ISESEISEV TÖÖ NR ASJAAJAMISKORRA ÜHTSED ALUSED 1. Millistele asutustele kehtib Asjaajamiskorra ühtsed alused? Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute (edaspidi asutus) 2. Mida reguleerib Asjaajamiskorra ühtsed alused? 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral. 3. Mida peab asutuse asjaajamine tagama? Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase
Kohustuslik on registreerida kõik ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Saabunud ja väljasaadetud dokumendid registreeritakse saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Asutuses koostatud õigusaktid ja allkirjastatud õigusaktid registreeritakse nende allakirjutamise päeval. Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita. 10. Nõuded dokumendiregistrile. (1) Dokumendiregistris registreeritakse: 1) asutusele saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval; 2) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid nende allakirjutamise päeval; 3) sõlmitud lepingud. (2) Raamatupidamisdokumente dokumendiregistrisse ei kanta. 11. Loetlege põhiandmed, mis kantakse dokumendiregistrisse erinevat liiki dokumentide kohta!
3. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE JA DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Postiga, e-postiga, faksiga ja käsipostiga saabunud/saadetud dokumentide ringlemine organisatsioonis, vt lk 163-165, konspekti vaadata Dokumentide registreerimise kohustus vt lk165 Registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid vt lehelt Ühekordse registreerimise nõue – ühekordne, uuesti ei registreerita Algatusdokumendi järgne – algatuskiri ja vastukiri registreeritakse sama järjekorranumbri all Dokumendiregistrile esitatavad nõuded Tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt, füüsiliselt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest Olema tagatud juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguteta dokumentidele Andma informatsiooni dokumendi menetluse kohta Kajastab dokumendi liikumist Dokumendiregistrit säilitatakse sama kaua kui registris registreeritud dokumente Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele
Teabe liigid Teabe avalikustamise viisid Kes on teabevaldaja Avalike ülesannete täitja Mis info tuleb avalikustada ja kus Kuidas võimaldatakse juurdepääs teabele Kes on teabenõudja Mis on teabenõue, sellele vastamine Teabenõude esitamis viisid Teabenõude registreerimine, tähtajad Teabenõudele vastamine Mis eristab teabenõuet selgitustaotlusest Dokumentide üle arvestuse pidamise kohustus Dokumendiregister Nõuded dokumendiregistrile dokumendiregistrisse kantavad andmed Millised andmed peavad olema avalikustatud, millal Dokumendiregistripidaja kohustused Juurdepääsupiirangud kehtestamine dokumendiregistris 8) ka digitaalsed dokumendid oleksid saadud, menetletud ja hoitud ühtsetel põhimõtetel. EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa1: Kiri eesmärk, käsitlusala, elementide kirjeldus.
Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel ja arendamisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse määrust: · ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused", mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamist, dokumentide koostamist, registreerimist, menetlemist, allkirjastamist, hoidmist ning sätestab asutustevahelise dokumendivahetusele, dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavad üldnõuded. · ,,Arhiivieeskiri", milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel. EELNÕUDE INFOSÜSTEEM (EIS)- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse
Avalikus arhiivis uurimissaal Vastavalt sisustatud töökoht Teabe vahendamine vastusena päringule Arhivaalide kasutamine väljaspool avalikku arhiivi Asjaajamiskorra ühtsed alused 22.06.2012 Reguleeritakse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute: asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavaid nõudeid; dokumentide vormistamise nõudeid; dokumentide registreerimise korraldamist; asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral. Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded Asjaajamise korraldamine asutuses Asutuse asjaajamiskord
2. asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid hiljemalt nende allakirjutamise või sellele järgneval tööpäeval; 3. sõlmitud lepingud nende allakirjutamisele järgneval tööpäeval. Juurdepääsu dokumendiregistris registreeritud ja asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele juurdepääsupiiranguta dokumentidele peab dokumendiregistri pidaja tagama hiljemalt 2009. aasta 1. jaanuariks. Dokumendiregistri pidaja peab võimaldama juurdepääsu dokumendiregistrile, looma dokumentide leidmise hõlbustamiseks sisujuhi ja kasutusjuhendi ning tagama dokumentide leidmise infotehnoloogilise otsingusüsteemi abil ületekstiotsinguga. Ületekstiotsingu peab dokumendiregistri pidaja tagama hiljemalt 2009. aasta 1. jaanuariks Teabenõudja esitab teabevaldajale teabenõude kas: 1) suuliselt, pöördudes teabevaldaja poole vahetult või telefoni teel, või 2) kirjalikult, andes teabenõude üle isiklikult või edastades selle posti, faksi või elektronpostiga.
Märgukiri on isiku pöördumine 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks 2) dokumentide vormistamise nõudeid või valdkonna arengu kujundamiseks; 3) dokumentide registreerimise korraldamist annab adressaadile teavet. 4) asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid Selgitustaotlus on isiku pöördumine 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi protseduuri käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine;
AÜA § 30 lg 2 5. Ühekordse registreerimise nõue Dokumentide regustreerimine asutuses peab olema ühekordne. Juba registreeritud dokumente struktuuriüksustes uuesti ei registreerita. AÜA §19. 6. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. AÜA § 22 Dokumendiregistrid (Asjaajamiskorra ühtsed alused) § 20. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. (2) Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta.
3) lepingud; 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid. § 19. Ühekordse registreerimise nõue Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. 2. jagu Dokumendiregister § 20. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. (4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel. § 22
................................................................................20 4.6. Ametikirjade registreerimine .............................................................................................20 4.7. Asutusesiseste dokumentide registreerimine .....................................................................21 4.8. Dokumendi registreerimise tähtaeg ...................................................................................21 4.9. Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele......................................21 4.10. Dokumentide allkirjastamine .........................................................................................21 4.11. Dokumendi väljasaatmine..................................................................................................22 4.12. Dokumendi täitmise tähtaeg...........................................................................................22 4.13. Asja lahendatuks lugemine ..........
Samuti peab olema määratletud, mis on ja mis ei ole asutuse kontekstis teabenõue, kuidas vastatakse teabenõuetele, kes seda teeb ning kuidas tuleb käituda infopäringuga, millele vastamise käigus 11 Lidia Feklistova selgub, et tegemist ei ole teabenõudega. Näidata tuleb, kuidas tagatakse juurdepääs asutuse dokumendiregistrile. vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrolli kord: peab olema määratletud, kuidas jälgitakse dokumentide täitmist, kes ja mille alusel seda teeb; dokumentide hoidmise ja hävitamise kord: peab olema määratletud aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumentide käsitlemise kord, arhivaalide loetelu koostamise, pidamise ja täiendamise põhimõtted, dokumentide korrastamise,
annaabi.ee 
