustest · arhiivitöötajate ja IT-spetsialistidega konsulteerimine dokumendihalduse ümberkorralduse küsimustes · allüksuste juhtidele asjaajamiskorra eelnõu kooslülastamiseks esitamine Tippjuht: · kehtestab asjaajamiskorra õigusaktiga (nt käsikirjaga) koostaja: · tutvustab asjaajamiskorda töötajatele · kontrollib asjaajamiskorrast kinnipidamist Veebilehed millelt leiab infot dokumendihalduse korraldamise kohta: · www.riigikantselei.ee avaliku sektori dokumendi haldus · www.ra.ee /juhised dokumentide näidisloetelu koostamine · www.atak.ee digitaalse dokumendihalduse korraldamise kohta Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide
dokumentide haldamiseks organisatsioonis. Asjaajamiskorra väljatöötamisel arvestatakse dokumendi- ja arhiivihalduses kehtivaid õigusakte/standardeid ning konkreetse organisatsiooni vajadusi ja tingimusi. Asjaajamiskorraga kehtestatakse organisatsiooni kehtiv dokumendi- ja arhiivihalduse kord, kus määratakse organisatsiooni dokumenditöös osalevate töötajate õigused, kohustused ja ülesanded. Asjaajamiskord kehtestatakse (kinnitatakse) organisatsiooni juhi käskkirjaga. Asjaajamiskorda muudetakse kui toimuvad õigusaktides või organisatsioonis muudatused, kord aastas peaks asjaajamiskorra üle vaatama selleks määratud töötaja. Liigitusskeem on organisatsiooni funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeem on vajalik dokumentide haldamiseks ehk liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks, peab sisaldama juurdepääsutingimusi.
· Kompenseerimise, palgatõusu, soodustuste · Puhkuste · Töölepingu lõpetamise puhkudeks, et: -Veenda töötajaid õiglases ja objektiivses kohtlemises -aidata juhtidel vastu võtta objektiivseid otsuseid -anda juhtidele kindlust probleemide lahendamise ning oma otsuste kaitsmisel Uuele töötajale · Antakse tööle võtmisel põhjalik info firma sisemisest hierarhiast ja juhtimisskeemist · Tutvustatakse töökorraldust ja asjaajamiskorda · Selgitatakse koolituse ja enesetäiendamise võimalusi, palga- ja lisatasusüsteemi · Mõne aja möödudes (2-3 nädalat) tuntakse huvi, kuidas inimene on kohanenud, millised probleemis on tekkinud, et need võimalusel kohe lahendada, sest kunagi pole teada, kes keda valib kas firma töötajat või töötaja firmat. PERSONALITÖÖ ERINEVAD FUNKTSIOONID ORGANISATSIOONIS Tööle võtmine · Personali planeerimine vajaduste ja kriteeriumide põhjal
Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes rektoraadi büroos kinnitab allkirjaga sellega tutvumist ja saab juhised ning paroolid tööks dokumendihaldusprogrammiga. Asjaajamiskorra nõudeid peavad täitma kõik ülikooli töötajad. dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine- Ülikooli saabunud korrespondents sorteeritakse ja jaotatakse kantseleis, kus avatakse ja registreeritakse
asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes rektoraadi büroos kinnitab allkirjaga sellega tutvumist ja saab juhised ning paroolid tööks dokumendihaldusprogrammiga. Asjaajamiskorra nõudeid peavad täitma kõik ülikooli töötajad. dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine- Ülikooli saabunud korrespondents sorteeritakse ja jaotatakse kantseleis, kus avatakse ja registreeritakse rektoraadile (kui ei ole märget ISIKLIK) ja ülikooli nimele adresseeritud post. Kui
teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord 7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood) * dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; * asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; * dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; * registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem;
Asutuse asjaajamiskord: · Tugineb riiklikele normdokumentidele · Arvestades konkreetse asutuse vajadusi ja tingimusi Asjaajamiskorra koostamine 1. Riiklike nõuetega tutvumine 2. Asjaajamiskorra vastavuse analüüs, probleemide väljaselgitamine 3. Juhtkond peab nõu IT-spetsialisti ja arhiivi töötajaga 4. Koostaja teeb valmis esimese versiooni 5. Asjaajamiskord võetakse käskkirjaga vastu 6. Koostaja tutvustab asjaajamiskorda töötajatele 7. Koostaja kontrollib vastavust sellele asjaajamiskorrale Asjaajamiskord: · Üldsätted · Dokumentide vormistamine · Dokumendiringluse korraldamine · Dokumentide registreerimine · Dokumentide menetlemine · Dokumentide hoidmine asjaajamises · Asjaajamise üleandmine (kui vana töötaja lahkub, millise aja jooksul dokumendid üle antakse, millises olukorras)
Nii selgitatakse välja kontekst, mille raames asutus tegutseb. Õpitakse tundma: asutuse tegevusi ja üksikuid valdkondi reguleerivaid õigusakte; asutuse üldisi ja valdkondlikke poliitikaid, strateegiaid, arengukavasid jms; asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärusi; erinevate süsteemianalüüside käigus koostatud protsessiskeeme, mudeleid jms; erialatermineid; dokumentide näidisloetelusid; asjaajamiskorda; varasemaid dokumentide loetelusid ja arhivaalide loetelusid; varasemaid toimikute loetelusid ja arhiivinimistuid; asutuse arhivaale; muid asjakohaseid materjale13. Andmete kogumisel dokumentide loetelu koostamiseks võib vajalikuks osutuda ka töötajate intervjueerimine ning tööprotsesside jälgimine ja kaardistamine. Andmete kogumise eesmärk on piisava hulgal alusmaterjali leidmine
Ei ole määratud asutusesisest ametnike Dokumendid ei pruugi jõuda vajalike ringi, keda tuleb erinevate dokumendiliikide töötajateni või jõuavad seda mitte vajavate puhul loodud või saadud dokumentidest töötajateni. teavitada. Tabel 1 Asjaajamiskorra pidamisel tehtavad vead ja nendest tulevad riskid 12 Lidia Feklistova Asjaajamiskorda tuleb muuta, kui muutub õiguskeskkond või muutuvad asutuse tegevused dokumentide haldamisel. Otstarbekas oleks asjaajamiskorra ülevaatamine selle eest vastutava töötaja poolt kord aastas. Korra muutmine ja uue korra kehtestamine võiks võimaluse korral toimuda alates uuest asjaajamisperioodist. 3.4 Dokumendi elutsükkel Dokumendi elutsükkel ehk millised toimingud toimuvad dokumendiga on kehtestatud asutuse asjaajamiskorras. 3.4.1 Planeerimine
annaabi.ee 
